Excel（エクセル）のフォーム機能は、リスト形式の項目や行数が増えて、データの入力や管理が不便になったときに使える機能です。
フォーム機能を利用することで、入力時間や入力ミスを減らし、作業効率の向上や業務改善に役立てられます。
本記事では、Excel（エクセル）のフォーム機能の使い方、入力フォームのデザインや、カスタマイズする方法を解説します。
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複数人での入力・対応が必要な場面でも、作業の抜け漏れを防ぎながら効率化できます。
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Excel（エクセル）のフォーム機能とは？
Excel（エクセル）のフォーム機能とは、リスト形式1行分のデータをカード形式に表示する機能のことです。
たとえば、顧客情報をまとめたリスト（列見出しのある表）を作成するとき、氏名、ふりがな、メールアドレスなど列見出しの項目が多岐に渡ります。項目が多くなるとシートをスライドさせたり、セルを移動しながら入力していく必要があるため手間がかかります。
Excel（エクセル）のフォーム機能のカードには、リストの列の項目（氏名やふりがななど）が表示されるため、データを入力していくだけです。
キーボード操作のみでデータを連続して入力できるため、ワークシートに直接入力するよりも時間短縮できます。
【事前準備】フォーム機能をツールバーに表示する
Excel2007以降、フォーム機能はデフォルト（初期設定）で非表示になっているため、フォーム機能を使うときはクイックアクセスツールバーにフォーム機能を登録しなければいけません。
バージョンごとに、エクセルのフォーム機能を表示する方法を紹介します。
※Excel2003以前はクイックアクセスツールバーの「データ」→「フォーム」でフォーム機能を呼び出せます。
具体的なフォーム作成方法を知りたい方は、こちらをクリックすると解説箇所へ移動できます。
Excel2013・2016
「ファイル」のバックステージビューから「その他」→「オプション」をクリックします。
メニューから「リボンのユーザー設定」を選択して、「コマンドの選択」→「すべてのコマンド」を選択します。
次に、画面右下にある「新しいグループ」をクリックして、フォームのアイコンを表示したい場所に移動してください。今回は、「元に戻す」アイコンの横に表示させます。
「すべてのコマンド」から「フォーム」を探し出し、中央にある「追加」をクリックしてください。すると、新しいグループの下に「フォーム」が表示されます。最後に「OK」をクリックします。
任意のタブに「フォーム」アイコンが表示されます。
Excel2007
- 画面左上の「Officeボタン」から「Excelのオプション」をクリックします。
- 「ユーザー設定」をクリックして、「コマンドの選択」ボックスから「すべてのコマンド」を選択してください。
- 一覧から「フォーム」を選択して「追加」をクリックします。
- 「クイックアクセスツールバーのカスタマイズ」に「フォーム」表示されているかチェックして「OK」をクリックします。
- クイックアクセスツールバーに「フォーム」アイコンが表示されれば完了です。
Excel2010
- リボンから「ファイル」タブを選択し、「オプション」をクリックします。
- 「Excelのオプション」から「クイックアクセスツールバー」を選択し、「コマンドの選択」から「すべてのコマンド」をクリックします。
- 一覧から「フォーム」を選択して「追加」をクリックしてください。
- 「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」に「フォーム」が表示されているかチェックして「OK」をクリックします。
- クイックアクセスツールバーに「フォーム」アイコンが表示されます。
Excel（エクセル）のフォーム機能を作成する方法
それでは、Excel（エクセル）のフォーム機能の具体的な作成方法を紹介します。
①フォームを呼び出す
まずは、フィールド名が入力されている行、またはセルのいずれかを選択した状態で、「フォーム」アイコンをクリックします。
「リストまたは範囲選択のどの行に列見出しが含まれているかを特定できません。このコマンドを実行するには、行を特定する必要があります。」というポップアップが表示されますが、そのまま「OK」をクリックしてください。
