プロが厳選｜イベント受付管理システムおすすめ9選【無料あり／比較表付き】

イベントを開催する際には、Webサイトの準備や参加者リストの作成、当日の受付対応、開催後のフォローなど、担当者が対応すべき業務が数多く発生します。
こうした業務を効率化し、運営の負担を軽減してくれるのが「イベント受付管理システム」です。

本記事では、イベント受付管理システムの基本機能や導入メリット、失敗しない選び方のポイントを解説した上で、プロがおすすめする厳選ツール9選をご紹介します。
初めてイベントを企画する方から、効率化を図りたい担当者まで、幅広く役立つ内容となっています。

▼イベント受付から参加者管理、メール配信、事前決済までを一括で行いたい方には「formrun（フォームラン）」がおすすめです。
formrunは120種類以上のテンプレートからイベントに合ったフォームをすぐに作成でき、回答データはフォームラン上で一覧管理できます。

ステータス管理・担当者振り分け・個別メール対応なども直感的に操作できるため、複雑になりがちなイベント受付業務が驚くほどシンプルになります。

さらに、初期費用無料・決済手数料2.99%〜という業界最安水準のオンライン決済機能も利用できるため、有料イベントの受付〜支払いまでをスムーズに運用可能です。イベント当日の現金管理や請求漏れのリスクも解消でき、直前キャンセルの抑制にもつながります。
「できるだけ手間なくイベント受付を始めたい」「限られた人数でも効率よく運営したい」 そんな方にこそ、formrunは強力なツールとして活躍します。

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イベント受付管理システムとは

イベント受付管理システムとは、イベントの参加受付から当日の運営、事後フォローまでの一連の業務を効率化するためのツールです。

イベント運営では、参加者情報の整理、受付対応、決済管理、問い合わせ対応など、多くの作業が発生しますが、これらを手作業で行うとミスや工数が増えやすくなります。

イベント受付管理システムを導入することで、参加フォームの作成・受付データの自動収集・ステータス管理・通知メールの送信といった作業をまとめて自動化・可視化できるようになります。

これにより、担当者の負担を大幅に軽減しつつ、参加者にとってもスムーズで快適なイベント体験を提供できます。

イベント受付管理システムの役割

イベント受付管理システムが担う主な役割は、以下の4つに分類できます。

① 参加受付の効率化

申し込みフォームや登録ページを簡単に作成し、参加者はWeb上でスムーズに申し込むことができます。手作業での受付や紙の管理が不要になり、ミスや情報漏れのリスクが大幅に減少します。

② 参加者情報の一元管理

参加者の氏名・連絡先・申し込み状況・決済状況といった情報を、一つの管理画面に集約できます。これにより、担当者間の情報共有がスムーズになり、問い合わせ対応や当日の受付処理もスピードアップします。

③ 当日の受付・運営をスムーズに

QRコードチェックインなどを利用すれば、受付の待ち時間を短縮できます。リアルタイムで来場者数を確認できるため、進行管理やスタッフ配置などの当日運営が最適化されます。

