イベント運営者必見!2社の垣根を越え、フォーム作成から参加者の情報確認、運営までスムーズに行うためにformrunが魅力的な理由とは?(株式会社sotokoto online 様)

導入事例集

日本の各地域に密着した活動や取り組みを発信し続けている株式会社sotokoto online

同社は「社会や環境がよくなって、そしておもしろい」をテーマとしたソーシャル&エコ・マガジン『ソトコト』を出版しており、2019年4月からは『ソトコト』のオンラインメディア「sotokoto online」をオープンしました。

SDGsやソーシャルな取り組み、地域の未来をカジュアルに楽しく取り上げる環境省主催の「SDGsローカルツアー」では、全国各地を訪れ、SDGsやソーシャルな取り組み、地域の未来をカジュアルに楽しく取り上げています。

今回はイベントフォームでformrunをご活用いただいている株式会社sotokoto online取締役兼オンラインディレクターの北野様、ソトコト編集部の井上様、「sotokoto online」の共同運営会社である株式会社インタースペースのメディア編集グループの定塚様にお話を伺いました。

事業内容月刊「ソトコト」発行及び「sotokoto online」運営事業
主な用途イベントフォーム
推しの機能フォームのコピー機能
iframe埋め込み機能
目から鱗の機能Googleスプレッドシートの連携
Slack通知機能
「生年月日」項目で初期値を設定できる機能
利用プランPROFESSIONALプラン

現在、どのような用途でformrunをご利用されていますか。また、導入理由も教えてください。

井上様私たちは環境省とタッグを組み、SDGsやソーシャルな取り組みを広くカジュアルに知っていただく場として「SDGsローカルツアー」を開催しております。

その参加申し込みフォームで、formrunを活用しています。

北野様SDGsローカルツアーは日本各地で開催しており、イベントを開催するたびに新規フォームを作成しています。

以前、他のイベントでは別のフォームを利用していたのですが、

  • フォームが独立して存在し、集約して管理することが難しいこと
  • 管理画面を公開してしまうリスクがあること
  • ビジュアルがチープ

の3つに課題を感じていました。

そのフォームサービスは1つ1つのフォームが独立して存在しており、所属チームや組織ごとにフォームを管理する煩雑さがありました

一方、formrunはチームごとの契約体系となっており、フォームを作成するとチームの中に自動で組み込まれるため、1チームの中で複数のフォームを管理することができます。

視認性が高いため、確認などに割く時間を減らせると考え、formrunの導入を決めました。

他社が提供するフォームサービスによっては、フォームへのアクセス権限を間違えて設定してしまうと、管理画面側に入れてしまう恐れがあるため、フォームを作成するたびに慎重になる必要がありました。

しかし、formrunの場合はチーム、および、フォームのメンバーに所属している人のみが管理画面にアクセス可能です。

管理画面へのアクセスには必ずメールアドレスとパスワードの入力が必要とされるため、安心してツールを利用できることも決め手の一つでした。

井上様また、PROFESSIONALプランを導入した理由として、

  • イベントに必要となるフォームが複数必要
  • フォームを管理するメンバーが複数人必要
  • Googleスプレッドシートの自動出力機能を利用したい

の3つがありました。

環境省主催のイベントを運営するにあたって、formrunのセキュリティ面は気になりましたか。

井上様はい、やはりその点は慎重になりました。

北野様formrunの導入検討時に、セキュリティに関する情報をホームページ見たところ、国際規格である「ISO 27001 (ISMS)」の認証を取得していたり、SSL(Secure Sockets Layer)/ TLS(Transport Layer Security)による暗号化を行っていたりと、情報セキュリティの高さを確認することができました。

様々なフォームツールを比較しても、フリーミアムモデルのサービスでformrun以上にセキュリティレベルの高いものはないと判断し、formrunを導入しました。

北野様インタビュー風景

formrunを導入して良かったと思う瞬間はありましたか。

北野様フォームの作成からサイトへの埋め込みが5分でできたときですね。

以前、募集開始する直前にイベント申し込みフォームを作成していないことに気づき、フォームの作成が間に合うか焦ったことがありました。

しかし、

の2つを利用することでフォーム作成から、サイトにフォームを設置するまで5分もかからずに完了させることができました。

「SDGsローカルツアー」のイベントフォームで設置するフォーム項目はどれもほぼ同じです。

そのため、フォームのコピー機能を利用し、必要な変更を加えるだけで簡単にフォームを作成できました。

「SDGsローカルツアー」のイベントフォーム

こちらはSDGsローカルツアーの申し込みフォームです

 

