「日程調整の返信がなくて困っている」
「何回まで催促してよいかわからない」
「丁寧で失礼にならない表現が知りたい」
日程調整のやりとりで、このような悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？
日程調整のリマインドは、タイミングや表現を誤ると相手に不快感を与えるリスクがあります。しかし、正しいマナーと工夫を押さえれば、相手に配慮しながらスムーズに返信を促すことが可能です。
本記事では、リマインドメールを送るべきタイミングや注意点、失礼にならない表現方法を詳しく解説します。日程調整を円滑に進めたい方は、ぜひ参考にしてください。
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日程調整の連絡が来ない場合はリマインドメールを送っても問題ない？
日程調整の連絡に返信がない場合は、業務が滞る可能性があるため、催促メールを送ることはビジネスマナーの範囲内とされています。上司や社外の相手であっても、丁寧な言葉遣いであれば失礼にはあたりません。
送信前には、最初のメールが正しく送信されているか、返信が来ていないかを必ず確認しましょう。また、行き違いの可能性にも配慮し、「本メールと行き違いの場合はご容赦ください」などの一文を添えると印象が和らぎます。
リマインドは2回程度までが一般的で、反応がない場合は電話での連絡も検討しましょう。
おすすめの日程調整ツールについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
>> おすすめの日程調整ツール15選｜種類やメリデメ・選ぶ際のポイントも解説
日程調整のリマインドメールを送るタイミング
リマインドメールを送るタイミングは、状況に応じて調整することが重要です。日程に余裕がある場合は、最初の依頼メールから2〜3日程度待つのが最適です。一方で緊急性が高い場合には、初回の依頼メールと同日に送ることも許容されます。
送信時間帯も考慮すべきで、平日午前中に送ると返信率が高まる傾向があります。また、リマインドメール送信後にさらに2～3日反応がなければ、再度の催促も可能です。
とはいえ、リマインドは2回程度にとどめ、以降は電話など他の手段に切り替えるのが望ましいとされています。タイミングを見誤らず、相手への配慮を忘れずに進めることが、円滑な調整につながります。
日程調整のリマインドメールを送る際に確認すべき3つの項目
リマインドメールを送る際には、次の3つの確認を行うことでトラブルを回避できます。
- メールがきちんと送信されているか確認する
- 返信がすでに来ていないか確認する
- 宛先や内容に誤りがないか確認する
それぞれ確認すべき点を解説します。
メールがきちんと送信されているか確認する
日程調整のリマインドメールを送る前に、最初の依頼メールが正しく送信されているかを必ず確認しましょう。送信したつもりでも下書きのままだったり、送信エラーで届いていなかったりする可能性があります。
特に自動送信を利用している場合は、ログを確認するなどして送信完了を確実に把握する必要があります。相手に届いていない状況で催促すると、混乱や不信感を招くおそれがあるため注意が必要です。
メールアドレスの誤入力も含めて、正しい宛先であるかを再確認する習慣をつけましょう。
返信がすでに来ていないか確認する
相手からの返信がすでに届いているにも関わらず催促してしまうと、不快感を与える原因になりかねません。メールを再送する前には、受信ボックスだけでなく、迷惑メールフォルダや別のフォルダに振り分けられていないかを確認しましょう。
また、メールの検索機能を使って返信の有無を調べるのも有効です。送信直前の再確認により、行き違いのリスクを減らすことができます。
万が一、返信と入れ違いになった場合に備えて、「行き違いの場合はご容赦ください」と添えることで相手への配慮を示すことができます。
宛先や内容に誤りがないか確認する
メールの宛先が間違っていた場合、相手に届かずやりとりが止まるだけでなく、場合によっては情報漏洩のリスクもあります。再送時には件名に「【再送】」や「ご確認のお願い」などを加え、メールの意図を明確に伝えましょう。
また、本文では「何の件について」「どのような返信が必要か」を具体的に記載し、候補日や過去のやりとりと整合性があるかも確認する必要があります。誤解を防ぐために、前回のメールの要点を簡潔に再掲することもおすすめです。
