新型コロナウイルス感染拡大に伴う緊急事態宣言が発令され、今まで出社での業務が前提だった企業においても、テレワークやリモートワーク、在宅勤務といった就業形態が急増しています。しかし、これら働き方への準備が不十分で、急いで準備しながら実践している企業もあることでしょう。
本記事では、リモートワークやテレワーク、在宅勤務に取り組み始めた企業が、出社での業務から効果的に移行するために併用したいSaaSツールを12種類のカテゴリからピックアップしてご紹介します。
無料から使えるものも多数ご紹介するので、ぜひ導入を検討してみてください。
テレワーク・リモートワークはSaaSツールとの相性が良い
テレワークやリモートワークでは、時間や距離が課題ということもあり、オンラインのサービスで解消できる課題は多いです。どうしても1箇所に集まったり、対人でなければならない人以外は、できるだけこれらを活用して業務を組み立てることがテレワーク・リモートワーク実現においてはマストといえます。
企業側も「あったらいい」でなく「なくてはならない」という観点での検討が急速に求められており、今までのツール選定とは違った視点が必要です。
テレワーク・リモートワークにおすすめのSaaSツール
それでは、テレワーク・リモートワークにおいて導入を検討したいSaaSツールを10種類の業務カテゴリから紹介します。
①：Web会議・オンライン商談
以前からIT企業など一部では利用が進んでいましたが、今年に入って急速に増加しています。ビジネスだけでなく、テレビ番組収録や塾の授業など社会全体にも普及しつつあり、コロナ後も維持される可能性がもっとも高い習慣といえるでしょう。
Zoom（ズーム）
コロナ禍でもっとも知名度の向上したWeb会議ツールです。会社での会議だけでなく、ウェビナー（オンラインセミナー）や学習塾などの授業や習い事、カウンセリングまで幅広く対応できることや、音質と接続の安定感が強みです。ソフトのインストールは必要ですが無料でも使えますので、まず試してみたい方におすすめのツールです。
主な機能
- グループでのミーティング
- 画面共有、背景設定
- チャット
- ミーティングへの参加者管理
- 各種ビデオ会議機器との連携
Google Meet
このコロナ禍でGoogleから無料での提供が始まったビデオ会議ツールです。G Suiteのユーザーであれば同じアカウントで使えます。Zoomではセキュリティ上の懸念が報じられることもあり、こちらも急速に利用が増えています。
音質や接続安定性はZoomのほうが良いですが、ソフトのインストールが不要で、ブラウザでURLをクリックするだけで手軽にミーティングできる気軽さが特徴です。
主な機能
- 画面共有
- チャット
- Gooleカレンダーとのデフォルト連携
bellFace（ベルフェイス）
電話と併用しながらオンライン商談をアシストするオンライン商談ツールです。音声を電話にすることにより、接続安定などのストレスを気にせずに商談の成果に集中できるのがポイントです。最近は電車やタクシー内の広告、TVCMなど露出も増えており、特に営業部門での導入が増えています。
主な機能
- 接続ナンバー入力による商談開始
- 資料共有、営業担当者の名刺情報送信
- 商談内容のメモ、カンペ（お客様から見えない設定も可能）
- 商談画面を開いているか、他のウィンドウを見ていないかのチェック
- 画質向上のフィルタ
- Salesforceへの商談情報の自動入力
②：ビジネスチャット・コミュニケーション
メールに代わるコニュニケーションの手段として、数年前から一般的でしたが、このタイミングでさらに導入が進んでいます。どのサービスも基本的な機能は満たしているので、連携の豊富さやセキュリティ面も比較することをおすすめします。
Slack （スラック）
近年、日本でも急速に導入者数を増やしているビジネスチャットの代名詞的な存在です。チャットはもちろん、ビデオ通話にも対応しています。外部サービスとの連携やワークフローなどの豊富な機能で、チャットだけでなく業務の基盤としても活用できるのが特徴です。
