「kintoneの導入で、どれだけの業務を効率化できる？」
「業務で紙の書類やFAXから脱したいけど、具体的にどうすればいい？」
「kintoneで、表計算業務の手間を解消できるって本当？」
業務管理ツールを検討している時に、必ずと言っていいほど選択肢に上がるkintone。現在、3万社以上に導入されています。
なぜkintoneはそれほどまでに支持を集めるのでしょうか。どんなことができて、どんなことができないのか。この記事では、クラウド型ツール「kintone」導入のメリット・デメリット、必要費用や連携ツールを解説します。
業務管理ツールの選定に迷っている方に役立つ内容のため、ぜひ参考にしてください。
目次
kintoneとは？
kintoneは、サイボウズ株式会社が提供している、クラウド型の業務効率改善プラットフォームです。
プラットフォーム内に、各部署で活用する業務内容に合わせた機能を構築して運用します。
業務ごとに必要な表計算のひな形が「アプリ」という名称で用意されています。専用のアプリストアからアプリを追加するだけで、利用開始が可能です。
アプリ数は、部署・業種別に100個以上あり、自社の業務に必要なものを自由に組み合わせられます。
カスタマイズ性が高く、自社だけの専用業務管理システムを作れる点が魅力で、3万社以上の企業が導入(2023年8月現在）を誇ります。
たとえば、kintoneを導入していない場合の表計算業務の手順は、以下のようなものです。
①Excelで関数を使った表を作成
②登録したいデータを入力
③データの分析・解析をしたい場合は新たな表を作成して表計算を実施
④分析結果を精査する
このような手順を実施するとなると、Excelの関数の知識が必要で、できる人材は限られます。また、Excelで誤った操作をすると、知識がある人以外は修正できません。
kintoneは、このような属人化してしまう業務を解消します。今までかけていた労力を減らし、取り組みたい業務に集中できるツールです。
kintoneでできること・できないこと
kintoneの特徴を、できること・できないことに分けて紹介します。
kintoneでできること
kintoneでは、日報作成・スケジュール・顧客・お問い合わせ・採用などの情報集約・蓄積・整理をはじめとしたアプリの数々を利用できます。
各部署の業務に合わせた機能を、kintone専用のアプリストアからプラットホームに追加可能です。
アプリ内で取り扱う情報の項目(ラベル・添付ファイルなど)は、ドラッグ&ドロップで編集できるため、自社に必要な情報を組み合わせて業務に活用できます。
幅広い相手とコミュニケーションを取れる点もkintoneの特徴です。
チーム内外の相手とのやり取りやデータ共有が簡単にでき、外部ツールにデータをコピーして連絡を取り合うなどの手間はありません。
弊社のアンケート作成ツール「formrun」と連携すれば、見込み顧客との関係性の構築ができます。
機能性・操作性の高い、アンケートフォームや問い合わせ窓口から得た情報をkintoneで管理することで、効率的な集客を図れます。
kintoneでできないこと
kintoneのプラットフォーム内では、膨大な量のデータを保管できません。
保存できるデータの上限は1ユーザー5GBまでです。
大量なデータ管理は苦手なため、kintoneに留める情報は通常業務で使う確率が高いものだけにしましょう。
通常業務で使う機会の少ないデータは、オンラインストレージやファイルの転送サービスへの保管をおすすめします。
kintoneのメリット・デメリット
kintoneの活用で得られるメリット・デメリットを紹介します。
kintoneのメリット
kintoneを使うメリットは、以下の5つです。
- ワークフローの自動化
- リアルタイムでの共同作業
- データの可視化と分析
- モバイル対応
- 簡単操作で初心者でも安心
それぞれについて解説します。
ワークフローの自動化
業務の流れを自動化すればスムーズな承認作業ができ、対応漏れなどのミスを防げます。
自動化できる業務や手続きをkintoneに任せると、商談準備や企画の立案など、各部署の本業に取り組む時間を作れます。
承認用紙などのペーパーレス化で、書類整理業務の削減が可能です。
リアルタイムでの共同作業
kintoneはクラウドサービスのため、複数人で同時に情報入力・変更作業をできます。
情報の反映はリアルタイムでされ、担当者が不在・イレギュラー対応が必要なケースでも迅速な対応が可能です。
古い情報で顧客対応をすると信用を損ねる可能性が高まります。リアルタイムで作業・情報が更新されるのは大きなメリットです。
