「WordPressでお問い合わせ管理はどうやってするの？」とお悩みではありませんか？
顧客と良い関係性を構築するためにも、返信遅れや重複対応などのトラブルが発生しないように問い合わせ状況を管理することは重要です。
本記事では、問い合わせの管理におすすめのWordPressプラグインと問い合わせ管理ツールを紹介するとともに、WordPressプラグイン導入における注意点について解説します。
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目次
WordPressで問い合わせ管理をする方法は2つ
WordPressで問い合わせ管理をする方法は2つです。「WordPressプラグインをインストールする」方法と、「問い合わせ管理ツールの導入」を利用する方法です。
それぞれの管理方法を利用する方法を解説します。
1. WordPressプラグインをインストールする
WordPressプラグインをインストールして有効化すれば、問い合わせ管理に便利な機能が追加されます。
ただ、問い合わせ管理に関するプラグインは豊富にあり、選ぶのが難しいです。選ぶ際は以下の3点をチェックしてみてください。
- 知名度が高くインストール数が多いプラグインを選ぶ
- バージョンが新しいプラグインを選ぶ
- 英語に慣れていない人は日本語のプラグインを選ぶ
使っている人が多いほど、インストール手順やQ＆Aなどプラグインに関連する情報量が多い傾向にありますので、インストールが多いものを選びましょう。
さらに、バージョンが古いとセキュリティの脆弱性が放置され、攻撃を受ける可能性がありますし、ある日突然プラグインが動作しなくなる可能性もあります。更新がしっかりと行われているものを選びましょう。
英語表記のみだと、インストール手順やQ＆Aを確認するたびに翻訳する手間が生じるので、日本語のものを選びましょう。
2. 問い合わせ管理ツールを導入する
問い合わせ管理ツールとは、顧客からの問い合わせを一元管理できるツールです。問い合わせ業務を自動化してフローの工数を削減、複数名のチームで対応でき、対応漏れや二重対応の防止に役立ちます。
問い合わせ管理ツールで作成したフォームは、スクリプトをコピー&ペーストするだけでWordPressサイトに埋め込めます。顧客管理のほかに、自動メール返信やステータス管理にも活用可能です。
問い合わせ管理ツールを選ぶポイントは以下の3点です。
- 機能：
- 分析が必要ならレポート機能、セキュリティを重視するなら、情報セキュリティマネジメントについての国際規格「ISO 27001 (ISMS)」を取得しているかなどをチェックします。また、管理画面のデザインや操作性も確認しましょう。
- 料金プラン：
- 問い合わせフォームの数や回答数、ユーザー数などによって月額料金のプランが定められています。無料プランは機能制限が設けられており、データ集計や顧客管理に使用できない場合があります。
- 対応している問い合わせの種類：
- 「問い合わせフォーム」「申し込みフォーム」「予約フォーム」など、運用したいフォームの機能やテンプレートが用意されているかをチェックします。
- なお、お問い合わせの窓口となるフォーム作成にお困りの方は合わせてこちらをご覧ください。
＞＞WordPressの問い合わせフォームに最適なツール3選＋プラグイン6選
問い合わせ管理だけでなく、WordPressに予約システムの設置をすることも可能です。
＞＞WordPressに予約システムを設置するなら！おすすめのツール5選＋プラグイン5選
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WordPressで問い合わせ管理をする方法の選び方
「WordPressプラグインのインストール」と「問い合わせ管理ツールの導入」、あなたにはどちらが合っているか、下記にある2つの基準を参考に選んでみてください。
問い合わせの数
問い合わせ管理の方法を選ぶ際は、「問い合わせ数の多さ」を基準に選ぶと良いでしょう。
WordPressプラグインの場合、問い合わせ情報をWebサイト上やCSVに保存します。入力件数が少ないうちは問題ないのですが、入力情報が増えるにつれて、WEBサイトの表示が重く感じることがよくあります。問い合わせ数が今後増え続けるのであれば、問い合わせ管理ツールを導入した方が良いでしょう。
問い合わせ管理の運用体制
問い合わせ管理を少人数で運用する場合や、外部ツールとの連携をしない場合はWordPressプラグインでも十分対応できるでしょう。しかし、複数人のチームで運用するなら問い合わせ管理ツールが便利です。
問い合わせ管理ツールとは、だれも対応しないまま放置されるお問い合わせが発生しないよう、対応状況を管理するというものです。
このような問い合わせ管理ツールは、SlackやChatworkなどのメッセージツールや、Googleスプレッドシートと連携できます。また「誰がどの顧客を担当しているのか」といったステータスの可視化もできるため、チーム運用に適しています。
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問い合わせ管理におすすめのプラグイン
