アンケートに協力してほしい方にメールで依頼をする場合、どのようなポイントを意識すればいいのか気になる方も多くいます。メール内容によっては、あまり回答してもらえない可能性もあるため、注意が必要です。
ただ、どのようなポイントを意識してメールで依頼すればいいのか理解できている方はあまり多くありません。
そこで今回は、メールでアンケートを依頼する文章の書き方や例文を解説します。また、回答率を上げるポイントも紹介します。
formrunは、誰でも簡単にアンケートフォームが作成できるフォーム作成ツールです。
回答結果はリアルタイムで自動集計されるだけでなく、入力補助機能もつけられます。また、条件分岐項目をつけられるため、回答数は増やさずに回答者に適した質問の設置が可能です。
さらに、formrunではフォームを作成したあと自動でフォームのQRコードやURLを生成してくれます。 発行されたURLの一部はお好きな文字列に書き換えることも可能です。その為簡単に共有することが可能です。
目次
メールでアンケートを依頼する文章の書き方
メールでアンケートを依頼する文章の書き方は、主に以下の5つです。
- アンケートの目的を明記する
- 回答時間や回答期限を明記する
- 質問数や文章量は最小限に抑える
- プレゼントがある場合は必ず記載する
- 宛名に個人名を記載する
それぞれの文章の書き方を見ていきましょう。
アンケートの目的を明記する
メールでアンケートを依頼する場合、どのような目的でアンケートを実施するのか明記するのが大切です。
ただアンケートを依頼するだけのメールでは、メールを受け取った側はどのようなアンケートに協力すればいいのか判断できません。また、興味を持たせにくくなるため、注意が必要です。
そのため、メールを受け取った相手にしっかりと目的が伝わる内容にしましょう。
回答時間や回答期限を明記する
「おおよそどれほどの時間でアンケートに回答できるのか？」「いつまでに回答すればいいのか？」気になる方は少なくありません。
すぐに回答できる内容であれば、「今すぐやろう」と思ってくれる方も多くなります。また、回答期限によって回答の優先度を変えてくれる方もいます。
できるだけアンケートに回答してほしい場合は、しっかりと明記するのが大切です。
質問数や文章量は最小限に抑える
アンケートには、できるだけすぐに完了できる内容にしておくのも大切です。
質問数が多く回答に時間のかかるアンケートは得られる情報が多くなりますが、反対に面倒だと感じて回答しない方も多くなります。
そのため、設置する質問項目や質問ごとの文章量はできるだけ少なく抑えて、回答者が気軽に協力できる内容にするのがおすすめです。
限られた回答数でより質の高いデータを収集したい方には、条件分岐の活用をおすすめします。
質問数を最小限にしたまま顧客にあった質問に答えてもらいたい場合は質問を回答によって出し分けられる条件分岐を利用するのがおすすめです。
formrunなら簡単に条件分岐付きのフォームを無料で作成することができます。無料プランは永久に無料で利用できるのでぜひformrunで条件分岐付きのフォームを作成してみてください。
プレゼントがある場合は必ず記載する
アンケートでお礼のプレゼントがあるなら、必ず記載しましょう。
回答者はアンケートに回答するメリットを感じられるため、あまり興味のないアンケートでも積極的に参加してくれる可能性があります。また、プレゼントによっては企業に対しても興味を示してくれる可能性があります。
「アンケート回答で〇〇をプレゼント！」などの文言を記載してアピールするのもおすすめです。
宛名に個人名を記載する
メールに個人名があると、顧客は不特定多数ではなく個人宛に送っていると判断してくれます。
企業が顧客1人1人に対して丁寧に対応している印象を与えられるので、顧客からの評価や信頼度の向上が可能です。さらに、個人名を記載せず不特定多数に送信する場合、誰が誰に送信しているのか判断が難しくなります。
その結果、メールの開封率の低下にもなりかねません。
▼ formrunなら個人名を自動で入れ込むメールを簡単に作成することができます。
フォームに回答直後に、サンクスメールや回答内容の確認メールを自動返信することができるので
申込フォームや登録フォームなど、フォーム回答後対応してほしい手順がある場合はメール内に記載することで迷わず対応を進めることができます。
アンケート依頼メールの例文
