「Googleフォームではどのようなフォームが作成できるの？」
「他の企業はGoogleフォームをどのように活用しているんだろう…」
Googleフォームを検討しているけれども、うまく使いこなせるか不安に感じていませんか？
Googleフォームを有効活用するには、Googleフォームの特徴、注意点を理解しておくことが重要です。
今回の記事では、以下の内容について解説します。
- Googleフォームとは？
- Googleフォーム活用事例
- Googleフォームの注意点
高機能なフォームを無料で作成するなら「formrun（フォームラン）」！
Googleフォームは手軽に使える反面、デザインやカスタマイズの自由度に物足りなさを感じることもあります。
formrunでは、120種類以上のテンプレートから目的に応じたフォームを選べて、直感的な操作で見栄えの良いフォームをすぐに作成できます。
「どんなフォームが作れるか」を知りたい方は、まずはテンプレート一覧をのぞいてみてください。
目次 [非表示]
Googleフォームとは？
Googleフォームとは、Googleが提供している無料のフォーム作成ツールです。
Googleフォームの特徴として、以下の3つが挙げられます。
- 無料で作成できる
- 共同で作成できる
- 簡単な操作で作成できる
Googleフォームは、とてもシンプルな構造となっているのが特徴です。
お問い合わせフォームやアンケートフォームなど、さまざまな目的のフォームを作成できます。さらに、スプレッドシートと連携することで、データ管理も可能です。
テンプレートがすでに準備されており、一から作成する必要がないため、初心者でも使いやすいメリットがあります。
回答は自動で集計するため、集計作業の時間短縮ができ、回答者の意向の素早い分析が可能です。
URLを共有すると、複数人で編集できます。チーム内でフォーム作成や管理を進めていきたい場合には最適です。
▼フォーム作成ならformrunもおすすめ！テンプレートと必要な項目を選択するだけで簡単に見栄えのいいフォームが完成します。
Googleフォームの活用事例6選
Googleフォームは、アンケートからデータ管理まで幅広い活用事例が存在します。
以下より6つの活用事例を紹介します。自社でGoogleフォームを活用する際の参考にしてください。
Googleフォーム活用事例①欠席のデジタル連絡
Googleフォームを学校の欠席連絡のツールとして活用できます。
これまでは上図のように、保護者から職員室へ連絡が行って担任へと伝わる流れで、手間と工数がかかっていました。
Googleフォームを導入した場合、保護者が欠席の連絡を入力すると、即座に教員内で情報を共有できます。
Googleフォームを活用すれば、欠席の連絡をデジタル化し、電話対応による業務中断に悩まされません。
引用： 全国の学校における働き方改革事例集 令和3年3月文部科学省
ただし、運用する際は生徒が勝手に欠席フォームを送信しないよう対策が必要です。
生徒にプリント配布せずに、保護者への一斉送信メールを活用してフォームのURLを周知したり、誰でもフォームに入力できないようパスワードを設定したりしましょう。
教育現場でformrunのフォームを活用した事例はこちら
>> 紙での運用からの脱却を目指して！教育現場でのformrun活用方法
Googleフォーム活用事例②リモートワークの自動採点
引用： 全国の学校における働き方改革事例集 令和3年3月文部科学省
Googleフォームは、テストフォームとしても活用できます。
これまで教員は授業の準備だけではなく、テストの採点などの過重労働がたびたび問題に上がっていました。※1
※1参照： 教員の過剰労働の現状と今後の課題 日本労働研究誌
Googleフォームでテストを作成し、生徒に共有して回答してもらうことで、テストを印刷する手間が省け、さらに、自動採点までも可能です。
回答は自動で集計されるため、クラス内で回答率が低い答えなどを把握できます。個別の回答も確認できるため、授業対策や個別のフィードバックに活かせます。
Googleフォームは画像やYouTubeの動画などを添付できるので、リモート授業にも最適です。
テスト回答でformrunのフォームを活用した事例はこちら
>> 約460人分の回答を数分で集計！家庭用ガス機器の点検技能教育におけるformrun活用
Googleフォーム活用事例③イベントアンケート
Googleフォームは、イベントや講座のアンケートフォームとしても利用できます。
ラジオボタンやチェックボックスで、回答者に入力の手間をかけずにアンケートに答えてもらえます。
1〜5などの段階評価で回答ができる均等目盛の回答形式を使用すれば、イベントや講座の満足度を数値として把握可能です。
URLを添付するだけではなく、QRコード化してポスターに添付すれば、さらに気軽にアンケートに回答しやすくなります。
コロナウイルスの影響により、オンラインイベントへの関心が高まりました。イベントや講座の満足度を図る指標としてイベントフォームは重要です。※2
※2 【特集】「新しい生活様式」における消費行動～「消費判断のよりどころ」の変化～消費者庁
Googleフォームを活用し、手軽にイベントフォームを作成できるのはメリットです。
formrunのアンケートフォームのテンプレートはこちら
>> アンケートフォームのテンプレート一覧
Googleフォーム活用事例④イベント参加申請
Googleフォームは、イベント開催時などの参加申請フォームとしても利用可能です。
