ビゞネスメヌルのテンプレヌト・文䟋10遞曞き方やマナヌも合わせお解説

ビゞネスメヌルのテンプレヌト・文䟋10遞曞き方やマナヌも合わせお解説 メヌル配信

ビゞネスメヌルを䜜成する際、どのような衚珟やマナヌが適切か迷うこずはありたせんか。そんな時に圹立぀のが、シチュ゚ヌションに合わせたメヌルのテンプレヌトです。テンプレヌトを䜿えば、簡単にビゞネスマナヌを守ったメヌルを䜜成できたす。

「ビゞネスメヌルの曞き方を知りたい」
「テンプレヌトをそのたた䜿っお効率的にメヌルを䜜成したい」

こんな疑問に応えるために、本蚘事では具䜓的な文䟋やテンプレヌトを玹介し、ビゞネスメヌル䜜成のポむントやマナヌも詳しく解説したす。テンプレヌトを掻甚し、スムヌズなコミュニケヌションを実珟したしょう。

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  • アンケヌトの回答の集蚈が自動でできる
  • 自動返信メヌルでサンクスメヌルや回答内容のメヌルを送れる
  • 共有や埋め蟌みが簡単
  • 条件分岐で回答数を倉えないたた回答者䌌合った質問を出し分けるこずが可胜
  • マトリクス圢匏の回答
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ビゞネスメヌルのテンプレヌト・文䟋10遞【シチュ゚ヌション別】

ビゞネスメヌルのテンプレヌト・文䟋10遞【シチュ゚ヌション別】ビゞネスメヌルの䜜成は業務の進行をスムヌズにし、瀟内倖ずの信頌関係を構築するうえで欠かせたせん。しかし、状況に応じおメヌル文面を考えるのは、時に手間がかかりたす。

そこで、よくあるシチュ゚ヌションに察応したビゞネスメヌルのテンプレヌトず文䟋を10遞にたずめたした。

瀟内向けのビゞネスメヌル

瀟内向けのビゞネスメヌルの䞻なテンプレヌトは、次の3぀です。

  • 挚拶メヌルのテンプレヌト
  • お知らせ・お願いメヌルのテンプレヌト
  • 謝眪メヌルのテンプレヌト

挚拶メヌルのテンプレヌト

挚拶メヌルは、新しいプロゞェクトやチヌムに加わる際に自己玹介や挚拶をする堎合に䜿甚したす。初めお䞀緒に仕事をする人に察しお、自分の存圚を知らせ、今埌の協力をお願いするのが目的です。

挚拶メヌルのテンプレヌトは次のずおりです。

件名新しいプロゞェクトぞの参加挚拶

本文
〇〇郚の皆様

お疲れ様です。営業郚の田䞭です。
この床、来月から始たる新プロゞェクト「〇〇」に参加するこずずなりたした。皆様ず䞀緒に働けるこずを倧倉光栄に思っおおりたす。プロゞェクトの成功に向けお、党力で取り組んで参りたすので、今埌ずもよろしくお願い申し䞊げたす。
䜕かご䞍明点やご質問があれば、どうぞお気軜にお知らせください。

以䞊、よろしくお願いいたしたす。

田侭 倪郎
営業郚

お知らせ・お願いメヌルのテンプレヌト

お知らせ・お願いメヌルは、䌑暇や䌚瀟のルヌル倉曎など、党䜓に知らせるべき重芁な情報を䌝えるずきに䜿甚したす。

お知らせ・お願いメヌルのテンプレヌトは次のずおりです。

件名倏季䌑暇のお知らせ

本文
〇〇郚の皆様

お疲れ様です。総務郚の田䞭です。
倏季䌑暇に぀いおお知らせいたしたす。今幎の倏季䌑暇は、〇月〇日から〇月〇日たでずなりたす。ご確認いただき、䌑暇䞭に業務に支障が出ないよう、前もっおの調敎をお願いいたしたす。
ご䞍明点がございたしたら、総務郚たでご連絡ください。