日程調整のリマインドメールを送る際に注意すべき5つのポイント
リマインドメールを送る際には、相手に負担をかけず返信を促すために次の5つの工夫が必要です。
- 強い催促表現は避けてやんわりと伝える
- 返信が来ない理由を想定してから送る
- 件名はシンプルに再送であることを明記する
- 相手に配慮した送信タイミングを選ぶ
- 相手が返信しやすくなる工夫を行う
それぞれ注意すべきポイントを詳しく解説します。
強い催促表現は避けてやんわりと伝える
催促メールでは、「催促」「至急」などの強い語句は避け、「その後いかがでしょうか」や「お忙しいところ恐縮ですが」などのクッションの役割を果たす言葉を使うことがおすすめです。
相手がすでに対応中の可能性もあるため、丁寧な表現で状況確認を促します。攻撃的な印象を与えず、相手との関係を損なわないよう、言葉選びに十分な注意を払うことが大切です。
返信が来ない理由を想定してから送る
返信がない場合には、まず自分の送信状況を確認し、メールの送信ミスや迷惑メールへの振り分けを疑いましょう。相手も繁忙期や出張中などで確認が遅れている可能性があります。
感情的に対応せず、送信から2〜3日程度は様子を見るのが基本です。それでも返信がない場合に、やんわりとした表現でリマインドメールを送りましょう。
件名はシンプルに再送であることを明記する
件名には「【再送】○○の件について」「ご確認のお願い」など、再送であることを明記しましょう。「【催促メール】」のような直接的な表現は避けた方が無難です。
件名には案件名や日程など、メールの趣旨が一目で分かる具体的な情報を含めることで、相手が内容を把握しやすくなり、素早い返信を促すことができます。
相手に配慮した送信タイミングを選ぶ
メールの送信タイミングは、午前中がおすすめとされています。終業時間間際や週末、月末などは返信が後回しにされることが多く、開封されても忘れられる可能性があります。
緊急時にはタイミングに関わらず送信しても構いませんが、その場合は特に丁寧な言葉遣いを心がけ、相手への配慮を忘れないことが重要です。
相手が返信しやすくなる工夫を行う
返信を得やすくするには、候補日を3〜5件程度、日付・曜日・時間帯を明記して提示しましょう。加えて、所要時間や打ち合わせの目的も記載すると親切です。
自分が主導する立場であれば率先して日程を示し、相手が主導する場合は候補日の提示を依頼する形にします。調整の負担を一方に偏らせない姿勢が信頼関係の維持にもつながります。
日程調整のリマインドメールの構成・書き方
日程調整のリマインドメールで、相手に不快感を与えることなく返信を促すには、ビジネスマナーを守った構成と表現を心がけることが重要です。
- 件名の書き方
- 宛名の書き方
- 本文の書き方
それぞれ詳しく解説します。
件名の書き方
リマインドメールの件名は、メールの内容を一目で把握できるよう、具体的かつ簡潔に作成し、曖昧な表現や省略された件名は避けましょう。
たとえば、面接のリマインドメールであれば、「【リマインド】○月○日の面接のご連絡」のように、日付や目的を明記しましょう。過去のやり取りに対する再送であれば、「Fw: ○○の件」など、転送形式を使うことが一般的とされています。
また、受信者が大量のメールを扱う業務に従事していることを想定し、件名だけで判断されることも多いため、要件が一目で伝わる件名にしておくと、素早い確認につながります。
宛名の書き方
宛名は、相手との関係性や社内外の別によって形式を使い分けることが大切です。
社内宛であれば、「〇〇部長」「〇〇さん」「〇〇様」など、役職名や名字に敬称を付けて記載しましょう。社外宛の場合は「会社名＋部署名＋氏名＋様」が基本形となります。氏名が不明な場合には「○○部 御中」や「ご担当者様」などの表現が適しています。
特に注意したいのは、新卒応募者宛のメールで、たとえば「〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇様」のように、所属先や名前を正確に記載することが求められます。誤字脱字は相手の信頼を損なう可能性があるため、入力内容の再確認を忘れずに行ってください。
本文の書き方
本文の書き方は次の通りに行いましょう。
- 「お世話になっております」「たびたび失礼いたします」などの丁寧な挨拶文から始める