主な機能
- 社内外のユーザーとのチャンネル作成・設定
- 豊富な他サービスとの連携
- ワークフロービルダー
- ビデオ音声通話
Chatwork（チャットワーク）
国産のビジネスチャットサービスです。Slackほど外部連携や機能は豊富ではありませんが、国産ならではのなじみやすいインターフェースが特徴です。メールから移行できるか心配な企業が最初に試すのにおすすめです。
主な機能
- 社内外のユーザーとのチャンネル作成・設定
- 他サービスとの連携
- タスク設定
- ビデオ音声通話
Microsoft Teams
Microsoftの提供するビジネスチャット・コミュニケーションツールです。
無料プランもしくは、サブスクリプション契約のMicrosoft 365に含まれているため、すでにこれらを利用されている企業では導入しやすいでしょう。
主な機能
- 社内外のユーザーとのチャンネル作成・設定
- 他サービスとの連携
- ビデオ音声通話
- 外部アプリ連携、ワークフローの自動化
③：社内情報共有
出社での勤務に比べ、リモートワークでは社内の情報共有の重要性が高まります。常に一人ひとりが持っている情報を共有・可視化しておくことで、社内のコミュニケーションが円滑になるなど、業務を効率化することができます。
こちらでは、社内Wiki（組織内の情報を集約し、ストックできるツール）や問い合わせ情報、顧客情報を共有できるツールをご紹介します。
esa（エサ）
esa（エサ）は、合同会社 esaが提供している社内Wikiツールです。
「不完全でも情報を共有すること」というコンセプトで作られているツールであり、個人の持っているノウハウや情報などの公開を促すさまざまな仕組みが搭載されています。
対面での情報が共有できなくなるリモートワークにおいて、便利なツールと言えるでしょう。
主な機能
- 編集しながらリアルタイムでプレビュー
- SlackやChatworkなど多くのチャットツールと連携
- 複数人での同時編集
- <書き途中>として共有
formrun（フォームラン）
弊社が提供する、フォーム作成に特化したツールです。用途やデザインを選んで項目をカスタマイズするだけで、最短30秒でフォームが作成できます。
特徴的なのは、フォームの回答を「カード」として管理でき、問い合わせへの対応状況や問い合わせごとの担当者を可視化できる点です。チームで1つの管理画面を共有できるので、チーム内の誰が問い合わせに担当しているのかや、どのような返信を行ったか、対応漏れはないかといったことを一目で確認することができます。
また、無料トライアルが可能なので、自社の用途に適した利用方法を試すことができます。
主な機能
- 用途ごとのフォーム作成、カスタマイズ
- 各種ビジネスチャットとの通知連携
- Webサイトへの設置コード発行、APIによる実装
- Salesforceとのデータ連携
- カード型UIによるお問い合わせ・顧客管理
④：クラウドPBX
外線からかかってきた電話をどこにいても受けられる仕組みは、テレワーク以前でもフレックス勤務やフリーアドレス制の文脈で登場することがありましたが、コロナ禍でさらにニーズが大きくなっています。以前はハードウェアの導入も必要でしたが、スマホへのアプリインストールで手軽に使えるものも増えてきました。
Dialpad
1ユーザーあたり月額数百円から利用できるクラウドPBXです。電話の転送以外にも通話のテキスト化や通話分析、自動録音、SalesforceやSlackとの連携まで、テレワーク時の電話をフル活用できる機能が充実しています。
主な機能
- 転送・保留・ミュート
- 通話分析
- 留守番電話テキスト化
- Salesforce / Zendesk / Hubspot / Slack 連携
- 自動録音
モバビジ
NTT東日本・西日本の「ひかり電話」とクラウドテレコム の「クラウドPBX」「スマホアプリ」、Panasonicの「IP電話機」のセットで提供されているビジネスフォンサービスです。インターネット回線でなくNTTの電話回線を使用することで高い通話品質を実現しています。
