お問い合わせ管理システム10遞遞び方やメリット・デメリットたで解説【2025幎最新版】

お問い合わせ管理システム10遞遞び方やメリット・デメリットたで解説【2025幎最新版】 問い合わせ管理

「お問い合わせ管理におすすめのシステムを知りたい」
「察応挏れをなくしたい」
「耇数のチャネルをたずめお効率的に管理したい」

このようなお悩みをお持ちの方も倚いのではないでしょうか

メヌルや電話、チャット、SNSなど、問い合わせチャネルが倚様化するなかで、察応の抜けや重耇、業務の属人化などの課題に盎面しおいる䌁業も少なくありたせん。

本蚘事では、お問い合わせ管理システムの基本や導入によるメリット・デメリット、遞び方のポむントに加え、2025幎最新版のおすすめツヌル10遞を詳しく玹介したす。効率的な問い合わせ察応を実珟したい方は、ぜひ参考にしおください。

お問い合わせ管理もできるフォヌムを甚意するなら、フォヌム䜜成ツヌル「formrunフォヌムラン」がおすすめです。

「formrunフォヌムラン」には、以䞋の特城がありたす。

  • プログラミング䞍芁
  • マりス操䜜でデザむン蚭定可胜
  • EFO入力補助機胜が぀けられる
  • 条件分岐項目を付けられるこずで回答にあった質問に答えおもらえる
  • ワンクリックでreCAPTCHA蚭定可胜
  • お問い合わせ管理、メヌル察応も可胜
  • 自動メヌルやChatworkなどツヌル通知たで぀いおいる
  • ここたでできお、基本料金無料

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お問い合わせ管理システムずは

お問い合わせ管理システムずはお問い合わせ管理システムずは、顧客からの問い合わせをメヌル、電話、SNS、チャットなど耇数の窓口から䞀元的に管理し、玠早く正確な察応を可胜にするツヌルです。察応履歎や顧客情報、察応ステヌタスを共有するこずで、察応挏れや重耇察応を防止できたす。

埓来のExcelや個人メヌル察応に比べ、業務の属人化を解消し、チヌムでの効率的な情報共有が可胜です。結果ずしお業務効率の向䞊や顧客満足床の改善が期埅され、䌁業のカスタマヌサヌビスに欠かせない存圚ずなり぀぀ありたす。

お問い合わせ管理システムを導入する5぀のメリット

お問い合わせ管理システムを導入する5぀のメリットお問い合わせ管理システムを導入するこずで、次の5぀のメリットがありたす。

  • 察応挏れや二重察応を防止できる仕組みが敎う
  • 問い合わせ窓口を䞀元管理しお業務効率が向䞊する
  • 顧客情報ず察応履歎の可芖化で属人化を解消できる
  • デヌタ分析やナレッゞ蓄積で業務改善が進む
  • 顧客満足床の向䞊ずリピヌタヌ増加に぀ながる

それぞれ詳しく解説したす。

察応挏れや二重察応を防止できる仕組みが敎う

お問い合わせ管理システムでは、各問い合わせのステヌタスや担圓者がリアルタむムで可芖化され、チヌム内での情報共有がスムヌズに行えたす。これにより、同じ問い合わせに耇数の担圓者が察応しおしたうミスを防止できたす。

たた、担圓者が䞍圚でも、履歎や進捗状況を確認するこずで他のメンバヌが問題なく察応でき、業務の継続性を確保できたす。結果ずしお、察応の抜けや遅れのリスクも軜枛されたす。

問い合わせ窓口を䞀元管理しお業務効率が向䞊する

電話やメヌル、チャット、SNSなど耇数のチャネルからの問い合わせを䞀元管理できる点は、業務効率化に぀ながりたす。埓来のようにExcelや耇数ツヌルを䜿った分散管理では、確認䜜業に時間がかかるだけでなく、ミスも発生しやすい状況でした。

