バックオフィスを「Run(ラン)」に導く!情報管理のレベルを上げるformrun活用法

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導入事例集

株式会社ノンピは「食の可能性を探求変革することで世界に笑顔をふやしていく」をミッションに掲げており、社食の遊休資産を活用したケータリング、社食・社内カフェの運営に取り組んでおります。「食」を通して良質なコミュニケーションを生み出すことを、マーケットプレイスには頼らず独自のケータリングブランドとして、味を磨き、サービスを磨き、ECを磨き、フードテック企業として世界を変えることを目指しています。


今回は、バックオフィス業務にて、各事業部から経理への請求書発行を依頼する際にformrunをご活用いただいているコーポレート本部の藤井様に、formrun導入背景やご利用用途についてお話を伺いました。

事業内容ケータリングサービス
主な用途経理申請
利用プランSTARTERプラン

 

formrunはどのような用途でご利用していらっしゃるのですか?

藤井様:各事業部から請求書発行の依頼を受ける際に利用しています。
元々は別のフォームツールで請求書の発行依頼を行っていたのですが、経理側で依頼内容のステータス管理ができておらず、発行漏れなどが頻繁に起きている状態でした。そのため、事業部からの依頼状況を可視化し、発行漏れを防ぐためにformrunを導入しました。

 

これまではどのように依頼を管理していたのですか?

藤井様以前はGoogleフォームを使っており、新たな依頼が発生した後は、全てをメールの受信ボックスだけで管理していました。ただ、通常の連絡などにも用いているメールでは依頼通知も埋もれてしまっていました。そうした使いにくさが悩みのタネとなっており、解決できなかったことが長年の課題でした。

また、依頼の承諾漏れに対処しようにも、「発行された依頼を忘れない」くらいの対応策しか思いつきませんでしたし、メールを利用している際には、通知メールを「都度お気に入りに登録する→対応が完了したら外す」の繰り返しを地道に続けていました。現在は私一人での請求書対応となっておりますが、今後複数人での対応を考えた時には、情報管理が最重要課題になると考えていました。

すでに複数人対応を視野に入れた採用も考えているので、formrunを活用することで複数人での情報共有がスムーズになり、圧倒的な業務効率向上につながると思っています。

 

そういった課題の中、formrunのどこに魅力を感じ、導入に踏み切ったのですか?

藤井様:やはり、請求書の発行依頼に対して、対応漏れが防げるという点ですね。バックオフィス担当としてはタスクを見落とすことがあってはならないので、ステータスがハッキリと可視化され、リストが見やすいというメリットは、そういった不安を払拭してくれて魅力に感じました。

ステータスだけで様々な項目があるんですよね。ステータスに溜まった依頼のカードを一つ一つクリアしていくことで、ステータスの一覧から自分が担当している案件の「今どのステータスで止まってるんだっけ?」という疑問が解決されるようになりました。

ボード画面

(データの画像はデモ画像です)

 また、請求書の再発行依頼などもありますので、「最初の発行された依頼のデータ」と「再発行時の依頼データ」の重複を防ぐこともできます。さらに、現在対応しているステータスに依頼のデータが溜まってしまわないよう、ステータスを細分化できたりするのにも助かっています。

自分たちが必要に感じた対応段階をステータスに追加することができ、後から気づいた段階を足していくこともできるので、より見やすくボード画面へと進化していくところが、とても魅力的に感じました。

 

なるほど、利用用途によって自分にあった管理ができるということですね!
受け取った依頼はどのようにして他社員の方々と共有しているのですか?

藤井様Chatwork(チャットワーク)と連携しています。作ったPDFの共有なども容易で、カードのメモ欄に気になったことや所感を書き残し、カードのURLをChatworkで共有しておけば、他の社員とも共通認識を持ちやすくなります。

みんなで依頼状況を共有していれば、担当が変わったり、これまでの担当者が退職してしまったりしたとしても、新しい担当者をはじめ誰でも簡単に確認ができ、業務がスムーズになります。特に、本社におらず、私とは別のオフィスで働いている従業員とのコミュニケーションが円滑に進むことは、業務上大変助かっています。

まさに業務運営が最適化した瞬間でした!まさに滞りなく作業を進めることができ、formrunの「run」という言葉通り、ストレスなく仕事に取り組むことができました。

藤井紀綺様

バックオフィスの方々はステータス管理が最も重要で、フォームの簡単作成をあまり優先していないイメージがあるのですが、こちらについてはどうでしょうか?

