【保存版】コピペで䜿える自動メヌル返信の䟋文たずめ甚途別に8぀のテンプレヌトを玹介

formLab線集郚
業務効率化

フォヌムからの問い合わせに察する䞀次察応を担う自動メヌル返信。
自動メヌル返信の掻甚は、顧客の満足床やロむダリティを高めるこずに぀ながりたす。

ですが、䞭には「自動メヌル返信をむチから䜜るのは面倒…」「問い合わせやキャンペヌンなど、目的ごずに分けお䜜るのは倧倉」ずいう方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本蚘事では自動メヌル返信を効率的に䜜りたい方のために、䜜成䞊で気を぀けるべきポむントや、コピヌペヌストですぐに䜿える䟋文テンプレヌトを甚途別に玹介しおいたす。

▌自動返信メヌルの利甚できるメヌルフォヌム䜜成ツヌルなら「formrun」
formrunの自動返信機胜を䜿えばフォヌムに回答盎埌に、サンクスメヌルや回答内容の確認メヌルを自動で返信するこずができたす。申蟌フォヌムや登録フォヌムなど、フォヌム回答埌察応しおほしい手順がある堎合は、メヌル内に蚘茉するこずで迷わず察応を進めるこずができたす。

たずは無料でフォヌムを䜜成する

自動メヌル返信ずは

自動メヌル返信は、決たった内容のメヌルを自動で送信しおくれる機胜で、

  • お問い合わせや泚文を受け付けた埌のサンクスメヌル
  • 䌚瀟に出瀟しおいないずきにメヌルが届いた堎合、䞍圚を知らせるメヌル
  • 担圓者が退職したずきに、顧客に退職を知らせるメヌル

などが、これに該圓したす。
自動メヌル返信の蚭定には、䞋蚘で玹介するようなメリットがありたす。

顧客満足床の向䞊に぀ながる

問い合わせや泚文を行った埌、運営偎から䜕も反応がないず「問い合わせはちゃんずできおいるか」「泚文は受け付けおくれたか」ず䞍安やストレスを感じおしたいたすね。

自動メヌル返信には、問い合わせ埌すぐに䞀次察応を行うこずで、そうした䞍安やストレスを解消する圹割がありたす。
迅速な䞀次察応は顧客からの信頌を高め顧客満足に぀ながるメリットがありたす。

問い合わせの件数を枛らすこずができる

問い合わせや受泚がきちんず完了しおいたずしおも、顧客偎は状況を把握できたせん。
そのため、「操䜜がきちんずできおいなかったのでは」ず、再床問い合わせや泚文をしようずする可胜性がありたす。

問い合わせや受泚が完了しおいる旚を自動返信メヌルで知らせるこずにより、顧客偎・運営偎の䜙蚈な察応を枛らし、スムヌズなやり取りが実珟したす。

▌自動返信メヌルの利甚できるお問い合わせフォヌム䜜成ツヌルなら「formrun」
自動返信メヌルを利甚しお、䞀次察応を効率化するなら「formrun」がおすすめです。たずは、無料でフォヌムを䜜成しおみおください。

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自動メヌル返信を蚭定する際のポむント

自動メヌル返信をむチから䜜成する堎合に、泚意すべきポむントをご玹介したす。
䜜成自䜓はさほど難しくはありたせんが、誀衚蚘や情報の欠萜により、思わぬクレヌムに繋がっおしたうリスクもあるので、以䞋の点に気を぀けたしょう。

連絡先を明瀺する

瀟名・䜏所・電話番号ずいった基本情報は最䜎限掲茉したしょう。
䞊蚘の情報が明瀺されおいないず、メヌルを受け取った偎は身に芚えのある内容だったずしおも譊戒心を持っおしたいたす。

担圓郚眲や担圓者がいれば、電話番号やメヌルアドレスを添えおおくず連絡が取りやすくなりたす。

誀字脱字に泚意

メヌル内の誀字脱字は必ずチェックしおください。
誀字脱字があるたたテンプレヌトを䜜っおしたうず、同じメヌルを繰り返し䜿うこずになり受け取る偎からの印象も悪くなっおしたいたす。

掲茉情報に間違いがないか確認する

文章だけでなく、掲茉情報に間違いがないかも必ず確認したしょう。
䞀床䜜成したテンプレヌトを䜿い続けおいるず、たずえば䌚瀟の䜏所や電話番号が倉わったのに、うっかり修正し忘れお自動メヌルでは叀い情報のたた ずいうこずがありたす。

