QRコード受付システムおすすめ5選|導入のメリット・デメリットや選ぶポイントも徹底解説

QRコード受付システム フォーム作成

「QRコード受付システムの導入で人的コストを抑えたい」
「来訪者情報をデータで管理したい」

このようなお悩みを抱えている総務・受付担当者の方も多いのではないでしょうか?

QRコードを活用した受付システムは、来訪者の手間を減らし、スタッフの負担も軽減できる効率化手段として注目を集めています。さらに、デジタル化によって来訪データの一元管理やマーケティング活用も実現可能です。

本記事では、QRコード受付システムの仕組みや導入メリット・デメリット、活用シーン、選び方、おすすめのサービス5選までを詳しく解説します。自社に最適な受付システムを検討するための参考に、ぜひ最後までご覧ください。

受付業務でQRコードを活用できるフォームを用意するなら、フォーム作成ツール「formrun(フォームラン)」がおすすめです。

「formrun(フォームラン)」には、以下の特徴があります。

  • プログラミング不要
  • QRコードを自動発行可能
  • マウス操作でデザイン設定可能
  • お問い合わせ管理、メール対応も可能
  • 自動メールやChatworkなどツール通知までついている
  • ここまでできて、基本料金無料

QRコードを活用した受付システムで受付業務を効率化したいなら、ぜひ「formrun(フォームラン)」をお試しください。

QRコード受付システムとは?

>QRコード受付システム

QRコード受付システムとは、来訪者がスマートフォンや受付端末でQRコードを読み取ることで、受付が完了するシステムのことです。

QRコードに事前登録された来訪者情報が紐づけられており、記帳や身元確認の手間を削減できます。そのため、展示会やイベント、セミナー、オフィス、店舗、社内行事など、さまざまな場面で活用が進んでいます。

読み取られた情報はリアルタイムで記録され、スプレッドシートや専用の管理システムを用いて、管理者がデータを集計・分析可能です。過去には感染症対策として非接触型の受付が求められた背景があり、スマートフォンやタブレットで完結できるこのシステムが多くの場で採用されてきました。

QRコード受付システムが注目されている背景

QRコード受付システム

QRコード受付システムが注目されている背景には、受付業務の効率化への強いニーズがあります。

イベントやオフィスの受付で発生する混雑や人件費の負担を減らす手段として、QRコードの導入が注目されています。GoogleフォームやLINE連携などの無料ツールの普及により、自作や低コストでの導入が行いやすくなったことも、中小企業を中心に導入が広がる理由です。

さらに、受付情報を単なる記録にとどめず、営業やマーケティング、業務改善に活用しようとする動きも強まっています。以上の点から、多くの現場でQRコード受付システムが実用的なソリューションとして期待されています。

QRコード受付システムの主な種類

QRコード受付システム

QRコード受付システムには、利用シーンや目的に応じて複数の種類が存在します。

  • 受付端末でQRコードを読み取るタイプ
  • スマートフォン操作で完結するタイプ
  • 入館証を発行するタイプ

それぞれ詳しく解説します。

受付端末でQRコードを読み取るタイプ

受付端末でQRコードを読み取るタイプは、エントランスなどに設置したiPadや専用端末にQRコードをかざすことで受付が完了し、担当者に通知が届く仕組みです。

たとえば、イベントの事前申し込み時に配布したQRコードを来場者が提示すれば、名簿記入などの手間を省けます。

SlackやTeamsとの通知連携や、来訪者を案内する画面表示機能にも対応しており、来訪管理の効率化が図れます。事前にQRコードを発行するため、正確な来訪者情報の把握が可能な点も魅力です。

スマートフォン操作で完結するタイプ

スマートフォン操作で完結するタイプは、受付用の端末を必要とせず、壁などに掲示されたQRコードを来訪者がスマートフォンで読み取ることで受付が完了する仕組みです。

スマートフォンで必要な情報を入力するだけで担当者に通知されるため、初期導入のハードルが低い点が大きなメリットです。来訪者ごとの個別QRコード発行も不要で、多人数対応にも適しています。

さらに、ブース滞在履歴の記録や分析が可能なサービスもあり、イベントマーケティングの一環としても活用できます。

入館証を発行するタイプ

入館証を発行するタイプでは、QRコードを読み取った後にICカードやレシート形式の入館証を発行し、それを用いてゲートや電子錠を解錠する仕組みです。

フラッパーゲートやスマートロックなどの既存設備と連携でき、受付から入館までを完全に自動化できます。音声ガイダンス機能やセルフチェックインが可能なキオスク端末の導入により、来訪者自身がスムーズに操作できるのも特徴です。