藤井様:そうですね、個人的な意見ではありますが、バックオフィス系の方々は、こういったツールの取り扱いを意外にも苦手としている一面があったりします。そのため、何か新しいツールを導入しようとなると、拒否反応を示す人も多いのです。

もともと使い慣れたツールを使っている場合が多く、現在利用中のツールでそれなりに作業のスピードを効率よく削減できてはいるんですよね。その状況下で業務効率目的のツールを新しく入れようとなると、また初めから作業を覚えなければいけない。そうした一時のストレスを重く感じてしまう人が、私自身の経験からではありますが、バックオフィス担当者には多いなと感じています。

そのため、「使いやすい」とか「わかりやすい」という印象はとても重要で、ボード画面ではドラッグ・アンド・ドロップでカードを動かせるし、ステータスも簡単に追加することができるため、パソコン作業が不得意な人でも不自由なく使える面は、私のような導入する側としても非常に勧めやすいです。

導入に向けた社内説明においても、formrunが使いやすいツールである印象をメンバーに与えることができるため、導入後のメリットを伝える際には、説得力が増すんですよね。そういった意味で、formrunはとても私好みのサービスでした。

 

貴重なご意見ありがとうございます。
formrunの導入によりフォームを入力する社員の方々が不便を感じないように工夫できたことはありますか?

藤井様:formrun導入時に、各事業部から使い方についての問い合わせが殺到しないように、もともと使っていたフォームとの違いに気づかないくらい、請求書依頼のフォームを以前のものに近づけるよう工夫しました。

例えばフォーム項目の順番や見た目のデザインを揃えることで各事業部の社員の方々が違和感を抱かないようにしました。フォームを作成している際も特に難しいことなくスムーズに作成できたのはこのツールのすごいところだと思います。

 

様々な具体例と共に詳細なコメントをいただきましたが、formrun導入時に有料プランの料金に対するハードルは感じましたか?

藤井様:正直全く感じなかったですね。バックオフィスでは「業務が大変になると、人手を増やす」という発想が基本であり、そこで積み重なる人件費に比べれば、かなり安く感じられます。

アルバイトの人を雇うとしても、週5日の出勤と想定すれば、人件費としては月間でミニマム20万円くらいかかってしまいます。

formrunのSTATERプランでは月に5.000円程度(4,980円+税)の支払いのみで済むため、業務整理を行って、私一人が1.5人分ほどの役割を担うようにすれば、工数を増やした分ほどの運用ができると考えれば、導入ハードルは低いですね。

 

ありがとうございます。最後にどういった方へformrunをお勧めできますでしょうか

藤井様ベンチャー企業でバックオフィス業務を担当する方には絶対お勧めしたいですね。

多くの方からメールやチャット経由で煩雑に依頼が殺到し、業務のコントロールができずにパンクしてしまうことは、ベンチャーやスタートアップの管理部門ではよくあることです。

特に、ベンチャーのバックオフィス部門では、総務や労務など、様々な業務を1人の担当者が掛け持つことが多いです。

そのため、急成長したときに請求書の量が何倍にも膨れ上がったりすると、既存の運用方法では対応しきれなくなることも少なくありません。また、事業成長に紐づいて組織が急拡大すると、現状の人手では耐えられなくなります。

しかし、ベンチャー企業のバックオフィスを担当できる人材は数少ないことから、急な採用が難しいという面もあります。また、いざ人手を増やしたとしても、既存の担当者がパソコン作業の取り扱いに慣れてなかったりすると、引き継ぎのタイミングで適切に教えられないという現象も頻繁に目にしてきました。

formrunを活用することで、過去の対応履歴やメモ欄を見て、当時の担当者がどのように対応していたのかは一目瞭然となります。どのようなフローを辿ればいいかはボード画面のステータスの順番通りに進めればいいので、誰でも簡単に理解できます。

そのため、一人の担当者が業務を抱え込まず、簡単に引き継ぎを行うこともできるのは大きな魅力です。

ボード画面

(データの画像はデモ画像です)

これらの理由から、formrunはベンチャーやスタートアップのバックオフィスにも活用することは容易で、導入すればきっと手間暇かかる作業を効率化でき、チームで適切に運用することができるのではないでしょうか。

 

藤井紀綺様

株式会社ノンピ コーポレート本部 藤井紀綺様
新卒でベンチャー企業の経理として入社し、決算業務に従事。転職し、ベンチャ企業で経理部門の立ち上げを行う。2019年5月より株式会社ノンピで経理を担当。