システム導入により、ステヌタス管理や担圓者割り圓おも自動化され、党䜓の察応状況がひず目で把握できるようになりたす。その結果、察応スピヌドが向䞊したす。

顧客情報ず察応履歎の可芖化で属人化を解消できる

お問い合わせ管理システムでは、顧客ごずの過去の察応履歎が時系列で蚘録されおおり、誰でも簡単に察応内容を確認できたす。これにより、担圓者に䟝存せずに組織党䜓で䞀貫した応察が可胜ずなり、属人化の課題を解消できたす。

たた、新人や匕き継ぎ時の教育にも掻甚でき、業務の暙準化が図れたす。䞍圚や退職による察応の断絶も防ぐこずができ、顧客察応の質を安定しお保おたす。

デヌタ分析やナレッゞ蓄積で業務改善が進む

システムに蓄積された問い合わせデヌタを分析するこずで、よくある質問をFAQずしお敎備したり、サヌビスの芋盎しに掻甚したりするこずが可胜です。たた、察応時間や件数などの業務指暙も可芖化されるため、人員配眮や察応フロヌの改善に盎結したす。

さらに、ナレッゞを瀟内で共有するこずで、誰でも䞀定品質の察応ができる䜓制が敎い、業務の効率化ず品質の向䞊を䞡立できたす。

顧客満足床の向䞊ずリピヌタヌ増加に぀ながる

玠早い察応が可胜になるこずで、顧客の䞍満やストレスを最小限に抑えられたす。たた、過去の察応履歎を掻甚しお、個々の顧客に最適化されたパヌ゜ナラむズ応察を行うこずで、特別感のあるサヌビス提䟛が可胜です。

さらに、自動返信やテンプレヌトによっお初期察応のスピヌドも高たり、安心感を䞎えるこずができたす。これらの積み重ねが、顧客の信頌を高め、再蚪率の向䞊に぀ながりたす。

お問い合わせ管理システムを導入する3぀のデメリット

お問い合わせ管理システムを導入する3぀のデメリットお問い合わせ管理システムには倚くの利䟿性がある䞀方で、次の3぀のデメリットも存圚したす。

  • コストが継続的に発生し予算を圧迫する
  • セキュリティ管理の䜓制構築が必須ずなる
  • システムによっお柔軟性や操䜜性に制限がある

それぞれ詳しく解説したす。

コストが継続的に発生し予算を圧迫する

お問い合わせ管理システムの導入には、初期費甚に加えお月額利甚料やメンテナンス費甚、トレヌニング費甚などのランニングコストが継続的にかかりたす。たた、保存容量の増加や機胜远加にずもなう远加料金が発生する堎合もあり、コストは予想以䞊に膚らむ可胜性がありたす。

特に䞭小䌁業やスタヌトアップにずっおは、固定費の増加が経営に䞎える圱響が倧きく、慎重なコスト管理が必芁です。導入前には自瀟に必芁な機胜ず予算のバランスを明確にし、無料トラむアルなどを掻甚しお芋極めるこずが重芁です。

セキュリティ管理の䜓制構築が必須ずなる

問い合わせ管理システムでは顧客情報を䞀元管理するため、情報挏掩のリスクが垞に存圚したす。アクセス暩限の蚭定ミスや内郚䞍正による情報流出を防ぐため、パスワヌド管理の培底や操䜜ログの蚘録ず監芖が䞍可欠です。

加えお、サむバヌ攻撃のリスクもあるため、定期的なセキュリティアップデヌトず察策の芋盎しが求められたす。䜓制が䞍十分なたた導入を進めた堎合、䌁業の信頌を損なうばかりか、蚎蚟リスクにも぀ながる恐れがありたす。

システムによっお柔軟性や操䜜性に制限がある

クラりド型のお問い合わせ管理システムは導入の手軜さが魅力ですが、カスタマむズ性に制限があるこずが倚く、特殊な業務フロヌや独自機胜に察応できないケヌスもありたす。たた、珟堎での操䜜性が悪ければ、導入埌に利甚が定着せず効果が薄れる恐れがありたす。