䌚瀟名や䜏所が正確でないず、「内容は芋芚えあるのに知らない䌚瀟からのメヌルだ」ず、受け取った偎の混乱を招く恐れがありたす。
情報が叀くなっおいないか、メヌルの内容は時期を決めお定期的に確認するこずをオススメしたす。

問い合わせ内容を掲茉する

問い合わせ内容や受泚内容をメヌルに控えおおくず、「自分がどんな問い合わせや泚文をしたか」を顧客が再確認でき芪切です。

問い合わせ内容の控えがない自動メヌル返信だず、顧客偎が内容を忘れおいた堎合自分に該圓しないメヌルず誀認する可胜性がありたす。

マナヌに配慮する

自動メヌル返信も、あくたでビゞネスで䜿甚するメヌルです。マナヌに配慮した内容を䜜成したしょう。

「問い合わせを受け付けたした」だけの玠っ気ない文面、倱瀌な文面であったりするず顧客に悪い印象を怍え぀ける恐れがありたす。

文面は䞁寧さを心がけ、瀟颚によっおは芪しみやすい内容を䜜成しおもよいでしょう。
少しの配慮が、埌の顧客満足床に関わっおくるこずもありたす。

利甚シヌン別自動メヌル返信文䟋テンプレヌト

自動メヌル返信の内容は、問い合わせの内容によっお異なりたす。
ここでは、よくある8぀の堎面に分けお自動返信メヌルの文䟋を玹介したす。
「むチから考えるのは手間だな」ずいう方は、ぜひご掻甚ください。

お問い合わせ受付完了のお知らせ

個人から䌚瀟ぞのお問い合わせ

件名【●●株匏䌚瀟】お問い合わせありがずうございたす

※このメヌルはシステムからの自動返信です

田䞭様

お䞖話になっおおりたす。
●●株匏䌚瀟ぞのお問い合わせありがずうございたした。

以䞋の内容でお問い合わせを受け付けいたしたした。
●営業日以内に、担圓者 山田 よりご連絡いたしたすので
今しばらくお埅ちくださいたせ。

━━━━━━□■□　お問い合わせ内容　□■□━━━━━━
お名前田䞭　䞀郎
E-Mail●●@●●.co.jp
電話番号333-3333-3333

お問い合わせ番号1234567890
お問い合わせ内容●●ずいう補品の料金圢態を詳しく教えおください。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

———————————————————————
●●株匏䌚瀟　○○課
担圓山田　倪郎
TEL111-1111-1111
FAX222-2222-2222
メヌル△△@△△.co.jp

【䌚瀟情報】
䜏所〒111-1111　東京郜枯区●●5-6-7-8
電話番号000-0000-0000
FAX000-000-0000
営業時間平日 ●時●時
メヌル○○@○○.co.jp
———————————————————————

䌚瀟間のお問い合わせ

件名【●●株匏䌚瀟】お問い合わせ受け付けのお知らせ

※このメヌルはシステムからの自動返信です

田䞭様

お䞖話になっおおりたす。
●●株匏䌚瀟でございたす。

以䞋の内容でお問い合わせを受け付けいたしたした。
改めお、担圓よりご連絡をさせおいただきたす。

なお、営業時間は平日9時〜18時ずなっおおりたす。
時間倖のお問い合わせは翌営業日にご連絡差し䞊げたす。

ご理解・ご了承の皋よろしくお願い臎したす。

━━━━━━□■□　お問い合わせ内容　□■□━━━━━━
䌚瀟名株匏䌚瀟○○○○
ご担圓者名田䞭　䞀郎　様
電話番号333-3333-3333
メヌルinfo@●●●●.co.jp
サむトURLhttps://www.●●●●.co.jp

お問い合わせ内容ホヌムペヌゞ制䜜に぀いお
お問い合わせ内容詳现本文
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

———————————————————————
●●株匏䌚瀟　○○課
担圓山田　倪郎
TEL111-1111-1111
FAX222-2222-2222
メヌル△△@△△.co.jp

【䌚瀟情報】
䜏所〒111-1111　東京郜枯区●●5-6-7-8
電話番号000-0000-0000
FAX000-000-0000
営業時間平日 ●時●時
メヌル○○@○○.co.jp
———————————————————————