数あるWordPressプラグインの中から、問い合わせ管理に便利な3つを紹介します。どのWordPressプラグインにもメリット、デメリットがありますので、目的に合わせて選んでみてください。
Flamingo
Flamingoは、問い合わせフォームを設置するプラグイン「Contact Form 7」のために作成された、メッセージ保存ができるWordPressプラグインです。シンプルな設計のため、インストール後に有効化すればすぐに使えます。問い合わせ内容や顧客情報がデータベースに保存され、CSV出力も可能です。
Zero BS CRM
Zero BS CRMには「連絡先管理」「取引の追跡」「自動返信メール作成」などの、小規模ECサイトに便利な機能が備わっています。基本的な機能は無料で使えますが、分析やPayPalCRM同期、フォーム作成などの機能は有料です。日本語には対応していません。
WooCommerce
WooCommerceは、本格的なECサイトでの問い合わせ・注文管理に適したWordPressプラグインです。管理画面から注文者、金額、注文日、注文状況などの確認ができます。基本的には英語表記となっており、日本語に対応させるには「Japanized For WooCommerce」というプラグインを、追加でインストールする必要があります。
その他、SEO対策やバックアップなどに便利なWordPressプラグインを知りたい方は、以下記事を参考にしてください。
>>WordPressのおすすめプラグイン14選を徹底解説！
問い合わせ管理におすすめの無料ツール
問い合わせ管理ツールを導入すれば、ユーザーから送信された問い合わせ情報を、ExcelやGoogleスプレッドシートで編集する手間が省けます。ここでは、業務効率化におすすめのツール2つを紹介します。
formrun（フォームラン）
formrunは、すでにWordPressで構築してあるサイト上に、お問い合わせフォームを簡単に設置できる問い合わせ管理ツール。管理画面上でステータス管理やメールの送受信ができるため、複雑な設定や操作をしなくても、顧客管理に取り組める点が魅力です。
また、収集・蓄積したデータをGoogleスプレッドシートやSalesforceにエクスポートすれば、複雑なレポートを簡単に可視化できます。そのため、収集・分析業務も一気に効率化できるでしょう。
マーケティングメディアのferretを運営するベーシックだからこそ開発できた、顧客管理からコミュニケーションまでを一気通貫して取り組めるツールです。
Re:lation（リレーション）
Re:lationはWebサイトの問い合わせフォームだけではなく、メール・LINE・Twitter・チャット・電話など、媒体を選ばずに一元管理できるのが特徴のツール。
問い合わせは「未対応」「保留」「対応完了」「対応不要」の4つのステータスで管理できるため、対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。問い合わせ案件は、ラベルを使うことで担当者やフラグ、迷惑メールなどのカテゴリに自動分類できます。
WordPressで問い合わせ管理をするときの注意点
便利なWordPressプラグインや問い合わせ管理ツールはいくつもありますが、やみくもに導入するのは厳禁です。WordPressで問い合わせ管理をする際は、以下の2点に注意してください。
セキュリティ面に配慮する
WordPressプラグインを導入する際は、セキュリティ面の配慮が必要です。中には悪意のあるプラグインも存在し、脆弱性が見つかれば、外部から攻撃を受けてしまう可能性があります。
そのため、プラグインの導入前には安全であるかを確認し、不審な警告やエラーが表示されたら無視はしないようにしましょう。
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プラグインをインストールしすぎない
WordPressプラグインをインストールしすぎると、サーバーに負荷がかかります。管理画面の操作性も悪くなり、サイト全体の表示速度も低下してしまうので、必要なWordPressプラグインのみをインストールするようにしましょう。
目的に合った問い合わせ管理方法を選ぼう
WordPressプラグインや問い合わせ管理ツールを導入すれば、問い合わせに関する業務を一度に効率化できます。種類によって機能や特徴が異なるため、運用しているサイトの目的に合わせて、導入してみてください。
特に、WordPressプラグインは便利ではあるものの、セキュリティ面のリスクが懸念されます。大量の問い合わせを管理するなら、問い合わせ管理ツールの導入がおすすめです。
「formrun」はセキュリティ対策にも力を入れており、情報セキュリティマネジメントについての国際規格「ISO 27001 (ISMS)」を取得してます。ヒューマンエラーによるメール誤送信対策も万全です。formrunを導入して、問い合わせに関連するすべての業務を一元化してみてはいかがでしょうか。
formrunやフォーム作成や顧客管理に関する情報を発信しております。
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