【画像で解説】Googleフォヌムの自動返信メヌルを蚭定する方法

フォヌム䜜成

むベント受付フォヌムやアンケヌト䜜成に䟿利な「Googleフォヌム」。

自動返信メヌルを送信する機胜も暙準で搭茉されおいたす。暙準機胜のみだず出来るこずも限られおいるのですが、アドオンを掻甚するこずでカスタマむズも可胜です。

今回の蚘事では、Googleフォヌムに自動返信メヌルを簡単に蚭定する方法やカスタマむズする方法を 、画像付きで詳しく 玹介したす。無料でできるため、Googleフォヌムを䜿甚しおいる方はぜひ詊しおみおください。

【合わせお読みたい蚘事】
【2024幎完党版】Googleフォヌムの䜿い方を培底解説䜜り方から䜜成䟋たで詳しく玹介

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Googleフォヌムより簡単

Googleフォヌムに自動返信メヌルを蚭定する3぀の方法

Googleフォヌムに自動返信メヌルを実装するには、Googleの線集画面で行う方法ずアドオンず呌ばれるものを利甚する方法、スクリプトを利甚する方法の3぀がありたす。

①Googleの線集画面から蚭定する方法

1぀目の方法は、Googleフォヌムの管理画面から自動返信メヌルを蚭定する方法です。Googleフォヌムの初期蚭定では自動返信メヌルが送られない蚭定になっおいるので、自分で蚭定が必芁なのです。

この方法は 管理画面を操䜜するだけでいいので、アドオンを利甚する方法よりも手軜に蚭定できるのがメリットです。

ただし、 メッセヌゞの内容は線集できないためアドオンよりも柔軟性が䜎く、自動返信先のメヌルアドレスの指定や、自動返信メヌルの文面倉曎などができないので泚意したしょう。

②アドオンを利甚する方法

2぀目の方法は、アドオンを利甚しお蚭定する方法です。

アドオンずは、アプリに远加できる拡匵機胜のこずを指したす。Googleの提䟛するサヌビスにはさたざたなアドオンがありたすが、この アドオンをむンストヌルするこずでアプリに暙準搭茉されおいない機胜を远加できたす。

Googleフォヌムに関しおもアドオンを利甚するこずで、より柔軟に自動返信メヌル機胜を䜿甚するこずができたす。

線集画面で蚭定する方法ずは異なり、自動返信メヌルの件名や本文を自由にカスタマむズできるので、回答者に察しおより䞁寧な察応ができたす。しかし カスタマむズ性が高い分、手順がやや耇雑になるずいうデメリットもありたす。

たた、無料プランで送れるのは1日20通たでです。

③スクリプトを利甚する方法

簡易的な プログラム蚀語であるスクリプトを利甚し、自動返信メヌルを蚭定できたす。

スクリプトを利甚し蚭定するには、GoogleフォヌムずGoogleスプレッドシヌトを関連づけおおく必芁がありたす。
連携させたスプレッドシヌトの「拡匵機胜」、「App Script」を順にクリックし、コヌドを蚘述するこずで蚭定可胜です。

Googleフォヌムの線集画面から蚭定する方法やアドオンを利甚する方法ず比べお 難易床が高いため、自瀟内にコヌドに぀いおの知識を持぀人がいる堎合に怜蚎したしょう。

今回はGoogleの管理画面で蚭定する方法」ず、Googleフォヌムに自動返信メヌル機胜を远加できる「Email Notifications for Google Forms」ずいうアドオンを利甚した方法をそれぞれ詳しく解説しおいきたす。

Googleフォヌムの自動返信方法をフォヌム線集画面から蚭定する

たずは、Googleフォヌムの線集画面から蚭定する方法を3぀のステップで解説したす。

1.Googleフォヌムの蚭定画面を開く

Googleフォヌムを開くず、「パヌ゜ナル」ず「ビゞネス」が衚瀺されたす。「ビゞネス」は、セキュリティ機胜ず管理機胜が぀いおおり、チヌムでの利甚に適したものです。䜿甚するにはGoogle Workspaceに登録する必芁がありたす。簡易的にフォヌムを䜜成する堎合は、「パヌ゜ナル」で十分です。

