イベント受付フォームやアンケート作成に便利な「Googleフォーム」。
自動返信メールを送信する機能も標準で搭載されています。標準機能のみだと出来ることも限られているのですが、アドオンを活用することでカスタマイズも可能です。
今回の記事では、Googleフォームに自動返信メールを簡単に設定する方法やカスタマイズする方法を、画像付きで詳しく紹介します。無料でできるため、Googleフォームを使用している方はぜひ試してみてください。
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Googleフォームに自動返信メールを設定する3つの方法
Googleフォームに自動返信メールを実装するには、Googleの編集画面で行う方法とアドオンと呼ばれるものを利用する方法、スクリプトを利用する方法の3つがあります。
①Googleの編集画面から設定する方法
1つ目の方法は、Googleフォームの管理画面から自動返信メールを設定する方法です。Googleフォームの初期設定では自動返信メールが送られない設定になっているので、自分で設定が必要なのです。
この方法は 管理画面を操作するだけでいいので、アドオンを利用する方法よりも手軽に設定できるのがメリットです。
ただし、 メッセージの内容は編集できないためアドオンよりも柔軟性が低く、自動返信先のメールアドレスの指定や、自動返信メールの文面変更などができないので注意しましょう。
②アドオンを利用する方法
2つ目の方法は、アドオンを利用して設定する方法です。
アドオンとは、アプリに追加できる拡張機能のことを指します。Googleの提供するサービスにはさまざまなアドオンがありますが、この アドオンをインストールすることでアプリに標準搭載されていない機能を追加できます。
Googleフォームに関してもアドオンを利用することで、より柔軟に自動返信メール機能を使用することができます。
編集画面で設定する方法とは異なり、自動返信メールの件名や本文を自由にカスタマイズできるので、回答者に対してより丁寧な対応ができます。しかし カスタマイズ性が高い分、手順がやや複雑になるというデメリットもあります。
また、無料プランで送れるのは1日20通までです。
③スクリプトを利用する方法
簡易的な プログラム言語であるスクリプトを利用し、自動返信メールを設定できます。
スクリプトを利用し設定するには、GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを関連づけておく必要があります。
連携させたスプレッドシートの「拡張機能」、「App Script」を順にクリックし、コードを記述することで設定可能です。
Googleフォームの編集画面から設定する方法やアドオンを利用する方法と比べて 難易度が高いため、自社内にコードについての知識を持つ人がいる場合に検討しましょう。
今回はGoogleの管理画面で設定する方法」と、Googleフォームに自動返信メール機能を追加できる「Email Notifications for Google Forms」というアドオンを利用した方法をそれぞれ詳しく解説していきます。
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Googleフォームの自動返信方法をフォーム編集画面から設定する
まずは、Googleフォームの編集画面から設定する方法を3つのステップで解説します。
1.Googleフォームの設定画面を開く
Googleフォームを開くと、「パーソナル」と「ビジネス」が表示されます。「ビジネス」は、セキュリティ機能と管理機能がついており、チームでの利用に適したものです。使用するにはGoogle Workspaceに登録する必要があります。簡単にフォームを作成する場合は、「パーソナル」で十分です。
「Googleフォームを使ってみる」を選択すると、フォームの設定画面が開きます。「新しいフォームを作成」からお好きなフォームのテンプレートを選択してください。ここでは「空白」を選択します。
フォームの編集画面が表示されたら、画面上部に3つの項目（質問・回答・設定）の項目が並んでいます。その中の「設定」を開きましょう。
2.「メールアドレスを収集する」をオンにする
設定画面の「回答」の右にある「∨」を開き、「メールアドレスを収集する」をオンにしてください。
オンにすると、「回答のコピーを回答者に送信」という項目が出てくるので、「常に表示」か「リクエストされた場合」のいずれかを選択します。