データの可視化と分析
kintoneには、データの可視化と分析機能があります。
データ蓄積や、案件・顧客情報・売上データの一括管理が可能です。
リアルタイムのデータを集計・グラフ化できるため、マーケティング分析などを実施する際、すぐに業務を始められます。
データ（顧客名・連絡先などの基本情報など）をアプリ間で共有すれば、請求書発行が捗ります。
モバイル対応
スマートフォンやタブレットで情報登録や更新ができるため、社外で開催した商談などの結果をリアルタイムで反映できます。
iOS： アプリのダウンロードはこちら
Android ：アプリのダウンロードはこちら
撮影した写真を共有が可能で、チーム内に自身の進捗状況を簡単に知らせられます。
自分に必要な情報が更新された際はプッシュ通知が届くため、情報の見落とし防止が可能です。
営業・出張や在宅ワークなど、さまざまな働き方を導入している企業に最適なツールです。
簡単操作で初心者でも安心
直感的な操作ができるUIのため、誰でも簡単に使いこなせます。
疑問や不安点を解消したい場合は、メール・電話・チャットでサポートを受けられます。
詳細は下記の通りです。
【メール】
サポート対象者 | cybozu.com共通の管理者の登録をしている方 |
対応スケジュール | 365日24時間 対応可能 ※回答の目安は1〜2営業日以内 |
【電話・チャット】
サポート対象者 | 下記2点が当てはまる方 ①kintone契約中または無料お試しをしている ②cybozu.com共通で管理者の登録をしている |
対応スケジュール | 月～金 10:00～12:00・13:00～17:30 ※祝日・年末年始は対応不可 |
緊急性の低い質問はメールを使うなど、質問内容に合わせてサポート方法を選択ができます。
kintoneのデメリット
kintoneを使うデメリットは、以下の3つです。
- コストがかかる
- 複雑なワークフローへの対応が難しい
- 高度なカスタムレポート出力にはプラスアルファの対応が必要
それぞれについて解説します。
コストがかかる
kintoneは、30日間の無料トライアル期間を過ぎると費用が発生します。
※プランはスタンダード（月額1,500円）とライト（月額780円）の2種類
1アカウント発行ごとに追加料金が発生
拡張プラグイン機能を使うとさらに費用がかかるため、自社が使いたい機能とアカウント数と予算の兼ね合いを確認しておきましょう。
継続的な費用を踏まえてツールを検討すると、予想以上のコストが発生するなどのトラブル防止が可能です。
複雑なワークフローへの対応が難しい
承認内容の修正や差し戻しなど、複雑なワークフローへの対応に手間がかかる点はkintoneのデメリットです。
アプリの管理担当者へ処理申請が必要です。
ワークフローの複雑さに合わせてkintoneを活用することで、効率的な業務を実現できます。
高度なカスタムレポート出力にはプラスアルファの対応が必要
収集したデータの数値は自動で可視化されますが、より詳細な分析をする際は、データの加工作業やプラグインの導入の手間がかかります。
マーケティング分析などで、詳細なデータを活用したい場合は事前に、加工作業の手順やプラグイン設定をしておきましょう。
kintoneの口コミ・評判
kintoneに関する主な口コミや評価は、以下のとおりです。
【口コミや評価の一例】
・アプリのテンプレートが豊富。
・アプリの機能が多く、使いこなすまで時間がかかる。
・Excelで済ませていた業務をアプリ化でき、情報の一括管理・共有がしやすい。
・紙や人間の手作業で管理していた業務を自動化でき、現場作業の負担軽減や入力データの可視化ができた。
・半角入力の項目の部分一致検索（電話番号・IP・IDなど）が苦手。
（参考：https://www.itreview.jp/products/kintone/reviews#review-162124 ）
高評価だったのは、アプリで情報の一元化ができたり、業務効率化が図れたりする点です。
情報共有・更新により、チームの進捗をリアルタイムで把握が可能なため、状況に応じた的確なサポートを受けられます。
特徴的だったのは、機能（アプリ）の豊富さに対する考え方です。
機能が豊富な点をメリットと捉える評価と、使いこなすまでにかかる時間をデメリットと捉える評価がありました。
事前に操作方法の研修を開催して、社内全体で操作方法を把握しておけば、口コミで見られるデメリットの解消が見込めます。
kintoneの価格
kintoneには、スタンダードコースとライトコースの2種類があります。
月額(1ユーザー） | 年額(1ユーザー） | |
