自社でフォームを作成しようと思った際に、多くの方がGoogleフォームを連想します。
無料かつ簡単に作成できる手軽なツールですが、「本当にGoogleフォームで作成して大丈夫なの？」と不安に感じていませんか？
Googleフォームを活用する前に、不安を取り除いておきたいですよね。
この記事では、Googleフォームのデメリットやセキュリティについて解説します。Googleフォームのデメリット対策として、おすすめのフォーム作成ツールも紹介しますので、参考にしてください。
目次
Googleフォームのデメリット
Googleフォームでフォームを作成するデメリットには、主に以下の6つがあります。
- URLを知っている人は誰でもアクセスできてしまう
- Googleフォームだとすぐにわかってしまう
- Googleドライブの容量制限で回答できない場合がある
- 問い合わせの対応や管理には不向き
- 住所自動入力機能がない
- コンバージョンの計測ができない
1つずつ具体的に解説します。
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URLを知っている人は誰でもアクセスできてしまう
Googleフォームの1つ目のデメリットは、URLさえわかってしまえば誰でもアクセスできてしまう点です。
悪意のあるユーザーや、想定していないユーザーが回答してしまい、欲しい情報が手に入らない可能性があります。
パスワードを設定できますが、簡易的なもので見破られるリスクがあり、万全な対策ではありません。
Googleフォームだとすぐにわかってしまう
Googleフォームはシンプルさが特徴のツールのため、デザインに凝ったフォーム作成は困難です。
ヘッダー部分、テキストスタイル、カラー変更とデザインのカスタマイズできる箇所が限られています。
そのため、すぐにGoogleフォームだと回答者にわかってしまい、自社のイメージに合わせてフォームを作成するには限界がある点がデメリットです。
Googleドライブの容量制限で回答できない場合がある
Googleフォームで回答されたデータは、Googleドライブに保存されます。Googleドライブの容量が超えてしまうと回答ができません。
15GBまでは無料で保存できますが、15GBを超えるようであれば、無料でフォームを作成しても、容量を追加購入する必要があります。
特に添付ファイルを受け付けるフォームや回答対象が多いフォームでは、Googleドライブの保存容量を超えてしまう可能性が高いため、おすすめできません。
問い合わせの対応や管理には不向き
Googleフォームには、顧客との問い合わせに関するやり取りを管理する機能が備わっていません。対応に漏れがないか、やり取りを追い続けなければならない問い合わせフォームには、不向きなツールです。
問い合わせに対する自動返信メールはGoogleの編集画面から設定可能ですが、メッセージの文面が変更できないなど、柔軟性がありません。
問い合わせの対応や管理までしたいのであれば、問い合わせ状況を一括で管理できるツールの導入を検討する必要があります。
住所自動入力機能がない
Googleフォームには、郵便番号を入力すれば残りの住所を自動で補完してくれる「住所自動入力機能」がありません。
ユーザーは住所をすべて手入力する必要があり、手間がかかってしまいます。
住所自動入力機能を備えたフォームは多くあるため、そのようなフォームに慣れていると面倒に感じてしまい、離脱につながってしまいます。
コンバージョンの計測ができない
Googleフォームには広告計測用のタグを設置できないため、Googleフォームから資料請求や問い合わせなどのコンバージョンにいたったかどうかを計測できません。
マーケティングでは、どのようにしてコンバージョンしたかは重要なポイントです。計測できなければマーケティングの施策改善が検討しにくくなってしまいます。
そのため、Googleフォームを商用目的で使用するのはあまり向いていません。
商用に利用可能な「formrun」
Googleフォームのメリット
Googleフォームはデメリットがあっても、多くのユーザーに活用されているのが現状です。
以下よりGoogleフォームを使用するメリットを紹介します。デメリットと比較し、Googleフォームの良さを知っておきましょう。
手軽に作成できる
Googleフォームを使用する最大のメリットは手軽さです。無料で使用でき、アカウントさえあれば誰でもフォームが作成できます。
操作は用途に合わせてテンプレートを選択し、質問項目を設定するだけです。直感的な操作で初心者でも安心して使用できます。
フォーム作成ツールを選定する手間を省ける点は、重要なメリットです。
共同作業が可能
Googleフォームは共同編集者を追加することで、1つのフォームを複数人で作業できます。
フォームを公開する前にチェックをしてもらいたい場合や、チームで話し合いながらフォームを作成する場合に便利な機能です。
フォーム担当者の不在時に急にフォーム修正が必要になっても、他の人で対応が可能になり、業務の効率化につながります。
共同編集者の追加はメールアドレスを入力するだけで、簡単に設定できます。
回答を確認しやすい
Googleフォームは回答が自動で集計されます。回答結果はグラフで可視化されるため、確認しやすい点がメリットの1つです。
膨大な回答結果をいちいち集計する手間が省け、さらに回答結果はリアルタイムで更新されるため常に最新の情報で分析が可能です。
レスポンシブデザインに対応
Googleフォームはレスポンシブデザインに対応しています。どのデバイスからでもレイアウトが崩れません。パソコンやスマホなど端末を選ばずに使用できる点がメリットです。
わざわざスマホ対応のフォームを作成・管理する手間がかかりません。
Googleフォームのセキュリティは安全？
フォームは氏名や住所などの個人情報を扱うため、セキュリティは重要です。もしフォームのセキュリティの脆弱性が原因で情報が流出してしまうと、企業の信用問題にかかわります。
Googleフォームでは次のセキュリティ対策を実施しています。
- SSL化対応
- 万全の監視体制
- アカウントの管理
- セキュリティーソリューションの共有
- マルウェア防止
以下より具体的に解説します。
SSL化対応
GoogleフォームはSSL化に対応しており、フォームに入力された情報を暗号化して送受信しています。