同じ企業が提供し、ソフトバンクが販売するサービスに「スマビジ」もあります。
主な機能
- 個人のスマホからでも会社の電話番号で発着信
- 内線番号内でのテキストチャット
- グループ着信
GoodLineSOHO
クラウドPBX「GoodLine」のSMB向けプランです。
電話回線などの準備も不要で、スマホにアプリをインストールして設定するだけで転送開始できます。2内線あたり3000円から利用でき、電話番号共有したり内線通話や転送などオフィスにいるときと同じ感覚で利用できるのが特徴です。
主な機能
- 発着信内容の分析
- 通話の自動録音
- 折り返し連絡のメール通知
- 通話履歴のカテゴライズ保存（1年間）
⑤：プロジェクト・タスク管理
ITやインターネット関連ではほとんどの企業が利用していましたが、テレワーク・リモートワークでコミュニケーション頻度が変化するに伴い、あらためて注目されています。成果やアウトプット量でマネジメントするなら必須のツールです。
Backlog（バックログ）
タスク管理はもちろん、ファイル共有もできる国産のタスク管理ツールです。ガントチャートやWikiなどの機能もあり、これひとつで基本的なプロジェクトおよびタスク管理が可能です。10年以上の歴史があり、テレワーク・リモートワーク以前から導入が進んでいましたが、テレワークとの相性の良さもピカイチです。
主な機能
- タスクのカンバン管理
- ガントチャート、バーンダウンチャート
- ファイル共有、管理
- WIki
Trello（トレロ）
2011年にサービス開始しオーストラリアのAtlassian社に買収された、無料で使えるタスク管理やコラボレーションのツールです。ボード、リスト、カードなどさまざまな表示方法でチームのタスクを整理したり優先度をつけることができます。SlackやGoogleドライブなどと連携することでワークフローを自動化することも可能です。
主な機能
- ボードUIでのタスク管理
- ワークフローの自動化
- プレイブックによるテンプレート利用
- SlackやGoogle ドライブなどとの外部連携によるワークフロー
Asana（アサナ）
こちらも歴史の長い米国のプロジェクト管理ツールです。上位プランでは他サービスとのデータ連携やカスタムルールによるプロセスの自動化、承認フローなど、規模の大きな組織向けの機能も充実しています。もちろん基本的な機能は無料でも使えますので、使ってみて他サービスと比較するのもよいでしょう。
主な機能
- ガントチャート
- フォームによるリクエストの集約
- ルーチンタスクのオートメーション化
- メンバーごとの仕事量の可視化（ワークロード）
⑥：勤怠管理
勤怠管理システムとは、社員の出勤時間や退勤時間、出勤日数の管理を行えるツールです。他にも、シフトの調整を行ったり、社員ごとの残業時間を確認することも可能です。
出社での勤務では、タイムカードを利用して勤怠管理を行う場合が多かったですが、リモートワークへの移行に伴い、勤怠管理システムを導入する企業が増えています。
ジョブカン
シンプルな操作性が特徴の勤怠管理システムです。フレックスタイム制や裁量労働制などさまざまな雇用形態に対応しており、小規模事業から大企業まで多くの企業での導入実績があります。
30日間の無料トライアル期間があるので、こちらを試してみるのもおすすめです。
主な機能
- 出勤管理
- シフト管理
- 勤務状況のデータ化・集計
- 超過労働者へのアラート
KING OF TIME（キングオブタイム）
KING OF TIME（キングオブタイム）は、豊富な機能が特徴の勤怠管理システムです。残業や有給休暇の設定やシフト管理、データ出力など、ほとんど全ての機能が搭載されています。
また、外部ツールとの連携も可能で、LINE WORKSと連携してチャット上から打刻をしたり、freeeと連携して給与の計算を行ったりできます。
主な機能
- 出勤管理
- シフト管理
- 勤務状況のデータ化・集計
- 外部ツール連携
