営業活動の中で、メールを送信する場面は何度もあるかと思います。メールを作成する際に、どのような文章を作成したらよいか悩んでしまう方もいるのではないでしょうか。
今回の記事では、メールを相手に読んでもらう上でのポイントや、コピペで使えるメールテンプレートを利用シーン別に紹介します。
メールの作成に時間がかかってしまっているという方は、ぜひ業務の効率化にお役立てください。
目次
営業メールとは
営業メールとは、メールを使ってアポイントなどの営業活動を行うことや、商談のお礼メールなど営業活動の中で送信するメールのことを指します。
電話や訪問といった手段と比較した際の、メリットやデメリットを紹介します。
営業メールのメリット
営業メールの最大のメリットは、こちらの都合のよいタイミングで送信できる点です。相手にとっても好きなタイミングでメールを確認できるため、お互いにメリットがあるといえるでしょう。
また、Web上のテンプレートを利用することで文面を作成する時間を短縮でき、顧客とのやりとりを効率化することができます。
営業メールのデメリット
営業メールのデメリットは、メールの開封率が低く、読んでもらえない可能性が高いという点です。
メールを受けとる側に多くの企業から営業メールがきていれば、メールの開封や確認は面倒臭い作業になるでしょう。そのため、メールの件名や差出人名などを工夫しなければ、そもそも読んでもらえないという可能性が高くなります。
また、メールでは実際に読まれているかどうかを確認できないというデメリットもあります。
返信してくれていない場合もあれば、自動で迷惑メールなどに振りわけられているという可能性もあります。どうしても返信が欲しい用件の場合は、電話で確認することを考えてもよいでしょう。
利用シーン別の営業メールテンプレート
営業メールの内容は、利用シーンや商談の結果によって異なります。
ここでは8種類のテンプレートをご紹介するので、ぜひご活用ください。
新規顧客へのアポイント時（初めて連絡をとる場合）
件名：【株式会社●●の●●です】●●サービスについてのご提案 株式会社●● 突然のご連絡失礼いたします。 この度は、貴社のホームページを拝見し、 弊社では●●向けに【サービス名】というサービスを提供しており、 ・課題① 【サービス名】をご活用いただくことで、 また、弊社が提供する【サービス名】は、 <導入企業例> もしご興味がございましたら、一度お話をする機会をいただきたく、 <候補日程> もし可能な日程がない場合は、 ご多忙の中大変恐縮ではございますが、 ——————————————————————— 株式会社●● ●●事業部 |
これまで連絡をしたことのない新規顧客にアポイントをとるメールです。
初めてアポイントをとる場合には、
- メールを送信したきっかけ・目的を記載する
- どのような課題を解決するサービスかを明確にする
ということを意識するようにしましょう。
自社サービスのことを信頼してもらうために、導入企業を記載することも有効です。また、日程を提示することで、興味を持った相手がどのようなアクションをとればよいか、わかりやすく伝えることができます。
既存顧客へのアポイント時
件名：【株式会社●●の●●です】●●サービスについてのご提案 株式会社●● いつもお世話になっております。 この度は、先日お伺いいたしました貴社の●●という課題について、 【サービス名】をご活用いただくことで、 また、弊社が提供する【サービス名】は、 <導入企業例> もしご興味がございましたら、一度お話をする機会をいただきたく、 <候補日程> もし可能な日程がない場合は、 ご多忙の中大変恐縮ではございますが、 ——————————————————————— 株式会社●● ●●事業部 ——————————————————————— |
すでに取引をしたことのある顧客にアポイントをとるメールです。
既存顧客の課題を把握できていれば、サービスの導入で得られるメリットを明確に記載することで、商談につながる確率を上げることができるでしょう。
既存顧客への新サービスの紹介メール
件名：【株式会社●●の●●です】新サービス●●についてのご案内 株式会社●● いつもお世話になっております。 この度は、弊社の新サービスである●●の提供を開始いたしましたので、 先日お伺いいたしました、貴社の●●という課題について、 無料期間もございますので、ぜひそちらをご利用いただき、 無料期間のお申し込みは、以下のページからご確認くださいませ。 また、サービスについて詳しい資料をお送りいたします。 弊サービスにご不明点等がございましたら、 引き続き、何卒よろしくお願いいたします。 ——————————————————————— 株式会社●● ●●事業部 |
