紙とFAXの煩雑な手作業をペーパーレス化！ カンバン管理を活用して案件発生から進捗管理までシームレスに対応（株式会社穴吹ハウジングサービス 様）

分譲マンション管理や賃貸管理・仲介、パーキング事業など、さまざまな事業を展開している不動産総合サービス企業、株式会社穴吹ハウジングサービス。本社は香川県高松市、営業拠点は 札幌から沖縄まで全国各地に拠点展開しています。

同社では、従業員からの紹介フォームや、全国で管理している約3200棟の管理物件（マンション）へのお客様満足度アンケート等でformrunを活用いただいています。以前はこれらの処理を紙とFAXで行っており、煩雑な手作業に悩まされていたそうです。

今回は同社HGCSES推進室（兼　経営企画室）の星野仁志様と、営業推進部の小島尚美様に、formrunを活用したペーパーレス化の取り組みについて伺いました。

最初にformrunのご利用用途を教えてください

小島様：弊社の社員や、弊社が管理している各マンションに勤務している管理員さん達から、お客様を紹介してもらう際の情報入力フォームとして使っています。

管理員さん達は入居者さんとの距離が近いので、「部屋を売りたい」「賃貸に出したい」という相談を受けることもあるんです。そういった方を弊社のお客様として紹介いただき、社内の各部署に案件として振り分けています。

星野様：私の部署では、社内・社外を対象としたCS（顧客満足度）やES（従業員満足度）に関する幅広い各種アンケートの回答入力フォームとして利用しています。

今では総務・人事やＣX事業などあなぶきグループ会社において、幅広くformrunを利用しています。

お客様を紹介してもらう情報入力フォーム

formrun導入の背景を教えてください

小島様：formrunの導入前は、「お客様紹介カード」というA4の紙で紹介案件を収集・管理していました。

アナログではどうしても収集・処理が煩雑になりますし、FAX誤送信などのミスが起こるリスクも生じます。コロナ禍をきっかけに、ペーパーレスを推進したいという声も社内であがり始めました。

専任担当がいなくなったという事情もあり、少人数・低コストで効率よく紹介案件を管理できる体制を作りたいと上長からオーダーを受け、そのためのツールを探し始めました。

最終的にformrunを導入することにはなりましたが、特にフォームサービスに絞って探していたわけではありませんでした。案件管理や顧客管理ができるツールを探していく中で、私達のやりたいことを実現できそうなのがformrunだったんです。

他に比較できるツールはなかったのでformrunに焦点を絞って、formrunが自社のフローに合うのか、他の部署との情報共有に問題がないかを細かく確認していきました。検討には時間がかかりましたが、無料プランがあるので実際に操作して機能を試すことができたのでありがたかったです。formrunのブログ記事（formLab）や導入事例も参考にしました。

約4ヶ月かけていろいろな機能を試し、問題がないことを確認してから有料プランに切り替えました。納得した上で導入できましたし、今は本当に導入してよかったと思っています。

星野様：私は各種Webアンケートを別のツールで実施していたのですが、そのツールの操作性やヘルプ機能にストレスを感じていたところ、小島に「アンケートならformrunで作れるよ、簡単だよ」とおすすめされたのが導入のきっかけです。

元々紙で実施していたアンケートをデジタル化するために別ツールを導入したのですが、外国のツールだったため、ヘルプが日本語ではなかったんですよ。分からないことがあってヘルプを見ても、読めないので役立てられないのが悩みでした。

実際にformrunでアンケートフォームを作ってみると、ヘルプを見なくても「こんな感じかな」と直感的に操作すれば簡単にフォームが作れて驚きました。それですぐにformrunに乗り換えました。

実際にどのような効果がありましたか？

小島様：ペーパーレス化により記入と送信の手間が減ったので、紹介案件の件数が目に見えて増えましたね。

「これからは『お客さま紹介フォーム』（formrunで作成）を利用してください」とアナウンスしてからは、従来の紙でのやりとりからフォームへの移行はとてもスムーズでしたし、「スマホやパソコンでササッとできて簡単」という声もあがっています。もともと管理員さんからの紹介案件はそれほど多くなかったのですが、手続きが簡単になってからは積極的に紹介をしてもらえるようになりました。

また、紙で手続きしていたころは、煩雑な手作業を避けて口頭や電話だけでやり取りをしてしまうことも多かったため、記録に残らない案件がかなりありました。受付をformrunに集約したことですべての案件を記録できるようになり、見込み件数が可視化されたことも部署として嬉しい効果の一つです。

星野様：以前は一部のアンケート調査を外注していましたが、フォームテンプレートや複製機能でフォームの作成スピードが各段に上がったので、今ではすべてのアンケートをformrunで内製化することができました。

外注にはコストもかかりますし、結果が返ってくるまでのタイムラグも1ヶ月前後あります。すぐに結果を確認でき、スピード感を持って対応できるようになったのは非常に助かっています。

グループ内で結果データを共有したり、他部署での導入を進めたり、初心者に説明をする機会も多いのですが、機能が分かりやすいので説明自体もスムーズですし、社内の効率化をどんどん進められています。

formrunで使っている機能やプランの決め手について聞かせてください。

小島様：独自ドメインメールを使うために、PROFESSIONALプランにアップグレードしました。管理員さんにメールを送る際、自社ドメインからの方が安心してもらえますので。

案件を紹介してくれた人へのサンキューメールや対応部署への進捗確認メールなど、formrunで管理している紹介案件に関するメールはすべてformrunから送信しています。メールテンプレートが非常に便利で、シチュエーションに応じていくつも登録して活用しています。

フォームから案件が登録されたらLINE WORKSに通知がくる連携機能も便利です。案件が入ったらLINE WORKS上ですぐに把握し、その場で担当部署に割り振ることができます。

星野様：アンケートの方では、同一の選択肢を繰り返すフォームを短くまとめる「マトリックス選択」を簡単に作ることができるのも便利です。

最後に、どのような企業様にformrunをおすすめしたいですか？

小島様：低コストで多目的に利用できる万能ツールなので、どんな方にもおすすめできます。難しい知識は不要なので、初心者の方には特におすすめです。

星野様：URLや二次元コードで簡単にアンケートを送付でき、マトリックス選択など回答しやすいフォームを作れるので、社内外問わずアンケート調査を業務にしている方全般におすすめです。