Googleフォームのメール通知方法｜複数人・Gmail以外や来ない時の対処法

Googleフォームに回答の入力があったとき、入力結果をチームメンバーたちとリアルタイムで共有したいと思いませんか？

フォームの機能拡張に役立つGAS(Google Apps Script)で、複数人に向けたメール通知ができます。

フォーム作成者以外のアドレスを指定すれば、入力内容をリアルタイムで共有可能です。スピード感のあるお問い合わせ対応ができ、顧客満足度の向上を図れます。

この記事では、作成者本人がメール通知を受け取る方法と、GAS（Google Apps Script）を使い複数人の指定アドレスにメール通知を送る方法を解説します。

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Googleフォームのメール通知①Googleフォームから作成者に
Googleフォームのメール通知③GASを使って複数人へ
Googleフォームからメール回答通知が来ない時の対処法
回答者へGoogleフォーム回答内容をメール通知する方法
まとめ：formrun（フォームラン）ならチームのメール通知設定も簡単

Googleフォームのメール通知①Googleフォームから作成者に

Googleフォームで回答の入力・送信があった際、フォーム作成者に回答を受け取った旨を通知する設定が可能です。

以下の手順で、回答通知を設定しましょう。

フォーム管理画面の「回答」を選択→画面右(スプレッドシートマークの右横)の「三点リーダー」をクリック

「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をクリックで完了

メールの通知設定を終えると、フォーム作成者のGoogleアカウントにメール通知が届きます。

Googleフォームから届くメールの通知画面は、以下の通りです。

「概要を表示」をクリックすると、管理画面の回答ページに移動します。

Googleフォームの基本的な使い方は以下の記事で解説しています。

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Googleフォームのメール通知②Googleスプレッドシートから作成者に

Googleフォームから入力された回答内容は、Googleスプレッドシートで管理できます。連携が済んでいない場合は、以下の手順で設定をしましょう。

管理画面の回答でスプレッドシートのアイコンをクリック→メニューバーの「ツール」をクリック→「通知ルール」をクリック

「ユーザーがフォームを送信したとき」と「メール-その都度」を選択→「保存」をクリック

通知のタイミングは1日1回も選べますが、レスポンスの速さを重視するならその都度がおすすめです。

Googleスプレッドシートから届くメールの通知画面は、以下のように表示されます。

過去の入力履歴や回答状況を一覧で確認したいときに便利です。

Googleフォームのメール通知③GASを使って複数人へ

作成者以外のメンバーにフォーム回答の通知を届けるには、GAS(Google Apps Script)を使います。

GASはGoogleが開発しているプログラミング言語です。Google Appsの拡張や連携に役立ちます。

自動で通知を受け取り、フォーム回答の管理の負担を減らしましょう。

GASはGmail以外でもメール通知を受けられる

Googleフォームを拡張できる「Email Notifications for Google Forms」をインストールすれば、自動返信メールの通知設定が可能です。

Gmail以外のアドレスや、複数のアドレスへの通知を届けられるため、Googleアカウント所有者が代表でフォームを作り、チーム内のメンバーで通知を共有できます。

タブレットやスマートフォンで通知を受信可能なため、営業担当者など社外に出かける機会が多い方も使いやすい仕組みです。

無料プランを使う場合、1日に届けられるメールの上限数は20通までです。

Gmail以外で通知を受け取りたい場合は、まず無料プランから試して有料プランへ移行することをおすすめします。

手順1. Googleフォームの回答通知にチェックを入れる

GASを使い複数人へ回答通知を送るには、以下の手順を踏みましょう。

管理画面の回答のスプレッドシートアイコン右横にある「三点リーダー」をクリック→「新しい回答についてのメール通知を受け取る」にチェック

画面右上(Googleアカウントのアイコン左横)にある「三点リーダー」をクリック→「＜＞スクリプトエディタ」を選択

手順2. スクリプトエディタを開いてコードを書く

スクリプトエディタにコードを書き込みます。

ページを開いたときに書かれているコードは、すべて削除して、以下のGASスクリプトをコピー&ペーストしてください。

————————————————————
function sendform(e){
var items = e.response.getItemResponses();
var msg = ”;
for (var i = 0; i < items.length; i++) {
var item = items[i];
var q = item.getItem().getTitle();
var a = item.getResponse();
msg += q + ‘: ‘ + a + ‘\n\n’;
}
GmailApp.sendEmail(‘指定メールアドレス’, ‘メールの件名’, msg);
}
————————————————————

コードの参照URL：
Googleフォームのメール通知を指定したアドレスに送る方法(Google Apps Script使用)

赤字の「指定メールアドレス」は任意のアドレス、「メールの件名」は好きなものに書き換えてください。複数アドレスに送りたいときは、メールアドレスを「,（カンマ）」で区切って羅列します。

コードの入力が終わったら、「プロジェクト保存」のアイコンをクリックして、トリガーの設定に移ります。

手順3. トリガーの設定

画面左の項目一覧から「時計マーク」を選択→右下の青ボタン「+トリガーを追加」をクリック

イベントの種類を選択で「フォーム送信時」を選択→エラー通知設定で「今すぐ通知を受け取る」を選択→画面を下にスクロールして「保存」をクリック

設定したトリガーは一覧になって表示されます。トリガーの設定まで完了させないと、通知は届きませんので注意してください。

以下、途中でエラーが出た場合の対処法です。

エラー	対処法
ポップアップブロックについてのエラー	お使いのパソコンからポップアップとリダイレクトを許可してください。
このアプリは確認されていません	エラーページ左下にある「詳細」を選択、「許可」をクリックして承認作業を完了させてください。それでも操作が完了できない場合は、自身のGmailアカウント宛にエラーメールが届いていないか確認し、メール本文から「許可」を完了させてください。