契約者数の増加、アカウント発行までの時間を短縮！業務効率化するために必要だったGoogleスプレッドシート・Slackの活用術（株式会社タイミー 様）

「一人ひとりの時間を豊かにする」をミッションに掲げ、スキマバイトアプリ「タイミー」をはじめ、一人ひとりの時間がテクノロジーにより豊かになる体験を届けるサービスを開発している株式会社タイミー 。

同社は、人手不足で困っている企業とスキマ時間を有効に使いたいワーカー様のマッチングを促す「タイミー 」、地域の繁忙期の短・中期的な求人と地域での生活を体験したいワーカー様とをマッチングを通して関係人口の創出を目指す「タイミー トラベル」を運営しています。

特にタイミーは2018年8月のサービス提供開始以来、2020年10月時点で150万人以上のワーカー様と、25,000を超える店舗様にご利用いただいております。

今回は、タイミーに求人を掲載している企業へのオンボーディング＆継続フォロー業務に従事するアカウントマネジメントの石井様にお話を伺いました。

現在はどのような用途でformrunを利用していますか？

「タイミーを導入する」と決めた企業のタイミーアカウントを発行するために、formrunを活用しています。タイミーで隙間時間を有効に使いたいワーカー様と、求人を出している企業がマッチングするためには、ワーカー様がタイミーにログインし、企業はタイミー上で求人を掲載する必要があります。

そのため、各店舗様・事業所様用のアカウントをタイミーで発行する必要があり、そちらの情報を企業のご担当者様にご入力いただくためにformrunを利用しています。

タイミーの利用申込みフォーム

formrunを導入した理由を教えてください。

石井様：企業様がタイミーの契約から実際にサービスの利用を開始するまでの業務フローを自動化するためです。

これまでは、タイミー側が各店舗様・事業所様用のアカウントを発行するために必要な企業情報を企業のご担当者様にご記入いただく書類を作成し、手書きで記入いただいていました。

その後、タイミーのアカウントマネジメントチームがそちらの情報を目視で確認し、タイミー側からシステムに入力することで、アカウントを発行していました。

しかし、上記フローにて対応する場合、タイミー側が紙からWebへメールアドレスを転記した際にミスをしてしまい、企業のご担当者様がタイミーにログインできないケースがありました。また、企業のご担当者様が手書きで記した文字の読み取りに時間をかけてしまい、アカウント発行前に企業のご担当様に対して再度電話で聞き直してしまう場面もありました。

だから紙からフォームに乗り換えたのですね！

石井様：そうです。私が担当しているアカウントマネジメントの業務について説明すると、以下の2つに分けられます。

• 企業のご担当者様がタイミーにログインするためのアカウント発行
• タイミー導入後や、企業のご担当者様・ワーカー様間でマッチングした際に現場が混乱しないように電話でサポートすること

上記2つのうち、アカウントマネジメントチームがより時間をかけて対応したい業務は後者です。

ただし、事務作業ともいえるアカウント発行に時間を要してしまうことから、契約企業が増えるにつれて、電話でのサポート業務に時間が割けられない状況となりました。そのため、アカウント発行作業自体を自動化したいと思うようになりました。

formrunを選んだ理由を教えてください。

石井様：

• エンジニアから紹介されたため
• Googleアナリティクスと連携することで離脱率の高いフォームの傾向を把握し改善できるため

の2つです。

アカウント発行業務を自動化したい旨をSlackでエンジニアに相談したところ、formrunを紹介されました。

タイミーの自社システムで開発・自動化をすることも検討しましたが、「何をどのように自動化すれば課題が解決するのか？」の解像度が低いことから要件を定義できず、開発へと進めなかったため、formrunの利用を検討することになりました。

また、Slack上でそのやりとりを見ていたマーケティング部もアカウント発行率に課題を感じており、その課題をformrunのGoogleアナリティクスにて解決できると判断したことから、formrunの導入を決めました。

先ほどお伝えした通り、formrunを導入する前は、タイミーの導入を検討している企業のご担当者様に対してマーケティング部が作成した紙の申込書をメールで送信しており、そちらの返信をもって、契約が成立するフローを構築しておりました。

ただし、企業のご担当者様からのメール返信率が低く、タイミーの契約に繋がらないという課題感を有していたことから、離脱率の高いフォームの特徴や、チャネルごとにフォーム回答率が異なるかを確認・改善するために、Googleアナリティクスを使ってトラッキングする必要がありました。