スタンダードコース | 1,500円 | 17,640円 |
ライトコース | 780円 | 9,170円 |
無料お試し期間が30日間あり、スタンダードコースのトライアルが可能です。
本格導入時の初期費用は無料で、5ユーザーから契約ができます。
外部サービスとの連携が可能な「スタンダードコース」
料金(1ユーザー） | 月額1,500円（年額17,640円） |
アプリ数上限 | 1,000個 |
スペース数上限（ゲストユーザー招待機能） | 500個 |
※30日間の無料トライアルあり
スタンダードコースの特徴は以下の2つです。
- 拡張機能サービスの活用や外部ツール連携ができる
- チーム応援ライセンスで割引で購入できる
既に自社が導入しているツール(Sansan・Microsoft・freee・formrunなど）をそのまま継続利用できるため、操作法を覚え直すなどのストレスを軽減できます。
チーム応援ライセンスは、kintone提供元（サイボウズ）が規定した要件を満たす企業・団体はkintoneを特別価格で購入できる仕組みです。
スタンダードコースのみで適応され、900ユーザーまで年額9,900円(1ユーザー）で利用できます。
スペースに招待されたゲストユーザー（顧客・取引先など）は、自分が招待されたスペース内の情報の閲覧が可能です。
メールやチャットで情報を送信する手間をなくせて、業務を効率的に進められます。
小規模チーム・企業におすすめ「ライトコース」
料金(1ユーザー） | 月額780円（年額9,170円） |
アプリ数上限 | 200個 |
スペース数上限 | 100個 |
※30日間の無料トライアルあり（スタンダードコースの内容）
中小企業・個人事業主など、小規模で使用する場合はライトコースをおすすめします。
拡張機能や外部サービスとの連携が不要な企業は、費用を抑えてkintoneを運用できます。
30日間の無料トライアルはスタンダードコースのサービス内容のため、使用感を確かめた後でライトコースの選択が可能です。
導入時は、導入の目的や自社の規模などを考えて、適切な kintone のプランを選びましょう。
コスト感のみでプランを決めると、ツールの連携ができないなどの不具合が生じるため注意が必要です。
kintoneの使い方
kintoneは、顧客管理・日報・スケジュール管理・お問い合わせ管理・採用管理など、幅広い場面で活用できます。
活用までの手順は、kintoneアカウントの作成→業務に必要なアプリを作成→業務運用開始の3ステップです。
さまざまな使い道があるぶん、どのように操作すべきか迷ってしまう方におすすめなのが、kintoneシミュレーターです。
シミュレーターでは、活用頻度が高い【①顧客管理②社員の情報管理③費用申請】の操作を体験できます。
顧客管理の使い方
顧客情報の閲覧・変更は、「案件管理アプリ」から実行できます。
顧客情報を追加する際は、画面右上の「プラスマーク」をクリック。
表示された項目を入力して「保存ボタン」をクリック(※マークがついている箇所は入力必須項目です)。
アプリのホーム画面に戻ると、新たな顧客情報が登録されました。
顧客情報として登録する項目を編集する際は、画面右上の「歯車マーク」から設定が可能です。
必要な項目は、ドラッグ&ドロップで簡単に追加できます。
項目変更が終わったら、画面右上の「アプリを変更」ボタンをクリック。
見込み時期の右に、追加した項目（添付ファイル）が表示されました。
社員情報管理の使い方
社員情報をExcel管理している場合は、アプリにExcelファイルを読み込ませるだけで、社員情報リストが作成できます。
画面左側にある「参照」ボタンをクリック→Excelファイルを貼り付け→画面右上の「作成」ボタンをクリック。
ポータル（ホーム画面）に切り替わると、社員情報リストができあがっています。
画面左上にある「ベルマーク」から、社内の全体スペース（チャット）にアプリの案内を投稿すれば、社員それぞれが情報変更を実施可能です。人事への書類申請などの手間を削減できます。
アプリで表示される項目は、必要に応じて閲覧制限をかけられる仕組みです。住所や給料などを非表示にして、社員の情報を保護できます。
情報変更がされたときは、チャットで通知が届きます。
不備を見つけた際もすぐにチャットで連絡を取り合えるため、情報の登録ミスの可能性が低下します。
（例：引越をした田中さんから、住所変更の通知がチャットで届いた。変更内容を確認したら最寄り駅の変更がされていなかったため、修正依頼のチャットを返信した。)
情報の変更履歴は、画面右側の「時計マーク」から確認可能です。情報を遡りたい場合も安心です。
費用申請の使い方
