Googleフォームでアンケートや問い合わせを受け付ける際、回答者に「送信完了」を知らせる自動返信メールは欠かせません。しかし、標準機能だけでは「件名が変えられない」「デザインが素っ気ない」といった課題に直面することも多いのが実情です。
Googleフォームで自動返信を行うには、大きく分けて「標準機能」「アドオン（拡張機能）」「GAS（プログラム）」の3つのルートがあります。
本記事では、これら3つの設定手順を徹底解説するとともに、ビジネス利用で後悔しないための選び方を比較表にまとめました。
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目次
最適な自動返信パターンの選び方
Googleフォームには便利な自動返信機能が備わっていますが、実は「設定方法」によって、回答者に与える印象や運用の手間が大きく変わります。
例えば、手軽な標準機能ではメールの件名や本文を一切編集できず、ビジネスシーンでは「素っ気ない」「信頼性に欠ける」と受け取られてしまうリスクもあります。一方で、カスタマイズ性を求めてアドオンやGAS（プログラミング）を活用しようとすると、今度は設定の難易度や送信件数の制限が壁になることも少なくありません。
そこで、まずは各手法のメリット・デメリットを一覧表にまとめました。「導入のしやすさ」だけでなく、運用後の「メールの自由度」や「信頼性」に着目して、ご自身の用途に最適なルートを見つけてみてください。
| 実現したいこと | 標準機能 （Gmailのみ収集） | 標準機能 （全てのメールOK） | アドオン （拡張機能） | GAS （スクリプト） |
|---|---|---|---|---|
| 難易度 | ★☆☆ （極めて簡単） | ★☆☆ （設定のみ） | ★★☆ （ツール連携） | ★★★ （コード記述） |
| 回答者の条件 | Googleログイン必須 | 特になし | 特になし | 特になし |
| 本文の自由度 | ×（定型文のみ） | ×（定型文のみ） | 〇（編集可能） | ◎（自由自在） |
| 送信上限数 | Google制限に準ずる | Google制限に準ずる | 1日20件まで（無料枠） | 100件〜/日（制限あり） |
| 信頼性・到達率 | 〇 | 〇 | △（海外ツール多） | 〇 |
| 向いている用途 | 社内アンケート | 簡易的なイベント受付 | 小規模なWebサイト | 技術者がいる現場 |
①【標準】Googleの編集画面から設定する方法
1つ目の方法は、Googleフォームの標準的な管理画面から設定する方法です。
Googleフォームの初期設定では自動返信がオフになっているため、手動で有効にする必要があります。
この方法は管理画面の操作のみで完結するため、外部ツールを導入する手間がないのが最大のメリットです。
ただし、標準機能による自動返信には、運用に合わせて選ぶべき以下の2パターンが存在します。
• 「確認済み」メールアドレスの収集（Gmail限定）
回答者にGoogleアカウントへのログインを求める方法です。回答者の本人確認ができるため、社内アンケートなどセキュリティを重視する場面に向いています。
• 「回答者からの入力」による収集（全てのメールに対応）
回答者がフォーム上に直接入力したメールアドレス宛に返信する法です。ログイン不要で回答できるため、一般のお客様向けのフォームに適しています。
どちらのパターンも手軽に導入できますが、「メール本文や件名の編集が一切できない」という共通の注意点があります。定型文ではなく、お礼の言葉を添えるなど柔軟な対応を行いたい場合は、後述するアドオンや外部ツールの利用を検討しましょう。
②アドオンを利用する方法
2つ目の方法は、アドオンを利用して設定する方法です。
アドオンとは、アプリに追加できる拡張機能のことを指します。Googleの提供するサービスにはさまざまなアドオンがありますが、この アドオンをインストールすることでアプリに標準搭載されていない機能を追加できます。
Googleフォームに関してもアドオンを利用することで、より柔軟に自動返信メール機能を使用することができます。
編集画面で設定する方法とは異なり、自動返信メールの件名や本文を自由にカスタマイズできるので、回答者に対してより丁寧な対応ができます。しかし カスタマイズ性が高い分、手順がやや複雑になるというデメリットもあります。
また、無料プランで送れるのは1日20通までです。
③スクリプトを利用する方法
簡易的な プログラム言語であるスクリプトを利用し、自動返信メールを設定できます。
スクリプトを利用し設定するには、GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを関連づけておく必要があります。