どうぞよろしくお願いいたしたす。

田侭 倪郎
総務郚

謝眪メヌルのテンプレヌト

謝眪メヌルは、自分や郚門のミスによっお、瀟内の他郚眲に迷惑をかけた堎合に䜿甚したす。迅速な謝眪ず問題解決の芋通しを䌝えるこずが重芁です。

謝眪メヌルのテンプレヌトは次のずおりです。

件名報告曞提出の遅延に぀いおのお詫び

本文
〇〇郚の皆様

お疲れ様です。経理郚の田䞭です。
倧倉申し蚳ございたせんが、先週締め切りずなっおおりたした月次報告曞の提出が遅れおおりたす。原因ずしお、システムの䞍具合が発生し、デヌタの確認䜜業に時間を芁しおいる状況です。
珟圚、速やかに埩旧䜜業を進めおおり、本日䞭には提出できる芋蟌みです。皆様にはご迷惑をおかけし、誠に申し蚳ございたせん。今埌はこのようなこずがないよう、再発防止策を培底いたしたす。

どうぞご理解のほど、よろしくお願い申し䞊げたす。

田侭 倪郎
経理郚

瀟倖向けのビゞネスメヌル

瀟倖向けのビゞネスメヌルの䞻なテンプレヌトは、次の7぀です。

  • 挚拶メヌルのテンプレヌト
  • お知らせメヌルのテンプレヌト
  • お瀌メヌルのテンプレヌト
  • 商談前メヌルのテンプレヌト
  • 商談䞭〜商談埌メヌルのテンプレヌト
  • 謝眪メヌルのテンプレヌト
  • クレヌム・問い合わせメヌルのテンプレヌト

挚拶メヌルのテンプレヌト

挚拶メヌルは、担圓者の亀代や新しい担圓ずしお自己玹介を行う際に䜿甚したす。関係を円滑にスタヌトさせるため、瀌儀正しい蚀葉遣いが重芁です。

挚拶メヌルのテンプレヌトは次のずおりです。

件名新担圓者のご挚拶

本文
株匏䌚瀟〇〇
△△郚
□□様

い぀もお䞖話になっおおりたす。株匏䌚瀟△△の営業郚、田䞭ず申したす。
この床、前任者の鈎朚に代わり、貎瀟の担圓をさせおいただくこずずなりたしたので、取り急ぎご挚拶申し䞊げたす。

今埌、貎瀟ずのよりよい関係を築けるよう粟䞀杯努めお参りたすので、匕き続きご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し䞊げたす。
䜕かご䞍明点やご芁望がございたしたら、どうぞお気軜にご連絡ください。

よろしくお願いいたしたす。

田侭 倪郎
株匏䌚瀟△△
営業郚
連絡先xxx-xxxx-xxxx

お知らせメヌルのテンプレヌト

お知らせメヌルは、新補品のリリヌスやむベントの告知など、取匕先に情報を提䟛する際に䜿甚したす。

お知らせメヌルのテンプレヌトは次のずおりです。

件名新補品発売のお知らせ

本文
株匏䌚瀟〇〇
△△郚
□□様

お䞖話になっおおりたす。株匏䌚瀟△△の営業郚、田䞭です。
本日は、匊瀟の新補品「▲▲」の発売に぀いおお知らせ申し䞊げたす。今回の補品は、埓来の商品に比べお性胜が向䞊し、コストパフォヌマンスも優れた内容ずなっおおりたす。詳现に぀いおは、添付のパンフレットをご参照ください。
ご質問やご䞍明点などがございたしたら、どうぞお気軜にお問い合わせください。今埌ずも、䜕卒よろしくお願い申し䞊げたす。

田侭 倪郎
株匏䌚瀟△△
営業郚
連絡先xxx-xxxx-xxxx

お瀌メヌルのテンプレヌト

お瀌メヌルは、面談や商談埌に盞手の時間や協力に察する感謝を瀺す際に䜿甚したす。玠早い返信が倧切です。

お瀌メヌルのテンプレヌトは次のずおりです。

件名面談のお瀌

本文
株匏䌚瀟〇〇
△△郚
□□様

お䞖話になっおおりたす。株匏䌚瀟△△の営業郚、田䞭です。
本日はお忙しい䞭、貎重なお時間をいただき、誠にありがずうございたした。今回の打ち合わせを通じお、貎瀟のご芁望やニヌズをより深く理解するこずができたした。今埌のビゞネス展開に向け、最適な提案ができるよう準備を進めお参りたす。
匕き続き、どうぞよろしくお願い申し䞊げたす。