出張などの費用申請は、スマホなどのモバイル端末から実施できます。
時間や場所関係なく申請を出せるため、移動時間や商談前の空き時間などを有効的に使えます。
アプリを開き、画面左下の「プラスマーク（追加)」をクリック。
必要な項目を入力して最下部までスクロールして、画面下に表示される「保存」ボタンをクリック。
画面右上の「実行」をクリックすると、ステータスが費用申請中に更新されます。後は、申請完了を待つだけです。
iOS ：アプリダウンロードはこちら
Android ：アプリダウンロードはこちら
kintoneは、導入前の体験ツールが充実しており、顧客リスト・日報・タスク管理のアプリ作成体験ページも用意されています。
導入前に操作性や画面のデザインを細かく確認できるため、本格運用後に思っていたものと違うなど、認識のズレが生じません。
シミュレーターや体験ページを活用して、ツール導入の検討に取り組むことで、満足度の高い導入・運用ができます。
kintoneの活用事例
ここではkintoneの活用事例を3つ紹介します。
営業先からの迅速な費用申請を実現：KOKUYO
日本最大級の文房具製造・販売企業KOKUYOのグループ会社であるコクヨベトナム。
営業担当者は、国土の広いベトナム各地へ出張で赴き、積極的な販売活動を実施しています。
旅費申請の承認は、メールや電話でしていたため、出張が多いほど処理の負担が増していました。
そこで、営業担当者にkintoneアプリをインストールしたスマートフォンを支給。出張後の費用精算・申請は、kintoneでするように変更しました。
旅費の申請と共に、営業先の商品陳列状態を撮影して送信することで、どこへ出張したかや商品陳列の良し悪しなどを確認できるメリットが生まれます。
不明点などのやりとりに、kintoneのコメント欄を活用することで、精算処理業務の手間の削減に成功しました。
https://kintone.asia/user_story_kokuyo-vietnam_jp.html
紛失物のデータ管理化で業務効率化：京王電鉄バス
https://www.keio-bus.com/index.html
社内で発見される落とし物が年間4万件にものぼる京王バス。
車内で発見された遺失物は、手書きの紛失管理台帳に記載した後、Excelに手入力をしていました。
手作業で転記ミスが発生しやすく作業効率が悪いため、kintoneの導入を決めます。
落とし物が営業所に届いたら、すぐにデータ登録を実施します。
落とし物のデータを探す際は、落とし物の特徴や発見場所（バスの経路など)・日時で条件検索をすれば、ヒットした情報を取り出せる仕組みです。
kintoneで情報を一括管理することで、落とし物相談への対応にスピーディーさが生まれた事例です。
https://kintone-sol.cybozu.co.jp/cases/keiobus.html
コロナ感染者の健康状態を見える化：大阪府庁
新型コロナウイルス感染症対策のために、kintoneを活用した大阪府。
コロナウイルス感染者が爆発的に増加した当時は、さまざまな対応が追いつきませんでした。
そこで、感染者自身・保健所などの施設・府市の担当者のリアルタイムな情報を一括管理できるシステムを構築します。
感染者用のフォームを作り、感染者自身で健康状況を入力・送信してもらう仕組みを作りました。
病院施設などの職員に対しては、感染者の移動・施設の空き状況などを入力できる機能を設定します。
kintoneのカスタマイズ性を活かし、リアルタイムの情報を確認・共有したことで、感染者への聞き取り作業の削減に成功しました。
https://jichitai.works/article/details/327
kintoneと連携して使えるおすすめのフォーム作成ツール「formrun」
「formrun」は、弊社が提供しているフォーム作成ツールです。kintoneの拡張機能を活用して連携ができます。
formrunで作ったアンケートフォームや問い合わせ窓口に、入力・送信された回答は全て、kintoneへ自動で登録される仕組みです。
問い合わせの進捗状況やフォーム送信者に対するメール対応の業務などの一元管理ができるため、業務の効率化が可能です。
ここでは、formrunの特徴を3つ紹介します。
質の高いフォーム作成ツールを導入したい方は、ぜひ参考にしてください。
特徴①クリックだけの簡単操作
formrunはkintoneと同じく、直感的に使いこなせる操作性が特徴です。
40種類以上のテンプレートがあり、活用場面にあったデザインをクリックするだけでフォームが完成します。
