会議や打ち合わせの日程調整に手間がかかり過ぎてしまうと、本業の時間が削られてしまいますし、先方にもストレスが溜まってしまいます。効率的なスケジュール管理をするには、日程調整ツールの活用がおすすめです。
スケジュール調整ツール8つを、ビジネス向け4選・簡単操作向け4選に分けて紹介します。この記事を読んで、スケジュール調整ツールを活用した業務の効率化を目指しましょう。
▼手軽に始められる日程調整ツールならbookrunがおすすめ！複雑なシチュエーションの日程調整にも対応します。
目次
スケジュール調整ツールの主な機能
スケジュール調整ツールは、ツールの提供元によってさまざまな特徴があります。
以下3点は、共通して搭載されている機能です。
- 複数と同時にスケジュール調整可能
- URLを送るだけでスケジュール調整
- ダブルブッキング防止
それぞれについて説明します。
複数と同時にスケジュール調整可能
複数人に対して個別に連絡を取り、スケジュール調整をするのは大変な手間です。
ツールを活用するとリンクを参加者に送付し、即座に候補日程が決まります。ツールの種類によって、以下の通り幅広く展開しています。
- 参加者が都合のよい時間帯を登録するタイプ
- 一括で複数の候補日を提示するタイプ
「参加者が都合の良い時間帯を登録するタイプ」は、主催者側にスケジュールの余裕があり、参加者の予定を最大限尊重できるケースで役立ちます。
「一括で複数の候補日を提示するタイプ」は、主催者側が主導でスケジュールを立てられます。会社主催のイベントなど、参加者が多く相手側にスケジュール調整をしてもらう必要がある予定に最適な手段です。
URLを送るだけでスケジュール調整
日程調整を共有したい相手にURLを送信するだけで、希望日時の回答が可能です。
自動でビデオ会議リンクを付与できるツールもあり、会議方法や予定案内のやり取りを減らせます。
ダブルブッキング防止
ダブルブッキングは、信頼関係を失う大きな原因の一つです。
ツールを活用すれば、他の日程調整によって予定が埋まっている時間帯を、自動的に削除した日程候補の提案ができます。
Googleカレンダーなどのアプリとツールを連携させておくと、ツール内で確定した予定だけでなく、カレンダーアプリに登録した予定の反映が可能です。
アプリとツール両方に予定を登録する手間を削減できる、効率的な機能です。
▼bookrunはURLを送るだけで日程調整が20秒で完結します。カレンダーと連携しておけばダブルブッキングの心配もありません。
スケジュール調整ツールの選び方
日程調整ツールにはさまざまな特徴が存在します。これから、ツールを選びで押さえておきたい3つのポイントを紹介します。
利用する目的を確認
スケジュール調整ツールを使用する主な目的として、以下のものが挙げられます。
- 対複数か1対1か
- 社内向けか社外向け
- タスク管理が必須か
開催したい予定の内容や参加者など、なぜ日程調整するのかを明確にすることで、必要な機能や特徴が洗い出せます。
社内でのタスク共有がメインの場合、こちらの記事をあわせて参考になさってください。
すでに使用しているアプリとの連携
Zoomのビデオ会議リンクの作成やGoogleカレンダーなど、日業業務で使用しているアプリとの互換性を、導入前に確認しておきましょう。
日程調整を終えた予定当日に、URLが使えないなどのトラブルが起きると、参加者にストレスを与えるため、注意が必要です。
日程調整のメール設定については、こちらの記事で書き方フォーマットを紹介しているのであわせてご覧ください。
リマインダー機能
リマインダー機能を活用することで、予定の漏れを防げます。
日程確定次第、相手に通知・当日に向けたリマインダーを実施してくれるツールもあるので、気になる方は一度試してみてください。
ビジネス向けスケジュール調整ツール4選
ここからは、ビジネスシーンでおすすめのスケジュール調整ツール4選を紹介します。
フォーム作成ツールと連携できる：bookrun
bookrunはこのような方におすすめ
- 1日に多くの人と日程調整したい
- 複数のドメインを持っている
bookrunでは、主催者サイドが指定した日程枠から、相手の都合のいい日時を選択してもらう方法で日程を調整します。
送信したURLから日程選択をしてもらう簡単な操作性が特徴で、1人ひとりに対する調整のやり取りは不要です。
同社が提供しているフォーム作成ツール「formrun」と連携させることで、Webサイトへの埋め込みなど、幅広いシーンで活用ができます。
ドメイン別のカレンダーで連携できるので、業務とプライベート、プロジェクト別などあなたの用途に応じて日程調整したい方へおすすめのツールです。
【料金プラン】
ベータ版は無料利用可能
公式サイトはこちら
海外とのやり取りがスムーズ：Timerex
Timerexはこのような方におすすめ
- 海外とやりとりをする
- 日程候補を自動でリストアップしたい
