フォームで取得した契約情報と商談を自動紐付け！formrunとSalesforceの連携で業務を効率化・改善する活用方法をご紹介（アソビュー株式会社様）

アソビュー株式会社は、「生きるに、遊びを。」をミッションに掲げ、日本全国のレジャー、体験、遊びが集まる日本最大級のレジャー・体験予約サイト「アソビュー！」の運営や、観光・レジャー・文化施設向けに電子チケット販売システムや予約管理システムなどのSaaS「ウラカタ」シリーズを提供されています。

今回は、お問い合わせや資料請求、アンケートなど、ほぼ全社でfomrrunをご利用いただいており、60以上のフォームをSalesforceと連携してご利用いただいている、アソビュー株式会社の中村様にお話を伺いました。

最初にformrunのご利用用途を教えてください

formrunは問い合わせ対応、資料請求、アンケートなど多用途で活用しています。また、新規契約時には契約フォームを使用して契約に必要な情報を収集したり、事業者様からどのような施設でどのような体験ができるかというプラン情報を入稿していただく際にもフォームを活用しています。

営業部やカスタマーサポート部、事業企画など、いろいろな部署の人が日々様々な用途でformrunを利用しています。

formrun導入の背景を教えてください

以前はGoogleフォームを利用していたのですが、毎日大量のスパム投稿があり、業務に支障が出ている状態でした。

当社の場合には事業者様からも、アソビュー！会員様からも、お問い合わせが毎日かなりの数届くのですが、スパムが大量にあることで対応に支障が出てしまったりと、ノイズが多い状態だったのでスパムを防ぎたいという理由で利用を検討しました。

そのなかで、直感的に操作できることや、Googleフォームと同じようにスプレッドシートに回答情報を反映できること、Salesforceにも連携できるという理由でformrunを選定しました。

営業の商談管理だけではなく、体験やレジャー施設のプランの作成などにもSalesforceを使ってレコードを立ててやり取りをしているところがほとんどのため、formrunがSalesforceとシームレスに連携できることは非常に重要でした。また、formrunはスパム対策が強力であり、業務効率化とスパム削減の両方が期待できました。

お客様から契約情報をいただく際に、メールでのやりとりだと、メールのやりとりが複数回必要になるため、お客様にもご負担をおかけしてしまいます。

フォームの方が契約情報のヌケモレ防止にもなるし、結局それがお客様のためにもなる。私達も作業が楽になるので効率があがるし、Salesforceに自動的に情報が集まっているという理想的な状態を作れるので、それらをトータルで考えたときには、formrunを利用しないという選択肢はありませんでした。

実際にどのような効果がありましたか？

以前はスパム対応に多くの時間を割いていましたが、formrun導入後はその時間を他の業務に充てることができるようになり、業務の効率化が進みました。

また、当社では常時60種類以上のフォームを運用しているのですが、誰でもスピーディにフォームを作ることができるため、フォームの改修や新規作成が同時に発生しても手分けして素早く完了することができるようになりました。

当社はスタートアップですので、スピード感が重要です。

当社にとっては、フォームの多さも相まって重いタスクになりがちですが、それが分散できるので速やかな改善に役立っています。

formrunは直感的に操作できる点や、豊富なテンプレートが用意されている点も非常に気に入っています。誰でも簡単にフォームを作成・管理できるため、Salesforceとの連携設定も含めて、フォーム作成のトレーニングが不要になりました。

Salesforceとのつなぎこみが魅力です。

当社では一部GoogleAppScriptを使用してスプレッドシートからSalesforceでレコードを立てるということをしているものもありますが、手順が難しく、管理が煩雑になってしまうという課題があります。

その点、formrunはSalesforceを一定理解している人ならだれでもすぐに使えて、連携までできる部分が気に入っています。
また、連携エラーが発生したらメールで通知が来る点も便利だと思っています。

当社では管理用メールアドレスにエラー通知を集約してslackに転送し、formrunエラー用のチャンネルを作って管理しています。以前まであった抜け漏れによるミスを未然に防ぐことができるためとても助かっています。

Salesforceとの連携について詳しく教えてください。

当社では商談を受注したあとは、「契約管理」というカスタムオブジェクトでお客様との契約情報を管理しています。

契約条件はお客様によって異なるため、商談を受注したら社内に承認申請を回し、担当者からお客様にメールで契約の条件と共に契約フォームのURLが記載されたURLをお送りします。
条件に問題がないことを確認いただいたうえで、お客様が契約フォームにご記入をいただくと、その情報がそのままSalesforceの契約管理オブジェクトにレコード追加され、商談や取引先と自動的に紐づく仕組みになっています。

具体的には、受注したお客様にメールを送るときに、変数でformrunフォームのURLのパラメーターにメールを送るお客様の商談IDを自動的に挿入するメールテンプレートを作成しています。

formrunではパラメーターの値を項目の初期値として受け取ることができるため、非表示の項目として受け取った商談IDの値をフォーム送信のときにSalesforceと連携し、一致のキーとすることで商談レコードとの自動紐付けを実現しています。また、商談が紐づくことで、親である取引先も契約管理と紐づけることができます。

あとはSalesforceのフローを使って、営業担当者名や企業情報など、契約管理に必要な情報はすべて商談や取引先から自動で引っ張ってきているため、手動でのデータ入力によるミスの防止や業務効率化が実現できています。

＜アソビュー様のformrunとSalesforceの連携図＞

＜formrunでのSalesforce連携設定の流れ＞

また、お客様やパートナーからのお問い合わせはSalesforceでケース管理していますが、ケースが閉じたあと再オープンされることがなければ、24時間後にフローで一斉にアンケートメールを送信するというフローを組んでいます。

アンケートの回答はSalesforceに連携され、Salesforceのレポート機能で返答率や回答の集計をまとめてレポーティングできるようにしています。

スプレッドシートを用いて確認するよりも、formrunのフォームをSalesforceに繋げてレポートにしておくほうが簡単に且つリアルタイムで回答結果を確認することができるようになります。

カスタマーサポート部門ではホーム画面のダッシュボードにレポートを貼り、パフォーマンス改善の指標としてアンケートの結果を活用しています。

＜カスタマーサポート部門でもアンケート業務で活用＞

最後に、どのような企業様にformrunをおすすめしたいですか？

Salesforceを利用している企業には特にお勧めです。

顧客からの問い合わせなど、受け口をすべてformrunにして管理はSalesforceで行っていますが、項目のつなぎこみも簡単ですし、フォームの作り方も誰でもわかりやすいので、細かい変更にスピーディに対応できます。

Salesforceの機能はかなり多く、覚えなくてはならないことややらないといけないことが多いので、誰でもSalesforceとすぐに連携できるformrunは、Salesforceの管理者を少人数で行っている中小企業の方にも合うと思います。

直感的に操作でき、誰でも簡単にフォームを作成・管理できるので、業務効率化に非常に役立ちます。