「常に表示」では常に回答者にコピーした内容が送られますが、「リクエストされた場合」では回答するユーザーのフォーム画面に「回答のコピーを自分宛に送信する」の選択肢が表示され、ユーザーが自分で回答を送信するかを選ぶことができます。
3.作成した内容を確認する
自動返信の設定を行いフォームの項目を作成したら、画面右上の目のアイコンをクリックしてプレビューをチェックしましょう。
フォームの下部に「回答のコピーが指定したアドレスにメールで送信されます。」もしくは「回答のコピーを自分宛に送信する」の表示があれば、設定ができています。
以上がGoogleフォームの管理画面で自動返信の設定を行う方法です。
しかし、Googleフォームの標準機能では、自動返信先のメールアドレスの指定や複数のアドレスの送信、自動返信の文面の変更には対応していません。
少し設定の難易度は上がりますが、次の章で解説するアドオンを利用することでこれらを解決することができますので確認してみてください。
Googleフォームの自動返信方法をアドオンで設定する
Googleフォームに自動返信メールを実装する「アドオン」と呼ばれる機能の概要と、使う方法を4つのステップで解説します。
アドオンとは、Googleフォームに追加できる拡張機能のことを指します。Googleの提供するサービスにはさまざまなアドオンがあり、アドオンをインストールすることで、標準搭載されていない機能を追加することができます。
1. メールアドレス収集の設定をオンにする
まず、アドオンで自動返信メールを設定するためには、 回答者が自分のメールアドレスを記入する項目が必要になります。
こちらの項目がなければ自動返信メールを送信できないので、忘れずに追加しておきましょう。
2. アドオンを追加する
続いて、Googleフォームに「Email Notifications for Google Forms」アドオンを追加します。
まずは右上のメニューから、「アドオン」をクリックします。
検索窓に「Email Notifications for Google Forms」と入力し、該当のアドオンをクリックします。
アドオンのページが表示されたら、インストールをクリックしましょう。
アカウントの承認が必要になるので、「続行」をクリックし、ログインしてアドオンのインストールを許可します。
3. アドオンを設定する
正常にインストールできていれば、右上のアドオンにEmail Notifications for Google Formsが追加されています。こちらをクリックして設定を行なっていきましょう。
「Create Email Notification」をクリックします。
右下にアドオンの設定画面が表示されるので、こちらを入力していきましょう。
入力する項目は次の通りです。
| 項目名 | 内容 |
| Rule Name | メール設定の管理用の名前 |
| Email Address(es) to Notify | 通知先メールアドレス |
| Sender’s Email | 送信元メールアドレス |
| Sender’s Name | 送信者名 |
| Reply to Adress | 返信を受け付けるメールアドレス |
なお、自動返信メールのみを実装し、管理者への通知メールが必要ない場合は、「Email Address(es) to Notify」は空欄のままで構いません。
管理者への通知メールを設定したい場合は、こちらの記事をご覧ください。
>> 【全解説】Googleフォームの回答をメール通知する方法
4. 自動返信メールの内容を作成する
次に、自動返信メールの内容を作成していきます。
「Use a visual editor」を選択し、「EDIT」をクリックして編集を始めます。
以下のような画面が表示されるので、こちらで編集をします。自動返信メールとして送信したい内容を入力しましょう。
Email Subjectにメールの件名、Email Message Bodyにはメールの本文を入力します。
件名と本文には変数を設定し、フォームの回答によって内容を変えることができます。変数を挿入するには、右下の「Add Form Field」をクリックし、挿入したい項目を選択します。
「Add Form Field」をクリックすると、挿入できる変数の一覧を確認することができます。
「Answer to」にはGoogleフォームに設定した項目があり、これらの項目を挿入すると、フォームの回答がメール本文に表示されます。
また、「Generic」で有効に使える項目は、以下の通りです。
| 項目名 | 内容 |
|---|---|
| All Answers | 回答内容全て |