セキュリティ強化と受付業務の省力化を同時に実現したい施設に適しています。

QRコード受付システムを導入する3つのメリット

QRコード受付システム

QRコード受付システムには、業務効率化・データ活用・衛生面の向上などのメリットが存在します。

  • 受付の効率化と待機時間の短縮につながる
  • 情報の自動収集によるデータ活用ができる
  • 非接触により衛生面が向上する

それぞれ詳しく解説します。

受付の効率化と待機時間の短縮につながる

QRコード受付システムは、業務の効率化と混雑解消につながります。

来訪者は端末にQRコードをかざすだけで受付が完了するため、手書き記入や電話対応の手間が不要です。これにより、イベントや社内行事など同時来場が発生する場面でもスムーズな誘導につながります。

実際に、従来の内線対応に比べて受付処理の時間と工数を大幅に削減できるため、内線対応に苦慮している企業の方におすすめです。

情報の自動収集によるデータ活用ができる

QRコードの読み取りにより、来訪者情報を自動で収集できる点も大きなメリットです。

受付時のデータはリアルタイムで記録され、入退館の履歴や訪問回数の把握も正確に行えます。これにより、手入力ミスを防げるほか、イベント後のフォローアップやマーケティング分析にも役立ちます。

さらに、蓄積データをもとに業務改善やセキュリティ強化にも活用可能です。

非接触により衛生面が向上する

QRコード受付は非接触で完結するため、衛生面での安心感を提供できます。

来訪者が端末に触れずに受付を済ませられることで、ペンや用紙などの共用物を排除でき、感染症リスクを低減可能です。

また、完全非接触型のシステムも導入可能であり、利用者からの評価も高まります。結果として、企業の衛生管理に対する意識や信頼性の向上にもつなげられます。

QRコード受付システムを導入する3つのデメリット

QRコード受付システム

QRコード受付システムには複数のメリットがある一方で、3つのデメリットも存在します。

  • QRコードの発行・管理に手間がかかる
  • 来訪者によるQRコードの紛失リスクがある
  • 導入コストが負担になる

それぞれ詳しく解説します。

QRコードの発行・管理に手間がかかる

QRコード受付システムでは、来訪者ごとに個別のQRコードを発行して送付する必要があるため、運用負担が増加します。

特に、システム操作や管理の習得が求められ、発行業務が煩雑になると、トラブルが発生する可能性も高まります。日程調整と連動しないシステムでは、手動作業が増加し効率が悪化する可能性がある点も問題です。

運用面での準備と工数が想定以上にかかる可能性がある点を、事前に把握しておきましょう。

来訪者によるQRコードの紛失リスクがある

来訪者にとって、事前に送付されたQRコードを受付当日まで確認できるようにしておくことは、人によっては難しい場合も多くあります。

数週間前に送ったQRコードが他のメールに埋もれたり、誤って削除されたりする場合があるためです。QRコードをすぐに提示ができない場合、受付が滞る恐れがあります。

また、再発行には現場対応が必要となり、時間と手間の負担が発生します。印刷物や別の認証方法を準備していない場合も、スムーズな受付が実現できないリスクがあるため注意が必要です。

導入コストが負担になる

QRコード受付システムを導入する際には、初期費用や月額料金が発生し、専用端末や周辺機器の購入も必要となる場合があります。

高機能や対応可能なサービス範囲が広いシステムを選ぶ場合は、その分オプション料がかかる場合もあるため注意が必要です。

また、運用開始までには担当者の習熟が求められるため、金額的なコストだけでなく教育にもコストがかかります。自作システムを利用する場合でも、手作業が増えたり、規模拡大に対応できず、追加投資が必要になったりするケースも考えられます。

QRコード受付システムの導入前に、複数のサービスを比較検討しましょう。

QRコード受付システムを選定する4つのポイント

QRコード受付システム

QRコード受付システムを選ぶ際には、単に機能が充実しているかだけでなく、複数の視点から総合的に判断することが重要です。

  • 導入目的と機能が合っているかを確認する
  • 機材構成と設置条件を検討する
  • UI・UXを確認する
  • サポート体制・運用のしやすさを確認する

ここでは、選定時に確認しておきたい4つの具体的なポイントをそれぞれ詳しく解説します。

導入目的と機能が合っているかを確認する

QRコード受付システムは、自社の受付業務に合った機能を持つものを選ぶことが重要です。

例えばイベント受付とオフィス来客対応では、必要とされる機能が異なる場合があります。そのため、事前に利用シーンを明確にし、適した機能があるか確認が必要です。

機能が多すぎると操作や管理が煩雑になり、かえって業務効率が落ちるリスクも考えられます。必要な機能に絞り込むことで、無駄なコストも抑えられ、スムーズな運用につなげましょう。

