formrunの使い方！展示会中にアンケート収集と商談予約する方法

展示会やエキスポの成功は、ブースに訪れた来場者からの貴重なフィードバックや商談日程の確保にかかっています。

しかし、展示会運営担当者は、多くの細かい業務に追われることが多いのではないでしょうか。目標達成に向けたスタッフの指示や改善、スキマ時間には紙で集めたアンケートの集計に時間がかかり、せっかくの展示会が終わった後も商談の日程調整がスムーズに進まず、業務効率化に課題を抱えることが多いかと思います。

そんなお悩みを解決するために、formrunを活用したアンケートのデータ化が非常に効果的です。この記事では、formrunを使って展示会当日に効率的にアンケートを収集し、商談予約を行う方法をご紹介します。

目次[非表示]

・formrunを活用して業務削減できること
・フォームでアンケート収集・後日商談を取得するメリット
・展示会当日までに準備しておくもの
・formrunで利用すべき機能・設定

・1. フォーム作成機能
・2. 外部ツール連携機能
・3. 回答管理・エクスポート機能
・4. メール配信機能

・formrunのおすすめプラン

・アンケートフォーム作成・回答データのエクスポートだけならSTARTERプラン
・フォーム作成と合わせて顧客に自社ドメインからメール配信をするならPROFESSIONALプラン

・まとめ

formrunを活用して業務削減できること

formrunと、姉妹サービスbookrun（ブックラン）を使って来場者アンケート情報をデータ化することで、展示会当日のアンケート収集と商談予約を同時に行うことができます。

当日だけではなく、その後の作業・業務も大幅にカットできます。

フォームでアンケート収集・後日商談を取得するメリット

紙で来場アンケートを集めると、展示会中もしくは終了後に担当者がExcelなどに転記したり、集計が必要です。フォームで収集することで、回答と同時にデータ化され、紙アンケートに比べて10時間以上の作業時間を大幅削減できます。
結果、下記のようなメリットがあります。

展示会にかかる業務が効率化され、割くべきリソースを最適化できる
展示会は終日かかる業務の上、一定の人数を確保する必要があります。社内で人手が足りない場合は、当日スタッフを雇うことも。アンケートフォームを利用することで、データの転記作業はゼロになり、担当者のデータ管理作業も減らすことができます。
来場者情報の業界・興味関心別を正しく集計できる
アンケート回答で必須項目の情報はすべての顧客から収集できるため、紙のアンケートに比べて正しい情報が不足なく集めることができます。データ化の作業も不要なので、分析やフォローアップなどすぐに次の業務に取り組むことができます。
社内の顧客管理ツールへ追加が簡単
ボタン一つでデータのエクスポートができるため、来場者の顧客情報も簡単に顧客管理ツールに登録できます。フォームと顧客管理ツールが自動連携できる場合はその作業もなくなります。

展示会当日までに準備しておくもの

アンケートフォーム
フォーム内にお打ち合わせ日程調整項目を追加しておけば、その場で商談日程を決定できます。formrunを使うと、フォームに表示しない後から追記できる項目を用意できるため、対応者側で記入する項目を分けて用意できます。
QRコードが入ったチラシまたは看板
QRコードを来場者に読み取ってもらうことで、その場でアンケートフォームに回答していただけます。当日お手元のスマートフォンで読み込みしてもらうのが難しい場合、タブレット等を用意しておくのもおすすめです。
フォローアップの準備（メール・架電時のトークスクリプトなど）
展示会後に送るメールや架電時のトークスクリプトを準備しましょう。来場の御礼はもちろん、定期開催しているイベント・セミナー案内や、検討度の高い顧客には商談依頼をするメールを送ります。formrunでも一斉メール・個別メールを送付できます。どちらもアンケートに回答いただいたお名前や会社名を変数として含めたメール文を作成できるため、作成時の負担軽減・送信時の宛名ミス防止ができます。
来場者の検討度や、サービスへの興味関心に合わせて伝えたい内容が異なる場合は、来場者アンケートリストをいくつかのセグメントに分けましょう。formrunでは回答管理画面でステータス機能やラベル機能を使うとグループでまとめることができます。