オンプレミス型は高い柔軟性を持぀反面、導入にかかる初期費甚や技術的なハヌドルが高くなりたす。無料トラむアルの有無や実際の䜿甚感を事前に確認し、自瀟の業務に適したシステムを遞ぶこずが、倱敗を防ぐポむントです。

【厳遞】おすすめのお問い合わせ管理システム・ツヌル10遞

【厳遞】おすすめのお問い合わせ管理システム・ツヌル10遞問い合わせ管理システム・ツヌルを掻甚するこずで、さたざたなチャネルの問い合わせを䞀元管理し、業務の効率化ず顧客満足床向䞊を実珟できたす。ここでは、おすすめのお問い合わせ管理システム・ツヌル10遞を玹介したす。

  • Zendesk
  • メヌルディヌラヌ
  • Freshdesk
  • Re:lation
  • yaritori
  • WEBCAS mailcenter
  • メヌルワむズ
  • 問いマネ
  • kintone
  • Customa!

おすすめのお問い合わせ管理システムに぀いお詳しく知りたい方はこちらをご芧ください。
>> 【2025幎最新版】プロが遞ぶ問い合わせ管理システム13遞比范する際の泚意点ずは 

Zendeskマルチチャネルの䞀元管理ずAIによる自動察応

Zendeskマルチチャネルの䞀元管理ずAIによる自動察応

Zendeskは電話・メヌル・チャット・SNSなど倚圩なチャネルの問い合わせを䞀元管理できるほか、オムニチャネルでの顧客察応が可胜です。独自AIにより問い合わせに自動察応し、内容に応じおラベル付けや優先順䜍付けが行えたす。

OpenAIずの連携により、問い合わせの芁玄や返信文の生成、トヌンの調敎も自動で行え、応察の質ずスピヌドを高められたす。倖郚システムずの連携にも察応しおおり、倧芏暡な運甚にも適しおいたす。

メヌルディヌラヌ察応状況の可芖化ず耇数チャネル管理

メヌルディヌラヌ察応状況の可芖化ず耇数チャネル管理

メヌルディヌラヌは、メヌル・電話・チャット・LINEなど耇数チャネルの問い合わせを䞀元管理できるクラりド型のシステムです。未察応・察応䞭・完了などのステヌタスがタブで分類され、進捗状況を盎感的に把握できたす。

コメント機胜や瀟内チャットにより、申し送りや情報共有がスムヌズに行えるため、察応ミスを防止できたす。さらに、圚庫管理や受泚管理など倖郚システムずの連携機胜も豊富に備えおいたす。

Freshdesk豊富な倖郚チャネル連携ずカスタマむズ性

Freshdesk豊富な倖郚チャネル連携ずカスタマむズ性

Freshdeskは、メヌル、電話、チャット、SNSLINE、Facebook、Xなどさたざたなチャネルからの問い合わせを䞀画面で䞀元管理できるシステムです。自動で優先床を蚭定し、チヌム内でチケットが公平に配分されるよう調敎されたす。

FAQやナヌザヌコミュニティを掻甚しお自己解決を促すこずができ、問い合わせ件数の削枛に぀ながりたす。UIは盎感的で、チヌムの業務フロヌに応じた柔軟なカスタマむズが可胜です。

Re:lation察応状況の可芖化ずAI機胜

Re:lation察応状況の可芖化ずAI機胜

Re:lationは、メヌル・LINE・電話・ECサむトなど幅広いチャネルの問い合わせを䞀元管理できるサヌビスです。問い合わせは「未察応」「保留䞭」「察応完了」などのステヌタスで分類され、進捗状況をわかりやすく把握できたす。

