2020年4月16日（木）フォーム作成管理ツール「formrun（フォームラン）」は、新しく「新型コロナウイルス感染症に関する社内報告フォーム」のテンプレートを追加しました。
全世界での新型コロナウイルス感染症の感染者は194万人を超え、国内での感染者も8,100人となっています。（2020年4月15日現在 厚生労働省より）
緊急事態宣言の発令後も、東京都や大阪府をはじめとする大都市では感染者数が増加しており、企業としても従業員のコロナウイルス感染対策が急務になっております。
このような状況を踏まえ、formrunではこの度新型コロナウイルス感染症対応に特化したテンプレートを作成し、公開に至りました。
formrunのテンプレートを利用すれば、短時間で社内報告の窓口を作れるだけでなく、従業員がコロナウイルスに感染したとしても、対応の動きを可視化し、社内報告後の対応フローを整理しておくことができます。
従業員のコロナウイルス感染症対策を検討している方は、formrunのテンプレートを使用し、仮に感染者が現れた際に備えて準備を進めておくと、いざという際に適切に対応することが可能となります。
目次
「新型コロナウイルス感染症に関する社内報告フォーム」テンプレートの紹介
今回新しく追加された「新型コロナウイルス 感染症に関する社内報告フォーム」は、感染の可能性がある方や濃厚接触者が、労務や総務といった部署に対し自分の症状や状況を報告するためのフォームです。
テンプレートにプリセットされている項目や、フォームの見栄えが気になる方は以下からご確認ください。
なお、こちらに回答を送信いただきましても対応できかねますのでご注意ください。https://form.run/@coronavirus-sample
また、こちらのテンプレートに各社で必要な項目を追加したり、カバー画像を変更したりといったことが簡単に行えるようになっております。
formrunでは無料のFREEプランからこのテンプレートを利用できますので、実際にアカウントを作成いただき、ご自身で使用感を確かめていただくことも可能です。
アカウントを作成する場合はこちら。
プランについて、詳細はこちら。
新型コロナウイルス感染症の社内報告にformrunを使うことのメリット
新型コロナウイルス感染症の社内報告に、メールやチャットツールを利用することもできますが、formrunを利用するメリットはどこにあるのでしょうか。
その最大のメリットは、管理側（総務や労務の方々）の負担が減ることです。
具体的には以下の2つにより、管理側の対応を可視化・簡素化し負担の軽減ができます。
ステータスやラベルの具体的な利用方法については、後述する「テンプレートを利用した具体的な担当者の動き」で説明します。
社員から報告を受けた後の対応の全体像
黄緑：対応の開始・終了 ／ 黄色：社員の状態（条件）／ 水色：担当者側の対応（処理）
こちらが今回公開されたテンプレートを利用した際の、対応の全体像（フローチャート）になります。
フローチャート上部黄緑の部分「社員からの報告」は主に以下の3種類の状態の方の報告を想定しています。
- 感染した方（検査を受け、陽性反応が出た方）
- 感染の可能性がある方（何らかの症状がある方でまだ検査を受けていない方）
- 濃厚接触者の方（保健所から濃厚接触者と特定された方）
なお、以下2点については本フローチャートには含まれていませんので、厚生労働省のサイト等を参考に各会社で設定いただき、社員に共有していただければと思います。
●「どのような条件の場合に社員が報告をしなければならないのか」という報告のトリガー
●「どのような症状の場合に社員はどう動かなければならないのか」という社員（報告者側）の行動のトリガー
参照
厚生労働省 新型コロナウイルスに関するQ&A（一般の方向け）
首相官邸 新型コロナウイルス感染症に備えて ～一人ひとりができる対策を知っておこう～
またテンプレートはこのフローチャートに沿って作成されていますが、必ずしもこのフローに沿っていただかなければならないというわけではありません。
テンプレートは簡単に修正や編集が可能ですので、自社の対応に合わせてお使いいただければと思います。
テンプレートを利用した具体的な担当者の動き
まず社員から報告があった際、管理側のボード画面にカードが作成されます。
カードの内容を確認後、任意のラベルを追加します。
その後はこのカードより、報告した社員に対しメールにて経過観察や詳細の確認を行います。
メールテンプレート機能を利用し、症状によって返信の内容の雛形を作成しておくと最初の対応が楽になります。
次に担当者が対応するごとにステータスを移動させます。
新しいテンプレートでは、以下のようなステータスが事前にセットされています。
（横に長いため2枚の画像に分割しました。）
ステータスの編集方法はこちら。
担当者の対応（フローチャートの水色の部分）が行われた際に、ステータスを移動していただくことで、どの対応をしている人が誰で何人いるのか、といったことが視覚的にわかりやすくなります。
例えば、「陽性反応が出た方に対し詳細確認を行い、その内容を社内に通達し終わった」という場合は以下のようなステータス移動が発生します。
このようにして、現在社員がどのような状態で、対応はどこまで済んでいるのかを可視化し、対応に漏れや遅れがないようにすることができます。
formrun導入時によくいただくご質問
こちらでは、formrunを新型コロナウイルス 感染症に関する社内報告用として導入をお考えの際に想定される質問についてお答えします。
Q. 個人情報を取り扱うのでセキュリティが不安です。
A. formrunの運営会社、株式会社ベーシックは、国際標準規格である「ISO/IEC 27001:2013 ／ JIS Q 27001:2014」（略称：ISO27001）の認証を取得しております。
こちらの認証取得は、当社が提供するクラウドサービスの情報セキュリティにおける運用や管理体制が、国際標準規格に適合したものであると第三者機関に認められていることを示しておりますので、安心してご利用ください。
セキュリティに関する詳細はこちら。
Q. 社内以外の人には公開されないようにしたいです。
社内以外の人に公開されないようにする場合は以下の2つの方法が可能です。
① フォームを検索エンジンに引っかからないようにする。
② フォームを限定公開し、パスワードを知る人以外アクセスできないようにする。（PROプランのみ）
フォームを検索エンジンに引っかからないようにする方法はこちら。
フォームを限定公開にする方法はこちら。
Q.FREEプランの利用には期限がありますか。
A. FREEプランに利用期限はございません。ご自身で有料プランにアップグレードしていただかない限り、請求は発生致しませんのでご安心してお試しください。
FREEプランの詳細はこちら。
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