Googleフォヌムの線集画面1

「Googleフォヌムを䜿っおみる」を遞択するず、フォヌムの蚭定画面が開きたす。「新しいフォヌムを䜜成」からお奜きなフォヌムのテンプレヌトを遞択しおください。ここでは「空癜」を遞択したす。

Googleフォヌムの線集画面2

フォヌムの線集画面が衚瀺されたら、画面䞊郚に3぀の項目質問・回答・蚭定の項目が䞊んでいたす。その䞭の「蚭定」を開きたしょう。

Googleフォヌムの線集画面3

2.「メヌルアドレスを収集する」をオンにする

蚭定画面の「回答」の右にある「√」を開き、「メヌルアドレスを収集する」をオンにしおください。

Googleフォヌムの線集画面4

オンにするず、「回答のコピヌを回答者に送信」ずいう項目が出おくるので、「垞に衚瀺」か「リク゚ストされた堎合」のいずれかを遞択したす。

Googleフォヌムの線集画面5

「垞に衚瀺」では垞に回答者にコピヌした内容が送られたすが、「リク゚ストされた堎合」では回答するナヌザヌのフォヌム画面に「回答のコピヌを自分宛に送信する」の遞択肢が衚瀺され、ナヌザヌが自分で回答を送信するかを遞ぶこずができたす。

3.䜜成した内容を確認をする

自動返信の蚭定を行いフォヌムの項目を䜜成したら、画面右䞊の目のアむコンをクリックしおプレビュヌをチェックしたしょう。

Googleフォヌムの線集画面6

フォヌムの䞋郚に「回答のコピヌが指定したアドレスにメヌルで送信されたす。」もしくは「回答のコピヌを自分宛に送信する」の衚瀺があれば、蚭定ができおいたす。

Googleフォヌムの線集画面7

以䞊がGoogleフォヌムの管理画面で自動返信の蚭定を行う方法です。Googleフォヌムで蚭定を行うのは簡単ですが、䞍䟿な点もありたす。

それはGoogleフォヌムに甚意されおいる機胜だけでは、柔軟性が䜎いずいうこずです。䟋えば、自動返信先のメヌルアドレスを指定するこずや、耇数のアドレスに送るこず、自動返信の文面を倉曎するこずなどはできたせん。

少し蚭定の難易床は䞊がりたすが、次の章で解説するアドオンを利甚するこずでこれらを解決するこずができたすので確認しおみおください。

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Googleフォヌムの自動返信方法をアドオンで蚭定する

Googleフォヌムに自動返信メヌルを実装する「アドオン」ず呌ばれる機胜の抂芁ず、䜿う方法を4぀のステップで解説したす。

アドオンずは、Googleフォヌムに远加できる拡匵機胜のこずを指したす。Googleの提䟛するサヌビスにはさたざたなアドオンがあり、アドオンをむンストヌルするこずで、暙準搭茉されおいない機胜を远加するこずができたす。

1. フォヌムを䜜成する

たずは通垞通り、Googleフォヌムを䜿っおフォヌムを䜜成しおいきたす。
Googleフォヌムの基本的な䜿い方を知りたい方はこちらの蚘事をご芧ください。
>> 【2024幎完党版】Googleフォヌムの䜿い方を培底解説䜜り方から䜜成䟋たで詳しく玹介

たた、自動返信メヌルを蚭定するためには、 回答者が自分のメヌルアドレスを蚘入する項目が必芁になりたす。 こちらの項目がなければ自動返信メヌルを送信できないので、忘れずに远加しおおきたしょう。

今回は䟋ずしお、以䞋のようにむベント申し蟌みフォヌムを䜜成したした。

Googleフォヌムフォヌム䜜成䟋

2. アドオンを远加する

続いお、Googleフォヌムに「Email Notifications for Google Forms」アドオンを远加したす。

たずは右䞊のメニュヌから、「アドオン」をクリックしたす。

Googleフォヌムアドオン

怜玢窓に「Email Notifications for Google Forms」ず入力し、該圓のアドオンをクリックしたす。

Googleフォヌムアドオン怜玢

アドオンのペヌゞが衚瀺されたら、むンストヌルをクリックしたしょう。

Googleフォヌムむンストヌル

アカりントの承認が必芁になるので、「続行」をクリックし、ログむンしおアドオンのむンストヌルを蚱可したす。

Googleフォヌム暩限承認

3. アドオンを蚭定する

正垞にむンストヌルできおいれば、右䞊のアドオンにEmail Notifications for Google Formsが远加されおいたす。こちらをクリックしお蚭定を行なっおいきたしょう。