④ イベント後のフォローアップ

アンケート送信やお礼メールの一斉配信など、イベント後のコミュニケーションを自動化できます。参加者データを活用して次回イベントの改善や顧客育成にもつながります。

イベント受付管理システムの主要機能（受付・参加者管理・決済・マーケティング）

イベント受付管理システムには、イベント運営を支える以下のような主要機能が備わっています。

1. 受付機能

• 申し込みフォーム作成

• QRコードチェックイン

• 定員管理

• 受付完了メールの自動送信

これらにより、受付作業の手間を最小限にし、スムーズな来場導線を実現します。

2. 参加者管理機能

• 顧客情報の自動登録

• ステータス管理（未対応／受付済み／決済済み など）

• タグ・属性の分類

• 検索・フィルタリング

複雑になりがちな参加者情報を一元管理することで、担当者同士の連携が強化されます。

3. 結済機能

• クレジットカード決済

• コンビニ・ATM払い

• 事前決済によるキャンセル抑制

• 決済状況の自動照会

有料イベントでは特に有効で、当日の現金管理や請求漏れを防ぎます。

4. マーケティング機能

• イベント紹介ページの作成

• メール配信（自動返信・一斉送信・リマインド）

• SNS連携による拡散

• イベントデータの分析

集客からフォローまでを一気通貫で対応でき、参加人数の最大化にも貢献します。

イベント受付管理システムを導入するメリットとは？

イベント管理システムを利用するメリットは以下の3つです。

メリット①イベント受付管理業務を効率化できる

イベント管理システムを導入すると、参加者の個人情報はもちろん、協賛企業や講師などイベントにまつわるあらゆる情報を一元化できます。

複数人での情報共有ができ、外出先やイベント会場でもリアルタイムで最新情報のチェックが可能です。

情報が更新されるたびに何度も紙に印刷する必要がありません。

メリット②イベント当日の進行がスムーズになる

イベント管理システムを導入すると、参加者や受付スタッフの手間が大幅に減り、スムーズな対応ができます。


ツール上の申し込みフォームを利用すれば自動で参加者リストが完成し、QRコードを発行しておけば読み取るだけで受付作業完了します。

当日の進行管理も、担当者ごとのタスクを作成しておくと迷いません。

メリット③イベント後のフォローができる

イベント管理システムを導入すると、イベント開催後も継続して顧客との関係を構築しやすくなります。


各イベントの参加率や客層などの情報を可視化することで、効率的なメールマーケティングや見込み顧客に対して適切なタイミングでのキャッチアップが可能です。

人的リソースのみですべてまかなう必要がなくなります。

イベント受付管理システムの選び方

イベント受付管理システムを選ぶ際に、気を付けるべきポイントを解説します。

選び方のポイント①必要な機能を明確にする

イベント管理システムの導入は、「業務を効率化する」ほかに「体験価値を高める」目的もあります。

たとえば、業務を効率化するには参加者リストの作成や決済対応が必要です。
体験価値を高めるには、オンラインでも参加者の交流が盛んにできる機能や整った配信環境を用意する必要があります。

そして、イベント運営業務の中でも事前準備・当日運営・事後報告それぞれの場面で求められる機能は異なります。

有料でも安いプランの場合、管理できる参加者数やメール送信数に制限があったり、機能を足すと料金が高くなっていく傾向があったりするため、必要な機能を明確にしてからシステムを選ぶのがおすすめです。

選び方のポイント②使いやすさと操作性を確認する

イベント管理ツールでは、管理をする社員にとって使いやすいだけでなく、イベントの参加者にとっても使いやすいものを選ぶことが重要です。

高性能・高機能ゆえに操作が複雑なシステムや、デザインが優れていても使いにくいシステムもあります。誰もが使いやすくなければ、作業に余計な時間がかかり、教育コストもかかってしまいます。

集客サイトや参加フォーム、イベント後のアンケート作成にシステムを使う場合は、参加者が操作をする場面も多いです。入力フォームがわかりにくいと途中離脱の原因にもなるため、無料トライアルなどがあれば積極的に活用し、参加者側の使い勝手もチェックするようにしましょう。

選び方のポイント③セキュリティ要件を確認する

顧客の個人情報を扱うためセキュリティ対策も重要です。不正アクセスなどにより顧客の情報が漏えいしてしまうと、企業の社会的信頼は一瞬にして失墜します。

システムによってセキュリティレベルは異なり、中にはセキュリティ対策が充分と言えないようなシステムも存在します。

盗聴や改ざんを防ぐSSL化や、国際的なお墨付きを得ているISOの認証など、セキュリティ面でどのような対策がなされているか、長期的に安心して利用できるかどうか確認しましょう。

▼ 安全に顧客の受付情報を管理するならformrunがおすすめ
formrun（フォームラン）なら、無料プランでもreCAPTCHAによる不正アクセス防止、SSL/TLSによる通信データ暗号化、24時間体制のサーバー監視など、堅牢なセキュリティ環境が標準搭載されています。

外部からの攻撃やデータ漏洩リスクを最小限に抑え、企業として安心して顧客情報を扱える体制が整っています。 無料プランは無期限での利用が可能で、有料プランも1か月単位での開始ができます。まずは小規模イベントや試験運用から気軽にスタートできる点も魅力です。