フォームが表示されると、リスト1行目のデータが見出し項目として自動認識されます。
すでにデータが入力されている場合は、「前を検索」「次を検索」をクリックするだけで、表示しているデータの上の行もしくは下の行のデータを表示できます。
フォームを閉じるときは、一番下にある「閉じる」をクリックしましょう。
②データをフォームで新規入力する
新しいデータをフォームで入力するには、フォームの「新規」をクリックして空白のフォームを表示します。
フォーム内の各項目に沿ってデータを入力し、「Enter」キーをクリックすると、入力したデータがワークシートの最終行に追加されます。
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formrunの顧客管理機能を知りたい方はこちら
>> 問い合わせ対応を見える化！データ出力もできる！
③入力したデータをフォームで修正する
リストに入力されているデータは、フォームから修正することが可能です。
フォーム画面のスクロールバーまたは「次を検索」「前を検索」で修正したいデータを表示します。
修正したい項目を内容を修正して、「Enter」キーまたは「新規」をクリックすると、リストに修正内容が反映されます。
④入力したデータを削除する
リストをフォームで削除する場合は、フォーム画面で削除したいデータを表示し「削除」をクリックします。
「表示されているレコードを削除します。削除を元に戻すことはできません。」と表示されるので「OK」をクリックすれば、リストからデータが削除されます。
リストをフォームから削除すると、シートの「戻る」を選択しても元には戻せませんのでご注意ください。
⑤入力したデータを検索する
入力したデータを検索したいときは、フォームにある「検索条件」をクリックします。
検索条件を入力するフォームに切り替わるので、各項目にキーワードや不等号をつけた数値を入力して「次を検索」をクリックすると、該当するリストが抽出されます。
今回は担当者の項目で「村田」を検索してみました。
データが複数ある場合は、「次を検索」または「前を検索」で表示できます。
以上、Excelでフォームを作成する方法と使い方を解説しました。Excelのフォーム機能を活用して、Excelのデータ管理業務を効率化させましょう。
業務効率化を支援するフォーム作成ツールの機能
Excelは日常的な業務で頻繁に利用するため、フォーム機能でデータ・顧客情報を管理することは一見便利に感じられます。
ただ、フォーム入力後のデータ管理やチームでの顧客対応においては、Excelのフォーム機能だけでは不十分な場合があります。
フォーム入力後の管理を効率化させるなら、専用のフォーム作成ツールを活用するのがおすすめです。
ここでは、フォームでのデータ管理にフォーム作成ツールが有用である理由を解説します。
入力しやすいフォームが簡単に作成できる
フォーム作成ツールは、機能性とデザイン性に優れたフォームを誰でも簡単に作成・設置できます。目的ごとにテンプレートが用意されているため、ノーコードでクリック操作のみで項目を設定できます。
使用デバイスに合わせて入力フォームのデザインも調整可能です。PCだけではなく、スマホやタブレットからも快適に操作できるフォームであれば、どのような場面でもストレスなくデータを入力できます。
入力ミスをリアルタイムに表示
フォーム作成ツールには、エラーをリアルタイムで表示するバリエーション機能が搭載されています。
メールアドレスや住所、電話番号の形式が正しいか自動で確認してくれるので、入力ミスをしているか確認する必要がなくなり、データの誤入力を防げます。
データの管理から運用まで一元化
管理画面のあるフォーム作成ツールは、フォームに入力した情報をカンバン形式で視覚的に管理することが可能です。
たとえば、以下のような使い方ができます。
| 問い合わせフォーム | 問い合わせごとに担当者を割り振り、管理画面でメールのやり取りができる |
|---|---|
| 営業管理 | 担当者が見積もり金額や顧客との対応状況をフォームに入力することで、売り上げの達成度や商談の進捗を把握できる |
| 社内アンケート | 人事制度や人材教育でフォームを活用することで、社内情報を一元管理できる |