| Response Date | 回答日時 |
| Response Number | 受付番号 |
今回は次のように自動返信メールを作成しました。
| 件名：イベントお申し込みを承りました ※このメールはシステムからの自動返信です {{お名前}} 様 お世話になっております。 この度は、弊社開催のイベントにお申し込みいただき、 以下の内容で参加をお受けいたしましたので、 {{All Answers}} それでは、当日お会いできるのを楽しみにしております。 イベントに関して、ご質問等ございましたら |
自動返信メールの内容については、以下の記事でテンプレートを紹介していますので、効率的にメールを作成したい方はぜひご覧ください。
>> 【保存版】コピペで使える自動返信メールの例文まとめ！用途別に8つのテンプレートを紹介
入力が完了したら「Save」で保存し、「Notify Form Submitter?」にチェックを入れます。また、「Submitter Email Field」には、メールアドレスを入力する項目を選択します。
全ての設定が完了したら、「SAVE RULE」をクリックします。これで自動返信メールの設定は完了です。
アドオン「Email Notifications for Google Forms」の制限
「Email Notifications for Google Forms」は、Googleフォームにさまざまな拡張機能を追加できるアドオンです。
自動返信メールを実装できる以外にも、回答の受信通知を設定したり、フォームへの回答数を制限する機能などが備わっているなど、非常に便利なアドオンですが、FREEプランだと1日20件までの送信制限があるので、フォームから多く送信が見込まれる場合には契約プランを見直しましょう。
| プラン | 料金 |
|---|---|
| FREE | 無料 |
| STANDARD | 3.25ドル/ユーザー/月 |
| ENTERPRISE | 7.25ドル/ユーザー/月 |
有料プランでは、無料のGoogleアカウントを使用している場合1日に400件まで、Google Workspaceアカウントの場合1日に1500件まで自動返信メールの送信が可能になります。
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フォームランは、アドオンの追加や細かな設定は一切不要で、たったのワンクリックで自動返信メールを無制限に送れます。
回答データのラベルは自動生成し、用途に応じたメールテンプレートも豊富に用意しているため、誰でも簡単に自動返信メールが作成可能です。
自動返信メールを含めた、フォームランのメール配信機能の詳細が知りたい方は、以下のページをご覧ください。
>>フォームランなら管理画面が直接メールを送信できる！
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Googleフォームでも自動返信メールは設定できますが、送信できるのは回答のコピーのみ。件名や文面のカスタマイズには制限があり、ビジネスでフォームの用途に合わせた自動返信メールを送るには、Googleフォームではやや物足りなさを感じる方も多いでしょう。
弊社のフォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」なら、件名・本文・差出人名・返信先・CC/BCCまで柔軟にカスタマイズできる、自動返信メール機能を標準搭載しています。
名前や問い合わせ内容を反映させつつ、メール文章を自由に編集できるため、ビジネスにおけるフォーム送信後の丁寧な顧客対応が実現します。
さらに、メールの開封や送信失敗も確認できるため、自動返信メール送信後の対応方法も個別に行うことが可能です。
「サンクスメールをもっと丁寧に送りたい」「送信後の対応を印象良く終えたい」と感じている方は、formrunの自動メール返信で、次につながる顧客対応”を始めてみてください。
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Googleフォームの自動返信メールの設定後にすべきこと
Googleフォームで自動返信メールを設定したら、そのあとにすべきことがあります。
動作テストを実施する
設定が完了したら、正常に自動返信メールが送信されるかの動作テストを必ず行いましょう。
テストでは、フォームを作成したGoogleアカウントとは別のアカウントでログインし、フォームを送信してください。送信後、自動返信メールが届くか、内容は合っているかを確認します。