機材構成と設置条件を検討する

導入するQRコード受付システムの機材構成も選定の大切なポイントです。

例えばタブレット型は省スペースで扱いやすく、直感的な操作が可能な点が魅力です。一方、ロボット型は受付業務だけでなくブランドイメージの向上にもつながり、高度な対話機能を備える製品もあります。

また、ゲート・プリンターなどの連携機器の有無や設置場所の通信・電源環境も事前に確認することで、導入後のトラブルを防ぐことも重要です。

UI・UXを確認する

QRコード受付システムを導入する際には、UI・UXの設計が分かりやすいかどうかを確認することが重要です。

来訪者がスムーズに操作できることが不可欠であるため、ITに不慣れな方でも簡単に使えるか、担当者の呼び出しや入力項目の流れに無理がないかを確認する必要があります。

また、視認性の高い配色やボタンの配置などの画面デザイン全体の配慮も、利用者のストレス軽減につながります。

サポート体制・運用のしやすさを確認する

QRコード受付システムのスムーズな運用には、導入後のサポート体制が整っているかを事前に確認することも不可欠です。

初期設定やトラブル時の対応がサポート対象か、有料オプションになっていないかを確認しましょう。

また、システムの操作マニュアルやFAQの充実度も運用のしやすさにつながります。ITに詳しくない担当者でも扱いやすいよう、管理画面や設定画面がシンプルでわかりやすい構成になっているかも重要な検討材料です。

【プロ厳選】QRコードに対応したおすすめの受付システム5選

QRコード受付システム

QRコードに対応した受付システムを導入する場合には、導入メリットの高いシステムを選定することが重要です。

  • RECEPTIONIST
  • ラクネコ
  • workhub Reception
  • Smart at reception
  • Acall

ここでは、特徴の異なる5つの受付システムを厳選して紹介します。

RECEPTIONIST|iPad1台で効率化する無人受付

「RECEPTIONIST」は受付業務をシンプルに効率化できるシステムです。

iPad1台で来訪受付を完結でき、SlackやChatworkなどの主要ツールと連携し、担当者へ即座に通知を送信する仕組みが整っています。来訪履歴はクラウド上で自動保存され、CRMとも連携できるため、顧客情報の一元管理にも対応可能です。

複数企業が同じ建物に入居していても、個別に受付設定を行える柔軟性も魅力です。受付業務の無人化だけでなく、社内の業務連携や情報管理もスマートに進めたい企業におすすめのシステムです。

料金

資料確認(要問い合わせ)

主なサービス・機能

・各種ツール連携

・担当者名検索

・入退館記録管理

ラクネコ|アポイントなしでも名刺読み取りで受付可能

「ラクネコ」は、アポイントの有無に関わらずスムーズな受付対応が可能なシステムです。

特に名刺をかざすだけで受付が完了する点が、来訪者にも企業にも大きな利便性をもたらしています。事前登録がなくても柔軟に対応できるため、受付の負担を軽減可能です。

さらに、SlackやTeams、Chatworkなどの多彩な通知方法が選べる点も強みであり、スマートロック「Akerun」との連携で無人解錠にも対応しています。

来訪者誘導から解錠、担当者への通知まで一連の流れをスムーズに自動化できるため、コストを抑えつつも高機能な受付業務を実現できます。

料金

月額5,000円〜(税別)

初期費用:0円

主なサービス・機能

・ラクネコQR(QRコード受付機能)

・インターホン機能 / 内線通話

・Akerun IoT 連携

workhub Reception|bitlock PRO連携で無人ゲート入館を実現

「workhub Reception」は、オフィスビルでの無人受付と入館管理を両立できるシステムです。

bitlock PROとの連携により、QRコード受付と同時にゲートや会議室の自動解錠を実現できます。また、GoogleやOutlookなどのカレンダーと連携し、アポイント登録と同時にQRコードが発行されるサービスも魅力です。

