Googleフォームで人数制限を設定する方法を徹底解説｜質問ごとに定員上限を設定する手順もご紹介

Googleフォームを管理していると、Googleフォームに人数制限を設定する方法が分からない。または、質問の選択肢に人数制限を設定する方法が分からないと頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか？

Googleフォームではスクリプトエディタにスクリプトを記載すれば、フォームまたは選択肢に人数制限を設定できます。人数制限を設定すれば、日程調整やイベントの予約フォームとしてGoogleフォームを運用できるのです。

そこで、本記事ではGoogleフォームで人数制限を設定する際の概要を踏まえた上で、Googleフォームのスクリプトエディタにスクリプトを記載する手順をご紹介します。

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フォームの受付上限を1クリックで設定可能
プログラミング不要で簡単設定
ワンクリックでrecaptcha設定可能
マウス操作でデザイン設定可能
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自動メールやChatworkなどツール通知機能も有り

以上の機能が完備されており、基本料金は無料です。

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>> formrunとGoogleフォームの違い

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Googleフォームで作成した予約システムに人数制限（定員）を設定する方法2選
回答数が人数制限に達した時点でフォームごとクローズする手順
回答数が人数制限に達した選択肢のみを消す手順
Googleフォームの回答数を確認（表示）する方法
Googleフォームをさらに活用する方法
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Googleフォームの活用が難しい場合はformrunの導入を検討しましょう

Googleフォームで作成した予約システムに人数制限（定員）を設定する方法2選

Googleフォームで作成した予約システムに人数制限を設定するには、Googleフォームのスクリプトエディタにスクリプトを記載する必要があります。人数制限を設定していなければ、手動でGoogleフォームの受付終了を操作しなければなりません。

Googleフォームで作成した予約システムに設定できる人数制限の方法は、下記の2つです。

回答数が人数制限に達した時点でフォームごとクローズする
人数制限に達した選択肢のみを消す

人数制限に達した選択肢のみを消す場合は、定員に達した項目がフォームの選択肢から削除されてしまう点に注意です。

そのため、スクリプトエディタにスクリプトを記載することに加えて、Googleスプレッドシートと連携する必要があります。Googleスプレッドシートと連携しておけば、回答はスプレッドシート内に記録されます。

回答数が人数制限に達した時点でフォームごとクローズする手順

まず、回答数が人数制限に達した時点でフォームごとクローズする手順をご紹介します。具体的には下記の手順に沿って設定します。

サンプルフォームを作成する
フォームのスクリプトエディタを開きコードを記載する
プロジェクトを保存して実行する
回答数が人数制限に達した際にフォームをクローズするようトリガーを設定する
回答数が人数制限に達した際の表記を設定する

手順① サンプルフォームを作成する

最初に人数制限を設定するサンプルフォームを作成します。いきなり、人数制限を設定したいフォームに設定を行うと、エラーやトラブルが発生する可能性があるためです。まずは、サンプルフォームでテストしてから、実際に設定したいフォームに人数制限を設定しましょう。

サンプルフォームを作成する手順は下記の通りです。

Googleアカウントを作成
テンプレートを作成
パーツを追加
設問／選択肢の作成
デザインの設定
詳細設定
公開設定

下記の記事において詳しいGoogleフォームの作り方をご紹介しています。
>>【2024年完全版】Googleフォームの使い方を徹底解説｜作り方から作成例まで詳しく紹介】

手順② フォームのスクリプトエディタを開きコードを記載する

サンプルフォームを作成できたら、フォームのスクリプトエディタを開き、コードを記載します。具体的な手順は下記の通りです。

フォームの右上「︙」をクリック
「スクリプトエディタ」をクリック
すでに書き込まれているコードを削除
以下のコードをコピペしてペースト

—————-コピペする部分—————-

function endFormCheck() {
var LIMIT_COUNT = 1; //ここに上限値を設定

var form = FormApp.getActiveForm();
if (form.getResponses().length >= LIMIT_COUNT) {
form.setAcceptingResponses(false);
}
}

————コピペする部分ここまで————

スクリプトの上限値を設定する部分には、設定したい人数制限の数値を記入しましょう。2人が回答した時点でGoogleフォームをクローズしたい場合は「2」と記載します。

手順③ プロジェクトを保存して実行する

続いて、プロジェクトを保存して実行します。具体的な手順は下記の通りです。

画面上部の「プロジェクトを保存」をクリック
「プロジェクト名」を設定
「実行」をクリック
「権限を確認」をクリック
実行ログにエラーがでないことを確認

手順④ 回答数が人数制限に達した際にフォームをクローズするようトリガーを設定する

続いて、回答数が人数制限に達した際にスクリプトが実行されるようにトリガーを設定します。トリガーが設定されると人数制限に達した時点でフォームがクローズされます。具体的な手順は下記の通りです。

左メニューから「トリガー」を開く
「トリガーを追加」をクリック
「実行する関数を選択」を下記のように設定

実行する関数を選択：endFormCheck
実行するデプロイを選択：Head
イベントのソースを選択：フォームから
イベントの種類を選択：フォーム送信時
エラー通知設定：毎日通知を受け取る

手順⑤ 回答数が人数制限に達した際の表記を設定する

続いて、回答数が人数制限に達した際の表記を設定します。例えば、「人数制限に達したため回答を締め切りました」のような文言です。具体的な手順は下記の通りです。

Googleフォームの編集画面で「回答タブ」をクリック
「回答を受付中」を「回答を受け付けていません」に変更
回答者へのメッセージに文章を入力
「回答を受け付けていません」から「回答を受付中」に変更

