Googleフォームでアンケートフォームを作成している方は多く存在するでしょう。しかし、作成したアンケートを共有したいと思っても、その方法が不明でうまく活用しきれていない方もいるのではないでしょうか。
本記事では、Googleで作成したアンケートを共有する方法を紹介しています。また、 プログラミングの知識がなくてもスムーズにアンケートフォームの作成が可能な「formrun」も紹介します。
▼formrun（フォームラン）ならフォーム共有を管理画面で一括管理できる
Googleフォームの共同運用は手軽ですが、権限設定の煩雑さや共有漏れによる情報流出リスクが常につきまといます。
formrunなら、プロジェクトごとに管理者とチームメンバーをワンクリックで割り振り可能です。
フォームごとに共有設定を行う必要がなく、チームでのフォーム管理を効率化できます。
ビジネスでフォームの運用管理を一元化したい方は、ぜひformrunの利用もご検討ください。
共有方法の詳細が知りたい方はこちら
>> チームメンバーの権限について
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Googleフォームでアンケート共有の仕方【共同編集者向け】
Googleフォームで作成したアンケートフォームは、共同編集者を追加するだけでなく、URLリンク・QRコード・HTML埋め込みを活用して共有することも可能です。
これらを使えば、より多くのユーザーに手間なくフォームを届けることができ、アンケート回答の収集もスムーズになります。
ここでは、次の3つの共有方法について詳しく解説します。
- URLリンクを発行して共有する方法
- QRコードを生成して共有する方法
- HTMLコードを使ってウェブサイトに埋め込む方法
目的や状況に応じた方法を選び、アンケート共有をより効果的に進めましょう。
URLリンクを発行して共有する方法
Googleフォームでは、作成したアンケートのURLリンクを簡単に発行して共有できます。
まず、編集画面右上にある「リンクアイコン（鎖マーク）」をクリックします。
ここで表示されるリンクが、アンケートへの共有用URLです。オプションで「URLを短縮」することもでき、SNSやメールでシェアしやすくなります。
コピーしたリンクを、メール本文に貼り付けたり、社内チャットツールに送信したりするだけで、簡単にアンケート回答を依頼できます。
なお、リンク共有を有効にする場合は、必要に応じて「特定のユーザーのみアクセス可」「誰でもアクセス可」の設定を確認しておきましょう。
回答を集める相手や目的に応じて、公開範囲をきちんと管理することが大切です。
QRコードを生成して共有する方法
アンケートを印刷物や店頭ポスターなどで共有したい場合には、QRコードを利用する方法が便利です。
Googleフォーム自体にはQRコード生成機能はありませんが、発行した共有用URLを外部ツールで簡単にQRコード化できます。
一般的な手順は、Googleフォームの「送信」からリンクを取得し、QRコード作成サイトにリンクを入力すれば生成可能です。
例えば、Google Chromeであれば、画面右上の設定からQRコードを表示できます。
作成したQRコードは、PNGやJPEG形式でダウンロードでき、チラシやメール署名、商品パッケージなどに自由に貼り付けることができます。
HTMLコードを使ってウェブサイトに埋め込む方法
自社サイトやブログにアンケートフォームを直接埋め込みたい場合には、GoogleフォームのHTML埋め込み機能を使うことができます。
手順は、画面右上で3点マークをクリックし、「HTMLに埋め込む」をクリックすると、埋め込みコードが表示されます。
また、表示サイズ（横幅・高さ）もこの時点でカスタマイズ可能です。デフォルトのサイズではやや小さいため、表示崩れが気になる場合は、幅を100%、高さを600pxなどに調整すると見やすくなるでしょう。
Googleフォームの編集権限を設定する方法
Googleフォームでは、フォーム作成者以外のユーザーにも編集権限を付与することが可能です。ここでは、編集権限を設定する具体的な手順をご紹介します。
Googleフォームの編集権限の付与は、共有したいフォームの編集画面右上にある、共有マークのアイコンで行います。
共有方法は、Gmailアドレスによる招待とURLの一般公開の2種類あります。