- 海外企業への対応
⑦：オンラインストレージ
GoogleやMicrosoftのサブスクリプション契約に含まれるストレージを使っている企業も多いですが、多様なファイルを使う方、社内・社外のさまざまな立場の方とやりとりをする場合は、権限設定や履歴機能の充実したこれらの特化型ツールの検討もおすすめです。
Dropbox Business
個人利用もできるDropBox（ドロップボックス）の法人向けサービスです。個人のアカウントをそのまま会社利用にしづらいなどのデメリットを解消し、ファイル権限やセキュリティ、バージョン管理、アカウント管理などの管理者向け機能などが搭載されています。
30日間無料でのトライアルが可能なので、自社の業務に合うかじっくり検討できます。
主な機能
- ファイルのバージョン管理と復元
- ドキュメント作成のDropbox Paper
- リンクの権限やパスワード管理
- デスクトップから保存したファイルへの直接アクセス
- 遠隔からのファイル削除
Box（ボックス）
Dropboxと比較されることも多い米国発のオンラインストレージです。
当初から法人利用を想定し、データ漏洩の防止やファイル権限、ドキュメントの破棄ルール、業界ごとのコンプライアンス規制への対応など、エンタープライズ企業で必須の機能が揃っています。
主な機能
- ファイルの保持、破棄ルール管理
- GDPRや各種業界の規制遵守
- 暗号化設定
- デスクトップからのファイルアクセス
- ファイルのレビューや承認ワークフロー
- 他の業務アプリと連携してのコンテンツ共有
OneDrive for Business
Microsoftのサブスクリプションサービス「Microsoft 365」に含まれるオンラインストレージです。Windowsにプレインストールされているためデスクトップからすぐ利用でき、組織内外問わずに柔軟にファイル共有したり、PC、モバイルからの利用が可能です。気軽に利用開始できることや、高度なセキュリティやコンプライアンス要件が必要な場合も上位プランで対応できる幅の広さが特徴です。
主な機能
- 組織内外でのファイル共有、アクティビティ履歴の追跡
- Office製品とのシームレスな連携
⑧：人材採用業務
人事部門にとって採用活動は重要かつ、多くの時間を占めるタスクです。
この採用面談をリモートで行うことに特化したツールが増えています。面談実施だけでなくスケジュール設定や、他媒体を含めた応募者の管理など、採用フロー全体に使えるツールも登場しています。
Calling Meeting
Web会議としてはもちろん、営業や採用面接にも使えるWeb会議システムです。
通常のビデオ通話とチャット、画面共有以外にもトークスクリプトや録音・録画、ホワイトボードといった多機能が特徴です。採用面接はもちろん、対面で行うコミュニケーションにも対応できます。
主な機能
- ビデオ通話、チャット、画面共有
- トークスクリプト、メモ
- 録音録画
- 資料共有、ホワイトボード（資料に書き込みも可能）
- アンケート
BioGraph（バイオグラフ）
Web面接に特化したツールで、面接スケジュール管理や応募者管理まで備えており、応募者、採用側双方の負担を軽減できます。オプションサービスとして、応募者が録画して提出する録画選考や日程調整、あらかじめ設定した設問での面接を実施しレポートと録画データを得られる面接代行サービスもあります。サービス全体で面接の機会損失を無くし、効率アップを図れるのが特徴です。
主な機能
- 画面共有、録画データダウンロード
- 面接スケジュール設定、カレンダー
- 応募者の管理
- 告知、同意文の設置
インタビューメーカー
インストール不要で無料プランから使えるオンライン面接ツールです。
採用面接に特化しているので、面接スケジュール調整や応募者評価シート、録画選考、媒体管理と、採用プロセス全体の管理まで対応できるのが特徴です。
主な機能
- 面接スケジュール管理
- グループ面接、録画選考
- 応募者が入力したデータから履歴書データを生成
