「顧客情報の管理が煩雑で、どこから手をつければいいのかわからない」
「高価なCRMソフトを導入する予算がない」
「チームでリアルタイムに顧客情報を共有したいけど、適切なツールが見つからない」
このような課題を抱えていませんか？
スプレッドシートを活用した顧客管理は、多くのビジネスにおいて効率的でコスト効果の高い方法です。この記事では、スプレッドシートを使って顧客管理を行うためのテンプレート紹介とその使い方、メリット、デメリットなどについて詳しく解説します。
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目次
スプレッドシートを使った顧客管理のメリットとデメリット
スプレッドシートを使った顧客管理のメリット
- コストがかからない
スプレッドシートは、基本的には無料で使用できます。これにより、高価な顧客管理ソフトウェアを購入する必要がなくなります。 - 柔軟性とカスタマイズ
スプレッドシートは自由にカスタマイズできるため、ビジネスの特定のニーズに合わせて使うことができます。新しい列やシートを追加したり、既存のものを調整したりすることで、自社に最適な顧客管理システムを構築できます。 - データの可視化
スプレッドシートのグラフ作成機能やピボットテーブルを使うことで、顧客データを視覚的に表示しやすくなります。これにより、データ分析や営業戦略の立案が容易になります。
スプレッドシートを使った顧客管理のデメリット
- データの安全性
スプレッドシートは誰でもアクセス可能になるリスクがあります。特にGoogleスプレッドシートを共有する場合、適切なアクセス権限を設定しなければ、機密情報が漏洩する恐れがあります。 - 手動作業の負担
データの入力や更新は基本的に手動で行う必要があります。これにより、入力ミスが発生しやすくなり、データの正確性を保つために多くの時間と労力がかかります。 - 高度な分析機能の不足
スプレッドシートは基本的な分析やグラフ作成には十分ですが、高度なデータ分析機能や自動化機能が不足しています。専用のCRMシステムやBIツールと比べると、分析機能が制限されています。
メリット・デメリットまとめ
スプレッドシートを使った顧客管理は、手軽にはじめらえることが最大のメリットだといえます。そのため、とりあえず顧客や営業管理をはじめてみたいという方には向いているでしょう。
一方で、基本的には手作業で全て管理、分析が必要になるため一定の工数は必要になります。また、セキュリティ上のリスクがあるため、個人情報を取り扱う場合には十分に注意をする必要があります。
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Google公式テンプレートの紹介と使い方
公式公開テンプレート「顧客関係管理シート」
Google公式ページで提供されている「顧客関係管理シート」は、Googleスプレッドシートのテンプレートギャラリーで公開されています。
このテンプレートは、基本的な顧客管理に必要な項目があらかじめ設定されており、Googleスプレッドシートを使っている方なら誰でもすぐに使用することができます。
「顧客関係管理シート」の使い方
- テンプレートのアクセス方法
Googleスプレッドシートを開き、「ファイル」メニューから「新規作成」→「テンプレートギャラリー」を選択します。「顧客関係管理」テンプレートを検索して選択します。 - 基本情報の入力
新規顧客の名前、連絡先、住所、企業名などの基本情報を入力します。各列に対して適切なデータを入力し、必要に応じてカスタマイズします。 - 取引情報の追加
過去の購入履歴や問い合わせ履歴、契約情報を入力します。新しい取引が発生するたびに、データを追加して更新します。 - ステータスとメモの活用
顧客のステータス（例：新規、リピート、優良）を更新し、顧客に関する特記事項をメモに記録します。フォローアップが必要な日付やアクションもメモに記載します。 - データの分析と可視化
ピボットテーブルやグラフを使って、顧客データを分析し、視覚的に表示します。これにより、顧客の動向や販売パターンを把握しやすくなります。
顧客管理に必要な項目と運用の流れ
顧客管理に必要な項目
基本情報
- 顧客名: 顧客の名前
- 連絡先: 電話番号やメールアドレス
- 住所: 顧客の住所
- 企業名: 顧客が所属する企業名（B2Bの場合）
取引情報
- 購入履歴: 過去に購入した商品やサービスの履歴
- 問い合わせ履歴: 顧客からの問い合わせやサポートリクエストの履歴
- 契約情報: 契約開始日、終了日、契約内容
その他の情報
- メモ: 顧客に関する特記事項やメモ
- ステータス: 顧客のステータス（例：新規、リピート、優良）
運用フローと各項目の使い方
新規顧客の登録
- 基本情報の入力
新規顧客の名前、連絡先、住所、企業名を「基本情報」に入力します。 - 初回取引情報の記録
初回の購入履歴や問い合わせ履歴を「取引情報」に入力します。 - フォローアップの設定
フォローアップが必要な日付やアクションを「メモ」に記載します。
顧客情報の更新
- 基本情報の更新
定期的に顧客の基本情報を確認し、変更があれば「基本情報」を更新します。 - 取引情報の追加