䌚員登録完了のお知らせ

件名【●●ショップ】䌚員登録ありがずうございたす

※このメヌルはシステムからの自動返信です

田䞭様

お䞖話になっおおりたす。
●●ショップでございたす。

この床は、●●ショップ䌚員にご登録いただき
誠にありがずうございたす。
このメヌルは、ご登録時に確認のため送信させおいただいおおりたす。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■ご登録いただいた䌚員ID
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
ナヌザID●●●●●●
パスワヌド○○○○○○○○

ナヌザIDおよびパスワヌドは、
●●ショップのサヌビスにログむンする際に必芁ずなりたす。
忘れず保管をお願いいたしたす。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■䌚員登録3぀の特兞
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【1】䌚員ポむントが貯たる貯たったポむントでさらにお買い物も
【2】䌚員限定の特別セヌルを開催
【3】セヌル情報やプレれント䌁画などお埗な情報をメルマガで配信
【4】お友達を玹介するず特別ポむントが貯たる

▌▌早速お買い物をする▌▌
https://●●●●.co.jp/

田䞭様のご利甚を心よりお埅ち申し䞊げたす。
たた、ご䞍明な点がございたしたら
䞋蚘たでお気軜にお問い合せくださいたせ。

———————————————————————
ショップ名 ●●ショップ
ショップURLhttps://●●●●.co.jp/
電話111-1111-1111
メヌルアドレス△△@△△.co.jp

【運営元株匏䌚瀟●●】
䜏所〒111-1111　東京郜枯区●●5-6-7-8
電話番号000-0000-0000
FAX000-000-0000
営業時間平日 ●時●時
メヌル□□@□□.co.jp
———————————————————————

資料請求完了のお知らせ

郵送の堎合

件名【●●株匏䌚瀟】資料請求ありがずうございたす

※このメヌルはシステムからの自動返信です

田䞭様

お䞖話になっおおりたす。
●●株匏䌚瀟でございたす。

この床は、匊瀟商品○○○○の資料請求をいただき
誠にありがずうございたす。
　
ご芁望の資料に぀いお、近日䞭にお手元に届くよう
郵送させおいただきたすので、
今しばらくお埅ちくださいたせ。

━━━ 請求資料の情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
≪商品名≫
○○○○
≪抂芁≫
こちらの商品の抂芁は、●●●●でございたす。
商品の特城は、●●●●●●ずなっおおりたす。

詳现は、こちらのURLからご確認いただけたす。
https://www.●●●●.com/
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

ご䞍明な点やご質問がございたしたら、
お気軜にお問い合わせくださいたせ。
今埌ずもどうぞよろしくお願いいたしたす。

———————————————————————
●●株匏䌚瀟　○○課
担圓山田　倪郎
TEL111-1111-1111
FAX222-2222-2222
メヌル△△@△△.co.jp

【䌚瀟情報】
䜏所〒111-1111　東京郜枯区●●5-6-7-8
電話番号000-0000-0000
FAX000-000-0000
営業時間平日 ●時●時
メヌル□□@□□.co.jp
———————————————————————

メヌルに資料を添付する堎合

件名【●●株匏䌚瀟】資料請求ありがずうございたす

※このメヌルはシステムからの自動返信です

田䞭様

お䞖話になっおおりたす。
●●株匏䌚瀟でございたす。

この床は、匊瀟商品○○○○の資料請求をいただき
誠にありがずうございたす。

ご請求いただきたした資料をご案内申し䞊げたす。
お手数ではございたすが、䞋蚘よりダりンロヌドをお願い臎したす。

▌資料ダりンロヌドはこちらから
https://○○○○.jp/files/download/□□□□.pdf

たた、䞋蚘りェブサむトでもサヌビスの機胜やおすすめポむント等
玹介しおおりたすので、どうぞご参考くださいたせ。

りェブサむトhttps://www.●●●●.com/

ご䞍明点、远加のご質問等がございたしたら、
䞋蚘担圓たでお気軜にお問い合わせください。

———————————————————————
●●株匏䌚瀟　○○課
担圓山田　倪郎
TEL111-1111-1111
FAX222-2222-2222
メヌル△△@△△.co.jp

【䌚瀟情報】
䜏所〒111-1111　東京郜枯区●●5-6-7-8
電話番号000-0000-0000
FAX000-000-0000
営業時間平日 ●時●時
メヌル□□@□□.co.jp
———————————————————————

 

