問い合わせへのお礼返信メールの書き方｜感謝を伝える正しいマナーと例文も解説

問い合わせへの返信メールは顧客とのコミュニケーションをとるうえで重要です。しかし、以下のような悩みを抱えている方や企業も多いのではないでしょうか。

「問い合わせメールへのお礼をするポイントやマナーが知りたい」
「問い合わせメールへのお礼文例が知りたい」
本記事では、問い合わせへのお礼返信メールの書き方を紹介しています。さまざまなシチュエーションでの例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

また、プログラミングスキルがなくてもアンケートフォームの作成が可能な「formrun」の特徴も解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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ビジネスや通販でも活用できる問い合わせへのお礼返信メールの書き方

問い合わせへのお礼返信メールを書く際には、以下の5つのポイントを意識する必要があります。

• 件名は変更せずに返信をする
• 差出人名を分かりやすいように設定する
• 本文の構成を意識する
• 改行や空白のバランスを整える
• ポジティブな文面を意識する

上記のポイントは、ビジネスや通販でのお問い合わせにも活用できるので、ぜひ参考にしてみてください。

件名は変更せずに返信をする

問い合わせメールに返信をする際には、なるべく件名を変更せずに返信をしましょう。

件名を変更すると、丁寧な印象があるかもしれませんが、先方は件名のみで内容を把握できなくなります。

問い合わせメールにそのまま返信をすると件名に「Re:」がついた状態になりますが、そのままの件名で返信しましょう。

至急で返信をもらいたいときには、そのままのタイトルに【至急】とつけるのもおすすめです。

差出人名を分かりやすいように設定する

問い合わせメールに返信をする際には、差出人名を設定しておきましょう。

一般的に、差出人名は自分で登録した名前が、先方にも表示されるようになっています。差出人名がメールアドレスのままだと、一目で誰からのメールなのかを把握できません。

相手のメールソフトで表示されることを意識して、差出人名を設定しておく必要があります。

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本文の構成を意識する

問い合わせメールに返信をする際には、本文の構成を意識しましょう。

顧客の名前がわかる場合には、本文の冒頭に名前の記入をします。次に問い合わせをいただいたことへのお礼の文章を追加します。

お礼文は簡潔にまとめて、本題にうつりましょう。

最後に署名を入れます。以下の情報を記載しておくといいでしょう。

改行や空白のバランスを整える

問い合わせメールに返信をする際には、改行や空白のバランスを整える必要があります。

以下のような文章で返信メールを作成するとしましょう。

改行や空白にバラつきがあり、読みにくい印象があります。

段落ごとに1行空白行を差し挟み、20～30文字程度で、適宜改行しながらバランスを整えた文章を作成しましょう。

ポジティブな文面を意識する

問い合わせメールに返信をする際には、ポジティブな文面を意識する必要があります。

問い合わせメールの中には、クレームなどネガティブな意見もあることでしょう。その場合にも、貴重な意見をいただいたことへの感謝を述べる必要があります。

お礼を伝えることで、相手の感情を和らげる効果があるからです。お客様に対して誠実な対応をとっていれば、企業へのイメージ向上を図れます。

ただ、感謝を示しすぎると、謝罪が薄いと感じられる可能性もゼロではありません。ポジティブに感謝の気持ちを述べたあとは、迅速な対応を見せる必要があります。

問い合わせメールへの返信マナーについて知りたい方はこちらを合わせてご覧ください。
>> 【そのまま使える文例付き】問い合わせへの正しい返信方法とは？

問い合わせへのお礼返信メールを送る際の4つのマナー

問い合わせメールへのお礼返信メールを送付する際には、以下の4つのマナーを抑えておく必要があります。

• 返信は当日もしくは翌日までにすること
• 感謝の気持ちは簡潔にまとめること
• 誤字脱字のチェックが送信前に必ず行うこと
• お礼メールのやりとりは1往復にすること