現在はマーケティング部と相談しながら、タイミーの利用申込み用のフォームを作成し、都度改善に取り組んでいます。

formrunを導入後、アカウント作成までの時間や、アカウント契約率に改善は見られましたか？

石井様：業務効率化と新規契約の面で、大きな改善が見られました。

以前は1アカウントを発行するための時間が最短でも30分かかっていましたが、formrunを導入してから平均で5分もかからなくなりました。

また、Googleアナリティクスを活用することで、フォームが長いと離脱率が高くなることが見えてきました。

実際にformrunを使ってみて、お気に入りの機能や使いこなしている機能はありますか？

石井様：

• Googleスプレッドシートの自動出力
• Slack通知

の2つです。

Googleスプレッドシートでは、主に2つの使い方をしています。

①タイミーへログインするためのアカウントを発行するため

②企業ごとの情報やセールス担当者からの引き継ぎ内容等をリストで管理するため

①タイミーへログインするためのアカウント発行する場合

タイミーの利用申込みフォームから届いた内容をGoogleスプレッドシートに自動出力することで、企業のご担当者様にフォームからご記入いただいた企業情報をコピー＆ペーストするだけで、企業のご担当者様がタイミーへログインするためのアカウントを発行できるようになりました。

そのため、アカウントマネジメントチーム側での入力ミスや、文字の読み取りに時間がかかり、再度お客様に連絡することはなくなりました。

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Googleスプレッドシート（自動出力）のサンプル画像

②企業ごとの情報やセールス担当者からの引き継ぎ内容等をリストで管理する場合

自動出力されたGoogleスプレッドシートとは別のタブで、以下の情報を管理しています。

1. 各企業のご担当者様がフォームに入力した情報
2. セールスからアカウントマネジメントへ引き継ぐ内容と、引継ぎ有無の記載
3. 各企業ごとのアカウント発行状況や、オンボーディングの担当者、オンボーディング進捗管理

1.については、formrunで発行されるユニークな受付番号をフックに、IMPORT・VLOOKUP関数等でお客様が入力した情報を転載しています。

2.については、セールスが架電時に聞いた各企業の課題感等をGoogleスプレッドシートに記入し、各企業に対して、いつまでにどのようなサポートを行うかをセールス・アカウントマネジメント間ですり合わせられるようにしています。

3.については、1.2.をGoogleスプレッドシートで確認しているため、その延長線上で企業担当者が管理しています。

タイミーのセールスを含むメンバー内から私に対して「あのお客様の状況は今どうなっている？」と質問をいただくことも多かったのですが、②を活用することで「とりあえずこのGoogleスプレッドシートを見て！そしたら全企業の進捗がわかるから！」と伝えています。私の確認・伝達時間を短縮できる点でも、Googleスプレッドシートの活用は大きなメリットだと感じています。

※タイミー様で実際に利用しているGoogleスプレッドシート （企業ごとの情報やセールス担当者からの引き継ぎ内容等を管理する場合）

Slack通知は最近活用しはじめたのですが、もっと早めに設定すればよかったと思っています。

タイミーでは契約経路ごとにフォームを作成しています。また、支店を複数抱えるフランチャイズ企業の場合には、そちらの企業専用のフォームを作成しています。上記ぞれぞれを合わせると、現在は40個ほどのフォームを運用しております。

先述の通り、企業のご担当者様がタイミーへログインするためのアカウントをアカウントマネジメントがミスなく発行するために、各フォームでGoogleスプレッドシートの自動連携をしています。そのため、毎日朝・昼・夜の決まった時間に約40個のGoogleスプレッドシートに目を通す必要があり、この業務には課題を感じていました。

効率化したいとは思っていたものの、時期やタイミングによってお申し込み数に波があることから、契約経路ごとに流入数の見込みを立てることが難しい状況でした。そのため、フォーム送信後に行う、アカウント発行と企業のご担当者様へご連絡するまでの時間に差が出てしまうことがありました。

Slack連携をすることで、Slack通知が届いたタイミングでGoogleスプレッドシートを確認すればよくなり、無駄な時間や対応漏れをなくすことができました。

formrunを使い始めた当初は「Slack連携をするのは難しそうだな・・・。」と思っていましたが、とても簡単に設定できましたよ。

取得したSlack WebhookURLをformrunの設定画面に入力するだけで連携可能です。

formrunの利用は石井様、ひいてはタイミーのミッションにどのくらい貢献できていますか？

石井様：業務効率化の面では約100倍よくなりました（笑） 紙で契約していた頃はあまりにも非効率なことを行っていたかと思うのですが、formrunを利用することで、やっと業務の無駄を削ぎ落とすことができました。

また、チーム内でのナレッジの共有も進むようになりました。紙で契約していたときには、タイミー側の担当者ごとに契約管理をしており、人によってアカウント発行方法が異なっておりました。社員が増えるにつれて、誰がどの企業を担当しているのかが分からない場合や、企業のご担当者様に対するオンボーディング活動で困った場合に、それぞれ誰に相談すればいいのかがわからない状況でした。

formrunをつかうことで、アカウント発行を決まった方法で取り組めるようになり、業務のマニュアル化も進みました。

最後にどんな人にformrunをおすすめしたいですか？

石井様：スタートアップやベンチャー企業のように、お金と時間がない企業におすすめしたいです。これらの企業は事業推進のためにお金をかけるポイントが限られるかと思いますが、細かい業務の効率化を測りたいけど踏み込めていない方は、まずは無料のプランから一度使ってみることをおすすめします。

使い方も難しくないので、簡単に導入できますよ！