さらに、SlackやTeams、FaceTimeなど多彩な通知機能を備えており、CSVで履歴を出力することで、来訪傾向の分析にも活用可能です。受付業務の無人化だけでなく、セキュリティ強化やデータ分析まで一手に担える実用的なシステムです。

料金

月額3,000円〜

主なサービス・機能

・カレンダー連携

・チェックイン機能

・通知連携

・受付データ管理

・画面カスタマイズ

Smart at reception|電話やチャット通知が可能な多機能受付

「Smart at reception」は、iPad設置のみで導入できる無人受付システムです。

Teamsやメール、電話、チャットなどのさまざまな手段で担当者へ直接連絡できるため、受付対応の柔軟性が高い点が魅力です。たとえば来訪者が通話ボタンを押すと、自動的に携帯電話に発信され、取り次ぎを省略しながらも確実な対応ができます。

さらに、顔写真表示やkintone連携など、カスタマイズ性にも優れており、業務に応じた使い分けもできます。コストと機能のバランスが良く、大企業から中小企業まで幅広く導入しやすいシステムです。

料金

Basic:20,000円/月

Premium:30,000円/月

Enterprise:50,000円/月

HD Group:100,000円/月〜

初期費用:0円〜

主なサービス・機能

・来客時の事前受付対応

・多様な連絡方法

・kintone連携

・iPad設置型の無人受付実現

Acall|繰り返し使えるQRコードでプロジェクト対応に強み

「Acall」は、プロジェクトや工事など、頻繁な来訪が発生する業務に対応可能なシステムです。

来訪者ごとに繰り返し使えるQRコードを発行でき、出入りの多い業務を効率化できます。たとえば、QRコードをかざすだけで既設のゲートやドアを開く設定が可能であり、鍵の受け渡しも必要ありません。

また、会議室・座席予約との連携や、Webhook・Public APIによる柔軟な連携構築ができるため、企業の運用フローに合わせたカスタマイズも可能です。

チャットや電話、FaceTimeによる多様な通知手段も備えており、来訪者対応をシームレスに進められる点が魅力的なシステムです。

料金

月額費用+初期費用:要相談

主なサービス・機能

・繰り返し利用可能なQRコード発行

・マルチテナント対応

・Webhook / API連携

・受付・入退館履歴管理

QRコード受付システムの主な4つの活用シーン

QRコード受付システム

QRコード受付システムは、さまざまな場面でスムーズな受付や出欠管理、来訪対応を実現できる便利な仕組みです。

  • 展示会・イベントでのスムーズな受付対応
  • セミナー・勉強会・社内イベントでの出欠管理
  • オフィスでの来訪者対応
  • 店舗・ショールームでの予約管理

ここでは、QRコード受付システムが活躍する4つのシーンを紹介します。

展示会・イベントでのスムーズな受付対応

展示会やイベントでは、受付のスムーズさが参加者満足度に影響します。

その点、QRコード受付システムを導入すれば、事前登録した来場者がQRコードを提示するだけで受付が完了します。待機時間を削減できるうえ、運営スタッフの人数も抑えられる点が魅力です。

また、来場データはリアルタイムで集計されるため、後のマーケティング施策にも活用可能です。非接触受付として、感染症対策にもつながります。

セミナー・勉強会・社内イベントでの出欠管理

セミナーや社内イベントでは、出欠確認の効率化が重要です。

QRコード受付システムを使えば、参加者は申し込み時に発行されたコードを提示するだけでスムーズに出席登録が可能です。その場で参加率を把握できるだけでなく、紙の名簿による記録ミスも回避できます。

また、社内の研修などでも統一的な受付フローを構築でき、複数拠点の出席管理を一元化することも可能です。

オフィスでの来訪者対応

オフィスでの来客対応には、セキュリティと効率性の両立が必要です。

QRコード受付システムを導入すれば、予約時に発行されたコードを提示することで本人確認と受付を同時に行えます。来訪時には担当者への通知も自動で行われ、対応の手間も軽減可能です。

さらに、入館記録は自動で保存されるため、セキュリティ管理や監査にも対応しやすくなります。セルフチェックイン機能により、省人化も実現できます。

店舗・ショールームでの予約管理

店舗やショールームでは、来店管理が顧客体験の質に影響します。

QRコード受付システムを利用すれば、予約と連携してスムーズなチェックインが可能です。スタッフは事前に把握した情報をもとに、より顧客にあった接客ができます。

また、来店者情報が自動で蓄積されることで、リピーター対応やサービス改善にもつながります。受付の手間が減ることで、顧客のストレスが軽減され、満足度の向上も可能です。

QRコード受付システムを自作することは可能?

