「複数部署のメンバーが参加する会議を設定したいけれど、空いている日程を探すのが大変…」
「急に参加できない人が出てきて、別日で再調整するのが面倒くさい…」
「候補日を出してオンライン会議の用意をして…ただでさえ業務で忙しいのに日程調整なんてやってられない！」
意外と手間がかかる会議や商談の日程調整。1対1でも大変なのに、複数人の予定が空いている日程を探して各自に連絡して…となると、さらに手間がかかります。
そんな複数人での日程を調整するには、日程調整機能に優れたWebツールを導入するのがおすすめです。今回は、手間なく会議や商談を実施できるおすすめツールや、複数人の日程調整を効率よく行うコツについて解説します。
▼複数人の日程調整ならbookrunがおすすめ！参加者の空き時間を自動で抽出するので面倒な日程調整が楽になります。
目次
複数人での日程調整に最適なツールとは？種類と選ぶポイント
複数人の日程調整は、全員の予定把握や、頻繁な連絡のやり取りなど、1対1での日程調整に比べて確認・調整にかかる時間が膨大になります。そのため、複数人の日程調整にはツールの導入がおすすめです。
複数人での日程調整に合うツールの種類や、自社に合うツール選びのポイントをご紹介します。
日程調整ツールの種類
日程調整ツールは、日程調整のやり方により「予約タイプ」「提案タイプ」「投票タイプ」の3つに分かれます。
導入を検討しているツールがどの方法で日程調整が可能か、事前に確認しておきましょう。
予約タイプ
「予約タイプ」のツールは、日程調整するホストの予定が提示され、空いている日程から都合のよい日程を相手に選んでもらうことで日程調整します。
美容院の予約に近い形式で、誰でも理解しやすい調整方法です。ただし、参加者全員の予定がうまく合わないことが多いため、複数人の日程調整にはあまり向きません。
提案タイプ
「提案タイプ」のツールは、日程調整するホストが空き日程を候補として提示し、その中から都合のよい日程を相手に選んでもらうことで日程調整します。
予約タイプと異なるのは、ホストの予定を開示せずに日程調整できる点です。特に役職者や秘書など業務の予定を公開したくない方がチームにいる場合は、提案タイプの日程調整ツールが適しています。
投票タイプ
「投票タイプ」のツールは、日程調整するホストが空き日程を候補として提示し、複数人が投票することで日程調整します。
予約タイプや提案タイプと異なり、複数人の都合をまとめて集約できる点が特徴です。参加人数が多ければ多いほど、参加者の多い日で開催を決定する投票タイプが便利でおすすめです。
日程調整ツールを選ぶポイント
複数人の日程調整ができるツールは、ツールによってさまざまな特徴があります。ツールを選定するにはどのような点に注意すればいいのかを解説します。
複数人同時に作業できるか
複数人での日程調整をする場合は、複数人が同時にツールを使用する状況が発生します。予定を編集する際、同時に複数名が編集すると、変更内容が反映されないケースがあります。
複数人でツールを使用した際の挙動は、事前に確認しておくのがおすすめです。
調整したスケジュールの情報共有が容易か
複数人で設定した会議や商談が急遽中止になったり、時間変更になる場合があります。予約確定の連絡や、修正・変更した際の周知がツール上でどうなされるか、事前に確認しておきましょう。
変更内容を正確に情報共有できないと、会議や商談が実施できず、場合によっては社内トラブルや取引先の信用問題にも発展しかねません。
アカウントのセキュリティが万全か
特に社外の企業とやり取りする場合は、情報漏洩のリスクに配慮したツールを選ぶべきです。
セキュリティ対策の度合いによって月額費用が変わる場合があるので、ツール導入前に調べておきましょう。
利用頻度に見合ったツールか
利用頻度が少ないのであれば、無料ツールで十分な可能性があります。あまり利用しないにもかかわらず、高額なツールを導入しても費用がかさむだけです。