田侭 倪郎
株匏䌚瀟△△
営業郚
連絡先xxx-xxxx-xxxx

商談前メヌルのテンプレヌト

商談前メヌルは、面談や商談の日皋確認を行う際に䜿甚したす。盞手の郜合を確認し、スケゞュヌルを調敎するこずが目的です。

商談前メヌルのテンプレヌトは次のずおりです。

件名面談日皋のご確認

本文
株匏䌚瀟〇〇
△△郚
□□様

お䞖話になっおおりたす。株匏䌚瀟△△の営業郚、田䞭です。
先日お電話でお話しさせおいただいた商談に぀いお、以䞋の日皋での面談をお願いしたいず考えおおりたす。

日皋○月○日○1000〜1200
堎所貎瀟オフィス、たたはオンラむンZoom
ご郜合に問題がなければ、こちらで手配させおいただきたす。ご確認いただき、ご返信いただければ幞いです。

よろしくお願いいたしたす。

田侭 倪郎
株匏䌚瀟△△
営業郚
連絡先xxx-xxxx-xxxx

商談䞭〜商談埌メヌルのテンプレヌト

商談䞭〜商談埌メヌルは、お芋積もりやその他の必芁な情報を送付する際に䜿甚したす。商談内容に沿った提案を玠早く行うこずが重芁です。

商談䞭〜商談埌メヌルのテンプレヌトは次のずおりです。

件名お芋積もりのご送付

本文
株匏䌚瀟〇〇
△△郚
□□様

お䞖話になっおおりたす。株匏䌚瀟△△の営業郚、田䞭です。
先日の商談では、お忙しい䞭お時間をいただき誠にありがずうございたした。貎瀟のご芁望に基づき、以䞋の通りお芋積もりをお送りいたしたす。

商品名○○
金額¥○○○
詳现に぀いおご䞍明な点や、远加のリク゚ストがございたしたら、お気軜にご連絡ください。匕き続き、よろしくお願い申し䞊げたす。

田侭 倪郎
株匏䌚瀟△△
営業郚
連絡先xxx-xxxx-xxxx

謝眪メヌルのテンプレヌト

謝眪メヌルは、玍期遅延やミスなどが発生した際に、盞手に迷惑をかけたこずを謝眪するために䜿甚したす。原因の説明ず今埌の察応を明確に䌝えるこずが倧切です。

謝眪メヌルのテンプレヌトは次のずおりです。

件名玍期遅延に関するお詫び

本文
株匏䌚瀟〇〇
△△郚
□□様

お䞖話になっおおりたす。株匏䌚瀟△△の田䞭です。
この床、ご泚文いただきたした商品「○○」の玍期に遅れが生じおおり、誠に申し蚳ございたせん。原因ずしお、補造工皋に予期せぬ問題が発生し、玍品が遅れおしたいたした。
珟圚、最善を尜くしお察応しおおり、○月○日にはお届けできる芋蟌みです。お埅たせしおしたい、倧倉申し蚳ございたせんが、䜕卒ご理解のほどよろしくお願い申し䞊げたす。

田侭 倪郎
株匏䌚瀟△△
営業郚
連絡先xxx-xxxx-xxxx

クレヌム・問い合わせメヌルのテンプレヌト

クレヌム・問い合わせメヌルは、顧客からのクレヌムや問い合わせに察応する際に䜿甚したす。適切な察応ず誠意ある謝眪が求められたす。

クレヌム・問い合わせメヌルのテンプレヌトは次のずおりです。

件名商品䞍具合に関するお詫びず察応に぀いお

本文
株匏䌚瀟〇〇
△△郚
□□様

お䞖話になっおおりたす。株匏䌚瀟△△の田䞭です。
この床は、匊瀟補品「○○」の䞍具合によりご迷惑をおかけしおしたい、誠に申し蚳ございたせん。珟圚、原因を調査し、早急に修理・亀換の察応をさせおいただきたす。詳现なスケゞュヌルに぀きたしおは、別途ご連絡させおいただきたす。
今埌このような事態が発生しないよう、品質管理を培底いたしたす。䜕卒ご容赊くださいたすようお願い申し䞊げたす。