連携させたスプレッドシートの「拡張機能」、「App Script」を順にクリックし、コードを記述することで設定可能です。
Googleフォームの編集画面から設定する方法やアドオンを利用する方法と比べて 難易度が高いため、自社内にコードについての知識を持つ人がいる場合に検討しましょう。
今回はGoogleの管理画面で設定する方法」と、Googleフォームに自動返信メール機能を追加できる「Email Notifications for Google Forms」というアドオンを利用した方法をそれぞれ詳しく解説していきます。
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【Gmail限定】Googleフォームの自動返信方法をフォーム編集画面から設定する
まずは、Googleフォームの編集画面から設定する方法を3つのステップで解説します。
1.Googleフォームの設定画面を開く
Googleフォームを開くと、「パーソナル」と「ビジネス」が表示されます。「ビジネス」は、セキュリティ機能と管理機能がついており、チームでの利用に適したものです。使用するにはGoogle Workspaceに登録する必要があります。簡単にフォームを作成する場合は、「パーソナル」で十分です。
「Googleフォームを使ってみる」を選択すると、フォームの設定画面が開きます。「新しいフォームを作成」からお好きなフォームのテンプレートを選択してください。ここでは「空白」を選択します。
フォームの編集画面が表示されたら、画面上部に3つの項目（質問・回答・設定）の項目が並んでいます。その中の「設定」を開きましょう。
2.「メールアドレスを収集する」をオンにする
設定画面の「回答」の右にある「∨」を開き、「メールアドレスを収集する」をオンにしてください。
オンにすると、「回答のコピーを回答者に送信」という項目が出てくるので、「常に表示」か「リクエストされた場合」のいずれかを選択します。
「常に表示」では常に回答者にコピーした内容が送られますが、「リクエストされた場合」では回答するユーザーのフォーム画面に「回答のコピーを自分宛に送信する」の選択肢が表示され、ユーザーが自分で回答を送信するかを選ぶことができます。
3.作成した内容を確認する
自動返信の設定を行いフォームの項目を作成したら、画面右上の目のアイコンをクリックしてプレビューをチェックしましょう。
フォームの下部に「回答のコピーが指定したアドレスにメールで送信されます。」もしくは「回答のコピーを自分宛に送信する」の表示があれば、設定ができています。
以上がGoogleフォームの管理画面で自動返信の設定を行う方法です。
【すべてのメールに対応】Googleフォームの自動返信方法をフォーム編集画面から設定する
メールアドレスの収集設定を「手動」にする
Googleフォームの編集画面上部にある［設定］タブをクリックします。
「回答」の項目にある下向き矢印（∨）をクリックして詳細を開きます。
「メールアドレスを収集する」の項目で、必ず［回答者からの入力］を選択してください。
【Point】 ここを「確認済み」にしてしまうと、回答者にGoogleログインを強制してしまい、離脱率（回答を途中でやめてしまう割合）が高まる原因になります。
自動返信（回答のコピー）を有効にする
同じ「回答」セクション内にある「回答のコピーを回答者に送信」の設定を確認します。
確実に返信を届けたい場合は［常に表示］を選択します。回答者に選ばせたい場合は「リクエストされた場合」を選んでください。
質問項目が自動生成されたか確認する
設定を［回答者からの入力］に変更すると、質問の1番目に「メールアドレス」という項目が自動的に追加されます。
ここが「必須」になっていることを確認してください。
この項目を削除したり、設定をオフにしたりすると、自動返信が届かなくなるので注意が必要です。
標準機能で設定する前に知っておきたい「3つの限界」
Googleフォームの標準機能は手軽ですが、ビジネスで利用する際には以下の制限が壁になることが多々あります。
- デザインのカスタマイズが不可 送信されるのは「回答内容のコピー」のみです。会社ロゴを入れたり、お礼の文章を添えたりといったブランディングは一切できません。
- 送信元が「Googleフォーム」になる 差出人名があなたの会社名ではなく「Google Forms」となるため、お客様が迷惑メールと勘違いしたり、見落としたりするリスクがあります。
- メールの開封確認ができない お客様が自動返信メールを無事に受け取ったか、中身を確認したかを把握する術がありません。
