【例文あり】カスタマーサポート問い合わせメールの書き方とポイント

利用している商品・サービスで不明点や不具合が見つかった際、その解決策としてカスタマーサポートへ問い合わせのメールを送ることが挙げられます。

しかし、カスタマーサポートへの問い合わせメールの内容の作り方がわからないと困っている方が多くいらっしゃるでしょう。

カスタマーサポートへの問い合わせメールは、基本的な構成を把握することがポイントです。

この記事では、カスタマーサポートへの問い合わせメールを作成するポイントや、メール本文の具体例を紹介します。

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目次 [非表示]

カスタマーサポートへの問い合わせメールを作成するポイント
カスタマーサポートに送る問い合わせメールの基本構成
カスタマーサポートに送る問い合わせメールの具体例
カスタマーサポートへの問い合わせメールを丁寧に書くコツ
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まとめ

カスタマーサポートへの問い合わせメールを作成するポイント

利用している商品やサービスの不明点・不具合を直接解決したい場合、カスタマーサポートへの問い合わせメールを送るのが有効です。

カスタマーサポートへの問い合わせメールを作成する際は、以下のポイントを押さえておきましょう

明確な件名を設定する
問題の詳細を具体的に記載する
必要な情報を提供する

明確で簡潔な件名をつける

問い合わせメールでは、件名を見ただけで内容が把握できるようにすることが重要です。

件名が抽象的だと、内容の確認に時間がかかり、対応の優先度が下がる可能性があります。

たとえば、「注文商品の不具合について」「ログインエラーのご相談」など、何に関する連絡なのかを端的に示しましょう。

相手に内容が正しく伝わる件名を書けば、カスタマーサポートは自身の課題解決に対応しやすくなります。

状況を具体的に説明する

カスタマーサポートが正確に状況を把握するには、発生している問題の詳細を明確に伝える必要があります。

購入日や注文番号、使用環境やエラーメッセージなど、事実ベースで記載すると、カスタマーサポートの確認作業がスムーズになります。

たとえば「2024年5月1日に購入した商品Aの部品Bが破損していた」「パスワードを入力してもエラー表示が出る」といった具合です。

曖昧な表現を避け、具体的な情報で問題点をカスタマーサポートに共有しましょう。

サポートに必要な情報を添える

カスタマーサポートからスムーズな対応を受けるためには、担当者が確認に必要とする情報をあらかじめ記載することが大切です。

注文番号や会員ID、使用している端末の種類など、内容に応じて必要な情報を整理して伝えると、メールのやり取り数が減らせます。

会員番号や注文番号、商品番号など、使用している商品個体や会員情報を問い合わせメールに記載しておきましょう。

情報を適切に提供すれば、カスタマーサポートから具体的な解決案を受けられるので、解決までの時間が短縮できます。

カスタマーサポートに送る問い合わせメールの基本構成

カスタマーサポートへの問い合わせメールは、以下の基本構成で作成していきましょう。

挨拶と自己紹介
問題の詳細説明
必要な情報の提供
連絡先情報の記載
感謝の言葉

挨拶と自己紹介

メールの冒頭で、挨拶と自己紹介を行います。自分の名前やアカウント情報を記載しましょう。

〇〇会社
カスタマーサポートご担当者
お世話になっております。
日頃より貴社製品を愛用させていただいております、○○と申します。

問題題の詳細説明

具体的な問題の内容を説明します。できるだけ詳細に記載することで、サポートチームが迅速に対応できます。

先日購入いたしました商品〇〇に不具合がございました。
具体的には、△△という商品の一部に破損が見受けられます。
購入日は×月×日、注文番号は●●でございます。

必要要な情報の提供

問題解決のために必要な情報を提供します。購入履歴やアカウント情報など、具体的に記載しましょう。

アカウント名は○○で、登録メールアドレスは△△です。

連絡先情報の記載

サポートチームが連絡を取りやすいように、連絡先情報を記載します。

ご対応いただける際は、○○までご連絡ください。

感謝の言葉

メールの最後に感謝の言葉を添えることで、礼儀正しさを伝えます。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
ありがとうございます。

カスタマーサポートに送る問い合わせメールの具体例

ここでは、カスタマーサポートへの問い合わせメールの具体例をいくつか紹介します。

商品の不具合についての問い合わせ

件名：ご購入商品の不具合について（注文番号：○○）
お世話になっております。○○と申します。
日頃より貴社の製品を愛用させていただいております。
このたび、○月○日に購入いたしました「○○」という商品に不具合がございました。
具体的には、到着時点で一部に破損が見受けられる状態でした。
購入日：○月○日
注文番号：○○
アカウント名：○○
登録メールアドレス：○○
該当箇所の写真を添付しておりますので、ご確認いただけますと幸いです。
恐れ入りますが、修理・交換などのご対応についてご教示いただけますでしょうか。
ご連絡は、○○（電話番号またはメールアドレス）までお願いいたします。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

アカウントにログインできない場合の問い合わせ

件名: アカウントにログインできません

件名：ログインエラーに関するお問い合わせ（アカウント名：○○）
お世話になっております。○○と申します。
日頃より貴社のサービスを利用させていただいております。
現在、アカウントへのログインを試みたところ、エラーメッセージが表示され、ログインできない状況です。
表示されたエラーメッセージは「○○○○」で、再試行しても改善されませんでした。
アカウント名：○○
登録メールアドレス：○○
アクセス日時：○月○日 ○時頃
使用端末／ブラウザ：例）Windows10 / Google Chrome（最新バージョン）
お手数ですが、原因のご確認および復旧のご対応をお願いできますでしょうか。
お急ぎのところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

購入履歴の確認依頼

件名: 購入履歴の確認依頼

件名：購入履歴の確認について（注文番号：○○）
お世話になっております。○○と申します。
このたび貴社のオンラインストアにて商品を購入いたしました。
購入履歴の確認をお願いしたく、ご連絡差し上げました。
購入日：○月○日
注文番号：○○
アカウント名：○○
登録メールアドレス：○○
お手数をおかけしますが、内容をご確認のうえ、○○（電話番号またはメールアドレス）までご連絡いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。