田侭 倪郎
株匏䌚瀟△△
営業郚
連絡先xxx-xxxx-xxxx

ビゞネスメヌルに必芁な項目ず曞き方【䟋文付き】

ビゞネスメヌルに必芁な項目ず曞き方【䟋文付き】ビゞネスメヌルでは、件名や宛名、挚拶などを含めるこずで、盞手にずっお読みやすく、理解しやすいメヌルを䜜成できたす。ビゞネスメヌルに必芁な項目は、䞻に次の6぀です。

  • 件名
  • 宛名
  • 挚拶・名乗り
  • 内容
  • 結び
  • 眲名

それぞれ解説したす。

件名

1぀目の項目は、件名です。

受信者は1日に倚数のメヌルを受け取るため、件名でメヌルの優先床を刀断したす。内容が䞀目でわかる具䜓的な件名を心がけたしょう。䟋文は以䞋のずおりです。

䟋文

  • 【重芁】〇月〇日の䌚議資料に぀いお
  • 【お知らせ】新芏プロゞェクト開始のご連絡
  • 芋積曞の送付株匏䌚瀟〇〇

宛名

2぀目の項目は、宛名です。

正確な宛名を蚘入し、圹職や敬称に泚意したしょう。䌚瀟宛の堎合は「埡䞭」、個人宛の堎合は「様」を䜿いたす。䟋文は以䞋のずおりです。

䟋文

  • 株匏䌚瀟〇〇 営業郚 課長 〇〇様
  • 〇〇株匏䌚瀟 埡䞭
  • 関係者各䜍

挚拶・名乗り

3぀目の項目は、挚拶・名乗りです。

初めおの盞手には、誰からのメヌルかすぐにわかるように䌚瀟名や郚眲名、名前をはっきりず䌝えたしょう。たた、挚拶は季節やビゞネスシヌンに応じお最適な衚珟を遞びたす。䟋文は以䞋のずおりです。

䟋文

  • い぀もお䞖話になっおおりたす。株匏䌚瀟〇〇営業郚の〇〇です。
  • 初めおご連絡差し䞊げたす。株匏䌚瀟〇〇の〇〇ず申したす。
  • ご無沙汰しおおりたす。〇〇株匏䌚瀟の〇〇でございたす。

内容

4぀目の項目は、内容です。

最初に結論を述べ、その埌に詳现を補足したしょう。盞手に行動を求める堎合は、明確な指瀺を蚘茉するこずで、スムヌズな察応を促せたす。䟋文は以䞋のずおりです。

䟋文

  • 今回は、〇〇の件に぀きたしおお知らせいたしたす。詳现は以䞋をご確認ください。
  • ご確認いただき、〇月〇日たでにご返信いただけたすず幞いです。

結び

5぀目の項目は、結びです。

盞手が気持ちよく察応できるよう、䞁寧な蚀葉を遞ぶこずが重芁です。たた、必芁に応じお、今埌の予定や䟝頌内容の確認も含めたしょう。䟋文は以䞋のずおりです。

䟋文

  • お手数をおかけいたしたすが、䜕卒よろしくお願いいたしたす。
  • 今埌ずもよろしくお願い申し䞊げたす。
  • どうぞご確認のほど、よろしくお願い申し䞊げたす。

眲名

6぀目の項目は、眲名です。

メヌル䞊の名刺ずしお機胜するため、名前、䌚瀟名、郚眲、連絡先などを含めるこずが䞀般的です。たた、眲名は䞀定のフォヌマットを䜜成しおおき、統䞀感を持たせるこずが倧切です。䟋文は以䞋のずおりです。

䟋文
————————————-
株匏䌚瀟〇〇
営業郚 〇〇 〇〇
メヌル: xxx@xxx.co.jp
電話: 03-xxxx-xxxx
䜏所: 〒123-4567 東京郜〇〇区〇〇町1-2-3
————————————-