利用頻度が高い企業は、機能性を考えて、有料ツールを導入した方が、日程調整の効率は上がります。まずは無料プランで試してみて、自社の利用頻度と予算に合ったツールを導入しましょう。
自社に必要な機能が揃っているか
日程調整ツールにはさまざまな機能が装備されています。候補日を自動で抽出してくれる機能や、参加者が多い日程を自動で表示する機能、イベント内容を自動で通知する機能など、ツールにより搭載されている機能は異なります。
自社の日程調整業務を効率化できる機能が揃っているか、事前に確認しておきましょう。
◆日程調整ツールに搭載されている主な機能
- 参加者全員が空いている日程の自動抽出
- 日程調整専用ページの発行
- 議事録などの資料添付
- 予定重複時のお知らせ機能
- オンライン会議用のURL自動発行
- リマインダー機能
- 別カレンダーとの連携
操作しやすいか
日程調整ツールを複数人で使用する上で、操作のしやすさは重要なポイントです。使いにくいツールは社内に定着せず、コストだけがかかってしまいます。
また、相手側の操作性にも気を配る必要があります。希望日を入力しにくかったり、操作がわかりにくいツールは、大事な商談の機会を逃しかねません。ツールによってはトライアル期間や無料プランを提供しているので、導入前に利用して操作性を確認しておきましょう。
画面が分かりやすいか
ツールに慣れていない人でもひとめで理解できる画面の視認性、分かりやすさがあるか、表示される画面を確認しておくのがおすすめです。
ツールによってはカレンダー表示をカスタマイズできる場合があるので、使用するユーザーごとに表示内容がどこまで自由にいじれるのか、確認しておきましょう。
複数のデバイスに対応しているか
日程調整ツールは、複数のデバイスに対応しているものが使用場所を選ばずに済むのでおすすめです。
Webで使用する場合は、管理者はPCの大きな画面で確認・操作ができ効率よく日程の管理ができます。アプリに対応していれば、スマートフォンでも入力ができ、時間や場所を選ばずに日程調整が可能です。
複数人で使える日程調整ツールおすすめ9選
数ある日程調整ツールの中でも、複数人での会議や商談を設定するのに使い勝手がよいツールを9つ厳選しました。
誰でも簡単に始められる「bookrun（ブックラン）」
bookrunは、当サイトを運営する株式会社ベーシックが提供しているサービスです。
1対1だけでなく複数人での日程調整もでき、調整URLを送るだけで予定調整が完了します。Googleカレンダー・Microsoft 365と連携することで、予定が調整可能な日程の抽出や予定の反映を自動で行ってくれるのが特徴です。
そのほか、Web会議URLの自動発行・送信やリマインドメールの自動送信など、
普段の業務の中で、意外とかかる調整作業の時間を大幅削減することができます。
また、フォーム作成ツール「formrun」と連携すれば、フォーム入力時にそのまま日程調整が可能になることから、営業シーンにおいてアポ率・商談率を上げる施策としてご利用いただけます。
《料金》
料金：無料（オープンβ版提供開始）
セキュリティが万全「スケコン」
「スケコン」は、日程調整に加え、オンラインで名刺交換までできる日程調整ツールです。
交換した名刺は自動でアドレス帳に登録されるため、管理が簡単です。
URLを共有し、複数提示された候補日の中から、できるだけ多くの参加可能日を入力してもらって日程を調整します。
複数人の日程調整もURLを共有するだけで簡単に行えます。
ビジネス利用では、セキュリティが重要です。
データの暗号化やシステムの常時監視、アクセス制御など、スケコンはセキュリティ対策も万全で安心して使用できます。
《料金》
- フリープラン：0円
- スタンダードプラン：660円(税込) / 月 / 年払い
- ビジネスプラン：990円(税込) / 月 / 年払い
多様な日程調整シーンに対応「TimeRex」
「TimeRex」は、ビジネスシーンにおける日程調整の工程を自動化し、面倒な作業を95%削減します。