以上ですべての設定が完了です。あとは、回答数が人数制限に達した時点でフォームごとクローズするか動作確認を行いましょう。適切に設定できていれば、実際に人数制限を設定したフォームに同様の設定を行います。

回答数が人数制限に達した選択肢のみを消す手順

次は回答数が人数制限に達した選択肢のみを消す手順をご紹介します。具体的な手順は下記の通りです。

サンプルフォームを作成する
フォームからGoogleスプレッドシートを開き編集する
フォームのスクリプトエディタを開きコードを記載する
選択肢が人数制限に達した際に選択肢を締め切るようトリガーを設定する

手順① サンプルフォームを作成する

まず、サンプルフォームを作成します。サンプルフォームを作成する理由と手順は先ほど、回答数が人数制限に達した時点でフォームごとクローズする手順でご紹介した通りです。

Googleアカウントを作成
テンプレートを作成
パーツを追加
設問／選択肢の作成
デザインの設定
詳細設定
公開設定

▼下記の記事において詳しいGoogleフォームの作り方をご紹介しています。
>>【2024年完全版】Googleフォームの使い方を徹底解説｜作り方から作成例まで詳しく紹介】

手順② フォームからGoogleスプレッドシートを開き編集する

サンプルフォームが作成できたら、GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを連携します。具体的な手順は下記の通りです。

フォームの回答ページ右上の「スプレッドシートの作成」をクリック
スプレッドシートのシート名を分かりやすいものに変更
2つ目のシートを作成し、シートの名前を分かりやすいものに変更
スプレッドシート内に候補日と定員を設定

候補日と定員を設定する際の具体例は下記の通りです。

候補日	定員（0のときは人数制限無し）
5/5	30
5/6	0
5/7	30
5/8	30
5/9	30

手順③ フォームのスクリプトエディタを開きコードを記載する

続いて、Googleフォームのスクリプトエディタを開き、コードを記載します。具体的な手順は下記の通りです。

フォームの右上「︙」をクリック
「スクリプトエディタ」をクリック
すでに書き込まれているコードを削除
以下のコードをコピペしてペースト
コードの基本設定を編集
画面上部の「updateFormを選択」し、「実行ボタン」をクリック
スプレッドシートに正しく反映されているか確認

////
// 【基本設定】
// ここを編集するだけで使用できます
////

//「https://docs.google.com/spreadsheets/d/xxx/edit」のxxxを入れてください
var spreadSheetID = ‘xxx’;

// 候補日と定員を書くシート名
var sheetName = ‘候補’;

// 回答のシート名
var answerSheetName = ‘フォームの回答’;

// 定員のある項目の名前
var questionName = ‘参加したい日程をどうぞ！(各日程定員50名です)’;

////
// 【フォームを更新する関数】
////
function updateForm() {
////
// 【スプレッドシートの情報を取得】
// 候補と定員を取得し、定員に満たない候補のみを取得します
////

// スプレッドシートをIDで取得
var sheets = SpreadsheetApp.openById(spreadSheetID);

// 候補と回答のシートを取得
var sheet = sheets.getSheetByName(sheetName);
var answerSheet = sheets.getSheetByName(answerSheetName);

// 候補のシートのA行の2行目から下の値を配列で取得する
var sheetLastRow = sheet.getLastRow();
if (sheetLastRow > 1) {
// 候補と定員を取得
var candidate = sheet.getRange(2, 1, sheetLastRow – 1, 2).getValues();
} else {
return;
}

// 回答のシートの2行目から下の値を配列で取得する
var answerSheetLastRow = answerSheet.getLastRow();
if (answerSheetLastRow > 1) {
var questionNames = answerSheet.getRange(1, 1, 1, answerSheet.getLastColumn()).getValues();
var colCount = questionNames[0].indexOf(questionName);
if (colCount === -1) {
Logger.log(“定員のある項目が見つかりません。questionName の値を確認してください”);
}

// 必要な部分だけ取得 (2次元配列で返ってくるので、flat()で1次元配列に変換しておく)
var answerData = answerSheet.getRange(2, colCount + 1, answerSheetLastRow – 1).getValues().flat();
}

////
// 【Googleフォームの選択肢の上書き】
////

// フォームの取得
var form = FormApp.getActiveForm();

// 質問項目をすべて取得
var items = form.getItems();

// 選択肢の作成、更新
items.forEach(function(item) {
// 質問項目がquestionNameの項目を探す
if(item.getTitle() === questionName) {
var listItemQuestion = item.asListItem();
// 選択肢を入れる配列
var choices = [];

// 候補日を一つ一つ見ていく
// nameAndCapacity[0]が候補日、nameAndCapacity[1]がその定員
candidate.forEach(function(nameAndCapacity) {
if(nameAndCapacity[0] != “”) {
// 定員無制限かどうか。また、回答が一件もない場合もこっち
if (!answerData || nameAndCapacity[1] === 0 || nameAndCapacity[1] === “”) {
choices.push(listItemQuestion.createChoice(nameAndCapacity[0]));
} else {
// 定員がある場合は定員以上になっていないか確認
var counter = 0;
// 何人分キャパが埋まっているかカウント
for(var i = 0; i < answerData.length; i++) {
if (nameAndCapacity[0] === answerData[i]) {
counter++;
}
}
// まだキャパがあれば選択肢に追加
if (counter < nameAndCapacity[1]) { choices.push(listItemQuestion.createChoice(nameAndCapacity[0])); } } } }); if (choices.length > 0) {
// フォームの回答を受け付ける
form.setAcceptingResponses(true);
// 選択肢を上書き
listItemQuestion.setChoices(choices);
} else {
// 満員につき、回答受付終了
form.setAcceptingResponses(false);
}
return;
}
});
}