アンケート依頼メールで使える例文は、以下の通りです。
〇〇 〇〇様 平素より大変お世話になっております。 〇〇株式会社の〇〇と申します。 日頃から弊社の商品を購入していただき、誠にありがとうございます。 弊社では、お客様が購入された商品にどのような感想を抱いているのか調査するためにアンケートを実施しております。 記載していただいたアンケートの内容は、今後の商品を開発していく上での参考にさせていただければと思っているので、ぜひご協力のほどよろしくお願いいたします。 |
メールアンケートの回答率を上げるためのポイント5選
メールアンケートの回答率を上げるためのポイントは、主に以下の5つです。
- アンケートメールの件名は一目でわかるようにする
- メールを送る時間を考える
- アンケートURLをわかりやすく添付する
- 余計なURLやコンテンツは記載しない
- アンケート回答のお願いだけでなく回答者のメリットも記載する
それぞれのポイントを見ていきましょう。
アンケートメールの件名は一目でわかるようにする
メールは、件名をみて開封するか判断する方が多いため、件名はすぐに把握できるようにしましょう。
メールでは、件名が一目でアンケートに関する内容であるのがわかるようにするのが大切です。また、プレゼントがある場合も件名に記載しておきましょう。
件名がわかりやすく記載されたメールなら、開封率が向上しやすくなります。
メールを送る時間を考える
回答率を上げるためには、メールを送る時間も考慮するのが大切です。
例えば、セミナーやイベントに関するアンケートなら、セミナーやイベントが終了してまもない時間帯に送るのが適しています。また、企業が顧客満足度や商品に関するアンケートを実施する場合、顧客対応がすぐにできる営業時間内に送るのが最適です。
タイミングを意識したメールの送信を意識しておきましょう。
アンケートURLをわかりやすく添付する
メール内に設置するアンケートURLは見やすい位置に添付するのが最適です。
反対に、アンケートURLがどこに設置されているのかわからないメール、複数のURLがありアンケートURLが判断できないメールはよくありません。アンケートフォームにまで辿り着けずに離脱してしまう方が多くなります。
そのため、アンケートURLがわかりやすい配置に添付しましょう。
余計なURLやコンテンツは記載しない
余計なURLやコンテンツが多いと、顧客の意識が外れてしまいます。
例えば、アンケートURLの上部に商品URLが設置してあるメールの場合、1部の顧客は商品に意識が向いてしまいアンケートURLをクリックしなくなります。また、複数のコンテンツからアンケートURLを探すのが面倒に感じる方も少なくありません。
そのため、できるだけURLやコンテンツは記載しないのがおすすめです。
アンケート回答のお願いだけでなく回答者のメリットも記載する
アンケートに回答するとどのようなメリットがあるのか伝えるのも大切です。
ただ、アンケートをお願いするだけでは、顧客にメリットがないため、協力的になってくれません。
しかし、「アンケートに回答するとプレゼントがある」「商品の品質改善のために活用する」などのメリットがあると、協力してくれる方が多くなります。
件名にアンケートのメリットを記載するのもおすすめの方法です。
メールアンケートに関するよくある質問
メールアンケートに関するよくある質問は、主に以下のものがあります。
- メールにアンケートをGoogleフォームに埋め込みたい場合の方法はありますか？
- アンケート依頼文を学生に送る場合のポイントはありますか？
それぞれの質問と回答を見ていきましょう。
メールにGoogleフォームで作ったアンケートフォームを埋め込みたい場合の方法はありますか？
メールにGoogleフォームで作成したアンケートを埋め込みたい場合は、formrunなどのフォーム作成ツールを使って行います。
他にもHTMLコードを使った埋め込みやGmailに埋め込むなどの方法がありますが、フォーム作成ツールの機能を使った方法が簡単です。
そのため、メールにアンケートを埋め込む場合は、フォーム作成ツールの活用をおすすめします。
Googleフォームを詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
>>【2024年完全版】Googleフォームの使い方を徹底解説｜作り方から作成例まで詳しく紹介
