【徹底比較】フォーム作成ツールでチェックするべき7つのポイント

自社サイトに問い合わせフォームを作成・設置したいと考えている人は、コストや機能性、使いやすさを比較して、最適なフォーム作成ツールを選びたいのではないでしょうか。

ただ、フォーム作成ツールの数はとても多いので「何を基準に選べばいいのかわからない」「自社にどの機能が必要なのかわからない」とお悩みの人もいるでしょう。

そこで今回は、フォーム作成ツールの概要と、機能・コスト・使いやすさを比較するポイントを紹介します。

この記事を読むことで、自社に最適なフォーム作成ツールが見つかり、問い合わせ業務を効率化できるはずです。

フォーム作成ツールとは？

フォーム作成ツールとは、誰でも手軽にフォームを作成できるサービスのことです。

「お問い合わせ」「資料ダウンロード」「アンケート」など、目的別に用意されたさまざまなテンプレートを利用することで、自社サイトにマッチしたフォームを作成できます。

操作はクリックやドラッグ＆ドロップ操作のみで、プログラミングの知識は一切必要ありません。誰でも簡単にフォームの項目を追加・削除できますし、自社サイトに設置するための埋め込みコードも生成できます。

フォーム作成ツールを導入することで、フォームの運用をすぐに開始できるだけでなく、問い合わせ業務の効率化や、入力完了率の向上も期待できます。

Excel（エクセル）のフォーム機能との違い

Excel（エクセル）の顧客管理に慣れている人は、「Excel（エクセル）で問い合わせフォームが作成できたら便利なのに」と思われるのではないでしょうか。

Excel（エクセル）には「Microsoft Forms」というアンケート作成ツールが搭載されており、Microsoft 365を契約していれば誰でも利用できます。

ただ、このサービスはビジネス向けではありません。デザインに自由度がないため、誰が見てもMicrosoft Formsで作成したフォームとわかってしまいます。用途は主に教育機関が生徒や保護者に実施するアンケートや、社内アンケートです。

また、Microsoft 365には容量制限があるため、容量を超えると回答を受け付けられなくなってしまいます。高機能で洗練されたデザインのフォームを作成するためには、Microsoft Formsではなく、フォーム作成ツールの利用を利用しましょう。

access（アクセス）のフォーム機能との違い

access（アクセス）にもフォームを作成する機能が搭載されています。しかし、こちらは社内のデータ入力を簡単にする画面デザインが目的の機能です。

自社サイトに問い合わせフォームを作成・設置したいときは、access（アクセス）ではなくフォーム作成ツールを導入しましょう。

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フォーム作成ツールでチェックするべき7つのポイント

フォーム作成ツールを比較するときに、チェックするべきポイントは次の7つです。

1.必要な機能があるか
2.無料 or 有料
3.クラウドorオンプレミス
4.導入費用とランニングコスト
5.セキュリティ対策
6.操作性とデザイン性
7.集計や分析ができるか

それぞれのポイントについて詳しく説明します。

1.フォーム作成ツールに必要な機能があるか比較する

フォーム作成ツールを比較するとき、自社が必要とする機能が何なのかを明確にする必要があります。

ここでは、ほとんどのフォーム作成ツールに搭載されている「基本的な機能」と、あると便利な「業務効率化に役立つ機能」を紹介します。

自社に必要な機能をリストアップしてみましょう。

基本的な機能

業務効率化に役立つ機能

社外からの問い合わせが多く、業務効率の向上を目指すのであれば「自動返信メール」や「問い合わせ管理」は必須機能です。

また、フォームから見込み客（リード）を獲得して売上を伸ばしたい場合は「データ集計・分析」「外部ツールとの連携」機能を備えたフォーム作成ツールをピックアップして比較しましょう。

2.無料と有料どちらのフォーム作成ツールにするか比較する

フォーム作成ツールには、無料プランのあるツールと、有料プランしかないツールがあります。初めてフォーム作成ツールを利用する場合は、無料プランのあるツールを選びましょう。機能や操作性を確認した上で、導入の可否を判断できます。

以下の表は、一般的な無料プランと有料プランの機能などを比較したものです。詳細はサービスによって異なるため、あくまで参考としてください。

問い合わせ件数が少ない場合は、無料プランで十分です。しかし、問い合わせ業務を効率化や、フォーム経由のリードを増やしたい場合は、有料プランに搭載されている機能の内容を比較しましょう。

3.クラウドとオンプレミスどちらのフォーム作成ツールにするか比較する

フォーム作成ツールには、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型はすべてオンラインで管理できるサービス、オンプレミス型は自社サーバーにインストールして運用するサービスです。

以下の表は、クラウド型とオンプレミス型の特徴を比較したものです。

オンプレミス型は初期導入費用のみで、月額費用がかからないケースがほとんどです。しかし、サーバー代や保守・運用のための人件費がかかるため、長期的に見るとクラウド型よりもコストが高くなります。

近年はクラウド型が主流です。社内にサーバー保守・運用の専門チームがあり、セキュリティの観点からオンプレミス型に限定されている企業以外は、クラウド型のフォーム作成ツールを導入した方が良いでしょう。

4.フォーム作成ツールの導入費用とランニングコストを比較

フォーム作成ツールのコストは、サービスによって上下します。

ここでは、従業員20〜30名の中小企業が問い合わせフォームを設置する場合の費用について解説します。

フォームの用途が問い合わせのみの場合

自社サイトに問い合わせページを作成したい場合、使用するフォームの数は1つです。クラウド型のフォーム作成ツールを導入し、かつ管理者（担当者）が一人で間に合っているなら無料でツールを使い続けられます。