返信は当日もしくは翌日までにすること

問い合わせメールへの返信は当日もしくは翌日までにする必要があります。

問い合わせをしてから返信までに大きなタイムラグが生じると、先方を不安にさせてしまいます。

一度でも不安な気持ちを感じ不信感を覚えると、信頼関係を築くのが難しくなる可能性があるため注意しましょう。

formrunの自動返信メール機能なら、問い合わせいただいた直後に返信することが可能！

感謝の気持ちは簡潔にまとめること

問い合わせしてくれたことへの感謝の気持ちは簡潔にまとめる必要があります。

感謝を受けると抵抗感がなくなり、その後の文章を読んでもらいやすくなるからです。ただし、本題に入る前の文章が長くなると、読むのを面倒に感じる可能性もあります。

問い合わせへのお礼をメールの冒頭に追加する際には「このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。」程度の一言で十分です。

誤字脱字のチェックが送信前に必ず行うこと

問い合わせメールへのお礼を送付する際には、誤字脱字のチェックをする必要があります。

問い合わせメールへの返信が誤字脱字ばかりだと、相手を軽んじているのではないかと誤解されたり、専門性に欠ける印象を与え信頼性を損なったりなどの可能性があるからです。

不安な場合は、お礼メールを送信する際には、誤字脱字チェックツールを活用するのもおすすめです。

また、日常的に使用しない漢字は、ひらがな表記にするなど読みやすさも意識しましょう。

お礼メールのやりとりは1往復にすること

問い合わせメールへのお礼のやり取りは1往復にまとめましょう。

お礼メールのやり取りを何度も繰り返す行為は、お互いの業務効率化を低下させる原因の1つだからです。

過剰なやりとりは避けて、簡潔にまとめることを意識するといいでしょう。

問い合わせへのお礼返信メールに活用できる例文

問い合わせメールへのお礼返信メールに活用できる例文を、以下の5つのシチュエーションごとにまとめました。

• 通販
• ビジネス
• 就活
• 顧客
• クレーム

【通販】問い合わせへのお礼返信メールに活用できる例文

通信販売の商品にお問い合わせをされた場合、お客様へのお礼返信メールも例文を以下にまとめました。

通販でのお問い合わせメールへの返信は、専門用語や業界用語を避け、シンプルでわかりやすい表現を心がけましょう。

【ビジネス】問い合わせへのお礼返信メールに活用できる例文

会社からお問い合わせがあった場合のお礼返信メールに活用できる例文を紹介します。

会社同士でやり取りをする際には、適切な敬語を使い、プロフェッショナルな印象を与えられるよう意識をしましょう。

【就活】問い合わせへのお礼返信メールに活用できる例文

就活中の方からの問い合わせへお礼返信メールを送付する際に活用できる例文を紹介します。

就活中の方からの問い合わせメールへの返信をする際には、ビジネスマナーを守った文面で作成をしましょう。

また必要に応じて、選考内容や日程、次のステップに関する情報を明確に伝えてあげると丁寧な印象を与えます。

【顧客】問い合わせへのお礼返信メールに活用できる例文

一般のお客様から、会社への問い合わせがあった場合に活用できる、お礼返信メールの例文を紹介します。

一般の顧客から会社への問い合わせに対する返信メールは、問い合わせの内容に関わらず、迅速に対応する必要があります。

【クレーム】問い合わせへのお礼返信メールに活用できる例文

クレームがあった場合に活用できるお礼返信メールの例文を紹介します。

クレームなどネガティブな内容の問い合わせへの返信は、クレームも貴重な意見だと感謝の気持ちを示し、良好な関係を築けるように意識をする必要があります。

問い合わせへのお礼返信メールを作成する際によくある質問

問い合わせへのお礼返信メールを作成する際によくある質問をまとめました。気になることがある方は、ぜひ参考にしてみてください。

問い合わせメールに返信の返信があった場合はどのように対応するべきですか？

ビジネスでは、業務効率化を図るため、過剰なやり取りを避けるのが基本です。そのため、返信の返信があった場合には、お礼の一言を添える必要はありません。

問い合わせメールへの返信に対してさらに質問が追加された場合には、質問に対する回答のみの記載をしましょう。

問い合わせメールへの返信にお礼は必要ですか？

問い合わせメールへの返信にお礼は一言必ず添える必要があります。

ただ、お礼の一言を記載するにしても以下のようなマナーを抑えた文章でなければ、先方に悪い印象を与える可能性があるので注意が必要です。