Gmailによる共有は、共有したい相手のGmailメールアドレスを入力します。その後、アクセスできるユーザーに追加されていれば共有設定は完了です。
一般公開する場合は、同様の共有画面下部にある「一般的なアクセス」で、「制限付き」から「リンクを知っている人全員」に変更します。
Googleフォームを共有する際の注意点
Googleフォームは、簡単な操作で複数人と共同編集できる便利なツールです。
しかし、共有設定を適切に管理しないと、フォーム内容の改ざんやデータ漏洩といったリスクに繋がる可能性もあります。
ここでは、Googleフォームを共有する際に押さえておきたい主な注意点を紹介します。
- フォームURLと回答URLを別々に管理する必要がある
- 編集者権限はフォーム自体も削除できる
- 編集者権限は回答スプレッドシートもアクセスできる
- URL一般公開すると第三者に編集される可能性がある
それぞれのポイントについて、詳しく解説していきます。共有作業を行う前に、ぜひチェックしておきましょう。
フォームURLと回答URLを別々に管理する必要がある
Googleフォームには、編集用URLとフォーム回答用URLの2種類が存在します。
編集用URLを共有してしまうと、質問の追加や削除、設定変更など、フォーム全体の編集が可能になってしまいます。一方、フォーム回答用URLは、回答者が設問に回答するためだけのURLです。
この2つを混同して共有すると、意図せずフォーム内容が改変されたり、重要な設定が変更されるリスクが発生します。
そのため、共有時には用途に応じて正しいURLを選び、管理を徹底することが不可欠です。
編集者権限はフォーム自体も削除できる
Googleフォームで編集者権限を付与すると、そのユーザーは設問の編集だけでなく、フォーム自体を削除する操作も可能になります。
自分自身はフォームのオーナーであっても、編集権限を付与した人の誤操作や意図的な削除によって、フォームデータが失われるリスクがあります。
そのため、共有範囲を拡大する際には、編集者にどのような権限が与えられているかを十分に理解し、重要なフォームは編集権を付与しない選択肢も検討するといいでしょう。
編集者権限は回答スプレッドシートもアクセスできる
Googleフォームにスプレッドシート連携を設定している場合、編集権限を付与した人は、フォームだけでなく紐付いたスプレッドシートにもアクセス可能です。
スプレッドシートのデータを編集すると、Googleフォームとスプレッドシートがうまく連携出来ない可能性があります。 つまり、個人情報や社外秘情報を収集している場合、情報漏洩のリスクがつきまといます。
したがって、Googleフォームの編集権限は付与するものの、スプレッドシートの回答データは編集されたくない場合は、別途スプレットシートの共有設定を変更する点に注意してください。
URL一般公開すると第三者に編集される可能性がある
Googleフォームの共有設定を「リンクを知っている全員に編集権限を付与」にしていると、URLが漏洩した場合、第三者でもフォームの内容を自由に編集できてしまいます。
フォームの編集URLをSNSやメールで不用意に共有してしまうと、想定外の改ざんリスクが発生します。
そのため、重要なフォームの共有設定は、必ずGmailアドレスにとる招待制に制限し、必要に応じてアクセス権を細かく管理することが求められます。
フォーム作成ツール「formrun」もおすすめ！
formrunでは、プロジェクトごとにフォームの共有設定を行えるため、管理画面で一括設定できます。
管理者はすべてのフォームへフルアクセスし、チームメンバーの招待や権限変更を自在に実施可能です。 チームメンバーは自分に割り当てられたフォームの編集や新規作成のみが可能なため、誤操作や情報漏洩リスクを抑制します。
そのため、Googleフォームのようにフォームごとに共有設定を行う必要がなく、チームでのフォーム管理を効率化できます。
また、formrunはフォーム作成から運用までワンストップで行える以下のような機能も備わっています。
- テンプレートが豊富
- EFO（フォーム最適化）に役立つ
- アンケート回答の集計も自動でできる
それぞれの機能を1つずつ見ていきましょう。
テンプレートが豊富
formrun（フォームラン）は、120種類以上のテンプレートが用意されています。