しかし、入力補助機能が搭載されている使い勝手のフォームを設置したい場合や、フォーム数や担当者数を増やしたい場合は、有料プランの契約が必要です。

ちなみに、フォーム作成ツールは無料プランのほかに、2〜3種類の有料プランが用意されています。多くの場合、初期導入費用は無料です。

フォームの用途が問い合わせのみの場合は、ベーシックプランを運用すると良いでしょう。年間コストは24,000〜48,000円です。

キャンペーンやイベント開催時にフォームを運用する場合

イベントの特設サイトに問い合わせフォームを設置したり、キャンペーン用の応募フォームを作成したりするなら、ビジネスプランがおすすめです。

ビジネスプランには、一斉メール送信や問い合わせ管理など、より多くのリードにアプローチできる機能が搭載されています。オンライン上でユーザーとコミュニケーションが取れるため、営業活動も効率化できます。

年間コストはおおよそ12〜18万円程度です。顧客管理もできるツールを選べば、それほど負担になることはないでしょう。

5.フォーム作成ツールのセキュリティ対策を比較する

フォーム作成ツールにどのようなセキュリティ対策が講じられているのか、導入前に比較しましょう。

最低限必要なセキュリティ対策

以下は、サービス提供元とフォーム作成ツールに求められる最低限必要なセキュリティ対策です。

これらの機能は、フォームの入力率を上げるためにも必要です。セキュリティ対策が不十分だとユーザーがフォームへの入力を躊躇してしまい、問い合わせ数が減ってしまう可能性があります。

フォームのセキュリティ被害の事例

近年、企業やWebサイトの規模を問わず、サイバー攻撃や不正アクセスが増加しています。起こりうる被害を理解することで、適切なツールを選定できます。

データベースに不正アクセス

フォームの回答が保存されているデータベースに不正アクセスされると、個人情報が流出してしまう可能性があります。流出する個人情報は、住所、氏名、電話番号、電子メールアドレスなどです。

不正アクセスを防止するために「サーバー監視体制」、「権限設定」を活用しましょう。

自動返信機能を悪用

自動返信機能が悪用されて、銀行口座やクレジットカード番号などを不正に取得されてしまう可能性があります。

攻撃方法は以下の通りです。

1.フォームのメールアドレス欄にスパムメールを送りたいアドレスを入力
2.フォーム内に広告のリンクやフィッシングサイトのURLを入力して送信
3.自動返信メールが管理者に送信される
4.1～3の操作をプログラムで何千、何万件と実行
5.管理者がメールに返信したりURLをクリックすることで被害が発生

Webフォーム攻撃を防止するために、人間とbotを区別する「reCAPTCHAの設置」を活用しましょう。

6.操作性とデザイン性に優れたフォーム作成ツールか比較する

フォーム作成ツールには、操作性とデザイン性の両方が求められます。特にBtoC企業にとって、フォームは問い合わせ窓口のようなものです。フォームがシンプルすぎたり、使いにくかったりすると、ユーザーはがっかりして離脱してしまうかもしれません。

有料プランの無料トライアル期間を利用して、フォームの操作性やデザイン性をチェックしてみましょう。以下はお試し期間中のチェックリストです。

・主要機能と画面構成は使いやすいか
・顧客情報の管理方法はどうなっているか
・問い合わせのステータス管理や絞り込みはできるか
・レポート機能（集計・分析）は見やすいか
・スマホのフォームは使いやすいか
・デザインのカスタマイズ範囲はどのくらいか
・自社の目的に合ったテンプレートが用意されているか
・自動返信用のメールテンプレートが用意されているか

無料プランや無理トライアルで、複数のツールの操作性を比較するようにしましょう。

7.フォーム作成ツールで集計や分析ができるか比較する

フォーム作成ツールの管理画面上で、集計・分析できるかチェックします。

この機能は、ユーザーの回答を自動的にグラフに表示したり、顧客データとしてリスト化したりします。CSVやGoogleスプレッドシートに出力して、より詳細な分析も可能です。

またメールの送受信も管理画面から行えるので、わざわざメーラーを立ち上げる必要がありません。集計・分析機能を活用することで、サービスの向上、顧客ニーズの把握、リードの創出などに役立てられます。

フォーム作成ツールはformrun（フォームラン）がおすすめ

formrunは、今まで紹介してきた比較ポイントをすべて網羅しているフォーム作成ツールです。

問い合わせに関する業務を効率化するなら、formrunがおすすめです。

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徹底的に比較してからフォーム作成ツールを選ぼう

フォーム作成ツールを比較検討する際は、ツールの機能を理解するとともに、自社の問い合わせ業務をどう効率化させていくかイメージすることが大切です。

外部のWeb制作会社にフォーム作成を依頼すると、年間数万円〜数百万円の制作費がかかります。自社に最適なフォーム作成ツールを導入できれば、多額の費用をかけずに問い合わせフォームを作成・運用できます。

formrunは顧客情報を可視化し、費用対効果を最大化するフォーム作成ツールです。直感的な操作で誰でも簡単にフォームを作成できます。無料プランもありますので、ぜひご利用ください！

formLab編集部

formrunやフォーム作成や顧客管理に関する情報を発信しております。

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