新たな購入履歴や問い合わせ履歴を「取引情報」に追加します。 - メモの追加
顧客に関する特記事項を随時「メモ」に記録します。
顧客ステータスの管理
- ステータスの更新
顧客のステータス（例：新規、リピート、優良）を「ステータス」に定期的に更新します。 - リピート率の分析
スプレッドシートのフィルター機能を使ってリピート率を計算し、「取引情報」を分析します。
定期フォローアップ
- フォローアップの設定と実施
定期的なフォローアップのタイミングを「メモ」に設定し、実施した内容を記録します。 - フォローアップ内容の記録
実施したフォローアップの内容や結果を「メモ」に記載します。
営業管理に必要な項目と運用の流れ
営業管理に必要な項目
基本情報
- 営業担当者名: 営業担当者の名前
- 連絡先: 営業担当者の電話番号やメールアドレス
- 担当エリア: 営業担当者が担当する地域やエリア
活動情報
- 訪問記録: 顧客訪問の記録、訪問日時、訪問内容
- 電話対応記録: 顧客への電話対応の記録、日時、対応内容
- メール送信記録: 顧客へのメール送信の記録、送信日時、内容
業績情報
- 売上目標: 営業担当者ごとの売上目標
- 実績売上: 実際の売上金額
- 達成率: 売上目標に対する達成率
運用フローと各項目の使い方例
新規営業案件の管理
- 基本情報の入力
新規営業案件の担当者名、連絡先、担当エリアを「基本情報」に入力します。 - 訪問記録の記入
顧客訪問の日時と内容を「訪問記録」に記録します。 - フォローアップの設定
次回訪問や電話のタイミングを「訪問記録」または「メモ」に設定し、記載します。
既存顧客のフォロー管理
- 基本情報の更新
既存顧客の情報を確認し、必要に応じて「基本情報」を更新します。 - 活動記録の追加
新たな訪問記録や電話対応記録を「訪問記録」や「電話対応記録」に追加します。 - フォローアップの計画
定期的なフォローアップのタイミングを「メモ」に設定し、記載します。
売上目標の管理
- 売上目標の設定
各営業担当者の売上目標を「売上目標」に入力します。 - 実績売上の記録
実際の売上金額を「実績売上」に記録します。 - 達成率の計算
売上目標に対する達成率を計算し、「達成率」を分析します。
スプレッドシート以外の顧客管理・営業管理方法
CRMシステムの導入
スプレッドシートでの顧客管理が煩雑になった場合や、より高度な管理が必要な場合は、専用のCRMシステムの導入を検討してみてください。CRMシステムは、顧客情報の自動化や詳細なデータ分析を提供し、効率的な営業活動をサポートします。
推奨するCRMシステム
- Salesforce
世界中で使用されている有名なCRMシステム。高度な機能とカスタマイズ性が特徴です。 - HubSpot CRM
無料プランも提供されている使いやすいCRMシステム。中小企業にも適しています。 - Zoho CRM
コストパフォーマンスが高く、多機能なCRMシステム。幅広いビジネスに対応可能です。
スプレッドシートは初期の顧客管理には有効ですが、データ量が増えたり、管理が複雑化したりする場合は、専用のツールを活用することで、より効果的に顧客管理を行うことができます。
手軽にはじめられて効率的に顧客管理するならformrun
formrunは、専門的な知識なしで簡単にフォームを作成と顧客管理ができるツールです。セキュリティ体制も充実しているため安心して顧客情報を管理することができます。
顧客が入力したフォームからの情報は、管理画面に自動的に蓄積され、顧客対応をする場合には、進捗ステータスや担当の管理ができます。顧客情報の分析、CSVやスプレッドシートへの出力機能も充実しているため効率的な運用をサポートします。
reCAPTCHA機能やSSL/TLSによるデータ暗号化、サーバーは24時間体制で管理するなどセキュリティ体制も充実しています。大切な顧客データを安心して扱えます。
無料のプランを用意しているので、ぜひ1度フォームを作ってみてください。
まとめ
スプレッドシートを利用した顧客管理は、多くのビジネスにおいて手軽で費用対効果の高い方法です。Googleスプレッドシートの無料テンプレートを活用することで、迅速に管理システムを構築できます。この記事で紹介したメリット・デメリットを理解し、効果的に活用することで、顧客情報の整理と分析ができるようになるかと思います。
また、顧客管理や営業管理の運用フローを参考に、具体的な項目の使い方を実践することで、管理業務の効率化が図れます。もし、データ量が増えたり、管理が煩雑になったりした場合は、CRMシステムの導入を検討してみてください。専用のCRMシステムを利用することで、さらに高度な顧客管理とデータ分析が可能になります。
スプレッドシートでの顧客管理は工数やセキュリティ上難しいが、CRMだと高価かつ難しいという場合はformrun（フォームラン）をご活用ください。初期費用も0円で、無料プランをご用意しているため始めやすく、安全のセキュリティ対策がされた環境で顧客管理をすることができます。ぜひ1度お試しください。
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