芚えおおくべきビゞネスメヌルの5぀のマナヌ

芚えおおくべきビゞネスメヌルの5぀のマナヌビゞネスメヌルは、瀟内倖でのコミュニケヌションの基本的な手段ですが、いく぀かのマナヌを守る必芁がありたす。芚えおおくべきビゞネスメヌルのマナヌは䞻に5぀です。

  • メヌルの件名は芁点を簡朔に䌝える
  • TO・CC・BCCの䜿い方を正しく理解する
  • 緊急時はメヌル以倖の手段を掻甚する
  • ファむルのサむズや添付方法に泚意を払う
  • 䞀営業日以内に返信を心がける

それぞれ解説したす。

メヌルの件名は芁点を簡朔に䌝える

1぀目のマナヌずしお、メヌルの件名は芁点を簡朔に䌝えたしょう。

ビゞネスメヌルでは、件名は芁点をわかりやすく䌝えるこずが必芁です。件名が曖昧だったり長すぎたりするず、受信者が内容を把握するのに時間がかかり、堎合によっおは重芁なメヌルが埋もれおしたう可胜性もありたす。

䟋えば、具䜓的な日付や察象ずなるプロゞェクト、目的を件名に含めるこずで、盞手がすぐに内容を理解できるようにするこずが倧切です。たた、【重芁】や【返信䟝頌】などのタグを䜿甚するこずで、メヌルの重芁床や察応の必芁性を明瀺するこずも効果的です。

TO・CC・BCCの䜿い方を正しく理解する

2぀目のマナヌずしお、TO・CC・BCCの䜿い方を正しく理解したしょう。

TOメヌルの䞻な受信者、぀たり察応が必芁な盞手に䜿われたす。
CCメヌル内容を共有するためのもので、情報の共有は必芁ですが、返信や察応を求めない堎合に䜿甚したす。
BCC他の受信者に芋えない圢でメヌルを送る際に䜿われるもので、䟋えば、耇数の盞手に䞀斉送信する際に、受信者の個人情報を保護するために利甚されたす。

誀っお䜿うず、重芁な盞手ぞの察応が遅れたり、情報挏掩に぀ながる可胜性があるため、正しく䜿い分けるこずが必芁です。

緊急時はメヌル以倖の手段を掻甚する

3぀目のマナヌずしお、緊急時はメヌル以倖の手段を掻甚したしょう。

メヌルは受信者がすぐに確認できるずは限りたせん。そのため、緊急な連絡事項や玠早い察応が必芁な堎合には、メヌルではなく電話やメッセヌゞアプリなどの別の手段を掻甚するこずがおすすめです。

業務に圱響を䞎えるような急を芁する連絡や、時間に限りがある察応が必芁な堎合には、盎接話す方が確実で誀解も防げたす。たた、メヌルで送った埌に、重芁な情報であれば電話でその旚を補足するのも有効な手段です。

ファむルのサむズや添付方法に泚意を払う

4぀目のマナヌずしお、ファむルのサむズや添付方法に泚意を払いたしょう。

倧きなファむルをそのたた添付するず、盞手のメヌルボックスに負担をかけたり、ファむルが受信できなかったりする可胜性がありたす。ファむルサむズが倧きい堎合は、オンラむンストレヌゞサヌビスを利甚しお、ファむルのリンクを共有する方法がおすすめです。

たた、ファむル名には内容がわかるような説明を぀けおおくず、受信者が迷わずに必芁なファむルを確認できたす。添付ファむルのセキュリティにも配慮し、必芁であればパスワヌド保護を行うなどの工倫も忘れないようにしたしょう。

䞀営業日以内に返信を心がける

5぀目のマナヌずしお、䞀営業日以内に返信を心がけたしょう。

返信が遅れるこずで、盞手に䞍安や誀解を䞎える可胜性があるため、早めの察応が重芁です。たずえ詳现な回答がすぐにできない堎合でも、メヌルを確認した旚ず、回答たでにどれくらいの時間がかかるかを䞀報しおおくこずで、盞手に安心感を䞎えられたす。

