祝日、GW、お盆、年末年始、社員研修などに!営業時間設定を行い、お客様とのトラブルをなくそう!

Tips集

こんにちは。formLab編集部です。

formrunにはゴールデンウィーク(GW)、お盆、年末年始をはじめとした長期休暇や、社員研修・社員旅行などの休暇期間を対象とし、フォーム受付後のタイミングですぐに返答/対応できない旨を、エンドユーザー様に伝えられる機能があります。

もし、エンドユーザー様に通知することなく通常通りの自動返信メール、通常対応を行なった場合、エンドユーザー様から返答/対応が遅いと思われ、最悪の場合にはトラブルへと繋がることもあります。

formrunでは、サービスを休業した場合においても、エンドユーザー様へ適切にご案内できる機能があります。それが「営業時間設定」「営業時間外の自動メール返信」です(※有料プランにてご利用可能です)。

本記事では、「営業時間設定」のご利用方法と、コピー&ペーストですぐに使える「営業時間外の自動メール返信」の例文テンプレートをご紹介します。

ぜひ、参考にしてくださいね。

営業時間設定とは

formrunの「営業時間設定」には、

  • 営業時間設定
  • 連休/長期休業設定
  • 特別休業設定

があります。

また、「営業時間設定」に準じた自動メール返信が届くようにするためには、「営業時間外の自動メール返信」もあわせて設定する必要があります。

営業時間設定

営業時間設定とは

「営業時間設定」とは、ご利用者様(formrunにログイン可能なユーザー)の営業時間(問い合わせ対応が可能な時間)を設定するためのものです。

この設定を行うことで、営業時間外に来た問い合わせに対して、通常と違うパターンの自動メール返信を送ることができます。

たとえば、formLabサポートチームの受付時間が平日の10:00〜18:00の場合、営業時間設定を上記の時間にて登録しておくと、20:00に来た問い合わせに対して「現在は営業時間外です。翌営業日の10:00以降に対応させていただきます。」といった内容のメールを送ることができます。

営業時間設定のご利用方法

営業時間設定と、営業時間外の自動メール返信の設定方法については、以下の記事をご参照ください。

「営業時間設定」を行なって自動メール返信機能を最適化しよう!

連休/長期休業設定

連休/長期休業設定とは

「連休/長期休業設定」とは、ご利用者様の連休、長期休業日を設定するためのものです。

この設定をすることで、連休中や長期休業中に来たお問い合わせに対して、通常と違うパターンの自動メール返信を行えます。

たとえば、お盆期間が8月10日〜8月18日だとすると、連休/長期休業設定でそれらの時間を登録しておけば、お盆期間に来た問い合わせに対して「現在は営業時間外です。翌営業日の8月19日以降に対応させていただきます。」といった内容のメールが送られます。

連休/長期休業設定は、以下のような場合にご利用ください。

  • ゴールデンウィーク
  • お盆
  • シルバーウィーク
  • 天皇誕生日
  • 年末年始 など

「連休/長期休業設定」の設定方法

フォーム【設定】>フォーム>営業時間設定>連休/長期休業設定

任意の休業日を設定後、「登録する」を押し忘れないようにしましょう。

「営業時間外の自動メール返信」の例文テンプレート(年末年始休業の場合)

営業時間時間外には、営業時間内の自動メール返信とは別の文面を送るようにしましょう。

また、営業時間外の自動メール返信を効率的に作成できるよう、テンプレートを用意しました。ぜひ、ご活用くださいませ。

件名:【●●株式会社】お問い合わせありがとうございます

※このメールはシステムからの自動返信です

田中様

お世話になっております。
●●株式会社へのお問い合わせありがとうございました。

以下の内容でお問い合わせを受け付けいたしました。

●月●日(●)から●月●日(●)は
誠に勝手ながら、年末年始休業とさせていただいております。

お寄せいただきましたお問い合わせにつきましては、
●月●日(●)以降、担当者 山田 より順次ご連絡いたしますので、
今しばらくお待ちくださいませ。

何卒、よろしくお願いいたします。

━━━━━━□■□ お問い合わせ内容 □■□━━━━━━

お名前:田中 一郎
E-Mail:●●@●●.co.jp
電話番号:333-3333-3333
お問い合せ日時:●●年●●月●●日 ●時●●分
お問い合わせ番号:1234567890
お問い合わせ内容:●●という製品の料金形態を詳しく教えてください。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

