アンケートの個人情報取り扱いに関する例文を紹介｜管理方法に関する6つの注意点も解説

アンケートで収集した個人情報をどのように取り扱うべきか、その具体的な方法を知りたい方も多いのではないでしょうか。

「アンケートで個人情報の取り扱いに関する文章を作成したい」
「アンケートで個人情報の取り扱いに関する例文をそのまま使いたい」

こんな疑問に答えるために、本記事では、アンケートの個人情報取り扱いに関する例文を紹介するとともに、個人情報保護法の詳細や管理方法に関する6つの注意点を解説します。

適切な管理方法を学ぶことで、アンケートの信頼性を高め、個人情報の保護に努めましょう。

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アンケートの個人情報取り扱いに関する注意書きの簡単な例文

ここでは、アンケートの個人情報取り扱いに関する注意書きの簡単な例文を紹介します。例文を参考に、ぜひアンケートに活用してください。

例文1
当社は個人情報保護方針に則り、収集した情報をサービス改善の目的以外に使用いたしません。また、ご本人の同意なしに第三者へ情報を提供することは一切ありません。収集したデータは匿名化され、個人を特定できる形で公表されることはありません。

例文2
お寄せいただいた個人情報は、当社サービスの品質向上のためにのみ利用されます。お客様の同意を得ることなく、第三者に情報を提供することはありません。個々の情報は特定の個人を識別できない形で統計的に処理されます。

例文3
当社では、個人情報保護の観点から、収集した情報をサービス向上目的に限定して利用いたします。ご本人の許可なしに第三者へ情報を渡すことはございません。また、収集した情報が特定の個人を識別できる形で公開されることはありません。

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アンケートにおける個人情報の取り扱いとは？

個人情報とは、生存する個人に関する情報で、氏名、生年月日、住所、顔写真などにより特定の個人を識別できる情報のことです。他の情報と容易に照合でき、特定の個人を識別できる情報も含まれます。

また、要配慮個人情報は特に注意が必要です。例として、氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、身体の特徴（指紋認証データ、顔認証データなど）、個人識別符号（パスポート番号、運転免許証番号など）が挙げられます。

要配慮個人情報は、人種、信条、病歴、犯罪歴など、特に慎重に取り扱うべき情報で、取得には原則として本人の同意が必要です。

個人情報保護法とは

個人情報保護法（正式名称：個人情報の保護に関する法律）は、個人情報の有用性に配慮しながら、個人の権利や利益を守ることを目的としています。

2003年に制定され、2005年に全面施行され、その後デジタル技術の進展やグローバル化に対応するため、3度の改正が行われています。

改正点は主に、小規模事業者の対象化、匿名加工情報制度の創設、国境を越えた域外適用と外国執行当局への情報提供制度の整備、保有個人データの利用停止・消去等の請求権の拡充、漏えい等発生時の報告および本人通知の義務化です。

個人情報保護法の詳細は、こちらをご覧ください。
>> 「個人情報保護法」をわかりやすく解説　個人情報の取扱いルールとは？ | 政府広報オンライン

アンケートにおける個人情報保護の基本原則

アンケートにおける個人情報保護の基本原則は、主に次の4点です。

• 個人情報の取得・利用
• 個人データの保管・管理
• 第三者提供の制限
• 本人からの開示等請求

それぞれ解説します。

個人情報の取得・利用

1つ目の原則は、個人情報の取得・利用です。

個人情報を取得する際には、利用目的を具体的に明示し、公表または本人に通知することが求められます。収集した情報は、不正や違法な行為を助長しない方法で利用されるべきです。

また、取得した個人情報は、通知した利用目的の範囲内で使用し、それ以外の目的で使用する場合は、本人の同意を得る必要があります。

個人データの保管・管理

2つ目の原則は、個人データの保管・管理です。

個人データを安全に管理するために、必要な措置を講じることが必要です。これには、従業者や委託先に対する適切な監督も含まれます。

万が一、個人データの漏えいなどが発生した場合には、速やかに個人情報保護委員会に報告し、本人にも通知する義務があります。

第三者提供の制限

3つ目の原則は、第三者提供の制限です。

個人データを第三者に提供する際には、原則として本人の同意が必要です。ただし、法令に基づく場合や緊急時などの例外も存在します。

その場合でも、提供先が適切な体制を整備しているか確認することが重要です。

本人からの開示等請求

4つ目の原則は、本人からの開示等請求です。

本人からの請求があった場合には、保有個人データの開示、訂正、利用停止などに対応する義務があります。また、苦情が寄せられた場合には、素早く対処することが求められます。

アンケートにおける個人情報保護の法的要件

アンケートにおける個人情報保護の法的要件として、次の3点を把握しておきましょう。

• 利用目的の特定と明示
• 目的外利用の禁止
• 安全管理措置

それぞれ解説します。

利用目的の特定と明示

1つ目の法的要件は、利用目的の特定と明示です。

個人情報保護法に基づき、個人情報を取得する際には、その利用目的を特定し、明示する必要があります。例えば、顧客満足度調査、新商品の開発、キャンペーン案内など具体的な利用目的を明記し、回答者が情報提供の目的を理解できるようにします。

目的外利用の禁止

2つ目の法的要件は、目的外利用の禁止です。

指定した利用目的以外での個人情報の利用は、原則として本人の同意がなければ行うことはできません。アンケートを実施する際には、個人情報を収集する理由を具体的に記載し、目的外利用がないことを保証します。