- 「さて」などの接続語を使って本題に入り、以前のメール内容を簡潔に振り返りつつ、返信がないことへのやんわりとした催促を行う
- 返信が遅れている理由として、相手の確認漏れや多忙を考慮し、「念のため再送いたします」など配慮ある表現を用いるのが望ましい
- 特定の予定（面接など）のリマインドでは、日時・場所・形式・所要時間・持ち物などを箇条書きで分かりやすく記載する
- 強い催促は避け、「ご多忙の折恐縮ですが」「お手すきの際にご確認いただけますと幸いです」など柔らかい言い回しを使う
- 締めには「何卒よろしくお願いいたします」など丁寧な結びの言葉を添えて、文面を整る
日程調整のリマインドメールの例文3選【パターン別】
ここでは、状況に応じた日程調整のリマインドメールの例文を、次の3つのパターンに分けて紹介します。
- 社外の取引先へのリマインドメール
- 社内の上司・同僚へのリマインドメール
- 採用担当者から応募者へのリマインドメール
それぞれのパターンを詳しく解説いたします。
社外の取引先へのリマインドメール
社外の相手に対するリマインドメールでは、特に丁寧で誠実な表現で作成しましょう。相手の業務状況に配慮しつつも、要件が明確に伝わるようにすることが重要です。例文は次のとおりです。
〇〇株式会社
営業部 〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
先日ご相談させていただきましたお打ち合わせの日程につきまして、その後ご都合はいかがでしょうか。
ご多忙のところ恐れ入りますが、○月○日までにご返信いただけますと幸いです。
念のため、候補日を再掲いたします。
・○月○日（○） ○時～○時
・○月○日（○） ○時～○時
・○月○日（○） ○時～○時
本メールと行き違いの場合はご容赦くださいませ。
何卒よろしくお願いいたします。
社内の上司・同僚へのリマインドメール
社内のメンバーに対するリマインドは、比較的カジュアルな関係であっても、基本的なビジネスマナーを守りましょう。上司に対しては敬意を忘れず、返信の期日や候補日を明記するとスムーズです。例文は次のとおりです。
営業部 〇〇部長
お疲れ様です。
△△課の□□です。
先日ご相談しました〇〇会議の日程につきまして、ご確認いただけましたでしょうか。
今週中にご返信いただけますと助かります。
候補日を再掲いたします。
・○月○日（○） ○時～○時
・○月○日（○） ○時～○時
・○月○日（○） ○時～○時
もしすでにご返信いただいておりましたら、行き違いとなり恐縮ですがご容赦ください。
よろしくお願いいたします。
採用担当者から応募者へのリマインドメール
採用担当者が応募者に送るリマインドメールは、企業の印象を左右する可能性もあるため、特に丁寧かつ配慮のある文面を作成しましょう。応募者の不安を取り除くような柔らかい表現が適しています。例文は次のとおりです。
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△ 人事部の□□です。
先日お送りしました面接日程の件ですが、その後ご確認いただけましたでしょうか。
ご多忙のところ恐れ入りますが、○月○日までにご返信をいただけますと幸いです。
念のため、候補日を以下に記載いたします。
・○月○日（○） ○時～○時
・○月○日（○） ○時～○時
・○月○日（○） ○時～○時
ご返信が行き違いとなっておりましたら恐縮ですがご容赦くださいませ。
何卒よろしくお願いいたします。
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複数人で日程調整を行えるツールを詳しく知りたいならこちら
>> 複数人での日程調整ツールおすすめ9選！効率的な運用・管理の注意点
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>> フォーム回答と日程調整を同時に！formrun×bookrunで簡単に日程調整機能付きフォームを作ろう
日程調整のリマインドメールは相手に合わせて対応しよう！
本記事では、日程調整のリマインドメールを送るタイミングや注意点、書き方、具体例文、さらに効率化に役立つおすすめツールをご紹介しました。
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