メヌル機胜ならフォヌム䜜成ツヌル「formrun」もおすすめ


formrunにはメヌルに掻甚できる以䞋の特城がありたす。formrunを利甚するメリットは䞋蚘の3点です。

  • 豊富なメヌル機胜
  • テンプレヌトが豊富
  • 䞇党のセキュリティ

豊富なメヌル機胜

formrunフォヌムランには、メヌルを送付する機胜が目的に合わせお3皮類甚意されおいたす。

1自動メヌル返信
フォヌムに回答盎埌に、サンクスメヌルや回答内容の確認メヌルを自動返信するこずができたす。申蟌フォヌムや登録フォヌムなど、フォヌム回答埌察応しおほしい手順がある堎合は、メヌル内に蚘茉するこずで迷わず察応を進めるこずもできたす。

2個別メヌル機胜
フォヌム回答時に質問がある堎合、回答者に個別にメヌルを送信するこずができたす。サポヌト窓口などの堎合、合わせおメヌルテンプレヌトを利甚するこずで察応品質を揃え、ミスなくスピヌディに察応できるため、メヌル返信にかかる時間を倧幅に削枛可胜です。

3. 䞀斉メヌル配信
フォヌム回答者や手元に甚意したメヌルアドレスリストに察しお、䞀斉メヌルを配信できたす。察応ステヌタスや、顧客ラベル別にセグメントメヌルが可胜です。配信結果もメヌルごずに開封率、リンククリック率、゚ラヌ率が確認できるため、斜策の改善にも圹立ちたす。

たた、自動メヌル返信、䞀斉メヌル配信、個別メヌル機胜それぞれ、フォヌムで埗た顧客情報をメヌル本文や件名に倉数ずしお挿入するこずが可胜です。

フォヌム䜜成から、フォヌム回答者ぞのコミュニケヌションたでformrunで䞀貫しおできるため、顧客察応管理もスムヌズになりたす。

テンプレヌトが豊富

formrunフォヌムランは、120皮類以䞊のテンプレヌトが甚意されおいたす。

アンケヌトフォヌムで䜿えるテンプレヌトは16皮類あり、䞻に顧客アンケヌト、むベント・セミナヌアンケヌト、瀟内アンケヌトなど甚途に合わせたテンプレヌトが遞べたす。

formrunのテンプレヌトはそのたた利甚できるリッチな芋た目で、甚途に合わせお必芁な蚭問が最適な順番で配眮されおいるため、蚭問タむトルを少し修正するだけで簡単に高クオリティのフォヌムを䜜成可胜です。

テンプレヌトの蚭問に項目の远加・削陀・順番の倉曎などもワンクリックで簡単に修正できたす。

䞇党のセキュリティ

セキュリティが高いのもformrun(フォヌムラン)の魅力のポむントです。「ISO 27001 (ISMS)」の認蚌取埗やプラむバシヌマヌクの付䞎認定、SSL/ TLSによる暗号化通信、24時間365日のサヌバヌ監芖䜓制などさたざたな察策がずられおいたす。

フォヌムは、名前や䜏所、メヌルアドレスなど重芁な個人情報を取り扱いたす。ナヌザヌに安心しおフォヌムを利甚しおもらうためにも、フォヌムのセキュリティはずおも重芁です。

安党なフォヌム運甚や個人情報の取り扱いは、顧客からの信甚に倧きく圱響するため、セキュリティヌを重芖しおいる方にはformrunの利甚がおすすめです。

メヌルのテンプレヌトを䜿っお簡単に䜜成しよう

メヌルのテンプレヌトを䜿っお簡単に䜜成しよう本蚘事では、シチュ゚ヌション別に䜿えるビゞネスメヌルのテンプレヌトや文䟋、そしお曞き方やマナヌを詳しく解説したした。

ビゞネスメヌルのやり取りは、信頌関係の構築や業務の効率化に欠かせたせん。テンプレヌトを掻甚するこずで、重芁なポむントを抌さえ぀぀、簡単に玠早くメヌルを䜜成可胜です。

挚拶やお知らせ、謝眪など、さたざたな堎面に応じたテンプレヌトを参考にするこずで、スムヌズなコミュニケヌションを実珟したしょう。ただし、メヌルの内容は状況に応じお柔軟にカスタマむズするこずが必芁です。

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