すでに取引をしたことのある顧客に、新サービスを紹介するメールです。
無料期間があることや、サービスの紹介資料があることを記載し、実際に試してもらうことを目的としています。
顧客にとってアクションが明確になるように、
- サービスの申し込み
- サービスの紹介資料のダウンロード
のそれぞれを、どこから確認できるかはっきりと書くことが大切です。
また、サービスについてのお問い合わせ先を明記し、顧客が迷わず問い合わせできるようにしましょう。
問い合わせへのお礼メール
件名：【株式会社●●の●●です】お問い合わせありがとうございます お世話になっております。 この度は、【サービス名】にお問い合わせいただきまして、 お問い合わせいただいた内容につきましては、 合わせまして、弊社サービス紹介資料をお送りいたしますので、 引き続き、何卒よろしくお願いいたします。 ——————————————————————— 株式会社●● ●●事業部 |
問い合わせがあった際に返信するメールです。
問い合わせ後に電話をし、サービスの導入を促すことが理想ですが、電話などの対応ができない場合にメールでサービス紹介をすることが考えられます。
問い合わせの種類によってメールの内容を変えることもあるので、より詳しく知りたいという方は以下の記事を参考にしてみてください。
＞＞コピペで使える！自動返信メールの例文テンプレートを用途別に紹介
営業前日のリマインドメール
件名：【株式会社●●の●●です】明日のお打ち合わせのご確認 株式会社●● お世話になっております。 お打ち合わせの前日となりましたので、 <日時> <場所> それでは、当日お会いできることを楽しみにしております。 ——————————————————————— 株式会社●● ●●事業部 |
商談の確認のために送信するリマインドメールです。
基本的に、商談日の前日に送信するのがよいでしょう。
営業後のお礼メール（検討しますと言われた場合）
件名：【株式会社●●の●●です】本日のお礼 株式会社●● お世話になっております。 本日はご多忙の中、弊社のサービスを紹介する機会をいただきまして、 また、貴社の現状や今後の展望についてお話しいただき、 お打ち合わせ時にご依頼いただいておりました、 ●●につきましては、●ページをご覧ください。 本日ご質問をいただきました●●につきましては、 また、弊サービスにご不明点等がございましたら、 引き続き、何卒よろしくお願いいたします。 ——————————————————————— 株式会社●● ●●事業部 |
商談後に送信するお礼メールです。商談があった日のうちに送信するのがよいでしょう。
また、お礼を述べるだけでなく、商談中の不明点を解消する情報を提供したり、次回の打ち合わせなどのアクションを提案することがポイントです。
営業後のお礼メール（契約してもらった場合）
件名：【株式会社●●の●●です】ご契約のお礼 株式会社●● お世話になっております。 本日はご多忙の中、弊社のサービスを紹介する機会をいただきまして、 また、【サービス名】のご契約をいただき、 貴社事業に少しでも貢献できるよう、弊社一丸となって取り組ませていただきます。 今後のスケジュールにつきましては、 引き続き、何卒よろしくお願いいたします。 ——————————————————————— 株式会社●● ●●事業部 |
商談後、契約をもらえた場合に送信するメールです。商談があった日のうちに送信するようにしましょう。
また、契約して終わりではなく、契約後にも定期的にフォローをしてくことが大切です。特に契約直後のアクションが伝わっていないということも多いため、契約後の流れや、必要なアクションを記載したチェックリストなどを送信すると、さらに親切です。
停滞している案件（休眠顧客）の掘り起こしメール
件名：【株式会社●●の●●です】●●の事例のご紹介 株式会社●● お世話になっております。 【休眠顧客の課題】とのことでしたが、その後状況はいかがでしょうか。 この度は、●●にてご活用いただいた事例が貴社のお役に立てるのではないかと思い、 【導入企業名】様 ぜひ以下のリンクからご覧くださいませ。 弊サービスにご不明点等がございましたら、 引き続き、何卒よろしくお願いいたします。 ——————————————————————— 株式会社●● ●●事業部 |
過去に取引や商談があったが、契約にいたらず放置されている状態の顧客に送信するメールです。
一度契約を断られたとしても、タイミングを変えることでもう一度商談化できる可能性があります。
休眠顧客にメールを送信する際のポイントは、契約にいたらなかった理由に合わせてメールの内容を変えることです。