1：1、全員が参加、チームの誰か1人が参加など、幅広いシーンの日程調整に対応できる機能が揃っています。
3者間では、投票型による日程調整が可能です。
同席者が全員参加する複数人の日程調整では、同席者全員の参加可能日を自動で抽出するため、事前に日程を確認して全員の予定が空いている日を探す作業がなくなります。
《料金》
- フリー：0円
- ベーシック：750円（税抜） / 月 / 年払い
- プレミアム：1,250円（税抜） / 月 / 年払い
3つの日程調整方法から選べる「waaq Link」
「waaq Link」は、メールアドレスを入力して相手を招待するだけの1ステップで、日程調整の作業が完了します。あとは、相手が日程を入力してくれるまで待つだけです。
「相手指定」「公開」「投票制」の3つから日程調整の方法が選択できます。
投票制を利用すれば、複数人での日程調整が楽にできます。
日程調整をする人数が多ければ多いほど、誰が入力をしたかを把握するのは大変ですwaaq Linkは参加予定者が回答していない場合には、リマインドメールを自動送信してくれるため、入力漏れを防止できます。
《料金》
要問い合わせ
シンプルで簡単操作「Tocaly」
「Tocaly」は、シンプルな作りが特徴で、直感的に操作ができるため、初心者でも安心して使える日程調整ツールです。
候補日時はエクセルでセルを選択するように、ドラッグして範囲を指定して選べます。
相手側の操作も簡単です。入力項目がシンプルで、迷うことなく入力ができ、商談の機会損失のリスクを軽減します。
URLで共有する日時は最新の予定を反映するため、新しい予定が後から追加されても自動的にその時間は除外します。ダブルブッキングの防止に便利です。
《料金》
無料 ※今後、有料化も検討されている
外出先からでも難なく使用「トヨクモスケジューラー」
https://www.toyokumo.app/scheduler
「トヨクモスケジューラー」は、社内の複数人の日程を網羅的に確認できる日程調整ツールです。
参加メンバーや時間、期間、施設など、さまざまな条件を組み合わせて日程調整のページを作成できます。
作成したページのURLを共有して、社外の人との日程調整が可能です。
URLは設定条件毎に発行され、ずっと同じURLを使用できます。継続的なミーティングの日程調整などに便利です。
アプリが提供されており、外出先からでもPCと同じように使用できます。
《料金》
- フリープラン：0円
- スタンダードプラン：200円 / 月 / ユーザー
- ビジネスプラン：5,000円/ 月 / 30ユーザーまで（利用ユーザー数によって月額料金が異なる）
自分のスケジュールを確認しやすい「アイテマス」
「アイテマス」は、複数人参加、定員がある、同僚が同席する、社内の空いている誰かが対応するなど、ビジネスシーンのあらゆる日程調整ができます。投票型での日程調整も可能です。
将来的に一部機能が有料化される予定はありますが、現時点ではすべての機能を無料で使用できます。
日程調整の日時は、空いている日時を手動で選択するのはもちろん、自動で抽出することも可能です。
日程調整ページを移動せずに、自分のGoogleカレンダーと見比べながら日程を選択できるため、相手側にも利用しやすい仕様になっています。
《料金》
無料 ※一部機能が有料化する予定あり
複数のカレンダーを管理「Jicoo」
「Jicoo」は、複数のカレンダーを管理できる日程調整ツールです。仕事とプライベートの予定をまとめて表示できます。
予約に関するメッセージのやり取りは、Jicooのメッセージ機能で一括管理可能です。
予定が完了した後のお礼メールも自動で送信します。
1対1、複数人、社内の誰かが出席、セミナーなどの複数人が参加するようなもの、参加者が1番多い日に開催するものなど、さまざまなシーンでの日程調整に活躍します。
《料金》
- Free：0円
- Pro：880円（税込） / 月 / ユーザー
- Team：1,320円（税込） / 月 / ユーザー
