Googleフォームの送り方を徹底解説！便利な4つの機能や共有する際の注意点もご紹介

「作成したGoogleフォームの送信方法が知りたい」
「送信時の注意点や設定方法を知りたい」

Googleフォームを運用している方は、上記のような悩みを抱えている場合も多いのではないでしょうか。

そこで、本記事ではGoogleフォームを送る方法、便利な設定、注意点を解説します。よくある質問とその回答もご紹介しますので、最後までご覧ください。

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Googleフォームとformrunの違いを知りたい方は、こちらをご覧ください。
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【初心者でも分かる】Googleフォームを送る3つの方法

Googleフォームを送る方法は下記の3つです。

• リンク（URL）を送る
• メールで直接送る
• Webサイトやブログに埋め込む

それぞれの方法を詳しく解説します。

リンク（URL）を送る

Googleフォームをリンクで送る手順は、下記の通りです。

1. Googleフォームの編集画面を開く
2. 画面右上の「公開」ボタンをクリックする
   
3. 「回答者へのリンクをコピー」を選択する
   
4. 表示されたURLを「コピー」ボタンでコピーする
   
5. コピーしたURLをSNS、チャットなどで共有する

URLを送る方法は、誰でも簡単にアクセスでき、メールやSNS、Webサイトなどさまざまな手段で広く配布できます。そのため、迅速かつ多くの人にフォームを届けたい場合に最適です。

GoogleフォームのURLを取得して共有する方法について、詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。
>> GoogleフォームのURLを取得して共有する方法を画像付きで紹介！

メールで直接送る

Googleフォームをメールで直接送る手順は、下記の通りです。

1. 「公開」ボタンをクリックし、「回答者へのリンクをコピー」を選択する
   
2. 表示されたURLをコピーする
   
3. メールサービス（GmailやOutlookなど）を開き、新規メール作成画面で本文にURLを貼り付ける
4. 宛先や件名・本文を入力し、通常のメールとして送信する

Googleフォームをメールで直接送ると、複数の宛先に一斉送信でき、受信者はメール本文内やリンクからすぐにフォームにアクセス・回答できます。

Webサイトやブログに埋め込む

GoogleフォームをWebサイトやブログに埋め込む手順は、下記の通りです。

1. Googleフォームの編集画面を開く
2. 画面右上の「︙」ボタンをクリックする
   
3. 「HTMLを埋め込む」アイコンを選択する
   
4. 表示されたiframeタグの埋め込みコードの幅や高さを必要に応じて調整し、「コピー」をクリックする
   
5. コピーしたiframeタグをWebサイトやブログのHTMLソースの表示したい位置に貼り付ける
6. サイトを保存・公開して、フォームが正しく表示されているか確認する

Webサイトやブログに埋め込む方法は、ユーザーがページを移動せずにその場でフォームに入力できるため、回答のハードルが下がり、より多くの回答が期待できます。

Googleフォームを埋め込む方法について、詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。
>> Googleフォームの埋め込み方法2つ！サンプルも紹介

Googleフォームを送る際に便利な4つの設定

Googleフォームを送る際に便利な設定は、下記の通りです。

• URL短縮機能
• メール通知
• 自動返信メール
• Googleスプレッドシート連携

それぞれの設定を詳しく見ていきましょう。

URL短縮機能

Googleフォームを送る際は、フォーム作成画面の「公開」から「URLを短縮」機能を使えば、簡単に短いURLを発行でき、共有がとても便利になります。

Googleフォームの通常のURLは長く、メールやSNS、チラシなどで共有する際に見た目が悪くなったり、文字数制限に引っかかったりしてしまう場合があります。短縮URLを使えば、これらの問題を解消し、受け取り手もアクセスしやすいです。

短縮URLを発行したい場合は、Googleフォーム編集画面の右上にある「公開」ボタンをクリックし、「回答者へのリンクをコピー」を選択します。その後、「URLを短縮」にチェックを入れると、短縮URLが発行できます。

メール通知

Googleフォームでは、回答が送信された際に自動でメール通知を受け取る設定ができ、回答を見逃さずに迅速な対応が可能になります。

メール通知を設定すれば、フォームのオーナーや関係者がリアルタイムで回答を把握でき、アンケートや申込受付などの業務を効率化できます。とくに、複数人で管理したい場合やすぐに対応が必要なフォーム運用で便利です。

メール通知を設定したい場合は、編集画面の「回答」タブをクリックし、右上の「︙」メニューから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選択します。

自動返信メール

Googleフォームでは「自動返信メール」機能を設定すれば、回答者に自動で回答内容の控えやお礼メッセージを送信可能です。

自動返信メールを設定すれば、回答者が自分の回答内容をすぐに確認でき、問い合わせや申込時の安心感や信頼感が高まります。また、運営側も個別に返信する手間が省け、業務効率化につながるでしょう。