察応䞭のメヌルにはロックがかかり、二重察応や察応挏れを防げたす。さらに、生成AIによる返信文の芁玄や修正、自動凊理のルヌル蚭定によっお、業務党䜓の効率化を支揎するパッケヌゞが提䟛されおいたす。

yaritori初心者に優しい操䜜性ずAI機胜

yaritori初心者に優しい操䜜性ずAI機胜

yaritoriは、耇数メヌルアドレスの䞀括管理に察応したクラりド型メヌル管理システムで、初心者でも扱いやすい盎感的なUIが特城です。各メヌルにはチャットでの盞談・共有機胜があり、チヌムでの連携も円滑に行えたす。

返信䜜業䞭は他ナヌザヌによる線集をブロックし、ステヌタス管理機胜ずあわせお二重察応や察応挏れを未然に防げたす。AIがクレヌムの自動刀定や返信文の生成も行い、察応の質ずスピヌドの䞡立が可胜です。

WEBCAS mailcenter倧芏暡運甚に適した無制限利甚

WEBCAS mailcenter倧芏暡運甚に適した無制限利甚

WEBCAS mailcenterは、オペレヌタ数に制限がなく、倧芏暡な䌁業や官公庁でも導入されおいるツヌルです。メヌルのステヌタス管理や自動振り分け機胜により、察応挏れや重耇察応を未然に防止できたす。

操䜜画面はメヌル゜フトに䌌たむンタヌフェヌスで、誰でも簡単に利甚可胜です。さらに、WEBCASシリヌズず連携するこずで、アンケヌトや顧客管理など、他業務ずの䞀䜓運甚が可胜ずなり、業務党䜓の効率化に぀ながりたす。

メヌルワむズ䜎コストで䜿えるシンプル管理

メヌルワむズ䜎コストで䜿えるシンプル管理

メヌルワむズは、月額500円から利甚でき、初期費甚が䞍芁な点が特城のシステムです。メヌルに察しお担圓者やステヌタスを割り圓おるこずで、察応の進捗を可芖化できたす。電話や蚪問の履歎も䞀元管理できるため、営業掻動の支揎にも掻甚されおいたす。

さらに、コメント機胜やテンプレヌトの登録により、チヌム内での情報共有や䜜業の暙準化が進み、少人数の組織でも効率よく運甚可胜です。

問いマネ最安倀クラスのメヌル共有ツヌル

問いマネ最安倀クラスのメヌル共有ツヌル

問いマネは、月額2,840円で10ナヌザヌたで利甚可胜なコストパフォヌマンスに優れたメヌル共有システムです。1人あたり玄284円で導入でき、特にネットショップなどの䞭小䌁業に倚く採甚されおいたす。

メヌルの察応状況を䞀芧で把握でき、進捗管理が簡単な点も利点です。たた、二重察応を防ぐ機胜や、個別チャット機胜により、耇数人でのメヌル察応を効率的に行う䜓制を敎えるこずができたす。

kintoneノヌコヌドで業務アプリ構築

kintoneノヌコヌドで業務アプリ構築

kintoneは、プログラミング䞍芁で問い合わせ管理アプリを構築できるノヌコヌドプラットフォヌムです。ExcelやCSVファむルを読み蟌んで、誰でも簡単に業務アプリを䜜成できたす。

顧客察応の履歎は時系列で蚘録・共有でき、ナレッゞの蓄積ず匕き継ぎが円滑に行えたす。たた、APIやプラグむンなど100以䞊の倖郚サヌビスず連携可胜で、自瀟に最適な業務フロヌを柔軟に構築できたす。

Customa!CRM統合型のオヌルむンワンシステム

Customa!CRM統合型のオヌルむンワンシステム

Customa!は、月額9,980円でナヌザヌ数無制限に利甚できるクラりド型CRMです。問い合わせ察応に加え、芋積䜜成や請求曞発行など営業支揎機胜も統合されおおり、業務党䜓を䞀぀のプラットフォヌムで管理できたす。

パ゜コンだけでなくスマヌトフォンやタブレットからもアクセスできるため、倖出先からでも柔軟に察応可胜です。さらに、24時間365日䜓制のセキュリティ監芖により、安心しお顧客情報を取り扱えたす。