- Enterprise：要問い合わせ
無料で使用可能「ノリスケ日程調整」
「ノリスケ日程調整」は、Googleカレンダーと連携して、日程調整を自動化するツールです。
複数人の日程調整は、「and条件」や「or条件」を設定して行います。
候補日はアポイント前後の移動時間を考慮して自動で抽出してくれます。
常時カレンダーと連携しているため、ダブルブッキングが起こる心配もありません。
無料で使用できるため、日程調整ツールの使用感を試して見たい方におすすめです。
《料金》
無料
ツールを使った複数人での日程調整 運用のポイント
日程調整ツールは複数人での日程調整の手間を軽減します。しかし、忙しい参加者の予定を上手に調整するには、ただツールを使用するだけでは不十分です。
複数人の日程調整を効率よく行うには、5つのコツがあります。以下より具体的に解説します。
候補日は複数設定する
日程調整の際に提示する候補日は、複数の日程を用意しておきましょう。
会議や商談の候補日を提示する際、意外にやりがちなのが、「〇日の〇時はどうですか？」のように候補日程をひとつしか絞らずに相手に確認することです。日程が合わない場合、何度も候補日を出す羽目になり、調整に時間がかかってしまいます。
また、「いつが都合よいですか？」と、相手に日程を委ねてしまうケースもよく見受けられます。候補日程を探す手間を相手に与えてしまうため、特に目上の相手や社外の人との日程調整時は、自分で候補日をいくつか設定する癖をつけてください。
候補を出す場合は、予め自分が可能な日程・時間の候補を最低でも3つ以上提示し、相手にも候補の中で参加可能な日程を複数挙げてもらうようお願いしましょう。1回のやり取りで調整できる可能性が高まります。
日程調整は担当者を決めておく
複数人の日程調整は、担当者を決め、できるだけ1人で対応しましょう。窓口を数人で対応していると、誰から返信がきたのか、どの日程が参加率が高いのかなど把握が難しく、日程調整の進捗管理が複雑になってしまいます。
1人の人が全員分の日程を把握して調整することで、日程調整が長引くのを防止します。
日程確定後の連絡は怠らない
日程が確定したら、確定した日程を忘れずに連絡しましょう。さらに、開催直前にも連絡をします。ツールによってはリマインダー機能でお知らせしてくれるものがあるので、積極的に活用するのがおすすめです。
結局いつになったのかわからない、カレンダーへの入力を忘れていた、日程調整から期間が空きすぎて忘れてしまっていたなどのトラブルを防止します。
日程を優先する順位に気を付ける
複数人の日程調整では、日程を優先する順位に配慮しなければなりません。全員の予定が揃わないからといって会議や商談ができなくなってしまっては本末転倒です。参加者の日程の中から優先すべき日程を決めて、全員参加できなくとも会議だけは行い、参加できなかった方には後日議事録を共有するなど、柔軟に対応しましょう。
社外の人も含めて日程調整をするならば、社外の人の日程が優先です。社内ならば、役職の高い人、会議で決定権のある人を優先しましょう。
日程調整の運用ルールを関係者に事前共有する
日程調整のやり方が人それぞれ異なると、思わぬトラブルに繋がりかねません。特に社内では、会議や商談の設定方法をルール化し、共通のやり方で日程調整できるようにしておくのがベストです。
また、ツールの使い方や設定のやり方を揃えておくことで、日程調整がスムーズに進みます。社内外含めツールを使用するメンバーには、運用ルールを事前に共有しましょう。
メールやExcelでもOK？複数人用の日程調整ツールを使わないメリット・デメリット
予算の関係でツールの導入が難しかったり、使用頻度が低く、導入する必要がない場合があります。
複数人の日程調整は、ツールを導入せずとも、メールとエクセルで代替することが可能です。メールやエクセルで複数人の日程調整をする方法や、メリット・デメリットを解説します。
メールで日程調整する方法