自動返信メールを設定したい場合は、Googleフォーム編集画面の「設定」から「メールアドレスを収集する」をオンにします。その後、「回答のコピーを回答者に送信する」を「常に表示」または「リクエストされた場合」に設定するだけで、標準の自動返信メールが利用できます。

Googleフォームの自動返信メールを設定する方法について、詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。
>> 【画像で解説】Googleフォームの自動返信メールを設定する方法

Googleスプレッドシート連携

Googleフォームを送る際は、Googleスプレッドシートと連携する設定をすれば、回答データを自動でスプレッドシートに記録・管理できます。

フォームの回答をスプレッドシートに自動転記すれば、手作業での集計管理が不要になり、リアルタイムでデータの確認・分析が可能になります。大量の回答や複雑な集計作業も効率化でき、業務の手間を削減可能です。

Googleスプレッドシートと連携したい場合は、フォーム編集画面の「回答」タブで、緑色のスプレッドシートアイコンをクリックします。その後、「新しいスプレッドシートを作成」または「既存のスプレッドシートを選択」するだけで連携が完了します。

Googleフォームをスプレッドシートに連携する方法を詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。
>> Googleフォームをスプレッドシートに連携する方法とは？画像17枚でわかりやすく解説

Googleフォームを送る際の4つの注意点

Googleフォームを送る際は、下記の4点に注意しましょう。

• 「結果の概要を表示する」設定を必ずOFFにする
• Googleスプレッドシートの共有設定に注意する
• 公開範囲・アクセス権限の設定を確認する
• フォームURLは正確に送信する

それぞれの注意点を詳しく解説します。

「結果の概要を表示する」設定を必ずOFFにする

Googleフォームを送る際は、結果の概要を表示する設定をOFFにしましょう。

結果の概要を表示する設定がONになっていると、フォームに回答した人が他の回答者の回答内容を閲覧できてしまい、氏名・住所・メールアドレスなどの個人情報が第三者に漏洩するリスクがあります。Googleフォームの結果の概要を表示する設定はデフォルトでOFFですが、意図せずにONにしてしまうと重大な情報漏洩につながるため注意が必要です。

Googleフォームを送る際は、結果の概要を表示する設定がOFFになっていることを複数人で確認しましょう。

Googleスプレッドシートの共有設定に注意する

Googleフォームの回答結果をGoogleスプレッドシートで管理・共有する際は、スプレッドシートの共有設定に十分注意しましょう。

スプレッドシートの共有設定を誤ると、個人情報や機密情報が第三者に漏洩したり、意図しない編集やデータ喪失などのトラブルが発生したりするリスクが高まります。とくに、リンクを知っている全員がアクセス可能になっていると、情報漏洩などにつながる恐れがあるため注意が必要です。

共有は必要最小限のユーザーに限定し、定期的に共有設定を見直しましょう。

公開範囲・アクセス権限の設定を確認する

Googleフォームを送る際は、公開範囲・アクセス権限の設定を確認し、必要な範囲のみに限定しましょう。

公開範囲やアクセス権限の設定を誤ると、意図しない第三者がフォームや回答データにアクセスでき、個人情報や機密情報が漏洩するリスクがあります。とくに、組織外にも公開されている場合は、情報漏洩事項につながりやすいため注意が必要です。

情報漏洩を防ぐためには、フォームの公開範囲を社内のみや特定のユーザーのみに限定しましょう。

フォームURLは正確に送信する

GoogleフォームのURLは正確にコピーし、誤りなく送信するのが重要です。

URLを間違えて送信すると、回答者がフォームにアクセスできなかったり、意図しない別のフォームに誘導されてしまったりする可能性があります。また、URLの一部が欠けていたり、誤った文字が含まれていたりすると、エラー画面が表示されて回答が集まりません。

メールで送る場合は、案内文とともに正しいURLを貼り付けましょう。また、SNSやチャットで共有する場合も、コピー＆ペーストのミスがないか確認が必要です。

Googleフォームの送信に関するよくある質問

Googleフォームの送信に関するよくある質問を整理しました。詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。

フォームのQRコードを作成して配布するにはどうすればいいですか？

Googleフォーム自体にはQRコード作成機能がありません。ですが、GoogleフォームのURLを取得し、Google Chromeの標準機能や無料のQRコード生成サイトを使えば、QRコードを作成可能です。

URLをQRコード化すれば、スマートフォンなどから簡単にフォームへアクセスできるようになり、回答率の向上や配布の手間削減につながります。

作成したQRコードはチラシやポスター、メールなどに貼り付けて配布しましょう。

GoogleフォームでQRコードを作成する方法について、詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。
>> GoogleフォームでQRコードを作成する方法を徹底解説！