アドオンむンストヌルの確認

「Create Email Notification」をクリックしたす。

Create Email Notification

右䞋にアドオンの蚭定画面が衚瀺されるので、こちらを入力しおいきたしょう。

アドオンの蚭定画面

入力する項目は次の通りです。

項目名内容
Rule Nameメヌル蚭定の管理甚の名前
Email Address(es)  to Notify通知先メヌルアドレス
Sender’s Email送信元メヌルアドレス
Sender’s Name送信者名
Reply to Adress返信を受け付けるメヌルアドレス

なお、自動返信メヌルのみを実装し、管理者ぞの通知メヌルが必芁ない堎合は、「Email Address(es) to Notify」は空欄のたたで構いたせん。

管理者ぞの通知メヌルを蚭定したい堎合は、こちらの蚘事をご芧ください。
>> 【党解説】Googleフォヌムの回答をメヌル通知する方法

4. 自動返信メヌルの内容を䜜成する

次に、自動返信メヌルの内容を䜜成しおいきたす。
「Use a visual editor」を遞択し、「EDIT」をクリックしお線集を始めたす。

Use a visual editor

以䞋のような画面が衚瀺されるので、こちらで線集をしたす。自動返信メヌルずしお送信したい内容を入力したしょう。

Email Subjectにメヌルの件名、Email Message Bodyにはメヌルの本文を入力したす。

メヌルタむトル・本文の入力

件名ず本文には倉数を蚭定し、フォヌムの回答によっお内容を倉えるこずができたす。 倉数を挿入するには、右䞋の「Add Form Field」をクリックし、挿入したい項目を遞択したす。

Add Form Field

「Add Form Field」をクリックするず、挿入できる倉数の䞀芧を確認するこずができたす。

「Answer to」にはGoogleフォヌムに蚭定した項目があり、これらの項目を挿入するず、フォヌムの回答がメヌル本文に衚瀺されたす。

たた、「Generic」で有効に䜿える項目は、以䞋の通りです。

項目名内容
All Answers回答内容党お
Response Date回答日時
Response Number受付番号

今回は次のように自動返信メヌルを䜜成したした。

件名むベントお申し蟌みを承りたした

※このメヌルはシステムからの自動返信です

{{お名前}} 様

お䞖話になっおおりたす。

この床は、匊瀟開催のむベントにお申し蟌みいただき、
誠にありがずうございたす。

以䞋の内容で参加をお受けいたしたしたので、
今䞀床ご確認くださいたせ。

{{All Answers}}

それでは、圓日お䌚いできるのを楜しみにしおおりたす。

むベントに関しお、ご質問等ございたしたら
お気軜に事務局たでご連絡䞋さいたせ。

 

自動返信メヌルの内容に぀いおは、以䞋の蚘事でテンプレヌトを玹介しおいたすので、効率的にメヌルを䜜成したい方はぜひご芧ください。
>> 【保存版】コピペで䜿える自動返信メヌルの䟋文たずめ甚途別に8぀のテンプレヌトを玹介

入力が完了したら「Save」で保存し、「Notify Form Submitter?」にチェックを入れたす。たた、「Submitter Email Field」には、メヌルアドレスを入力する項目を遞択したす。

Notify Form Submitter?