以下のように条件に応じてフォームの詳細を設定できます。
- 1ユーザーにより、回答回数を制限
- 受け付け開始・終了時間を設定
- 参加人数の定員を設定
回答回数を制限しておけば、何度も同じ人がイベントに申し込むのを防止できます。
定員数のあるイベント参加申請フォームを作成できるなど、イベントの種類に応じて幅広く対応可能です。
formrunのイベント申し込みフォームのテンプレートはこちら
>> イベント申し込みフォームのテンプレート一覧
Googleフォーム活用事例⑤求人応募フォーム
Googleフォームは、アルバイトや採用の応募フォームとしても有効活用できます。
インターネット上にフォームのリンクを掲載するだけでなく、QRコード化して求人チラシなどに添付が可能です。
Googleフォームでは、ファイル添付ができるフォームを作成できます。履歴書やポートフォリオなどを応募と同時に確認できるため、業務の効率化につながります。
formrunの求人募集・採用受付フォームのテンプレートはこちら
>> 求人募集・採用受付フォームのテンプレート一覧
Googleフォーム活用事例⑥データ管理
引用： Google Workspace
Googleフォームを利用すると、回答されたデータを管理・分析できます。
集めたデータを個別、グラフで視覚的に確認できるので、目的に応じて活用可能です。
リンクを共有しチーム内で確認できるだけでなく、スプレッドシートに出力すると細かく分析できます。
回答データ管理でformrunのフォームを活用した事例はこちら
>> 毎日のデータ修正作業が不要に！多くの営業メンバーが活躍する人材サービス会社でのformrunを活用したデータ管理とは？
Googleフォームで注意すべき3点
Googleフォームを利用する際には、以下3点に注意しましょう。
- 問い合わせ機能が限られている
- デザインが乏しい
- 機能拡張・カスタマイズ性が乏しい
具体的に解説します。
問い合わせ機能が限られている
他フォームと比較して問い合わせ機能、やり取り管理の機能が限られています。
問い合わせがきた際、Googleフォームからの参加者への返信や、誰が対応したかなどの管理はできません。
回答者とのやり取りが多いフォームや、通常のカスタマーサービスを目的としたフォームにはGoogleフォームは向いていません。
問い合わせ管理までしっかり行いたいのであれば、別のツールの導入を検討する必要があります。
▼formrunならカンバン方式で問い合わせ状況を管理！問い合わせ内容への返信も管理画面から可能！
デザインが乏しい
Googleフォームはデザインのカスタマイズ性が限られており、変更できるのは背景色・フォント・ヘッダー画像など一部のみです。
そのため、作成するフォームの見た目がどれも似通ってしまい、企業ごとのブランディングや独自性を表現するのが難しい点が課題です。
とくに、問い合わせやイベント申込といった顧客との接点となる重要なフォームで、印象に残るデザインや信頼感を与えたい場合には不向きです。
機能拡張・カスタマイズ性が乏しい
Googleフォームはシンプルな設計で使いやすい一方、拡張機能に乏しいのが現状です。
たとえば、回答内容の分析はスプレッドシートを活用して手動で行う必要があります。また、自動返信機能は搭載されているものの、返信内容をカスタマイズするにはアドオン連携、もしくはGASによるコーディングが必須です。
業務内容に合わせてフォームを柔軟に活用するには、Googleフォーム単体では限界を感じるかもしれません。
フォーム作成なら「formrun（フォームラン）」
チームでフォームを運用するなら、フォーム作成ツール「formrun」の利用がおすすめです。
formrunでは、フォームの作成からデータ管理・問い合わせ対応までを一元管理できるため、以下のような課題やニーズをお持ちの方に好評をいただいています。
- フォームの情報をチームで共有・対応したい
- デザイン性の高いフォームを、コード不要で簡単に作成したい
- お問い合わせや応募内容を、カンバン方式で管理したい
- フォームごとの集計・分析レポートを効率的に出力したい
formrunでは、120種類以上のテンプレートから目的に合わせたフォームを選択可能。質問項目のドラッグ＆ドロップや、サンクスページのカスタマイズ、ファイル添付など、Googleフォームでは実現が難しい機能も簡単に使えます。
また、対応状況を可視化できるカンバン画面や、顧客情報のラベル・ステータス管理など、実務に役立つ機能も充実しています。
実際に、Googleフォームを利用していたユーザーの約7割がformrunへ乗り換えており、目的に適したフォーム作成・業務効率化を実現しています。
Googleフォームの活用事例を参考に、自社フォームを作成しよう
Googleフォームは以下のようなシーンで活用できます。
- 欠席のデジタル連絡
- リモートワークの自動採点
- イベントアンケート
- イベント参加申請
- 求人応募フォーム
- データ管理
Googleフォームはシンプルで汎用性が高いフォームです。ただし、容量や使い勝手などデメリットが存在します。
今回紹介した活用事例を参考に、自社のフォーム作成に最適か確認しながら業務効率化を目指しましょう。
formrunやフォーム作成や顧客管理に関する情報を発信しております。
EFO（エントリーフォーム最適化）や問い合わせ対応など、
フォームに関するお悩みを解決します。