安全管理措置

3つ目の法的要件は、安全管理措置です。

個人情報の管理者は、漏洩、滅失、または毀損の防止など、必要な安全管理措置を講じる義務があります。これには、データの暗号化、アクセス制御、定期的なセキュリティチェックなどが含まれます。

アンケートで収集した個人情報の管理方法に関する6つの注意点

アンケートで収集した個人情報の管理方法に関する注意点は、主に次の6つです。

• 管理方法と安全対策
• 第三者提供の制限
• 問い合わせ窓口の設置
• 個人情報の開示と本人確認
• GDPR（EU一般データ保護規則）への対応
• 個人情報漏洩のリスク管理

それぞれ解説します。

管理方法と安全対策

1つ目の注意点は、管理方法と安全対策です。

取得したデータは、暗号化やアクセス制御などのセキュリティ対策を施した上で適切に保管しましょう。紙の資料であれば鍵付きキャビネットに保管し、デジタルデータであればパスワード設定を行います。

さらに、個人情報へのアクセスは必要最低限の担当者に限定し、不正アクセスを防止します。定期的なセキュリティチェックを実施し、データ保護のための対策が適切に実行されているか確認することも重要です。

第三者提供の制限

2つ目の注意点は、第三者提供の制限です。

取得した個人情報は、本人の同意なしに第三者に提供してはいけません。提供が必要な場合には、事前に本人の同意を得ることが必要です。

例外として、法令に基づく場合や緊急時など、特定の条件下で第三者提供が必要な場合には、その旨を明記します。

問い合わせ窓口の設置

3つ目の注意点は、問い合わせ窓口の設置です。

個人情報に関する問い合わせや苦情に対応するための窓口を設置し、担当者の連絡先を明記します。これにより、回答者が個人情報に関する疑問や懸念を直接問い合わせられる体制を整えます。

個人情報の開示と本人確認

4つ目の注意点は、個人情報の開示と本人確認です。

個人情報を開示する場合は、その旨を明記し、本人の同意を得なければなりません。開示時には、実名、イニシャル、匿名などの選択肢を提供し、プライバシーを尊重します。また、個人情報の開示や訂正、削除などの請求があった場合には、本人確認を徹底して行いましょう。

GDPR（EU一般データ保護規則）への対応

5つ目の注意点は、GDPR（EU一般データ保護規則）への対応です。

GDPRに基づき、個人データの保護を強化し、適切な管理を行いましょう。GDPRとは、EU域内の各国に適用される個人情報保護を目的とした法律のことです。

個人が自身のデータにアクセスし、削除や訂正を求める権利を保障します。これにより、個人データの取り扱いに関する透明性と信頼性を確保できます。

個人情報漏洩のリスク管理

6つ目の注意点は、個人情報漏洩のリスク管理です。

個人情報の取り扱いリスクを評価し、漏洩のリスクを最小限に抑える対策を講じましょう。さらに、個人情報漏洩が発生した場合に備えて、迅速に対応するための計画を策定し、従業員に周知します。リスクアセスメントと対応計画の策定により、万が一の事態に備えます。

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formrunにはアンケートの作成に活用できる以下の特徴があります。formrunを利用するメリットは下記の3点です。

• テンプレートが豊富
• 簡単操作でアンケートフォームの作成が可能
• 高いセキュリティ

テンプレートが豊富

formrunは、テンプレートが豊富なのが特徴です。120種類以上のテンプレートが揃っているため、幅広い業種や用途に合わせたフォームに対応できます。

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簡単操作で作成可能

formrunでは、複雑なプログラミング知識がなくても、簡単にアンケートフォームを作成できます。テンプレートを選択し、クリック操作だけで項目や内容の修正も可能です。集計がリアルタイムで可能なほか、入力補助機能で離脱を防止し回答率を向上可能です。

また、色やフォントなどのデザインも自由に調整できるため、ブランドイメージに合ったフォームを作成できます。

formrunを詳しく知りたい方は、こちらのページをご覧ください。

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セキュリティが高いのもformrunの魅力です。「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/ TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制など対策がとられています。

フォームを活用する際は、名前や住所、メールアドレスなど重要な個人情報を取り扱います。ユーザーに安心してフォームを利用してもらうためにも、フォームのセキュリティは必須です。

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大手企業の場合はツール利用のハードルは予算より自社のセキュリティ要件！？

写真：伊藤忠テクノソリューションズ株式会社様

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大手企業の場合はツール利用のハードルは予算より自社のセキュリティ要件だと思っているので、その観点でもformrunはクリアできるので、ぜひ試してみてほしいです。

参照記事：ブランドイメージを損ねない！デザインと効率を兼ね備えたformrunの導入効果とは（伊藤忠テクノソリューションズ株式会社様）

アンケートの個人情報は適切な取り扱いを行おう！

本記事では、個人情報の取り扱いや個人情報保護法の詳細、アンケートで収集した個人情報の管理方法に関する6つの注意点を解説しました。

アンケートの個人情報取り扱いは、データの保管方法やアクセス制限、第三者提供の制限など、多岐にわたる管理方法が求められます。適切な取り扱いを行うことで、法的なリスクを回避し、回答者の信頼を維持できます。

アンケートの個人情報は適切な取り扱いを行い、安心して情報提供してもらえる環境を整えましょう。

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formLab編集部

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