———————————————————————

●●株式会社 ○○課
担当:山田 太郎
TEL:111-1111-1111
FAX:222-2222-2222
メール:△△@△△.co.jp

【会社情報】
住所:〒111-1111 東京都港区●●5-6-7-8
電話番号:000-0000-0000 
FAX:000-000-0000
営業時間:平日 ●時~●時
メール:○○@○○.co.jp

———————————————————————

特別休業設定

特別休業設定とは

「特別休業設定」とは、ご利用者様の休業日を設定するためのものです。

こちらも、設定した休業日に来たお問い合わせに対して、通常と違うパターンの自動メール返信を行えます。

例えば、社員研修があり、お問い合わせ対応ができない日を特別休業設定で登録した場合、社員研修日にきたお問い合わせに対して「現在は営業時間外です。翌営業日の9:30以降に対応させていただきます。」といったメールの内容が送られます。

特別休業設定は、以下のような場合にご利用ください。

  • 成人の日
  • 建国記念の日
  • 海の日
  • 山の日
  • 敬老の日
  • 体育の日
  • 文化の日
  • 勤労感謝の日
  • 社員研修 など

「特別休業設定」の設定方法

フォーム【設定】>フォーム>営業時間設定>特別休業設定

任意の休業日を設定後、「登録する」を押し忘れないようにしましょう。

「営業時間外の自動メール返信」の例文テンプレート(社員研修の場合)

営業時間時間外には、営業時間内の自動メール返信とは別の文面を送るようにしましょう。

また、「特別休業設定」の場合にも、営業時間外の自動メール返信を効率的に作成できるよう、テンプレートを用意しました。ぜひ、ご活用くださいませ。

件名:【●●株式会社】お問い合わせありがとうございます

※このメールはシステムからの自動返信です

田中様

お世話になっております。
●●株式会社へのお問い合わせありがとうございました。

以下の内容でお問い合わせを受け付けいたしました。

誠に恐れ入りますが、
●月●日(●)は社員研修のため休業とさせていただきます。

お寄せいただきました件につきましては、
●月●日(●)以降、担当者 山田 よりご連絡いたしますので、
今しばらくお待ちくださいませ。

何卒、よろしくお願いいたします。

━━━━━━□■□ お問い合わせ内容 □■□━━━━━━

お名前:田中 一郎
E-Mail:●●@●●.co.jp
電話番号:333-3333-3333
お問い合せ日時:●●年●●月●●日 ●時●●分
お問い合わせ番号:1234567890
お問い合わせ内容:●●という製品の料金形態を詳しく教えてください。

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●●株式会社 ○○課
担当:山田 太郎
TEL:111-1111-1111
FAX:222-2222-2222
メール:△△@△△.co.jp

【会社情報】
住所:〒111-1111 東京都港区●●5-6-7-8
電話番号:000-0000-0000 
FAX:000-000-0000
営業時間:平日 ●時~●時
メール:○○@○○.co.jp

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通常の「自動メール返信」のテンプレートの例文テンプレートもあります。

自動メール返信をまだ設定されていない方は、以下の記事にございます例文テンプレートを参考のうえ、自動メール返信の文面をご作成くださいませ。

コピペで使える!自動返信メールの例文テンプレートを用途別に紹介

まとめ

自動メール返信機能は、お問い合わせをしてくださったエンドユーザー様に対し、一次対応を自動化することに適している機能です。自動メール返信を設定することで、エンドユーザー様に安心感や信頼感をもたらすことができます。

長期休暇や社員研修など、お問い合わせができない日をあらかじめ把握できている場合は、ぜひ有料プランをご利用いただき、「営業時間設定」、「連休/長期休業設定」、「特別休業設定」を、それぞれご活用ください。