エンジニアの手を借りなくてもフォームをサイトに設置できるiframe埋め込み機能は、他のフォームツールでも用意されていますが、フォームの表示サイズを埋め込み先のサイトに合わせるなどの調整を自分で行う必要があることが多いです。

しかし、formrunの場合は、フォームの表示サイズが埋め込み先のサイトの幅に自動で調節されるため、スクリプトを設置する際に手間がかかることはありませんでした。

このときは本当に助かりました。

定塚様また、フォームを複数人で管理できることも魅力のひとつです。

オンラインメディア「sotokoto online」のWEB上で募集するため、株式会社インタースペースが株式会社sotokoto onlineと一緒になってWEB画面を構築しています。

そのためフォームを作成する際は

  1. (企画)株式会社sotokoto onlineが環境省と連絡を取り合い、必要項目を決定
  2. (フォーム作成)株式会社インタースペースがプロトタイプを作成
  3. (アップデート)株式会社sotokoto onlineがホームページでのUI/UXを調整

という風に、企業間を超えてフォーム作成に携わっています。

formrunは複数人が1つのチームに所属してフォームを管理するサービスであるため、株式会社sotokoto onlineと株式会社インタースペースにて秘密保持契約を締結し、両企業の関係者が同一のチーム内に所属しています。

フォームの作成過程で両企業の担当者がフォーム内容を確認できるため、コミュニケーションが効率化されました。

定塚様インタビュー風景

ありがとうございます!formrunで特にお気に入りの機能はありますか?

北野様

を活用しています。

Googleスプレッドシートの自動出力機能を利用すると、イベントフォームから申し込みがあるたびに、シートの内容が自動的に更新されます。

そのため、カードを開かなくても、Googleスプレッドシートを見るだけでイベント申込者の情報を一覧で確認することができ、工数を大幅に減らすことができました。

formrunとSlackを連携すると、

  • 管理用フォームタイトル
  • 受付番号
  • エントリ内容

がSlackに記載されます。

管理者用フォーム名に各イベントごとの定員を記入することで、Slackに通知がくるたび、定員に対する申し込み人数を確認することができました。

ボード画面からイベントの申し込み状況を確認するステップを省くことができ、formrunにログインせずとも、Slackだけで申し込み人数を確認できました。

Slack連携は限られた時間を有効に使える点で非常に気に入っています。

「管理者用フォーム名」画面です

また、クリエイターフォームで「生年月日」の初期値を設定できる機能も活用しています。

「SDGsローカルツアー」はこれからの社会を担う、おおむね35歳(1985年生まれ)以下の世代を主なターゲット層としています。

そこで、申込者がフォームに入力しやすくなるよう、初期値を1985年に設定する工夫をしています。

「フォーム編集画面」です

最後に、formrunの活用をお薦めしたい企業について教えてください。

北野様少人数で効率よく問い合わせや集客対応を行いたい方、複数のチームや企業をまたいで運用したい方にお薦めします。

PROFESSIONALプランは、formrunを導入したことによるフォーム作成やフォーム管理にかかる時間の削減や労働力の削減に価格が見合っていると感じます。

井上様セキュリティの基準も高いため、セキュリティに厳しい大企業でも安心してformrunを利用できると思います。

インタビュー風景

株式会社sotokoto online 取締役・オンラインディレクター 北野 博俊様
建築構造設計から教育系人材、不動産ベンチャーを経て株式会社ベーシックにてマーケティング部立ち上げを経験。
現在、株式会社RRデジタルメディア取締役、また、傘下の株式会社fluxusにて執行役員、株式会社sotokoto onlineにて取締役及びオンラインディレクター、グループ全体のデジタルシフト、新規事業推進を担当。

株式会社sotokoto online ソトコトオンライン編集部 井上 麻衣様
会社員として働きつつ、NPO法人大ナゴヤ・ユニバーシティ・ネットワーク等でまちづくり関連のイベント・ワークショップを多数実施。
現在は株式会社sotokoto onlineに在籍しながら、東京出身のよそ者目線を活かし、全国のローカルエリアの魅力発掘と都市部在住者への発信・巻き込みを行う。

株式会社インタースペース メディア編集グループ 定塚 仰一様
株式会社インタースペースに新卒で入社。
日本最大級のママ向け情報メディア「ママスタジアム」「ママスタセレクト」の広告ディレクション経験。
現在は株式会社sotokoto online社と共同で運営しているメディア「ソトコトオンライン」のWebディレクターを務める。