Googleフォームに回答したユーザーの中には、Googleフォームで入力途中の回答を保存する方法が分からない。また、Googleフォームの管理者の中には、Googleフォームで回答データを保存する方法が分からないと頭を抱えている方も多いでしょう。
結論から言うと、Googleフォームで入力途中の回答はオンラインの場合、30日間自動保存されます。また、ユーザーが回答したデータはGoogleドライブ、Googleスプレッドシート、PDF形式・CSVファイルで保存可能です。
そこで、本記事では、ユーザー向けにGoogleフォームで入力途中の回答を保存する方法と管理者向けに回答データを保存する方法などを解説します。
また、Googleフォームの機能では不十分と感じている場合、フォーム作成ツール「formrun」がおすすめです。formrunを使用すると下記の5つのメリットがあります。
- 複数人でデザイン性の高いフォームを管理できる
- プログラミング不要で簡単設定
- ワンクリックでrecaptcha設定可能
- マウス操作でデザイン設定可能
- お問い合わせ管理、メール対応も可能
- 自動メールやChatworkなどツール通知機能も有り
以上の機能が完備されており、基本料金は無料です。
ビジネス用フォーム作成ツール「formrun」では、複数人でデザイン性の高いフォームを管理することができます。
▼ビジネス利用において、formrunユーザーの7割がGoogleフォームから変更しているformrunとGoogleフォームの違いを下記の記事で解説しています。
>> formrunとGoogleフォームの違い
目次
Googleフォームで入力途中の回答は保存できますか？
まず、ユーザー向けにGoogleフォームで入力途中の回答は保存できるのか解説します。先ほども解説したように、Googleフォームで入力途中の回答はオンラインの場合、30日間自動保存されます。この機能を回答下書き保存機能と言います。
回答下書き保存機能では同じGoogleアカウントにログインすれば、別のデバイスからでも入力途中の回答を再開し、回答することができます。そのため、途中まで回答していれば回答は保存されるので、最初から回答し直す必要はありません。
▼ビジネス用フォーム作成ツール「formrun」には自動入力補助機能や受付上限設定などGoogleフォームでは設定できない機能がついています。詳細は以下の記事をご覧ください。
Googleフォームで回答したデータの保存先は？
では、Googleフォームで回答したデータはどこに保存されるのでしょうか？結論から言うと、Googleフォームで回答したデータはフォームの管理者のGoogleドライブに保存されます。
管理者向けになりますが、Googleドライブは15GBまでファイルやデータを保存できます。15GBを超えて、フォームの回答データなどを保存したい場合は、有料プランへの切り替えを検討する必要があります。
Googleドライブの有料プランの使用料金は、ベーシック（100GB）で月額250円、プレミアム（2TB）で月額1,300円、AIプレミアム（2TB）で月額2,900円です。
【回答者向け】Googleフォームで入力途中の回答を保存する方法
Googleフォームでは入力途中の回答は自動保存されます。自動保存のため、ユーザーの回答は設定しなくても保存されるのです。自動保存がされた場合には、フォームの右上に「下書きを保存しました」と表示されます。
もし、フォームを閉じてしまっても再度フォームを開けば、引き続き回答できます。
Googleフォームで保存済みの回答が消える原因
Googleフォームでは入力途中の回答が自動保存されますが、フォームに保存済みの回答が消えてしまう場合があります。この場合、管理者の操作が原因でユーザーの操作が原因ではありません。
具体的には管理者が下記の操作を行った場合、フォームに回答済みの保存が消えます。
- 管理者が質問を削除した
- 管理者が質問の選択肢を変更した
- 管理者がフォームの分岐ロジックを変更した
- 管理者がユーザーのフォームへのアクセス権を削除した
もし、管理者が誤ってフォームへのアクセス権を削除した場合、ユーザーは管理者に連絡をして対処してもらいましょう。
【管理者向け】Googleフォームで回答データを保存する方法3選
次は、管理者向けにGoogleフォームで回答データを保存する方法を解説します。具体的には下記の3つの形式で保存できます。
- 回答データをGoogleドライブに保存する
- 回答データをGoogleスプレッドシートに保存する
- 回答データをPDF形式・CSVファイルで保存する
① 回答データをGoogleドライブに保存する方法
まず、回答データをGoogleドライブに保存する方法を解説します。この方法はGoogleフォームを新規作成する場合のみ可能です。具体的な手順は下記の通りです。
- Googleドライブを開く
- Googleフォームを保存したいフォルダを開く
- Googleドライブの「新規」ボタンからフォームを作成する
以上の操作を行えば、回答データをGoogleドライブに保存できます。
② 回答データをGoogleスプレッドシートに保存する方法
続いて、回答データをGoogleスプレッドシートに保存する方法を解説します。この手順では既に作成済みのフォームの回答データを保存できます。具体的な手順は下記の通りです。
- Googleフォームで「回答タブ」を開く
- 「スプレッドシートにリンク」をクリック
- 「新しいスプレッドシートを作成」または「既存のスプレッドシートを選択」にチェックを入れる
- 「作成」をクリック
以上の作業を行えば、回答データをGoogleスプレッドシートに保存できます。この手順で作成したGoogleスプレッドシートはGoogleフォームと同じフォルダ内に保存されます。また、ユーザーが回答するとスプレッドシートは自動で更新されるため、常に最新の回答データを確認可能です。