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選び方のポイント④料金と運用コストを比較する

イベント管理システムは月額制、従量課金制など様々な料金体系があります。

少人数での運用やイベント開催に繁忙期がある場合は、単月契約にして1カ月ごとにプランを見直したり、従量課金制のシステムを選ぶとコストを低く抑えられます。

価格は受付件数や登録顧客数、システム管理者権限を付与できる人数などによって上下し、システムによっては機能を追加するためにオプション料金が発生します。

追加機能は、座席管理、抽選、キャンセル待ち、アンケート、チケット発行、オンライン決済などが用意されています。自社に必要な機能と追加オプションを洗い出したうえで、コストが適正かどうかを判断しましょう。

【無料あり】プロがおすすめするイベント受付管理システム9選

おすすめのイベント受付管理システム9選をご紹介します。

比較表で大まかな違いを確認したら、次はツールごとの詳細をチェックしていきましょう。
サービスによって得意分野やサポート範囲が異なるため、利用シーンに応じた選び方がとても重要です。

1.イベントの受付から決済も完結できる「formrun（フォームラン）」

formrun（フォームラン）は、イベント受付に必要な “フォーム作成・参加者管理・メール対応・決済” をすべて1つのツールで完結できる、イベント運営に特化した管理システムです。

• 120種類以上のテンプレートで簡単にイベント受付フォームが作成できる
• Salesforce、HubSpot、kintoneなどと連携でき、イベント受付に関する情報の管理が簡単にできる
• 決済も同時に行えるフォームを作成できる 
• フォーム回答と同時に送られる自動返信メールで次の案内ができる 
• イベント参加者に対して一斉に案内メールを送れる

formrunは無料プランでもイベント受付に必要な機能を十分に使えます。
有料プランに切り替えるのは、必要になってからでOK。

「まず小さく使ってみたい」「最短で受付を始めたい」 そんな方にとって、formrunは最も手軽で安心して導入できるツールです。

決済機能付きフォームについては以下をご覧ください。

料金

2.イベント受付に特化「楽らく受付くん」

楽らく受付くんは、株式会社コームラが提供しているイベント管理システムです。

• イベント受付に関する機能がたくさん搭載されている
• Webサイトを持っていなくても、安心して利用できる
• オプションで、イベント案内ページの作成ができる

受付完了メールの自動送信や申込者への一括メール送信、受付結果のデータダウンロード、定員管理など、イベントの申込み受付に特化した機能が多数搭載されています。

オプションでイベント案内ページを発注することも可能なので、Webサイトを持っていない場合でも安心して利用できます。

料金

3.専門知識なしでもOK「EventCreate（イベントクリエイト）」

EventCreateは、ソーシャルワイヤー株式会社が提供しているイベント管理システムです。

• 専門知識がなくても、直観的に作業できる
• イベント業務に関する基本的な機能が揃っている
• ブランドに合ったデザイン性の高いサイトをつくれる

告知用のページや参加フォーム、アンケートを簡単に作成することができます。
受付が完了した情報は蓄積され、参加者リストも自動的に作成できるので、転記による記入ミスを防ぐことが可能です。

また、自動返信や一括・予約配信メールなど、メール機能も充実しています。

料金

4.告知ページ簡単作成「Peatix（ピーティックス）」

Peatixは、Peatix Japan株式会社が提供しているイベント管理システムです。

• 必要事項の入力ですぐに告知ページをつくれる
• オフラインイベントだけでなく、オンラインにも対応している
• チケットが無料の場合は、ツールも無料で利用できる

イベントのタイトルや会場の住所、定員などの必須項目を入力するだけで簡単に告知用のページを作成することができます。
有料セミナーの場合、クレジットカードやコンビニ、ATM払いに対応しており、領収書もWeb上で発行できるので、集金の手間を大幅に省くことが可能です。

イベントへの参加意欲の高い350万人の会員が利用しているアプリを活用することで、効果的な集客が期待できます。

料金

5.SNSでも拡散できる「EventRegist（イベントレジスト）」

EventRegistは、イベントレジスト株式会社が提供しているイベント管理システムです。

• 無料のBasicプランでも、SNSでの拡散ができる
• イベントの種類に合わせたパッケージがある
• 法人主催のイベント向けプレミアム機能がある

イベントの告知や事前決済、申込み、参加者管理だけでなく、SNSを介したイベント情報の拡散やチケット販売、QRコードでの受付など、イベント管理をより効率的に行える機能が多数搭載されています。