メールで日程調整をする方法は、複数人にかかわらず一般的に使用される方法です。Webのツールはあまり得意ではないという方との日程調整は、メールで行った方がスムーズに進む場合があります。また、日程調整した経緯が文面に残るので、言った言わない問題に発展することが少ないのもメリットです。
ただし、複数人の日程調整をメールで行う場合、多くの人数と個々にやり取りし、返信がきた日程を自分で管理して調整する必要があるため、膨大な時間と手間がかかります。
また、件名が「お願いします」や「◯◯の件」など、ひと目で日程調整のお願いだと判断できない場合、迷惑メールだと勘違いされたり、対応を後回しにされがちなため注意が必要です。
メールで複数人の日程調整を実施する際は、以下のポイントを意識しましょう。
- ひと目で日程調整とわかる件名にする
- 候補日を複数提示しておく
- 返信期日を設けておく
- テンプレートを作成する
複数の日程候補日・候補時間を、期日まで細かく指定して提示することで、効率よく日程調整が可能です。「いつがよいですか？」と、相手に日程調整を尋ねるのは、余計なやり取りを増やしてしまい、相手側に面倒だと思われる懸念があります。
ExcelやGoogleスプレッドシートで日程調整する方法
日程調整のファイルを作成し、参加予定者にファイルを共有することで、エクセルを使った日程調整が可能です。エクセルであれば、関数で集計ができるため、メールに比べて日程管理が楽になります。
エクセルはビジネスシーンでよく使われるツールのため、多くの人が使い慣れている点がメリットです。また、候補日に参加できる人数を自動で集計し、1番多い日を判断したり、出席者を一覧で把握できます。
エクセルと似たような見た目で、URL共有が可能となるのがGoogleスプレッドシートです。共有されたURLをクリックすればすぐに閲覧できるので、エクセルよりも手軽に入力できます。
ただし、エクセル・Googleスプレッドシートのどちらも、参加者全員の名前が一覧化され、スケジュールがわかってしまうため、プライバシーの観点から不安が残ります。
また、エクセルは共通のファイルを同時編集できないというデメリットがあります。最終的にホスト役が参加者の回答を集約・調整する必要があるため、手間がかかる点が課題です。
Googleスプレッドシートの場合は設定により同時編集が可能です。しかし、Googleアカウントを所持しているユーザーしか使えない点、オンライン環境下でないとスケジュール共有できない点がデメリットとして挙げられます。
▼日程調整を効率化したいならbookrunがおすすめ！候補日は自動で抽出。URLを相手に送るだけで日程調整が完結します。
複数人の日程調整にはツールを活用しよう
複数人の日程調整は1対1の日程調整よりもやり取りが多く、全員の日程を合わせるのが難しいため、手間がかかります。メールやエクセルで複数人の日程調整は可能ですが、より簡潔にするのであれば、日程調整ツールがおすすめです。
ツールを導入して複数人の日程調整を行うポイントは以下の通りです。
- 候補日は複数設定する
- 日程調整は担当者を決めておく
- 日程確定後の連絡は怠らない
- 日程を優先する順位に気を付ける
- 日程調整の運用ルールを関係者に事前共有する
ツールにもさまざまな種類があり、ツールによっては無料で使用できたり、お試し期間が設けられています。ご紹介したツール選びのポイントを参考に、自社に最適なツールを導入して、複数人の日程調整を効率化しましょう。
もしツール選びにお悩みでしたら、弊社が提供している『bookrun』がおすすめです。
表示された空き枠に予定を設定し、相手にURLを送るだけで自動的に日程調整ができる、手軽に使えるツールです。オンライン会議URLの自動生成や、参加者へのリマインダー機能により、日程調整で生じる面倒な作業を自動化し、日程調整の時短を実現します。
下記URLより、ぜひ詳細をご覧ください。
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