アンケートフォームで使えるテンプレートは16種類あり、主に顧客アンケート、イベント・セミナーアンケート、社内アンケートなど用途に合わせたテンプレートが選べます。
formrunのテンプレートはそのまま利用できるリッチな見た目で、 用途に合わせて必要な設問が最適な順番で配置されているため、
設問タイトルを少し修正するだけで簡単に高クオリティのフォームを作成できます。
テンプレートの設問に項目の追加・削除・順番の変更等もワンクリックで簡単に修正できます。
ぜひformrunのテンプレートを使用して高クオリティな（〇〇）フォームを作成してみてください。
formrunのテンプレートを確認する
EFO（フォーム最適化）に役立つ
EFO（フォーム最適化）に役立てられることもformrunに移行するメリットの1つ です。ユーザーに親切なフォームを作成するために必要なEFO機能が、formrunには搭載されています。
送信する際のエラーや、項目数が表示されていない、ブラウザを間違えて閉じてしまうなど、
フォームにまつわるよくある上記のようなストレスが原因で フォームから離脱するユーザーは7割を超えると言われています。
それらの離脱を防ぐため、回答者が便利にフォームを利用できる取り組みとして、いかのようなものがあります。
- 残項目数表示
- ページ分割機能
- 入力途中保存
- リアルタイムでのエラー表示機能
そのためユーザーは、「自分の入力内容に間違いがないか」「あと何分で完了するか」などを常に把握できるため、回答負担が大幅に減ります。
また、フォームを離脱する際も離脱防止のためのポップアップが表示されるため、回答者の行動を誘導できます。
EFO機能を導入するには約30,000円の費用がかかることが一般的です。しかし、formrunでは、わずか3,000円〜EFO機能を導入できます。
ぜひformrunでEFO機能を導入し、フォームの通過率が上がる経験をしてみてください。
formrunのEFO機能について詳細はこちらからご確認ください。
formrunのEFO機能を確認する
アンケート回答の集計も自動でできる
formrun（フォームラン）でアンケートフォームを作成すると、回答がリアルタイムで集計されているため、いつでも回答結果が確認できます。
自動でデータをグラフ化、自動で回答データを一覧化できるので、簡単な集計・確認作業はformrunで完結します。
また、Googleスプレッドシートと連携してデータ集計をしたり、Excelファイルにエクスポートも可能なので、より複雑な集計作業も可能です。
これまでアンケート回答状況の報告に集計の手間がかかっていた方は、ぜひformrunでアンケートフォームを作成してみてください。
formrunの集計機能を確認する
このように、formrunはフォームや回答データの共有がチームで簡単に行え、高性能なフォームが誰でも簡単に作成できます。
ビジネスでフォーム運用業務を効率化させたい方は、ぜひformrunをお試しください。
Googleフォームでアンケート共有を削除する方法【共同編集者向け】
一度Googleフォームで作成したアンケートフォームを共有する設定にしたものの、削除したくなることもあるでしょう。
その場合には、共有しているアンケートフォームを開き右上にある「︙」クリックします。「共同編集者を追加」 をクリックし、削除したいアカウント名の右にある「編集者」をクリックします。
「削除」タブが表示されるので、選択すると共同編集者の削除が完了です。
Googleフォームを共有して業務に活用しよう
Googleフォームで作成したアンケートは、共有すればより有効に活用できるようになります。
共有者には回答の通知が届かないデメリットはありますが、集まった回答を共有して集計できるのは便利なポイントです。
また、記事の中でformrunの特徴も紹介をしました。 プログラミングの知識がない方でも、フォームの作成ができ、テーマに合わせて多数のテンプレートの中から選択ができるのもformrunだからこそ です。
基本料金は無料ですが、作成できるフォーム数やファイル総容量、使用できる機能に制限があります。
有料プランは14日間無料で使用できるため、まずはFREEプランや有料プランの無料期間で試してみるのがおすすめです。
formrunのことをもう少し詳しく知りたい方は、こちらの公式ホームページをご参照ください。
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