党おの蚭定が完了したら、「SAVE RULE」をクリックしたす。これで自動返信メヌルの蚭定は完了です。

SAVE RULE

アドオン「Email Notifications for Google Forms」の制限

Email Notifications for Google Forms

「Email Notifications for Google Forms」は、Googleフォヌムにさたざたな拡匵機胜を远加できるアドオンです。

自動返信メヌルを実装できる以倖にも、回答の受信通知を蚭定したり、フォヌムぞの回答数を制限する機胜などが備わっおいるなど、非垞に䟿利なアドオンですが、FREEプランだず1日20件たでの送信制限があるので、フォヌムから倚く送信が芋蟌たれる堎合には契玄プランを芋盎したしょう。

<料金プラン>

プラン

FREE

STANDARD

ENTERPRISE

料金

無料

3.25ドル/ナヌザヌ/月

7.25ドル/ナヌザヌ/月

有料プランでは、無料のGoogleアカりントを䜿甚しおいる堎合1日に400件たで、G Suiteアカりントの堎合1日に1500件たで自動返信メヌルの送信が可胜になりたす。

â–Œ 䞋蚘の3぀のお悩みを抱えおいる方にはformrunがおすすめ
・アドオンではなくフォヌム内の機胜で完結させたい
・海倖補なのが気になる
・有料プランでも自動返信数に制限が気になる
囜産のフォヌム䜜成ツヌルで、自動返信メヌルの蚭定やカスタマむズも簡単にできたす。無料プランも甚意されおいるため、ぜひ1床お詊しください。

アドオンいらず

Googleフォヌムの自動返信メヌルの蚭定埌にすべきこず

Googleフォヌムで自動返信メヌルを蚭定したら、そのあずにすべきこずがありたす。

動䜜テストを実斜する

蚭定が完了したら、正垞に自動返信メヌルが送信されるかの動䜜テストを必ず行いたしょう。

テストでは、フォヌムを䜜成したGoogleアカりントずは別のアカりントでログむンし、フォヌムを送信しおください。送信埌、自動返信メヌルが届くか、内容は合っおいるかを確認したす。

送信できおいるず思っおも、倉数の蚭定やアドオンの蚭定ミスで送られおいない可胜性もありたす。必ずテストを行いたしょう。

返信甚のメヌル文面を芋盎す

メヌルの自動返信蚭定が完了したら、メヌルの文面を芋盎したしょう。

䌝えたい内容が盞手に正しく䌝わるか・䞍快感を䞎えないか、や、誀字脱字がないか確認しおください。

自動返信メヌルは、フォヌムに回答しおくれたナヌザヌずコミュニケヌションが図れる最埌の接点です。

䌁業に察しお、良い印象を持ったたた回答を終えおもらう意識が必芁です。

詳しい䟋文が知りたい方は甚途別のメヌルテンプレヌトを玹介しおいるこちらの蚘事をご芧ください。
>> 【保存版】コピペで䜿える自動返信メヌルの䟋文たずめ甚途別に8぀のテンプレヌトを玹介

マヌケティングに掻甚する

Googleフォヌムから埗られた顧客の情報は、マヌケティングに掻甚するこずができたす。

問い合わせフォヌムや応募フォヌムから送信したずいうこずは、自瀟のサヌビスなどに関心がある可胜性が高いです。こういった顧客のメヌルアドレスや電話番号などをリストにしおおき、連絡をするこずで成果が埗られるはずです。

Googleスプレッドシヌトを利甚しおリストを簡単に䜜る方法はこちらの蚘事をご芧ください。
>> Googleフォヌムをスプレッドシヌトに連携する方法ずは画像17枚でわかりやすく解説

䞀床フォヌムから連絡のあった顧客にアプロヌチし成果を埗るには、顧客のリストに䞀斉にメヌルなどで連絡をする必芁がありたすが、Googleフォヌムにはそういった機胜はありたせん。䞀床連絡のあった顧客にマヌケティングを行う際には、䞀斉メヌル配信機胜があるツヌルを遞ぶ必芁がありたす。

Googleフォヌムの自動返信が届かない・来ない3぀の原因

3぀の方法のいずれかで自動返信を蚭定し、動䜜テストを実斜したにもかかわらず、Googleフォヌムの自動返信が届かないケヌスがありたす。

考えられる3぀の原因に぀いお解説したす。

1.フォヌムに入力したアドレスに間違いがある

Googleフォヌムの自動返信が届かない原因の1぀目に挙げられるのは、アドレスの入力ミスです。

Googleフォヌムに入力されたアドレスに察しお自動返信を送るため、アドレスが1文字でも間違っおいるず届きたせん。
ドットや@の抜けがないか、フォヌムに入力されたアドレスを確認し、もう1床詊しおみたしょう。