| 受注管理 | フォームに受注内容を入力し、案件ごとのステータス（見積中・発注確定・発注済）を可視化できる |
このように、フォームの作成から案件ごとのステータス管理、メール対応までフォームに関わる業務を一元化できます。
また、集計したデータをCSV形式で出力してExcel（エクセル）で読み込んだり、顧客管理システムとの連携も可能です。
formrun（フォームラン）ならフォーム作成からデータ管理までワンストップで運用可能！
Excelでフォーム機能でデータを入力しても、入力後の管理が煩雑になりやすく、対応状況の見落としや二重対応が発生してしまうケースが少なくありません。
特にチームで業務を分担している場合、誰が対応中なのか、どこまで進んでいるのかを可視化することが難しく、メールやExcelファイルを何度も確認する手間が発生します。
弊社のフォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」なら、フォームに入力された内容をもとに自動で管理カードを作成し、問い合わせや申請業務の可視化・一元管理が可能です。
案件の進捗や対応履歴をチームで共有できるため、Excelでは実現しづらかった「フォームの運用そのものを効率化する」仕組みを構築できます。
フォーム送信内容を自動でカード化し案件単位で管理できる
formrunでは、ユーザーがフォームから送信した内容が1件ごとに「カード」として管理画面上に表示されます。
各カードは「未対応」「対応中」「完了」などのステータスにドラッグ＆ドロップで移動でき、案件や問い合わせごとの進行状況を視覚的に把握できます。
Excelで手動管理していたような「対応チェック」や「担当者メモ」もカード内で一括管理できるため、情報がバラけることがなく、進捗確認のためにファイルを開く手間も不要になります。
1日数件～数十件のやり取りがある場合でも、対応漏れや遅延の防止につながります。
対応状況ややりとり履歴をチーム全体でリアルタイムに共有
formrunの管理画面では、個別の対応カードごとに「担当者の割り当て」や「対応履歴の記録」「コメントでの内部連携」が可能です。
たとえば、申請内容に対して補足対応が必要な場合、カード上にコメントを付けて連絡を残すことで共有事項を抜け漏れを防げます。
また、formrunの権限設定機能を活用すれば、「返信だけ可能なメンバー」「編集・割り振りが可能な管理者」など、役割ごとに操作範囲を調整することも可能です。
複数名での対応が必要な業務でも、情報が散逸せず、誰が何を対応しているかが一目で把握できます。
メール返信・入力通知もformrun上で完結
formrunには、フォーム送信者へのメールの自動返信や一斉送信ができる機能を備えています。
また、フォーム入力があった際に、chatworkやSlackなどのチャットツールで自動通知する機能も利用可能です。
チームチャットに通知することも可能なので、顧客対応の品質を保ちながら、スピード感のある運用が実現できます。
このように、formrunならExcelのフォーム機能では実現できない顧客管理に便利な機能が豊富に揃っています。
今なら、全機能が14日間使える無料トライアルを実施しているので、ぜひ一度formrunをお試しください。
formrun活用し、問い合わせを効率化している方の事例はこちらをご覧ください。
>> お問い合わせから最短1分で個別メール対応を実現！対応漏れをなくすためのボード画面の活用方法とは（株式会社クラス 様）
Excel（エクセル）のフォームをデザイン・カスタマイズする
ここでは、Excel（エクセル）の入力フォームをもっと便利に使う方法を紹介します。
VBAを使ってフォームのデザインをカスタマイズする
VBAとは、マクロ機能を構成するプログラミング言語のことです。VBAを使うことで、フォームの入力画面をカスタマイズできます。
VBAのプログラムを入力する画面を表示させるには、「開発」タブから「Visual Basic」をクリックします。
問い合わせを管理しているシートを選択して右クリック→挿入から「ユーザーフォーム」を選択してください。
上部画像のように、フォームのデザインをカスタマイズできます。
以下はVBAの活用例です。
| フォーム機能のカスタマイズ例 |
|
| 自動化ツールの例 |
|