Timerexでは、Googleカレンダーやchatworkをはじめとした外部サービスとの連携で、候補日時の自動抽出が可能です。
日や曜日毎に稼働時間を設定できるので、フリーランスなど、柔軟な働き方の職業の方の生活リズムを反映させることができます。
英語や世界のタイムゾーンに対応し海外との日程調整へも利用できるため、グローバルなやり取りが必要な方におすすめのツールです。
【料金】
無料~
公式サイトはこちら
Slackと連携可能：Spir
Spirはこのような方におすすめ
- Slackユーザー
- さまざまなシーンで日程調整を活用したい
世界規模で利用されるチャットツールSlackと連携できるSpir。
日程調整やキャンセルをした際の確認連絡が、メールとSlackへ自動通知がされます。
営業担当者で、パソコンでメールを確認できる機会が少ない方や受信メールが多くSpirからの連絡を見落とす不安のある方におすすめです。
日程調整ツールの方法で、1対1・複数人・全員のうち誰か1人が参加すればいいなど、シチュエーションにあわせた活用が可能です。
【料金プラン】
無料~
公式サイトはこちら
予定状況をリアルタイムで反映：調整さんカレンダー
調整さんカレンダーはこのような方におすすめ
- 日程調整ツールをはじめて利用する
- シンプルな操作性のものを導入したい
日程調整カレンダーは、複数人数とのやり取りを簡単に実施できるツールです。
Googleカレンダーと連携して最新の空き状況にアップデートしながら、管理できます。ページデザインをカスタマイズできる使いやすさが特徴の一つです。
インストールやユーザー登録をせずWeb上で利用できるため、手間をかけないシンプルな日程調整をしたい方におすすめのツールです。
【料金プラン】
無料~
公式サイトはこちら
簡単操作のスケジュール調整ツール4選
日程調整をよりシンプルに使いたい方へおすすめのツール4選を紹介します。
打ち合わせから飲み会の日程調整など、さまざまな用途で使用可能なツールです。
LINEユーザー同士で手軽な日程調整：LINEスケジュール
LINEスケジュールはこのような人におすすめ
- LINEを利用している
- 友人との日程調整がしたい
LINEスケジュールは、LINE内で使えるスケジュール調整ツールです。
LINEを利用している人は誰でも利用でき、グループ・個別どちらの日程調整も実施できます。
詳細な時間の設定はできないため、予定の日付だけ決めたい・開始時間はすでに決まっているなどの予定に役立つスケジュール管理方法です。
【料金プラン】
無料
公式サイトはこちら
1クリックで予定登録：調整さん
調整さんはこのような人におすすめ
- 会員登録せずに利用したい
- ガラケーで利用したい
調整さんは会員登録不要で誰でも利用できるツールです。
主催者はサイトで「タイトル」「候補日時」を入力して、参加者にURLを送るだけ。回答者は、URLから記載された日時に対して「○・△・×」をクリックして参加都合を登録するだけです。
スマホ、PCだけではなくガラケーでの利用ができるため、機種を気にする必要はありません。
【料金プラン】
無料~
公式サイトはこちら
主催者パスワードでプライバシー保護：トントン
トントンはこのような人におすすめ
- 会員登録をしたくない
- 主催者が情報管理をしたい
トントンは、日付を選択するだけでリンクを作成できる、シンプルなツールです。
回答者はシェアされたリンクから希望日時を選択するだけで、会員登録は必要ありません。
回答時は、主催者が設定したパスワードを入力して日程調整ページへ入るため、部外者へ情報が漏れる心配なく予定の登録ができます。
少ない手間でしっかりと情報管理をしたい方に、おすすめのツールです。
【料金プラン】
無料~
公式サイトはこちら
回答完了の通知が届く：伝助
伝助はこのような人におすすめ
- 誰が回答を更新したか即時で知りたい
- シンプルな構造と操作性を求めている
「伝助」は会員登録が不要で、すべての機能を利用できるツールです。
出欠の登録は、表示されている「◎・○・△・×」から予定に合わせた記号をクリックするだけです。
回答が送信された際、主催者へ回答完了の報告が届くため、フォームを訪れた回答状況の確認はいりません。
スマホ・パソコンに加えて、ガラケーでの利用ができ幅広いユーザーに対する日程調整ができます。
【料金プラン】
無料~
公式サイトはこちら
スケジュール調整ツールを活用すれば業務に集中できる
日程調整ツールには、以下のメリットがあります。
- 1対1・複数人関係なく日程調整できる
- URLから簡単に希望日時を回答できる
- ダブルブッキングを防止できる
- 外部ツールとの連携で効率化の促進が可能
ツール導入により、時間や労力の軽減ができます。提供元によってさまざまな特徴があり役立つシーンが異なるため、利用目的に応じて、最適なツールを選びましょう。
formrunやフォーム作成や顧客管理に関する情報を発信しております。
EFO（エントリーフォーム最適化）や問い合わせ対応など、
フォームに関するお悩みを解決します。