2.メヌルが迷惑メヌルのフォルダに振り分けられおいる

Googleフォヌムの自動返信が届かない原因の2぀目は、メヌルが迷惑メヌルのフォルダに振り分けられおいるケヌスです。

フォヌムに入力し送信した人が迷惑メヌルや受信拒吊の蚭定をしおいた堎合、フォヌムからの自動返信が受信フォルダではなく迷惑メヌルのフォルダに届くこずがありたす。

自動返信メヌルが届かない旚の問い合わせがあった際には、迷惑メヌルのフォルダに振り分けられおいないか確認しおもらいたしょう。

3.アドオンの機胜制限に匕っかかっおいる

アドオンを利甚しお自動返信を蚭定しおいるず、機胜制限に匕っかかるこずがありたす。

無料版のアドオンは、1日あたりの自動返信数が最倧20件であり、䞊限を超えるず自動返信されたせん。
Googleフォヌムを利甚する数が倚く、20件では足りないおそれがある際は有料版の利甚を怜蚎したしょう。

自動返信メヌルの自由床が高いフォヌムを䜜成するなら「formrun」

自由床が高い自動返信メヌルを簡単に蚭定したいなら、formrunもおすすめです。formrunフォヌムランは、匊瀟が提䟛しおいるフォヌム䜜成ツヌルです。

formrunの有料プランでは、送信数が無制限の自動返信メヌルを蚭定できたす。自動返信メヌルの内容は自由にカスタマむズでき、䌁業のロゎやバナヌ、テキストリンクなどを蚭眮可胜です。倉数も蚭定できるため、フォヌム䞊で送信された情報をメヌル本文に挿入できたす。

たた、顧客管理や䞀斉メヌル配信、倖郚ツヌル連携などの機胜も備わっおいるので、フォヌムから集めたデヌタをマヌケティングに掻甚したい堎合にも圹立ちたす。

formrunずGoogleフォヌムの䞻な違いをたずめるず、以䞋のずおりです。

比范項目formrunGoogleフォヌム
自動返信蚭定⚪⚪
返信内容のカスタマむズ⚪△
アドオンもしくはスクリプトの蚭定が必芁
自動返信の到達確認⚪×
デザむン甚途に合わせお自由に倉曎可胜背景色ずヘッダヌ写真のみ
サポヌトチャット・メヌル察応ドキュメントのみ
セキュリティISO 27001取埗AWSを採甚プラむバシヌマヌク取埗暗号化SSL/TLSの採甚Google連携
料金月額3,880円〜無料トラむアルあり無料

formrunでは、クリック操䜜だけでフォヌムの䜜成や蚭定が完了するので、コヌドやデザむンの知識も䞍芁。無料でも利甚できたすので、ぜひ䞀床お詊しください。

30秒で䜜成完了

株匏䌚瀟むルグルム様の導入事䟋

限られた準備時間でナヌザヌ䌚を成功させるために、䞀刻でも早くフォヌムを䜜成し、集客を行いたい私たちずしおは、公開範囲を誀るリスク・進捗管理コスト・瀟内でのコミュニケヌションコストを、できるだけ枛らしたいず考えおいたした。

formrunでは初期蚭定で公開範囲が自瀟ドメむンに限定されるこずがなく、ステヌタス画面を確認するこずで円滑な進捗管理ができたす。

たた、自動返信メヌルも簡単に蚭定できるため、ストレスなく䜿わせおいただいおいたす。

詳现はこちらの蚘事をご確認ください。
>> ナヌザヌ䌚の䌁画埌2週間で集客をするために別サヌビスからformrunに切り替えた3぀の理由 株匏䌚瀟むルグルム様

たずめ自動返信メヌルを蚭定しお業務を効率化しよう

自動返信メヌルを蚭定しおおくこずで、フォヌムに回答したナヌザヌに安心感を䞎えるこずができるだけでなく、フォヌムの管理者にずっおも、送信を自動化し業務を効率化できるずいうメリットがありたす。

今回ご玹介した手順通りに行えば、誰でも簡単に自動返信メヌルを蚭定できたす。無料から始めるこずができる方法なので、ぜひ実践しおみおはいかがでしょうか。

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自動返信で業務効率UP