- 応募者評価・管理、採用傾向の分析
- 採用媒体のデータ取り込み、媒体管理
⑨：電子契約
このコロナ禍の中でも最も注目、認知度の上昇したジャンルです。押印のための出社やSNS上の議論をテレビなどで目にした方も多いでしょう。
以前から締結の手間や印紙税が不要といったメリットがありましたが、現在は「押印のために会社に行く」ことをなくすためのツールとして導入が進んでいます。
CloudSign（クラウドサイン）
電子契約において国内最大手のサービスです。紙の契約書や申込書、押印などのプロセスを電子データ化することで、社内外どこからでも締結できる仕組みを導入できます。
契約締結はもちろん、締結後の契約データの保管、検索や締結後の管理、権限設定や本人確認など利便性とセキュリティを両立した機能ラインナップです。
主な機能
- 契約書や申込書データへのサイン
- 契約書データの管理、検索
- 権限、承認フロー設定
- 本人確認
GMO電子印鑑Agree
GMOの熊谷社長のツイートと、テレワーク支援のための1年間の無償提供（スタンダードプランのみ）により急速に知名度が上がりました。機能はもちろんですが、法的効力の充実に力を入れており、ビジネスプランでは、従来の実印に相当する効力が特徴になっています。
主な機能
- 契約書や申込書データへのサイン
- 契約書データの管理、検索
- 権限、承認フロー設定
- 本人確認
DocuSign（ドキュサイン）
世界で50万社以上が利用しているサービスです。メインの機能は他の電子契約と変わりませんが、スマホアプリが使えたり、多くの外部APIと対応していたりと、サービス規模や歴史の長さによるメリットがあります。数年前には日本法人も設立されており、日本語でのサポートにも対応しています。
主な機能
- 契約書や申込書データへのサイン
- 契約書データの管理、検索
- 権限、承認フロー設定
- 本人確認
- 外部の業務アプリAPIとの連携
- 契約プロセス全体のマネジメント機能
⑩：CRM・SFA（顧客管理・営業支援システム）
従来よりSalesforceを中心に導入が進んでいたSFAですが、国内でも領域特化した製品がいくつか登場しています。テレワーク・リモートワーク時と相性のよいサービスを紹介します。
UPWARD（アップワード）
顧客訪問に特化したモバイルSFA・CRMです。
テレワーク・リモートワークの普及した今だからこそ、どうしても訪問が必要な不動産、製造販売、情報通信、保険・金融、電力などの業種における営業課題が顕在化しています。
オフィスに出社せずに最低限の訪問をしたり、活動報告やSalesforceなどデータ連携を効率化し、訪問以外の手間を軽減できるのが特徴です。
主な機能
- 地図上で顧客情報を可視化
- 顧客や商談情報のモバイル端末からの入力、Salesforceへの反映
- 予定、TODO管理
- 訪問計画の作成、活動モニター（訪問数や傾向のグラフ化）
Senses（センシーズ）
営業案件の進捗管理に特化したSFA（営業支援）ツールです。
案件の進捗、ステータスをカード型のUIで直感的に管理できます。更新のない案件を色分け表示したりと、視覚的なわかりやすさが特徴です。
主な機能
- 案件ごとの進捗とネクストアクション、行動履歴を日別に表示
- 案件ごとの企業情報・プレスリリース・財務情報を自動取得
- Gmailで顧客に送信したメール内容を取り込んでアクション
- 売上実績や見込みのレポート・ダッシュボード表示
⑪：ウェビナー（オンラインセミナー）
オンラインで行うセミナー（Webセミナー）はウェビナーと呼ばれ、いくつか専用のツールが登場しています。どれもセミナーに特化しており、セミナー中の質問や終了後のアンケート、参加者管理など、準備からアフターフォローまでをこれ一つで対応できます。
コクリポ
ウェビナー（オンラインセミナー）開催に特化したツールです。月額数万円という利用金で100名以上の同時接続でのセミナーを開催できます。スライド、画面共有、スピーカー（講演者）のカメラ表示、チャットなどウェビナーにマストの要件を完備。専用ツールならではの機能として、アフターフォローのためのアンケート取得や参加申し込み管理まで充実しています。