HTMLやCSSなどの専門知識がない人も簡単にフォーム作成ができるため、スピード感のある作業が可能です。
知識を使ったオリジナルのフォームの作成も可能なため、自社の状況に合わせた最適なアプローチが図れます。
特徴②豊富なテンプレートデザイン
formrunのフォームテンプレートは、40種類以上あります。
問い合わせ対応・申し込み・アンケートなど、幅広い場面で活用が可能です。
フォーム背景・タイトルやボタンなどのカラーは自由に変更できます。
フォームの活用場面や自社カラーに合わせたカラー設定をして、ユーザーの解答意欲を高めましょう。
特徴③エントリーフォーム最適化(EFO機能）
エントリーフォーム最適化は、フォーム入力の際、ユーザーがストレスを感じる場面を解消するための機能です。
フォームからの離脱で入力内容が消えないようにしたり、郵便番号の入力で住所が表示されたりする工夫で、ユーザーの離脱を防ぎます。
formrunには、フォームごとの離脱率をリアルタイムで数値化する分析機能が付いています。
フォーム最適化でユーザーのストレスを減らしつつ、分析結果を参考に修正を繰り返すことで回答率の高いフォームの運用が可能です。
無料プランでお試し活用に挑戦！
formrunを試してみたい方におすすめなのが、無料プランの活用です。
回答受付数の上限がなく、毎月50通の個別メールが送信できるため、使い勝手の確認に最適です。
formrunとkintoneを連携する際は、オプション料金(1フォーム980円）が発生するため、導入時は予算の確認を忘れないようにしましょう。
formrun×kintoneはこんな利用におすすめ
formrunとkintoneの連携は、主に以下の3シーンで役立ちます。
- 新規顧客の登録
- 既存顧客の情報更新
- 外部ユーザーへのアンケート実施
それぞれについて、詳しく紹介します。
kintoneで新規顧客の登録
formrunのフォームで収集した新規顧客の情報は、kintoneに自動登録されます。
ツール間で情報を登録し直す必要がないため、業務の効率化が可能です。
資料・ホワイトペーパーやセミナーの申し込みなど、見込み顧客の情報をkintoneで引き継げば、顧客の温度感を見極めながら取るべきアプローチをタスク管理できます。
kintoneで既存顧客の情報更新
既存顧客が情報変更や更新でformrunに情報入力をした場合、kintoneの情報も自動で変更・更新されます。
顧客が自ら情報を入力してくれるため、自社の作業で入力ミスが発生する可能性はゼロです。
formrunとkintoneの連携エラーは、メールですぐに通知されるため、迅速な状況把握と問題解決ができます。
kintoneで外部へのアンケート
kintoneとformrunを連携すれば、外部に向けたアンケートを実施できます。
kintoneは、外部（アカウントを持たない人）に対するアンケートができません。
外部への聞き取り調査や情報収集をしづらい点が弱点です。
formrunと連携すれば、外部に向けたアンケートを実施可能です。
回答結果はkintoneへ自動で登録されるため、効率よく情報収集ができます。
kintoneとformrunを連携することでできること
formrunを連携すれば、アカウントを持っていない相手（社外のユーザー）から、アンケートを収集できます。
kintoneだけでアンケートをする場合、アカウントを所有しているユーザーしか対象にできません。
ツール同士の連携させることで利便性が高まります。
formrunは、最大9つのアプリと連携でき、フォームごとに連携させるアプリを選択可能です。
フォームで収集したデータは、kintoneに自動で登録されるため、業務効率化が図れます。
連携に関するエラーが生じたときは通知メールが届き、スムーズな問題解決ができます。
kintoneとformrunを連携すれば最大効果を引き出せる
情報の管理が得意なkintoneと、入力・登録・情報収集が得意なformrunを連携させることで、情報を効率的に管理できます。
kintoneとformrunの連携メリットは、以下のとおりです。
- デザインとEFO機能に優れたフォームを活用できる
- アンケート情報をアカウント所有に関係なく収集できる
- アンケート回答データはkintoneに自動登録され入力作業が不要
商談や顧客対応など、集中したい業務にかけられる時間を増やしたい方はぜひ、kintoneと formrunを活用してください。
formrunやフォーム作成や顧客管理に関する情報を発信しております。
EFO（エントリーフォーム最適化）や問い合わせ対応など、
フォームに関するお悩みを解決します。