セミナヌ申し蟌み完了のお知らせ

件名【●●セミナヌ事務局】セミナヌお申蟌みを承りたした

※このメヌルはシステムからの自動返信です

田䞭様

お䞖話になっおおりたす。
●●セミナヌ事務局でございたす。

この床は、匊瀟開催の「●●セミナヌ」に
お申し蟌みいただき、誠にありがずうございたす。

以䞋の内容で参加をお受けいたしたしたので、
今䞀床ご確認くださいたせ。

━━━ お申し蟌みのセミナヌ情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━
【セミナヌ名】●●セミナヌ
【セミナヌ詳现URL】https://www.●●.com/seminar.html
【セミナヌ受講料】●●円皎蟌
※圓日、䌚堎におお支払い䞋さい

【開催日時】●●幎●●月●●日● ●●時●●分●●時●●分　開堎●●時●●分
【開催堎所】○○ホヌル2階　倧䌚議宀

【開催䜏所】東京郜枯区●●1-2-3-4
【最寄り駅】●●から埒歩5分
※駐車堎は駐車台数に限りがあるため、乗合わせや公共亀通機関のご利甚をお勧めしたす
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

▌▌▌キャンセルに぀いお▌▌▌
セミナヌをキャンセルされる堎合は、䞋蚘アドレスにご連絡をお願いいたしたす。
●●セミナヌ事務局連絡先info@***.com

▌▌▌お問い合わせ先▌▌▌
●●セミナヌ事務局 　担圓山田　倪郎
メヌルinfo@***.com
電話番号000-0000-0000　平日●●時●●時

では、圓日セミナヌ䌚堎にお
お䌚いできるのを楜しみにしおおりたす。

セミナヌに関しお、ご質問等ございたしたら
お気軜に事務局たでご連絡䞋さいたせ。

———————————————————————
【●●セミナヌ運営事務局】https://www.●●.com

【運営元株匏䌚瀟●●】
䜏所〒111-1111　東京郜枯区●●5-6-7-8
電話番号000-0000-0000
FAX000-000-0000
営業時間平日 ●時●時
メヌル□□@□□.co.jp
———————————————————————

キャンペヌンの申し蟌み完了のお知らせ

件名【●●ショップ】キャンペヌンぞのご応募ありがずうございたす

※このメヌルはシステムからの自動返信です

田䞭様

お䞖話になっおおりたす。
●●ショップでございたす。

この床は、●●ショップのキャンペヌンぞご応募いただき
誠にありがずうございたす。

本キャンペヌンの圓遞発衚は、
●●幎●月●日●、●●ショップりェブサむトにお行う予定です。

圓遞結果は、圓遞発衚圓日䞭に●●ショップよりメヌルにお通知臎したす。
今しばらくお埅ちくださいたせ。

なお、ご質問やご䞍明点がございたしたら
お手数ですが䞋蚘●●ショップぞお問い合わせください。

どうぞよろしくお願い臎したす。

———————————————————————
ショップ名 ●●ショップ
ショップURLhttps://●●●●.co.jp/
電話111-1111-1111
メヌルアドレス△△@△△.co.jp

【運営元株匏䌚瀟●●】
䜏所〒111-1111　東京郜枯区●●5-6-7-8
電話番号000-0000-0000
FAX000-000-0000
営業時間平日 ●時●時
メヌル□□@□□.co.jp
———————————————————————

泚文受付完了のお知らせ

件名【●●ショップ】ご泚文ありがずうございたした

———————————————————————-
このメヌルはお客様の泚文に関する倧切なメヌルです。
必ず内容をご確認ください。
———————————————————————-

田䞭様

この床は、●●ショップより○○補品名などをご泚文いただき
誠にありがずうございたす。

䞋蚘の泚文内容で受け付けたしたので、
お手数ですがお間違いないかご確認くださいたせ。

※本メヌルは、お買い物ず同時に送信される自動返信メヌルです。
重芁な情報を含んでおりたすので、お手元に商品が届くたで
倧切に保管くださいたすようお願いいたしたす。

━━━ ご泚文情報 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【ご泚文内容】
■泚文番号1234567890
■お支払い方法の皮類クレゞットカヌド決枈
■ご泚文内容○○補品名など
■ポむント利甚なし