アンケートフォーム作成ツール「formrun」もおすすめ！

formrunには以下の特徴があります。formrunを利用するメリットは以下の3点です。

• 問い合わせフォームのテンプレートが豊富
• 豊富なメール機能
• 万全のセキュリティ

問い合わせフォームのテンプレートが豊富

formrun（フォームラン）は、120種類以上のテンプレートが用意されています。

お問い合わせ・アンケート・申込みなどのさまざまな用途のテンプレートが用意されているため、幅広い業種や用途に合わせたフォームに対応できます。

formrunのテンプレートはそのまま利用できるリッチな見た目で、用途に合わせて必要な設問が最適な順番で配置されているため、設問タイトルを少し修正するだけで簡単に高クオリティのフォームを作成可能です。

テンプレートの設問に項目の追加・削除・順番の変更等もワンクリックで簡単に修正できます。

問い合わせフォームで使えるテンプレートは20種類あり、主にカタログ請求・サービス問い合わせなど用途に合わせたテンプレートが選べます。

豊富なメール機能

formrun（フォームラン）には、メールを送付する機能が目的に合わせて3種類用意されています。

1. 自動メール返信
   フォームに回答した直後に、サンクスメールや回答内容の確認メールを自動返信することができます。申込フォームや登録フォームなど、フォーム回答後対応してほしい手順がある場合は、メール内に記載することで迷わず対応を進めることもできます。
2. 個別メール機能
   フォーム回答時に質問がある場合、回答者に個別にメールを送信することができます。サポート窓口などの場合、合わせてメールテンプレートを利用することで対応品質を揃え、ミスなくスピーディに対応できるため、メール返信にかかる時間を大幅に削減可能です。
3. 一斉メール配信
   フォーム回答者や手元に用意したメールアドレスリストに対して、一斉メールを配信できます。対応ステータスや、顧客ラベル別にセグメントメールが可能です。配信結果もメールごとに開封率、リンククリック率、エラー率が確認できるため、施策の改善にも役立ちます。

また、自動メール返信、一斉メール配信、個別メール機能それぞれ、フォームで得た顧客情報をメール本文や件名に変数として挿入することが可能です。
フォーム作成から、フォーム回答者へのコミュニケーションまでformrunで一貫してできるため、顧客対応管理もスムーズになります。

万全のセキュリティー

セキュリティが高いのもformrun(フォームラン)の魅力のポイントです。「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/ TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制など様々な対策がとられています。

フォームは、名前や住所、メールアドレスなど重要な個人情報を取り扱います。ユーザーに安心してフォームを利用してもらうためにも、フォームのセキュリティはとても重要です。

安全なフォーム運用や個人情報の取り扱いは、顧客からの信用に大きく影響するため、セキュリティーを重視している方にはformrunの利用がおすすめです。

問い合わせへのお礼返信メールは「formrun」で自動化しよう！

ビジネスシーンやクレーム対応など、さまざまなシチュエーションでの問い合わせメールへの返信をする際には、マナーを抑えた文章を作成する必要があります。

文章でのやり取りは、感情を伝えるのが難しいため、できるだけ簡潔な文章でわかりやすい文章を意識して作成する必要があります。

問い合わせメールへの返信は自動化して業務効率化を図りながらも、先方に好印象を残せるのがベストです。

また、記事の中でアンケートフォーム作成ツール「formrun」の特徴を詳しく紹介しています。

プログラミングの知識がない方でも、フォームの作成ができ、テーマに合わせて多数のテンプレートの中から選択ができるのもformrunだからこそです。

アンケートの回答の集計が自動でできることや、自動返信メールでサンクスメールや回答内容のメールを送れることも、魅力のポイントです。

有料プランが終了しても自動で請求が始まることはないので安心して利用してみてください。

formrunについて知りたい方はこちらを合わせてご覧ください。
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formlab編集部

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