GoogleフォームのURLをメールに貼って共有したい方はこちらをご覧ください。
>> Googleフォームの埋め込み方法2つ！サンプルも紹介
アンケート依頼文を学生に送る場合のポイントはありますか？
学生は勉強や部活動で忙しいケースが多いため、短時間で気軽に読める内容の依頼文を送るのがポイントです。
スキマ時間にすぐに内容を確認してアンケートに協力できるため、回答率も上がりやすくなります。また、図書券やギフト券などの学生が喜びやすいお礼をつけるのも適した方法の1つです。
回答率が上がるアンケート作成ができるフォーム作成ツール「formrun」もおすすめ！
回答率が上がるアンケート作成ができるフォーム作成ツール「formrun」の特徴は、主に以下の通りです。
- アンケート作成が簡単にできる
- アンケートで使えるテンプレートが豊富
- EFO（フォーム最適化）に役立つ
それぞれの特徴を見ていきましょう。
アンケート作成が簡単にできる
formrunは、アンケート作成が簡単にできます。提供されたテンプレートの中から使いたいデザインのものを選んで設置したい質問を決めれば完了です。また、メールに埋め込んで依頼メールの送信する機能や回答をリアルタイムで集計する機能もあります。
プログラミングができない方でも、回答率を上げるためのポイントを抑えたアンケートが作成できるため、利用してみるのがおすすめです。
さらに、自動でデータをグラフ化、自動で回答データを一覧化できるので、簡単な集計・確認作業はformrunで完結します。 また、Googleスプレッドシートと連携してデータ集計をしたり、Excelファイルにエクスポートも可能なので、より複雑な集計作業も可能です。
これまでアンケート回答状況の報告に集計の手間がかかっていた方は、ぜひformrunでアンケートフォームを作成してみてください。
アンケートで使えるテンプレートが豊富
提供されているテンプレートは、アンケート用だけでも商品に関する調査や顧客満足度調査、マーケティング調査など、さまざまな用途に応じたものがあります。
テンプレートを選択すれば、手間のかかる設定やプログラミングをせずにおしゃれなデザインのアンケート作成が可能です。また、アンケートのデザイン性は回答率に直結する大切なポイントにもなります。
初めてでも豊富なテンプレートから質の高いアンケートを作成して、回答率を上げていけます。
EFO（フォーム最適化）に役立つ
送信する際のエラーや、項目数が表示されていない、ブラウザを間違えて閉じてしまうなど、
フォームにまつわるよくある上記のようなストレスが原因でフォームから離脱するユーザーは7割を超えると言われています。
それらの離脱を防ぐため、回答者が便利にフォームを利用できる取り組みとして、残項目数表示や、ページ分割機能、入力途中保存、リアルタイムでのエラー表示機能などがあります。
そのためユーザーは、「自分の入力内容に間違いがないか」「あと何分で完了するか」などを常に把握できるため、回答負担が大幅に減ります。
また、フォームを離脱する際も離脱防止のためのポップアップが表示されるため、回答者の行動を誘導できます。
EFO機能を導入するには約30,000円の費用がかかることが一般的です。しかし、formrunでは、わずか3,000円〜EFO機能を導入できます。
ぜひformrunでEFO機能を導入し、フォームの通過率が上がる経験をしてみてください。
メール内容を工夫してアンケートの回答率を向上させよう！
アンケートの依頼をメールでしたい場合は、メールを見た回答者が答えたくなる内容にするのが大切です。
すぐに協力して完了できるアンケートなら回答者も気軽に協力してくれます。また、内容がわかりやすいメール文の作成や回答者を意識した依頼を行うのも忘れずに行いましょう。
メールにアンケートを埋め込みたい場合は、formrunなどのフォーム作成ツールを活用すれば簡単にできるため、利用してみるのがおすすめです。
formrunは、誰でも簡単にアンケートフォームが作成できるフォーム作成ツールです。
回答結果はリアルタイムで自動集計されるだけでなく、入力補助機能もつけられます。また、条件分岐項目をつけられるため、回答数は増やさずに回答者に適した質問の設置が可能です。
formrunやフォーム作成や顧客管理に関する情報を発信しております。
EFO（エントリーフォーム最適化）や問い合わせ対応など、
フォームに関するお悩みを解決します。