例えば、料金が原因であれば割引キャンペーンの案内をしたり、利用する時間がなかったのであれば、軽い負担で活用した事例などを送付するとよいでしょう。
営業メールの開封率をあげるポイント
営業メールを送ったとしても、開封されなければ意味がありません。
ここでは、メールの開封率をあげるために意識したい3つのポイントを解説していきます。
件名のつけ方
件名をつける際には、次のようなことに注意しましょう。
- 会社名や担当者名を入れる
- メールの内容が分かるような件名をつける
件名に会社名を入れることで、迷惑メールでないことがわかるため、開封してもらえる可能性が高くなります。
また、件名を見るだけで用件がわかるようにすることで、相手にとっての対応の優先順位が上がり、開封してもらいやすくなるでしょう。
送信する時間帯
メールには、開封してもらいやすい時間帯と開封してもらいにくい時間帯があります。
もっともメールが開封されるのは、「火曜日」といわれています。
週の始まりである月曜日には週末に送信されたメールがたまっているため、優先度が高いものを開封し、優先度が低いものについてはあまり開封する余裕がないと考えられます。また、週末にメールを送信してしまうと、土日はメールを開封されることが少ないため、埋もれてしまう可能性が高くなります。
メールを送信する時間帯は、「8時〜9時」「12時〜13時」「17時〜19時」がよいでしょう。
これは出社前や出社直後、ランチタイム、退勤前といったタイミングでメールをチェックする人が多いためです。ただし、これは一般的なビジネスマンのデータであるため、メールを送信する相手が明確になっている場合には、ターゲットの生活スタイルに合わせた時間を選ぶようにしましょう。
差出人名・送信元アドレス
営業メールを送信する際には、会社名や部署名ではなく、個人名で送信することをおすすめします。
これは、メールを受けとる側にとって「一括配信」と思われてしまうと、メールの開封率が低くなってしまうためです。
また、送信元アドレスも、企業全体で利用しているアドレスや「info@xxx」などのアドレスではなく、個人のアドレスを使うのがよいでしょう。
営業メールを最後まで読んでもらう書き方・ポイント
営業メールに返信してもらうためには、開封率を上げるだけでなく、メールの内容を最後まで読んでもらうことが必要となります。
メールの内容では、「相手にどのようなメリットがあるのか」「メールを読んで相手に何をして欲しいのか」という2点を記載するようにしましょう。
相手へのメリットを示す
メールを最後まで読んでもらうためには、メールを読むことでどのようなメリットが得られるのかを示す必要があります。
ここで重要なのは、メールを受けとる側が抱えている課題と、その解決策を記載することです。「サービスを導入することで、自社の課題を解決できる」と思ってもらえれば、商談を検討してくれる可能性が高まります。
メールにはサービスの持つ機能や料金など、サービスの紹介ばかりを書いてしまいがちですが、それらは最低限の項目のみにし、「顧客の課題」を中心にメールを作成しましょう。
相手に求めるアクションを明確にする
メールを受けとる側が、メールを読んだあとに何をしたらよいかがわかることも重要です。
「都合のよい日程をいくつか提示して欲しい」「無料版をダウンロードして欲しい」「セミナーに申し込みをして欲しい」など、相手に求めるアクションをはっきりと示しましょう。
よくやってしまいがちなのは、「ご相談ください」などの文面です。メールに返信したらよいのか、ホームページから問い合わせたらよいのかなどがわからず、受けとり側が行動を起こしてくれないということにつながります。
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formrun導入後、資料ダウンロード数が3倍に!?新規事業でMRRを伸ばすためにformrunが最適な理由とは（株式会社OKAN 様）
まとめ：テンプレートで営業メールを効率化しよう
時間がかかってしまうメールのやりとりですが、テンプレートを活用することで簡単にメールを作成し、営業活動を効率化することができます。
また、弊社が提供するフォーム作成ツールformrunでは、メールテンプレートを設定することができ、よく使う件名や定型文を設定することで、問い合わせをした顧客にすぐにメールを送信したり、定期的な顧客とのやりとりを効率化することが可能です。
無料でフォームの作成やメールテンプレートの設定ができるので、ぜひ試してみてください。
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