ウェビナーというと、ZoomやYouTubeを利用するケースも多いですが、参加申込〜セミナー開催〜アフターフォローまで必要な機能をカバーしているのが特徴です。
主な機能
- スライド、画面共有
- 参加申し込み管理
- セミナー中のチャット
- セミナーについてのアンケート取得
Zoomビデオウェビナー
Zoomのウェビナーに特化したプランです。100名〜1万名と参加人数の多いウェビナーに向いています。Zooｍの各種機能はもちろん、ウェビナー用の機能として参加申込みフォームや参加状況のレポート、視聴者のマイクコントロール、Q&A機能などウェビナーに必要な機能も完備しています。視聴者数に応じて、月額数千円〜と柔軟な価格設定になっているのも特徴です。
主な機能
- スライド、画面共有
- 参加申し込み管理
- セミナー中のチャット
- 参加状況レポート
- 視聴者のマイクやカメラのコントロール
- Q&A受付
V-CUBE セミナー
ウェビナーの開催からチャット、アンケートでのアフターフォローまで、月額数万円の費用で導入できる特化型ツールです。最大1万拠点まで配信できるので、たくさんの視聴者に配信できて定額で使えるツールを検討の方に向いています。専用アプリケーションのインストールが不要なので、参加者が多い場合にも負担にならないのも特徴です。
主な機能
- スライド、画面共有
- セミナー中のチャット
- セミナーについてのアンケート取得
⑫：日程調整・スケジュール管理
以前より、MA（マーケティングオートメーション）を筆頭に、マーケティング関連Saasは企業のDXの中心プレイヤーでした。このコロナ禍の中で、テレワーク・リモートワークにおけるマーケティング業務と相性のよいサービスが注目されています。
biskett（ビスケット）
Googleカレンダーと連携して使うカレンダー型の日程調整ツールです。
日程調整用のURLを相手に送って、予定が入れば自動的にお使いのGoogleカレンダーにも反映されます。複数名の予定を同時に確保したり、会議室を予約したりと、普段Googleカレンダーでやっていることをそのまま社外の人とできるツールです。
テレワークで電話がつながりにくい中、オンライン商談やWeb会議のスケジュール調整の手間を軽減します。
主な機能
- 自分の条件でカスタマイズした予約用URL発行
- 複数名の予定確保、会議室予約
- Slack連携でリマインド送信
YouCanBook.me
多機能なカレンダー型スケジュール調整ツールです。
カレンダーのUIをページに埋め込めるので、お問い合わせ送信後や資料ダウンロード後の画面、メルマガなどにリンクを設置することで、デモやオンライン商談のチャンスを最大化できます。もちろんGoogleカレンダーとも連携できるので、重複や設定忘れなどのミスも防げます。
Webサイトの様々なポイントに設定しておくことで、興味がある訪問者と接点を作りやすくなります。
主な機能
- 予約画面のカスタマイズ
- 予約可能時間帯のカスタマイズ
- 予約承認ステータス管理
- Webサイトへの埋め込み
まとめ
この数年でSaaSのツールはIT企業、スタートアップ企業のみならず大手企業にも浸透してきましたが、この度の緊急事態宣言に伴い、テレワーク・リモートワークにおける必須ツールへと変わり始めています。
SaaSツールを提供する企業からみればチャンスであり、導入検討する側からみれば、ツールを取り入れてバリューチェーンを組み立てることで新たな競争優位性もつながります。
未来の業務についての想像力を働かせながら、「あったらいいな」ではなく「なくてはならない」ツールを選び、どんな就業形態でも高いパフォーマンスの出せる業務構築にお役立ていただければ幸いです。
formrunやフォーム作成や顧客管理に関する情報を発信しております。
EFO（エントリーフォーム最適化）や問い合わせ対応など、
フォームに関するお悩みを解決します。