来場者トラッキングや抽選申込み、来場通知メールなど、法人主催のイベントや展示会に役立つプレミアム機能も用意されています。

料金

6.サブスクリプションに特化「UruPla-Reg」

UruPla-Regは、SAISON Office合同会社が提供しているイベント管理システムです。

• デジタルイベントの強化を図りたい企業におすすめ
• 会費や月謝など継続的な支払いに強い機能がある
• クレジットカードや銀行振り込みで自動決済ができる

あらゆるイベントの継続課金・会費徴収に特化したシステムであり、サブスクリプションとの連携により、デジタルイベントの強化を図りたい企業に適しています。

会費や月謝、年会費など継続的な支払いが発生するイベントのビジネスモデルは、運用コストが大きな課題です。UruPla-Regは顧客管理はもちろん、クレジットカードや銀行振込による継続自動決済を簡単に実現できるため、運営業務における煩雑さを解決します。

料金

7.100を超える機能搭載「Event Cloud Mix（イベント クラウド ミックス）」

Event Cloud Mixは、株式会社ティーケーピーが提供しているイベント管理システムです。

• 基本機能に加え、100を超える機能を搭載している
• 3,000件以上のイベントサポートで培ったノウハウあり
• オペレーションコストを大幅に削減できる

3,000件以上のイベントサポート実績から培ったノウハウをシステム化し、イベントの事前作業から当日の実施、事後フォローまでのサイクルをワンストップで管理できます。

基本的な機能に加え、出展社・協賛社・講演者管理や、イベントサイト・イベントモバイルアプリ管理機能など、イベントに必要な100を超える機能を搭載しています。

システムコストに合わせてオペレーションコストも大幅に削減できるため、業務効率化も実現できます。

料金

8.イベント予約に特化「ChoiceReserve（チョイスリザーブ）」

ChoiceReserveは、株式会社リザーブリンクが提供しているイベント管理システムです。

• 抽選予約などイベント予約に特化した機能がある
• 全国でイベント展開している企業におすすめ
• メールマーケティングを自動化する機能がある

抽選（応募）受付やキャンセル待ち、会員限定メニューなどイベント予約に特化した機能を多く搭載しており、複数イベントの予約状況を一元管理できます。

イベントと会場を紐づけて管理することができ、システム管理者IDの発行や細かい権限設定が可能なため、全国でイベントを展開している企業におすすめです。

予約完了メールやリマインドメールなどを自動化する機能も備わっています。

料金

9.定額使い放題「SPIRAL®」

SPIRAL®は、株式会社パイプドビッツが提供しているイベント管理システムです。

• 定額で無制限使い放題なので、変動がない
• 大規模イベントに対応できる機能がある
• 告知から分析までひと通りの機能を網羅できる

イベントの開催告知・受付から当日の運営、開催後のフォーローアップや分析など、煩雑な業務をワンストップで効率化できます。開催当日に便利なQRコードや投票機能、大規模イベントでのセッション予約機能など、様々なニーズに対応しています。