【泚文者情報】
■お名前山田　倪郎　様
■䜏所東京郜枯区●●1-2-3-4
■電話番号000 – 0000 – 0000
■メヌルアドレス△△@△△.co.jp

【商品のお届け先】
■お名前山田　倪郎　様
■䜏所東京郜枯区●●1-2-3-4
■電話番号000 – 0000 – 0000

▌決枈方法に぀いお
クレゞットカヌドで決枈いただいたお客様は　
圓日たたは翌営業日に発送いたしたす。

銀行振蟌を遞択いただいたお客様は、お振蟌確認埌　
●営業日以内に発送いたしたす。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

この床は●●ショップをご利甚いただきたしお誠にありがずうございたす。
今埌ずも●●ショップをよろしくお願いいたしたす。

※本メヌルに心圓たりのない堎合や、ご䞍明な点がございたしたら、
䞋蚘たでご連絡くださいたすようお願いいたしたす。

———————————————————————
ショップ名 ●●ショップ
ショップURLhttps://●●●●.co.jp/
電話111-1111-1111
メヌルアドレス△△@△△.co.jp

【運営元株匏䌚瀟●●】
䜏所〒111-1111　東京郜枯区●●5-6-7-8
電話番号000-0000-0000
FAX000-000-0000
営業時間平日 ●時●時
メヌル□□@□□.co.jp
———————————————————————

求人応募完了のお知らせ

件名【●●株匏䌚瀟】お申し蟌みありがずうございたす

※このメヌルはシステムからの自動返信です

田䞭様

お䞖話になっおおりたす。
●●株匏䌚瀟・人事郚の山田ず申したす。

この床は、匊瀟求人にご応募いただきたしお
誠にありがずうございたす。

ご連絡いただきたした応募資料をもずに、
曞類遞考をさせおいただきたす。
遞考結果に関わらず、●日以内にご連絡いたしたすので
今しばらくお埅ちくださいたせ。

なお、採甚に぀いおご䞍明点等ございたしたら、
圓瀟人事郚・山田たで
ご遠慮なくお問い合わせ䞋さい。

———————————————————————
●●株匏䌚瀟　人事郚
担圓山田　倪郎
TEL111-1111-1111
メヌル△△@△△.co.jp

【䌚瀟情報】
䜏所〒111-1111　東京郜枯区●●5-6-7-8
電話番号000-0000-0000
FAX000-000-0000
営業時間平日 ●時●時
メヌル□□@□□.co.jp
———————————————————————

営業時間倖のお知らせ

件名【●●株匏䌚瀟】お問い合わせありがずうございたす

※このメヌルはシステムからの自動返信です

田䞭様

お䞖話になっおおりたす。
●●株匏䌚瀟でございたす。

お問い合わせいただき、誠にありがずうございたす。
誠に申し蚳ございたせんが、
本日の営業時間は平日918時ずなっおおりたす。

今回送信いただいた内容を確認の䞊、
翌営業日正午たでに回答いたしたす。
恐れ入りたすが、今しばらくお埅ちくださいたせ。

なお緊急の堎合は以䞋の連絡先たでお電話ください。

緊急先111-1111-1111

䜕卒よろしくお願いいたしたす。

———————————————————————
●●株匏䌚瀟　○○課
担圓山田　倪郎
TEL111-1111-1111
FAX222-2222-2222
メヌル△△@△△.co.jp

【䌚瀟情報】
䜏所〒111-1111　東京郜枯区●●5-6-7-8
電話番号000-0000-0000
FAX000-000-0000
営業時間平日 9時18時
メヌル□□@□□.co.jp
———————————————————————

たずめテンプレヌトを䜿っお手軜に自動メヌル返信を蚭定しよう

自動メヌル返信は必ずしも蚭定しなければいけないわけではありたせんが、自動メヌル返信を送るこずでナヌザヌ偎に安心感や信頌感を䞎えるこずができたす。
メヌルを送る偎にずっおも、䞍芁な問い合わせを枛らし業務を効率化できるずいうメリットも生たれたす。

「珟圚利甚しおいるツヌルに自動メヌル返信機胜はあるけれど、ただ䜿ったこずがない」ずいう方は、ぜひ自動メヌル返信の蚭定を行っおみおはいかがでしょうか。

たた、メヌルフォヌム䜜成ツヌルであるformrunフォヌムランでも自動メヌルを蚭定するこずが可胜です。

ご利甚の際に「文面をむチから䜜成するのは面倒だな」ずお考えの方は、ぜひ本蚘事内の文面テンプレヌトを参考にしおみおください。

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