送信できていると思っても、変数の設定やアドオンの設定ミスで送られていない可能性もあります。必ずテストを行いましょう。
返信用のメール文面を見直す
メールの自動返信設定が完了したら、メールの文面を見直しましょう。
伝えたい内容が相手に正しく伝わるか・不快感を与えないか、や、誤字脱字がないか確認してください。
自動返信メールは、フォームに回答してくれたユーザーとコミュニケーションが図れる最後の接点です。
企業に対して、良い印象を持ったまま回答を終えてもらう意識が必要です。
詳しい例文が知りたい方は用途別のメールテンプレートを紹介しているこちらの記事をご覧ください。
>> 【保存版】コピペで使える自動返信メールの例文まとめ！用途別に8つのテンプレートを紹介
マーケティングに活用する
Googleフォームから得られた顧客の情報は、マーケティングに活用することができます。
問い合わせフォームや応募フォームから送信したということは、自社のサービスなどに関心がある可能性が高いです。こういった顧客のメールアドレスや電話番号などをリストにしておき、連絡をすることで成果が得られるはずです。
Googleスプレッドシートを利用してリストを簡単に作る方法はこちらの記事をご覧ください。
>> Googleフォームをスプレッドシートに連携する方法とは？画像17枚でわかりやすく解説
一度フォームから連絡のあった顧客にアプローチし成果を得るには、顧客のリストに一斉にメールなどで連絡をする必要がありますが、Googleフォームにはそういった機能はありません。一度連絡のあった顧客にマーケティングを行う際には、一斉メール配信機能があるツールを選ぶ必要があります。
Googleフォームの自動返信が届かない・来ない3つの原因
3つの方法のいずれかで自動返信を設定し、動作テストを実施したにもかかわらず、Googleフォームの自動返信が届かないケースがあります。
考えられる3つの原因について解説します。
1.フォームに入力したアドレスに間違いがある
Googleフォームの自動返信が届かない原因の1つ目に挙げられるのは、アドレスの入力ミスです。
Googleフォームに入力されたアドレスに対して自動返信を送るため、アドレスが1文字でも間違っていると届きません。
ドットや@の抜けがないか、フォームに入力されたアドレスを確認し、もう1度試してみましょう。
2.メールが迷惑メールのフォルダに振り分けられている
Googleフォームの自動返信が届かない原因の2つ目は、メールが迷惑メールのフォルダに振り分けられているケースです。
フォームに入力し送信した人が迷惑メールや受信拒否の設定をしていた場合、フォームからの自動返信が受信フォルダではなく迷惑メールのフォルダに届くことがあります。
自動返信メールが届かない旨の問い合わせがあった際には、迷惑メールのフォルダに振り分けられていないか確認してもらいましょう。
3.アドオンの機能制限に引っかかっている
アドオンを利用して自動返信を設定していると、機能制限に引っかかることがあります。
無料版のアドオンは、1日あたりの自動返信数が最大20件であり、上限を超えると自動返信されません。
Googleフォームを利用する数が多く、20件では足りないおそれがある際は有料版の利用を検討しましょう。
まとめ：自動返信メールを設定して業務を効率化しよう
自動返信メールを設定しておくことで、フォームに回答したユーザーに安心感を与えることができるだけでなく、フォームの管理者にとっても、送信を自動化し業務を効率化できるというメリットがあります。
今回ご紹介した手順通りに行えば、誰でも簡単に自動返信メールを設定できます。無料から始めることができる方法なので、ぜひ実践してみてはいかがでしょうか。
フォーム送信後、自動で丁寧な返信メールを送りたいと考えている方には、ノーコードで使える「formrun（フォームラン）」がおすすめです。
formrunなら、フォーム送信と同時にカスタマイズした自動返信メールが送信可能です。フォーム回答で収集した問い合わせ内容を自動で差し込めるので、どんな場面でも信頼感のある自動返信メールが完成します。
フォームごとに異なる自動返信メールが用意できるため、フォームの用途に応じて柔軟な自動メール返信が実現します。
Googleアカウントがあれば、ワンクリックですぐに始められます。自動返信メールによる顧客対応の質を上げたい方は、ぜひformrunをご活用ください。
formrunやフォーム作成や顧客管理に関する情報を発信しております。
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