少し設定の難易度は上がりますが、次の章で解説するアドオンを利用することでこれらを解決することができますので確認してみてください。
Googleフォームの自動返信方法をアドオンで設定する
Googleフォームに自動返信メールを実装する「アドオン」と呼ばれる機能の概要と、使う方法を4つのステップで解説します。
アドオンとは、Googleフォームに追加できる拡張機能のことを指します。Googleの提供するサービスにはさまざまなアドオンがあり、アドオンをインストールすることで、標準搭載されていない機能を追加することができます。
1. メールアドレス収集の設定をオンにする
まず、アドオンで自動返信メールを設定するためには、 回答者が自分のメールアドレスを記入する項目が必要になります。
こちらの項目がなければ自動返信メールを送信できないので、忘れずに追加しておきましょう。
2. アドオンを追加する
続いて、Googleフォームに「Email Notifications for Google Forms」アドオンを追加します。
まずは右上のメニューから、「アドオン」をクリックします。
検索窓に「Email Notifications for Google Forms」と入力し、該当のアドオンをクリックします。
アドオンのページが表示されたら、インストールをクリックしましょう。
アカウントの承認が必要になるので、「続行」をクリックし、ログインしてアドオンのインストールを許可します。
3. アドオンを設定する
正常にインストールできていれば、右上のアドオンにEmail Notifications for Google Formsが追加されています。こちらをクリックして設定を行なっていきましょう。
「Create Email Notification」をクリックします。
右下にアドオンの設定画面が表示されるので、こちらを入力していきましょう。
入力する項目は次の通りです。
| 項目名 | 内容 |
| Rule Name | メール設定の管理用の名前 |
| Email Address(es) to Notify | 通知先メールアドレス |
| Sender’s Email | 送信元メールアドレス |
| Sender’s Name | 送信者名 |
| Reply to Adress | 返信を受け付けるメールアドレス |
なお、自動返信メールのみを実装し、管理者への通知メールが必要ない場合は、「Email Address(es) to Notify」は空欄のままで構いません。
管理者への通知メールを設定したい場合は、こちらの記事をご覧ください。
>> 【全解説】Googleフォームの回答をメール通知する方法
4. 自動返信メールの内容を作成する
次に、自動返信メールの内容を作成していきます。
「Use a visual editor」を選択し、「EDIT」をクリックして編集を始めます。
以下のような画面が表示されるので、こちらで編集をします。自動返信メールとして送信したい内容を入力しましょう。
Email Subjectにメールの件名、Email Message Bodyにはメールの本文を入力します。
件名と本文には変数を設定し、フォームの回答によって内容を変えることができます。変数を挿入するには、右下の「Add Form Field」をクリックし、挿入したい項目を選択します。
「Add Form Field」をクリックすると、挿入できる変数の一覧を確認することができます。
「Answer to」にはGoogleフォームに設定した項目があり、これらの項目を挿入すると、フォームの回答がメール本文に表示されます。
また、「Generic」で有効に使える項目は、以下の通りです。
| 項目名 | 内容 |
|---|---|
| All Answers | 回答内容全て |
| Response Date | 回答日時 |
| Response Number | 受付番号 |
今回は次のように自動返信メールを作成しました。
| 件名：イベントお申し込みを承りました ※このメールはシステムからの自動返信です {{お名前}} 様 お世話になっております。 この度は、弊社開催のイベントにお申し込みいただき、 以下の内容で参加をお受けいたしましたので、 {{All Answers}} それでは、当日お会いできるのを楽しみにしております。 イベントに関して、ご質問等ございましたら |
自動返信メールの内容については、以下の記事でテンプレートを紹介していますので、効率的にメールを作成したい方はぜひご覧ください。
>> 【保存版】コピペで使える自動返信メールの例文まとめ！用途別に8つのテンプレートを紹介