料金プランは定額で無制限使い放題、イベントサイトのページ数やイベント開催数によって変動しないため、あらゆるイベント運営に活用できます。

料金

イベント管理の流れとポイント

イベント運営は「事前準備 → 当日運営 → イベント後のフォロー」の3ステップで進みます。

ここでは、各ステップの流れと注意点をわかりやすく整理して解説します。

1. 事前準備

イベント成功のための最も大きなカギは、開催までの準備段階にあります。

ここでは、フォーム作成・集客管理・関係者調整など、運営の基盤となる作業を進めます。

1-1. Webサイト・申し込みフォームの作成

イベント告知や参加受付を行うために、まずは Webサイト（告知ページ）や申し込みフォーム を用意します。

最低限掲載すべき内容は次の通りです。

• イベント名

• 開催日時・場所

• イベント内容

• 定員

• 料金・決済方法

• 応募方法・締切

• 特定商取引法に基づく表記（決済ありの場合）

オンライン決済機能をフォームに組み込むと、申込み時点で参加費を回収できるため、

当日の受付がスムーズになり、直前キャンセルを防ぐ効果もあります。

フォーム作成が終わったら、以下の媒体で告知を開始します。

• Web広告

• SNS

• メルマガ

• 自社サイト内バナー

• 既存顧客へのメール案内

イベント開催日から逆算して、余裕を持って作成を進めましょう。

1-2. 集客状況・参加者情報の管理

告知開始後は、集客状況のチェックと参加者情報の整理が重要です。

• 想定人数に達しているか

• 反響がある媒体はどれか

• 追加施策が必要か

これらを確認しながら、必要に応じて告知の強化や調整を行います。

参加者情報として整理すべき主な項目（表）は本文下部に掲載しています。個人情報を扱うため、セキュリティ対策を備えた管理ツールの利用が推奨されます。

1-3. 協賛企業・講師の管理

スポンサーや講師が関わるイベントでは、以下の情報管理も必須です。

• 連絡先

• 当日の参加可否

• スケジュール

• 講演内容

• 報酬・契約情報

円滑なコミュニケーションと、機密情報の厳重な管理が欠かせません。

2. 当日運営

準備段階で整えた仕組みを活かして、イベント当日の運営をスムーズに進めます。

2-1. 来場受付

来場者の受付は、イベントの “第一印象” を決める大切なポイントです。

受付方法は次のようなパターンがあります。

• 参加者名を口頭で確認

• 名刺の受け取り

• チケットの提示

• QRコードでチェックイン

特に人数が多いイベントでは、

QRコードによるWeb受付が最も効率的で、待ち時間の削減に効果的です。

<QRコード受付の流れ>

1. 参加フォーム入力

2. メールでQRコード送付

3. 当日会場でスキャン

4. 申し込み情報と自動照合

5. 来場者数をリアルタイム把握

受付の混雑緩和・スタッフ負担の軽減に大きく貢献します。

2-2. イベントの進行管理

当日はスケジュールに沿って 進行状況・タスクの共有 を行います。

• タスクをメンバーごとに割り当て

• 時間配分を事前に決定

• 予定が押した場合の対処方針を共有

• スマホやタブレットでリアルタイム更新

管理システムを使うと、スタッフ全員が同じ情報を把握でき、

全体のクオリティを高く維持したまま運営できます。

3. イベント後

イベントは開催して終わりではありません。

終了後のデータ整理やフォローまで行うことで、次回開催の成功率が高まります。

3-1. 参加者データの整理・分析

イベント後は、以下のデータを整理します。

• 基本属性

• アンケート結果

• 来場者数

• 集客経路

• 行動データ（セッション参加など）

分析結果をもとに以下が可能になります。

• 反響の可視化

• 改善点の抽出

• 次回企画への反映

3-2. 実施報告書の作成

実施報告書には、イベントの内容や成果を整理して記載します。

• イベント概要

• 開催目的

• 実施内容

• 参加者データ

• 結果と反省点

• 経費

• 写真・アンケート添付

数値を含めて記録することで、社内外への共有精度が高まります。

3-3. 参加者へのフォロー

フォローはイベント後の関係構築に欠かせません。

• 当日〜翌日の お礼メール

• イベントレポート配信

• 次回イベントの告知

• 個別相談の案内

申し込みデータと連携したメール一斉配信ができるツールを使うと、

フォローの精度が上がり、営業活動につながりやすくなります。

自社に合ったイベント管理システムを活用して、業務の効率化を図ろう！

ここまでイベント受付におすすめのツールを紹介しましたが、イベント受付の「作成」「管理」「対応」「決済」をワンストップで完結できるformrunは、特にイベント運営との相性が高いサービスです。

カンバン方式の管理画面では、申込者の対応状況を一目で把握でき、担当者ごとのステータス管理やチームでの共有もスムーズ。さらにフォーム送信と同時に自動返信メールを送れるほか、イベント前日のリマインドメールや個別対応も、すべてformrun上で完結できます。

また、業界最安水準2.99%〜のオンライン決済機能を備えており、受付と同時に参加費の決済まで完了できる点は大きな強みです。 蓄積された参加者データはCSVやスプレッドシートで出力できるため、イベント後の分析や営業活動にも活用できます。

イベントのフォーム関連の業務を一元化して、効率化したい方にとってformrunは心強い選択肢となるはずです。
まずは無料プランから始めてみて、イベント受付業務がどれほど効率化されるのかぜひ体感してください。 

イベント申込みフォームのテンプレートを使えば、今日からでも簡単に受付を開始できます。
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formLab編集部

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