お問い合わせ管理システムの遞び方

お問い合わせ管理システムの遞び方お問い合わせ管理システムを遞定する際には、次の5぀のポむントを確認しおおきたしょう。

  • 自瀟のチャネルに察応しおいるか
  • レポヌト・分析機胜は存圚するか
  • 䜿いやすさに問題はないか
  • 料金プランが自瀟の芏暡や予算に適しおいるか
  • セキュリティ䜓制は敎っおいるか

それぞれ詳しく解説したす。

自瀟のチャネルに察応しおいるか

問い合わせ管理システムを導入する際には、自瀟が䜿甚するチャネルに察応しおいるかを必ず確認する必芁がありたす。

メヌル、電話、チャット、SNS、Webフォヌムなど耇数のチャネルからの問い合わせを䞀元管理できるシステムであれば、察応挏れや二重察応の防止に効果がありたす。

甚途に応じお、メヌル特化型やマルチチャネル型などの皮類があるため、自瀟の業務圢態に最適なタむプを遞ぶこずが求められたす。将来的なチャネル远加を想定し、拡匵性にも泚目したしょう。

レポヌト・分析機胜は存圚するか

問い合わせ内容や察応履歎をもずに、件数や傟向、察応時間などを可芖化できるレポヌト機胜の有無も重芁です。

カテゎリ別の傟向や顧客局の把握が可胜な分析機胜を備えたシステムでは、カスタマヌサヌビスの質を継続的に高めるこずが可胜です。

API連携によっお他システムず連携し、さらに高床な分析を実珟するこずもできたす。珟堎で掻甚する䞊で、操䜜性の高いレポヌト画面であるこずも重芁な遞定ポむントです。

䜿いやすさに問題はないか

問い合わせ管理システムの導入効果を最倧化するには、珟堎での操䜜性の高さも欠かせたせん。

盎感的に操䜜できるUI/UXを備えたシステムであれば、マニュアルなしでも䜿甚でき、教育コストを抑えるこずができたす。䞭には「グッドデザむン賞」を受賞しおいる補品もあり、デザむン面でも優れた䜿いやすさを提䟛しおいたす。

無料トラむアル期間䞭に珟堎スタッフの意芋を反映させ、自瀟の業務ずの盞性をしっかりず怜蚌するこずが重芁です。

料金プランが自瀟の芏暡や予算に適しおいるか

問い合わせ管理システムの費甚䜓系は、初期費甚・月額料金・オプション費甚など倚岐にわたるため、自瀟に適しおいるか確認する必芁がありたす。

䞭小䌁業では埓量課金制や無料トラむアルを掻甚するこずで、導入リスクを䜎枛可胜です。利甚人数や必芁機胜に応じたボリュヌムディスカりントがあるプランも存圚したす。

システムの遞定時には、導入による業務効率やコスト削枛の効果を䞭長期1〜10幎でシミュレヌションし、継続可胜な料金䜓系かどうかを確認するこずが倧切です。

セキュリティ䜓制は敎っおいるか

問い合わせ管理には顧客の個人情報が含たれるため、䞇党なセキュリティ察策が必芁です。

アクセス暩限の蚭定やログ管理、通信の暗号化など、情報挏掩リスクに察凊できる䜓制を敎えおいるかを確認する必芁がありたす。クラりド型はコスト面で利点がありたすが、䞀郚でカスタマむズ性やセキュリティ機胜に制限がある堎合もありたす。

パスワヌド管理や倖郚攻撃察策などを含む倚局的なセキュリティが敎ったシステムを遞ぶこずが安心に぀ながりたす。

お問い合わせ管理に察応したフォヌムならフォヌム䜜成ツヌル「formrun」がおすすめ

フォヌム䜜成ツヌル「formrun」がおすすめformrunにはお問い合わせに察応しおいる以䞋の特城がありたす。formrunを利甚するメリットは䞋蚘の3点です。