入力が完了したら「Save」で保存し、「Notify Form Submitter?」にチェックを入れます。また、「Submitter Email Field」には、メールアドレスを入力する項目を選択します。
全ての設定が完了したら、「SAVE RULE」をクリックします。これで自動返信メールの設定は完了です。
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アドオン「Email Notifications for Google Forms」の制限
「Email Notifications for Google Forms」は、Googleフォームにさまざまな拡張機能を追加できるアドオンです。
自動返信メールを実装できる以外にも、回答の受信通知を設定したり、フォームへの回答数を制限する機能などが備わっているなど、非常に便利なアドオンですが、FREEプランだと1日20件までの送信制限があるので、フォームから多く送信が見込まれる場合には契約プランを見直しましょう。
| プラン | 料金 |
|---|---|
| FREE | 無料 |
| STANDARD | 3.25ドル/ユーザー/月 |
| ENTERPRISE | 7.25ドル/ユーザー/月 |
有料プランでは、無料のGoogleアカウントを使用している場合1日に400件まで、Google Workspaceアカウントの場合1日に1500件まで自動返信メールの送信が可能になります。
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回答データのラベルは自動生成し、用途に応じたメールテンプレートも豊富に用意しているため、誰でも簡単に自動返信メールが作成可能です。
自動返信メールを含めた、フォームランのメール配信機能の詳細が知りたい方は、以下のページをご覧ください。
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Googleフォームでも自動返信メールは設定できますが、送信できるのは回答のコピーのみ。件名や文面のカスタマイズには制限があり、ビジネスでフォームの用途に合わせた自動返信メールを送るには、Googleフォームではやや物足りなさを感じる方も多いでしょう。
弊社のフォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」なら、件名・本文・差出人名・返信先・CC/BCCまで柔軟にカスタマイズできる、自動返信メール機能を標準搭載しています。
名前や問い合わせ内容を反映させつつ、メール文章を自由に編集できるため、ビジネスにおけるフォーム送信後の丁寧な顧客対応が実現します。
さらに、メールの開封や送信失敗も確認できるため、自動返信メール送信後の対応方法も個別に行うことが可能です。
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Googleフォームの自動返信メールの設定後にすべきこと
Googleフォームで自動返信メールを設定したら、そのあとにすべきことがあります。
動作テストを実施する
設定が完了したら、正常に自動返信メールが送信されるかの動作テストを必ず行いましょう。
テストでは、フォームを作成したGoogleアカウントとは別のアカウントでログインし、フォームを送信してください。送信後、自動返信メールが届くか、内容は合っているかを確認します。
送信できていると思っても、変数の設定やアドオンの設定ミスで送られていない可能性もあります。必ずテストを行いましょう。
返信用のメール文面を見直す
メールの自動返信設定が完了したら、メールの文面を見直しましょう。
伝えたい内容が相手に正しく伝わるか・不快感を与えないか、や、誤字脱字がないか確認してください。
自動返信メールは、フォームに回答してくれたユーザーとコミュニケーションが図れる最後の接点です。
企業に対して、良い印象を持ったまま回答を終えてもらう意識が必要です。
詳しい例文が知りたい方は用途別のメールテンプレートを紹介しているこちらの記事をご覧ください。
>> 【保存版】コピペで使える自動返信メールの例文まとめ！用途別に8つのテンプレートを紹介
マーケティングに活用する
Googleフォームから得られた顧客の情報は、マーケティングに活用することができます。
問い合わせフォームや応募フォームから送信したということは、自社のサービスなどに関心がある可能性が高いです。こういった顧客のメールアドレスや電話番号などをリストにしておき、連絡をすることで成果が得られるはずです。
Googleスプレッドシートを利用してリストを簡単に作る方法はこちらの記事をご覧ください。