ただし、VBAを活用するにはプログラミングの知識が必要です。社内にデータベースの管理ができる人材がいる場合に活用を検討しましょう。
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フォームコントロール
Excel（エクセル）には、フォームコントロール機能が搭載されています。フォームコントロール機能とは、Excel（エクセル）のシートに、入力を補助するためのパーツを挿入できる機能です。例えば、設定したセルの数値をボタン一つで消去できたり、クリックするだけで数値を増減させたりとフォームを使わずに入力時間を短縮できます。
フォームコントロール機能はデフォルトでアイコンが表示されていません。以下の操作で表示させましょう。
「ファイル」のバックステージビューから「その他」、「オプション」の順にクリックします。「リボンのユーザー設定」、コマンドの設定から「メインタブ」を選択し「追加」をクリックしてください。
フォームコントロールが表示されます。フォームコントロールのパーツには以下のような種類があります。
| コントロールの種類 | 概要 |
|---|---|
| ボタン | 記録された複数の操作を1クリックで自動的に実行できる。 |
| ラベル | セルまたはテキストボックス（入力欄）の目的を表示する。 |
| リストボックス | 1つまたは複数の項目を選択できる。番号や内容が異なる選択肢を多数したいときに適している。 |
| チェックボックス | 差分の明確な複数の選択肢を有効、または無効にする。 |
| コンボボックス | テキストボックスとリストボックスを組み合わせて、ドロップダウンリストボックスを作成する。複数の条件から1つの項目を選択したいときに適している。 |
| オプションボタン | 複数の選択肢の中からいずれか1つを選ぶときに使う。 |
| グループボックス | 画面上のオブジェクトをグループ化する。 |
| スピンボタン | 数値の増分、時刻、日付などの値を増減する。 テキストボックスに文字列値を直接入力することもできる。 |
▼ フォームからの離脱は約7割を超えると言われています。formrun（フォームラン）では、離脱率の改善に繋がるリアルタイムエラーなどのEFO機能を豊富にご用意しています。formrunに変更しただけでフォームの通過率が2倍になった事例もあります。ぜひ導入を検討してみてください。
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Excel（エクセル）のフォーム機能を使用する際の注意点
Excel（エクセル）のフォーム機能にはいくつか注意点があります。
Mac版エクセルでは使えない
Mac版エクセルではフォーム機能を使用できません。フォーム機能のように入力を簡単にしたいならば、フォーム作成ツールなど別のサービスを使い、CSVデータを出力して読み込む方法などがあります。
項目数に制限がある
カード形式のフォームに表示できる項目は32列までです。これ以上の項目を入力したいときは、2つ以上のフォームを作成しましょう。
フォームから数式の修正はできない
数式を使った値はフォームから修正できません。ワークシートに戻って数式を修正する必要があります。
入力が反映されるセルは空白にしておく
入力したデータを反映させたいセルは空白にしておいてください。リストの下にデータが入力されていると、その前の行までしか新規データの追加ができません。セルに別のデータやメモは貼り付けないようにしましょう。
業務効率化を促進するならフォーム作成ツールがおすすめ
Excel（エクセル）のフォーム機能を使えば、左右にスクロールすることなく、1行全体の情報を簡単に表示・入力できます。しかし、誰もが使いやすい高機能なフォームを作成するには、プログラミングの知識が必要です。そのため、業務効率化の促進を目指すのであればフォーム作成ツールを活用することをおすすめします。
フォームの作成から設置、その後の集計や分析までワンストップで管理するなら、formrunがおすすめです。
120種類以上の豊富なテンプレートが用意されており、クリックだけで機能性に優れたフォームが作成できます。
Webサイトに問い合わせフォームを設置すれば、ユーザーに直接テキストを入力・送信してもらうことも可能です。
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