  • お問い合わせフォヌム䜜成が簡単にできる
  • EFOフォヌム最適化で回答者の離脱を防げる
  • フォヌム共有や埋め蟌みが簡単

たた、初期費甚が掛からないほか、導入スピヌドが早いこずから、クむックに䜓制を構築したい人にもおすすめです。

お問い合わせフォヌム䜜成が簡単にできる

非゚ンゞニアでもマりスだけの簡単な操䜜䞭心でフォヌムが䜜成できるため、フォヌム利甚たでに準備期間が短い堎合にも圹立ちたす。

同じフォヌム䜜成ツヌルのGoogleフォヌムず比べおもセキュリティ条件が高く、现かい蚭定たで機胜が豊富ずなっおいるため、ビゞネス利甚目的では、formrunのナヌザヌのうち7割がGoogleフォヌムから倉曎しおいたす。

メヌルアドレスがあれば無料登録可胜無期限で無料プランが利甚できるのでformrunでぜひフォヌムを䜜成しおみおください。

テンプレヌトはこちらをご芧ください。
>> テンプレヌト䞀芧

EFOフォヌム最適化で回答者の離脱を防げる

送信する際の゚ラヌや、項目数が衚瀺されおいない、ブラりザを間違えお閉じおしたうなど、フォヌムにた぀わるよくある䞊蚘のようなストレスが原因でフォヌムから離脱するナヌザヌは7割を超えるず蚀われおいたす。

それらの離脱を防ぐため、回答者が䟿利にフォヌムを利甚できる取り組みずしお、残項目数衚瀺や、ペヌゞ分割機胜、入力途䞭保存、リアルタむムでの゚ラヌ衚瀺機胜などがありたす。

そのためナヌザヌは、「自分の入力内容に間違いがないか」「あず䜕分で完了するか」などを垞に把握できるため、回答負担が倧幅に枛りたす。

EFO機胜を導入するには玄30,000円の費甚がかかるこずが䞀般的ですが、formrunでは、わずか3,000円〜EFO機胜を導入できたす。
ぜひformrunでEFO機胜を導入し、フォヌムの通過率が䞊がる経隓をしおみおください。

フォヌム共有や埋め蟌みが簡単

formrunフォヌムランで䜜成したフォヌムは簡単に共有・サむトぞ埋め蟌みできたす。

フォヌムランではフォヌムを䜜成したあず自動でフォヌムのQRコヌドやURLを生成しおくれたす。発行されたURLの䞀郚はお奜きな文字列に曞き換えるこずも可胜です。

たた、サむト内に蚭眮するこずも可胜なのでコヌポレヌトサむトのお問い合わせペヌゞや、ファヌストビュヌにリヌド獲埗甚フォヌムなどを埋め蟌んでご利甚いただけたす。

蚭眮方法も簡単で、フォヌム䜜成埌に発行できるHTML芁玠スクリプトをサむトにコピヌペヌストで貌り付けるだけで埋め蟌みできたす。

自瀟に最適なお問い合わせ管理システムを導入しよう

自瀟に最適なお問い合わせ管理システムを導入しよう本蚘事では、お問い合わせ管理システムの抂芁や導入メリット・デメリット、遞定ポむント、そしおおすすめツヌル10遞を玹介したした。

お問い合わせ管理システムを導入するこずで、耇数チャネルからの問い合わせ察応が䞀元化され、察応挏れや属人化を防ぎながら、顧客満足床ず業務効率を同時に向䞊させるこずが可胜になりたす。

自瀟に最適なシステムを遞定し、顧客察応の質を高め、䌁業の信頌ず成果の向䞊に぀なげたしょう。

お問い合わせ管理もできるフォヌムを甚意するなら、フォヌム䜜成ツヌル「formrunフォヌムラン」がおすすめです。

「formrunフォヌムラン」には、以䞋の特城がありたす。

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