送信したGoogleフォームの回答状況を確認するにはどうすればいいですか？

Googleフォームの回答状況を確認するには、Googleフォームの編集画面で「回答」タブをクリックします。その後、「概要」「質問」「個別」などの方法でリアルタイムに回答内容を確認可能です。

Googleフォームは、フォーム作成者が簡単に集計・分析できるよう、回答データを自動で集計し、グラフや一覧表示で可視化できる機能を備えています。さらに、スプレッドシート連携により、表計算ソフトの機能を活用して回答データを管理・分析できます。

Googleフォームの回答を確認する方法について、詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。
>> Googleフォームの回答を確認する方法とは？通知メールの設定手順も解説

フォーム運営・共有を効率化するなら「formrun」がおすすめ！

フォーム運営・共有を効率化するなら、フォーム作成ツール「formrun」がおすすめです。formrunには主に下記の3つの特徴があります。

• フォーム共有や埋め込みが簡単
• 豊富なメール機能
• アンケート回答の集計も自動でできる

それぞれの特徴を詳しく解説します。

フォーム共有や埋め込みが簡単

formrun（フォームラン）で作成したフォームは簡単に共有・サイトへ埋め込みできます。

フォームランではフォームを作成したあと自動でフォームのQRコードやURLを生成してくれます。発行されたURLの一部はお好きな文字列に書き換えることも可能です。

また、サイト内に設置も可能なのでコーポレートサイトのお問い合わせページや、ファーストビューにリード獲得用フォームなどを埋め込んでご利用いただけます。

設置方法も簡単で、フォーム作成後に発行できるHTML要素（スクリプト）をサイトにコピー＆ペーストで貼り付けるだけで埋め込みできます。
 

豊富なメール機能

formrun（フォームラン）には、メールを送付する機能が目的に合わせて3種類用意されています。

1．自動メール返信
フォームに回答直後に、サンクスメールや回答内容の確認メールを自動返信できます。申込フォームや登録フォームなど、フォーム回答後対応してほしい手順がある場合は、メール内に記載すれば迷わず対応を進めることもできます。

2．個別メール機能
フォーム回答時に質問がある場合、回答者に個別にメールを送信できます。サポート窓口などの場合、合わせてメールテンプレートを利用すれば対応品質を揃え、ミスなくスピーディに対応できるため、メール返信にかかる時間を大幅に削減可能です。

3. 一斉メール配信
フォーム回答者や手元に用意したメールアドレスリストに対して、一斉メールを配信できます。対応ステータスや、顧客ラベル別にセグメントメールが可能です。配信結果もメールごとに開封率、リンククリック率、エラー率が確認できるため、施策の改善にも役立ちます。

また、自動メール返信、一斉メール配信、個別メール機能それぞれ、フォームで得た顧客情報をメール本文や件名に変数として挿入可能です。
フォーム作成から、フォーム回答者へのコミュニケーションまでformrunで一貫してできるため、顧客対応管理もスムーズになります。
 

アンケート回答の集計も自動でできる

formrun（フォームラン）では、回答がリアルタイムで集計されているため、いつでも回答結果が確認できます。

自動でデータをグラフ化、自動で回答データを一覧化できるので、簡単な集計・確認作業はformrunで完結します。

また、Googleスプレッドシートと連携したデータ集計やExcelファイルへのエクスポートも可能なので、より複雑な集計作業も可能です。

これまでアンケート回答状況の報告に集計の手間がかかっていた方は、ぜひformrunでアンケートフォームを作成し、集計作業まで効率化してみてください。
 

Googleフォームを送る際は公開範囲・アクセス権限に注意しましょう

Googleフォームを送る場合、画面右上の「公開」ボタンをクリックします。すると、送信方法を選ぶ画面が表示されます。

メールで送りたい場合は、メールアドレスを入力し、必要に応じてメッセージを追加して送信可能です。また、リンクをコピーしてLINEやSNSなどで共有できます。

Googleフォームを送る際は、公開範囲・アクセス権限にも注意して、安全に共有しましょう。

しかし、フォーム運営・共有を効率化したい場合には、現在使用しているフォーム作成ツールの機能が不十分に感じられることもあるでしょう。その場合、formrunを使えば下記の9つのメリットがあります。

無料での利用も可能なため、ぜひ一度、試してみてはいかがでしょうか。
Sansan、BASE、hey、DMMなど幅広い規模の企業に導入されており、自社に最適なフォームを作ることが可能です。
 

▼ビジネス利用では、formrunユーザーの”7割”がGoogleフォームから変更しています。
Googleフォームとformrunの違いを知りたい方は、こちらをご覧ください。
>> formrunとGoogleフォームの違い

formLab編集部

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