QRコード受付システム

QRコード受付システムは、自作も可能です。特にGoogleフォームや専用のフォーム作成ツールを活用することで、無料かつノーコードで簡単に構築できます。

例えば、登録用フォームを作成し、送信完了時に来場者へQRコードを添付したメールを自動送信する仕組みを導入すれば、受付業務をスムーズに行うことが可能です。実際に、Googleスプレッドシートと連携することで、来場者情報の管理や受付時のチェック作業もリアルタイムで行えるようになります。

特別なプログラミング知識がなくても柔軟に運用できる点が、QRコード受付システムを自作する最大のメリットです。業務の効率化やスタッフの負担軽減を図りたい企業にとっては、有効な選択肢でしょう。

受付業務をさらに効率化したい方には、無料で簡単にフォームが作成できる「formrun」の活用がおすすめです。ノーコードで導入できるため、ITに詳しくない現場でも安心して使い始めることができます。受付業務のスマート化をお考えの方は、ぜひformrunをご活用ください。

QRコードを活用した受付フォーム作成なら「formrun」がおすすめ!

formrun公式サイト

formrunには受付に対応している以下の特徴があります。formrunを利用するメリットは下記の3点です。

  • 予約・申し込みフォーム作成が簡単にできる
  • 顧客管理・対応を効率化できる
  • フォーム共有や埋め込みが簡単

予約・申し込みフォーム作成が簡単にできる

非エンジニアでもマウスだけの簡単な操作中心でフォームが作成できるため、フォーム利用までに準備期間が短い場合にも役立ちます。

同じフォーム作成ツールのGoogleフォームと比べてもセキュリティ条件が高く、細かい設定まで機能が豊富となっているため、ビジネス利用目的では、formrunのユーザーのうち7割がGoogleフォームから変更しています。

メールアドレスがあれば無料登録可能!無期限で無料プランが利用できるのでformrunでぜひフォームを作成してみてください。

テンプレートはこちらをご覧ください。
>>  テンプレート一覧

顧客管理・対応を効率化できる

formrun(フォームラン)を活用すれば、フォームで集めた顧客の対応管理まで利用できます。

formrunはフォーム作成はもちろん、フォームに回答された顧客データ情報をフォームラン上で一覧管理が可能です。

一覧で確認できるだけではなく、対応ステータス別に分けて表示したり、対応する担当者別にフィルタして確認できたりします。

未対応・対応中・対応完了・商品発送済みなど、ステータスは自社が管理しやすいように編集・並び替えできます。

蓄積された回答データはExcelやGoogleスプレッドシート形式で出力もできるため、手元で分析も可能です。

さらに、Salesforceやkintoneなど外部連携ツールと連携可能なので普段お使いのツールでも集計・管理ができます。

フォーム共有や埋め込みが簡単

formrun(フォームラン)で作成したフォームは簡単に共有・サイトへ埋め込みできます。

フォームランではフォームを作成したあと自動でフォームのQRコードやURLを生成できます。発行されたURLの一部は用途に合わせてお好きな文字列に書き換えることも可能です。

また、サイト内に設置することも可能なのでコーポレートサイトのお問い合わせページや、ファーストビューにリード獲得用フォームなどを埋め込んでご利用いただけます。

設置方法も簡単で、フォーム作成後に発行できるHTML要素(スクリプト)をサイトにコピー&ペーストで貼り付けるだけで埋め込みができます。

QRコード受付システムで受付業務を効率化しよう!

QRコード受付システム

本記事では、QRコード受付システムの仕組みや主な種類、導入メリット・デメリット、活用シーン、選び方のポイント、おすすめのサービスを5つ詳しく解説しました。

QRコード受付システムは、受付業務の効率化や非接触対応、来訪データの活用を可能にする有効な手段です。自社の運用目的や導入環境に合ったシステムを選ぶことで、人的コストの削減と業務品質の向上が期待できます。

無料ツールを活用した自作も選択肢の1つです。ニーズに応じた最適な受付システムを導入し、スマートで効率的な来訪対応を実現しましょう。

受付業務でQRコードを活用できるフォームを用意するなら、フォーム作成ツール「formrun(フォームラン)」がおすすめです。

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  • プログラミング不要
  • QRコードを自動発行可能
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  • 自動メールやChatworkなどツール通知までついている
  • ここまでできて、基本料金無料

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