>> Googleフォームをスプレッドシートに連携する方法とは？画像17枚でわかりやすく解説
一度フォームから連絡のあった顧客にアプローチし成果を得るには、顧客のリストに一斉にメールなどで連絡をする必要がありますが、Googleフォームにはそういった機能はありません。一度連絡のあった顧客にマーケティングを行う際には、一斉メール配信機能があるツールを選ぶ必要があります。
Googleフォームの自動返信が届かない・来ない4つの原因と対策
設定を完了し動作テストを行っても、メールが届かない場合があります。その際にチェックすべき4つのポイントを解説します。
- フォームに入力したメールアドレスに間違いがある
最も多い原因は、回答者によるアドレスの入力ミスです。1文字でも間違っていると自動返信は届きません。
質問項目の設定で「回答の検証」を有効にし、「テキスト ＞ メールアドレス」を選択しましょう。これにより、メールアドレスの形式以外（@がない等）は送信できないように制限をかけることができ、ミスを大幅に減らせます。 - 迷惑メールフォルダに振り分けられている
回答者が迷惑メールフィルターや受信拒否設定をしている場合、自動返信メールが迷惑メールフォルダに直行してしまうことがあります。
フォームの完了画面（送信後に表示されるメッセージ）に「自動返信メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダをご確認ください」と一言添えておくと、問い合わせを減らすことができます。 - アドオンの機能制限（送信上限）に達している
アドオン（Email Notifications for Google Formsなど）を利用している場合、無料プランでは1日の送信数に「最大20件まで」といった厳しい制限があります。
上限を超えると、設定が正しくてもメールは送信されません。1日の回答数が20件を超える見込みがある場合は、有料プランへのアップグレードか、制限のない外部ツールの利用を検討してください。 - Google Workspaceの送信制限に引っかかっている
アドオンを使わない標準機能やGASであっても、Googleアカウント自体に1日のメール送信上限（例：無料版アカウントは1日100通程度など）が存在します。
短時間に大量の回答が集中するキャンペーンなどでは、Googleの制限により送信が止まるリスクがあることを念頭に置く必要があります。
よくある質問（FAQ）
Q. Gmail以外のメールアドレス（Outlookや携帯メール）にも送れますか？
A. 「回答者からの入力」設定にしていれば可能です。
設定画面で「メールアドレスを収集する」を「回答者からの入力」に設定してください。
これにより、回答者が入力した任意のアドレスへ返信が可能になります。「確認済み」を選択するとGoogleアカウントへのログインが必須となり、送信先もGmailに限定されてしまうので注意しましょう。
Q. 自動返信メールの件名や本文を好きな文章に変えたい
A. 標準機能では不可能です。
Googleフォームの標準機能で送れるのは、回答内容のコピーのみです。会社名を名乗ったり、独自の案内文を入れたりしたい場合は、アドオンを利用するか、formrunのような柔軟なカスタマイズが可能なツールの利用をおすすめします。
まとめ：自動返信メールを設定して業務を効率化しよう
自動返信メールを設定しておくことで、フォームに回答したユーザーに安心感を与えることができるだけでなく、フォームの管理者にとっても、送信を自動化し業務を効率化できるというメリットがあります。
今回ご紹介した手順通りに行えば、誰でも簡単に自動返信メールを設定できます。無料から始めることができる方法なので、ぜひ実践してみてはいかがでしょうか。
フォーム送信後、自動で丁寧な返信メールを送りたいと考えている方には、ノーコードで使える「formrun（フォームラン）」がおすすめです。
formrunなら、フォーム送信と同時にカスタマイズした自動返信メールが送信可能です。フォーム回答で収集した問い合わせ内容を自動で差し込めるので、どんな場面でも信頼感のある自動返信メールが完成します。
フォームごとに異なる自動返信メールが用意できるため、フォームの用途に応じて柔軟な自動メール返信が実現します。
Googleアカウントがあれば、ワンクリックですぐに始められます。自動返信メールによる顧客対応の質を上げたい方は、ぜひformrunをご活用ください。
formrunやフォーム作成や顧客管理に関する情報を発信しております。
EFO（エントリーフォーム最適化）や問い合わせ対応など、
フォームに関するお悩みを解決します。