Googleフォームをスプレッドシートに連携する方法については以下の記事をご覧ください。
>> Googleフォームをスプレッドシートに連携する方法とは？画像17枚でわかりやすく解説
③ 回答データをPDF形式・CSVファイルで保存する方法
続いて、回答データをPDF形式・CSVファイルで保存する方法を解説します。具体的な手順は下記の通りです。
- 回答データをPDF形式で保存する方法
- フォーム右上の「︙」をクリック
- 「印刷」をクリック
- 送信先を「PDFに保存」に変更
- 「保存」をクリック
- 回答データをCSVファイルで保存する方法
- フォーム上部の「回答タブ」をクリック
- フォーム右上の「︙」をクリック
- 「回答をダウンロード（.csv）」をクリック
以上の作業を行えば、回答データをPDF形式・CSVファイルで保存できます。
ビジネス用フォーム作成ツール「formrun」では、SlackやSalesforceなどの外部連携機能が充実しています。詳細については以下の記事をご覧ください。
>> フォームランの外部ツール連携について詳しく見る
Googleフォームを共同編集者に共有する方法
Googleフォームは複数の管理者（共同編集者）でフォームを作成・編集できます。また、権限の設定によっては、共同編集者も回答データを確認できます。具体的な手順は下記の通りです。
- 共同編集者に共有したいフォームを開く
- フォーム右上の「︙」をクリック
- 「共同編集者を追加」をクリック
- フォームを共有したいユーザーのメールアドレスを選択、追加する
- 「送信」をクリック
以上の操作を行えば、Googleフォームを共同編集者に共有できます。
フォーム作成ツール「formrun」もおすすめ！
formrunにはGoogleフォームのデメリットをカバーできる以下の特徴があります。formrunを利用するメリットは下記の4点です。
- テンプレートが豊富
- EFO（フォーム最適化）に役立つ
- 問い合わせ管理までできる
- セキュリティが高い
テンプレートが120種類以上ある
formrunはgoogleフォームに比べ、テンプレートが豊富なのが特徴です。120種類以上のテンプレートが揃っているため、幅広い業種や用途に合わせたフォームに対応できます。
EFO（フォーム最適化）に役立つ
EFO（フォーム最適化）に役立てられることもformrunに移行するメリットの1つです。ユーザーに親切なフォームを作成するために必要なEFO機能が、formrunには搭載されています。
例えば以下のような機能です。
- リアルバリデーション機能
- 住所補完機能
- フリガナ自動入力機能
- 全角入力の自動半角化
ユーザーが入力をストレスに感じないようなフォームを作成できるため、ユーザーの離脱を防止が可能です。
顧客管理まで活用できる
formrunを活用すれば、顧客管理まで対応できます。formrunが活用できるのは、フォーム作成のみではありません。
問い合わせフォームを活用するなら、抜け漏れがないように対応しなければなりませんが、問い合わせから顧客管理まで一括して可能なツールです。
また、formrunは対応状況をステータス別に管理できるのもメリットです。未対応・対応中・対応済み・商品発送済みなど、ステータスは自社が管理しやすいように設定できます。
セキュリティ対策が万全
セキュリティが高いのもformrunの魅力のポイントです。「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/ TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制など対策がとられています。
フォームを活用する際は、名前や住所、メールアドレスなど重要な個人情報を取り扱います。ユーザーに安心してフォームを利用してもらうためにも、フォームのセキュリティは必須です。
Googleフォームの活用が難しい場合はformrunの導入を検討しましょう
本記事では、ユーザー向けにGoogleフォームで入力途中の回答を保存する方法と管理者向けに回答データを保存する方法などを解説しました。Googleフォームで入力途中の回答は30日間自動保存されます。また、Googleフォームで回答データは以下の3つの形式で保存可能です。
- 回答データをGoogleドライブに保存する
- 回答データをGoogleスプレッドシートに保存する
- 回答データをPDF形式・CSVファイルで保存する
ユーザーは回答を入力途中でも自動保存されるため、フォームを閉じてしまっても、引き続き回答できます。また、管理者は回答データを保存しておくことで、回答の結果を集計・確認できるのです。
ただし、Googleフォームには下記のデメリットがあります。
- デザインの自由度が低く、回答者がGoogleフォームを使用しているとすぐに分かってしまう
- 回答や回答顧客の管理ができない
- 自動返信メールやファイルアップロード項目などの機能に制限がある
フォームを本格的に運用したい場合には、機能が不十分に感じられることもあるでしょう。
- デザイン性の高いフォームにし、回答者が入力しやすいフォームにしたい
- サイトやサービスの世界観にあったフォームにしたい
- 自動返信メール・ファイルアップロード項目など、より充実した機能を使いたい
上記のように感じている管理者の方はフォーム作成ツール「formrun」を検討してみるのもおすすめです。無料での利用もできますので、ぜひ一度、試してみてはいかがでしょうか。Sansan、BASE、hey、DMMなど幅広い規模の企業に導入されており、自社に最適なフォームを作ることが可能です。
▼ビジネス利用において、formrunユーザーの7割がGoogleフォームから変更しているformrunでフォームを作成してみましょう。
formrunやフォーム作成や顧客管理に関する情報を発信しております。
EFO（エントリーフォーム最適化）や問い合わせ対応など、
フォームに関するお悩みを解決します。