フォームの情報が悪意のある第三者に覗かれようとしても、暗号化されているため、簡単には情報を盗み見られません。
万全の監視体制
GoogleのサービスはGoogleのサーバーで管理されています。そのサーバーは高度なプログラムやAIによって24時間365日監視しています。
何か異常があってもすぐに発見され、素早い対処が可能です。
アカウントの管理
Googleはアカウントを管理するためのサポートが充実しています。
GoogleはChromブラウザやGmail、YouTubeなど多数のサービスを提供しており、それらのサービスを1つのGoogleアカウントで利用します。そのため、アカウントの管理には万全のセキュリティ対策を施しているのが特徴です。
例えば、アカウントのセキュリティレベルを確認するプライバシー診断や、第三者のログインを防止する二段階認証などがあります。
セキュリティーソリューションの共有
Googleはセキュリティ対策の強化を目的に、セキュリティに関するトラブルや解決策を共有しています。
例えば、セキュリティ問題を発見・報告してくれた人に報酬を渡すことで、ユーザーの協力をあおぎ、Googleのセキュリティ向上に努めています。
マルウェア防止
Googleフォームはマルウェア防止のための機能を搭載しています。
マルウェアとは、不正な目的で開発されたソフトウェアやプログラムコードのことです。
Googleは危険なソフトウェアをダウンロードしようとすると警告メッセージを表示し、アカウントが盗まれたり、データを書き換えられるといった危険性を未然に防止します。
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Googleフォームはどんな場合におすすめ？
Googleフォームは、以下のような場合におすすめです。
- 急遽フォームが必要な場合
- 回答数の少ない小規模なフォームの場合
- デザインにこだわらない場合
- 短い期間しか使用しない場合
Googleフォームは、シンプルで直感的な操作でフォームが作成できるため、セミナーやイベントで急遽フォームが必要になってもすぐに対応ができます。
Googleドライブの容量やデザインの自由度に限界があったり、コンバージョンの計測ができないため、あまり商用向きではありません。社内向けのアンケートフォームなどで使用するのがおすすめです。
Googleフォームのメリット・デメリットを理解し、最適なシーンで活用しましょう。
Googleフォームデメリット対策にはフォーム作成ツールがおすすめ
Googleフォームのデメリットが不安で使用を悩んでいる方は、フォーム作成ツールを使用するのがおすすめです。
以下より、おすすめのフォーム作成ツールを3つ紹介します。無料で使用できるものもありますので、ぜひ参考にしてください。
問い合わせまで一括で管理「formrun」
「formrun」は、フォーム作成から問い合わせ管理まで一括でできるフォーム作成ツールです。
40種類以上の豊富なデザインテンプレートの中から自社に最適なものを選択し、テキストを入力するだけの簡単操作でフォームを作成できるため、初心者の方でも安心です。
問い合わせはステータス別に管理します。ステータスの項目は自社の業務内容に合わせて変更でき、対応状況を可視化することで、問い合わせの対応漏れを防止します。
「formrun」は、「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得や24時間365日のサーバー監視など、
セキュリティ対策も万全なため、個人情報を扱うようなフォームでも安心して利用できます。
《料金》
- FREE：0円
- BEGINNER：月額3,880円（税抜）
- STARTER：月額12,980円（税抜）
- PROFESSIONAL：月額25,800円（税抜）
※14日間の無料トライアル期間あり
直感的な操作で簡単「Tayori」
「Tayori」はフォーム・FAQ・ アンケート・チャットの4つの機能を備えたカスタマーサポートツールです。
FAQ機能とフォームを連携して使用できます。FAQをフォーム画面と同じページに表示することで、ユーザーが問い合わせる手間や、担当者が何度も同じ質問に回答するといった手間を防止します。
ロゴの設定や背景色の変更など、デザインのカスタマイズ性が高いのもポイントです。
《料金》
- フリープラン：0円
- スタータープラン：月額3,400円（税抜）
- プロフェッショナルプラン：月額7,400円（税抜）
※14日間無料お試し期間あり
LPや注文フォームも作成可能：「フォームメーラー」
「フォームメーラー」は、大企業や官公庁にも導入実績のあるフォーム作成ツールです。
Google Analyticsと連携できるため、フォームの離脱原因を突き止めるのに役立ち、効果的なフォーム改善が可能です。
有料プランであれば、フォームのみならずランディングページも簡単に作成できます。他にもPayPal決済と連携して注文フォームを作成したり、Googleタグマネージャーと連携してマーケティングへの活用が可能です。
すべての操作は利用できませんが、スマホからでもフォームが作成できるため、移動時間などの隙間時間を有効に活用できます。外出の多いビジネスパーソンにおすすめのツールです。
《料金》
- 無料版：0円
- Pro：月額1,485円（税込）
- Business：3か月7,205円（税込）
デメリットを理解してGoogleフォームを利用しよう
Googleフォームは多くの人に利用されているフォームですが、以下のようなデメリットがあります。
- URLを知っている人は誰でもアクセスできてしまう
- Googleフォームだとすぐにわかってしまう
- Googleドライブの容量制限で回答できない場合がある
- 問い合わせの対応や管理には不向き
- 住所自動入力機能がない
- コンバージョンの計測ができない
Googleフォームを活用する際には、メリット・デメリットをしっかりと理解した上で使用するようにしましょう。
Googleフォームのデメリットが不安な方は、フォーム作成ツールの導入がおすすめです。
弊社のフォーム作成ツール「formrun」であれば、最短30秒でフォームが作成でき、問い合わせ管理までを1つのツールで対応できます。
フォーム作成ツールの導入を検討している場合は、ぜひ1度無料でフォームを作成してみてください。
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