「Googleフォームの公開方法を知りたい」
「公開設定の違いや注意点を理解したい」
Googleフォームを運用している方は、上記の悩みを抱えている場合も多いのではないでしょうか。
そこで、本記事では、Googleフォームを公開する方法、安全に公開するためのポイントを解説します。公開できない原因もご紹介しますので、最後までご覧ください。
また、フォームのセキュリティ性を重視するなら、フォーム作成ツール「formrun」がおすすめです。formrunを使用するメリットは主に下記の9つです。
- プログラミング不要
- マウス操作でデザイン設定可能
- EFO(入力補助機能)がつけられる
- 条件分岐項目を付けられることで回答にあった質問に答えてもらえる
- ワンクリックでreCAPTCHA設定可能
- 回答の集計がリアルタイムで行える
- お問い合わせ管理、メール返信も可能
- 自動メールやChatworkなどツール通知までついている
以上の機能が完備されており、基本料金は無料です。
ビジネス用フォーム作成ツール「formrun」では、複数人でデザイン性の高いフォームを管理できます。
▼ビジネス利用では、formrunユーザーの”7割”がGoogleフォームから変更しています。
Googleフォームとformrunの違いを知りたい方は、こちらをご覧ください。
>> formrunとGoogleフォームの違い
目次 [非表示]
Googleフォームを公開する方法【3STEP】
Googleフォームを公開する手順は下記の通りです。
- 公開範囲を設定する
- フォームを公開する
- URLやQRコードで共有する
それぞれの手順を詳しく解説します。
1.公開範囲を設定する
Googleフォームの公開範囲を設定する手順は下記の通りです。
- Googleフォームを作成し、編集画面を開く
- 画面右上の「公開」アイコンをクリックする
- フォームの公開で「管理」を選択する
- 「リンクを知っている全員」か「特定のユーザー」を選択する
公開範囲を設定すれば、意図しない第三者によるアクセスや情報漏洩を防ぎ、セキュリティを高められます。
2.フォームを公開する
フォームを公開する手順は下記の通りです。
- 画面右上の「公開」ボタンをクリックする
- フォームの公開画面で公開をクリックする
この方法により、Googleアカウントの有無に関係なく、より多くの人から簡単に回答を集めることができ、アンケートやフィードバックの収集が効率的になります。
3.URLやQRコードで共有する
Googleフォームは、取得したURLや生成したQRコードを簡単に共有できます。具体的な手順は下記の通りです。
- Googleフォームの編集画面を開く
- 右上の「公開」ボタンをクリックする
- 「回答者へのリンクをコピー」を選択し、表示されたURLをコピーする
- 必要に応じて「URLを短縮」にチェックを入れて短縮URLを取得する
- コピーしたURLをメール・SNS・チャット・Webサイトなどで共有する
- QRコードで共有したい場合は、コピーしたURLをGoogle Chromeのアドレスバーで開き、画面右上の「︙」を選択する
- 「キャスト、保存、共有」をクリックして、「QRコードを作成」を選択する
- 生成したQRコードを印刷物やデジタルメディアに掲載し、スマートフォンなどからアクセスできるようにする
URLやQRコードによる共有は、フォームへのアクセス手段を増やして回答率を高め、スマートフォンやパソコンから手軽にフォームへ誘導できます。
GoogleフォームでURLを取得して共有する方法について、詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。
>> GoogleフォームのURLを取得して共有する方法を画像付きで紹介!
また、GoogleフォームでORコードを作成する方法について、詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
>> GoogleフォームでQRコードを作成する方法を徹底解説!
Googleフォームを安全に公開するための3つのポイント
Googleフォームを安全に公開するためには、下記の3つのポイントを意識しましょう。
- 公開範囲・アクセス権限を適切に設定する
- 「結果の概要を表示する」設定はOFFにする
- Googleアカウントのログイン要否を検討する
それぞれのポイントを詳しく見ていきましょう。
公開範囲・アクセス権限を適切に設定する
Googleフォームを安全に公開するためには、公開範囲とアクセス権限を適切に設定するのが重要です。
公開範囲やアクセス権限の設定を誤ると、個人情報や機密情報が外部に漏洩するリスクが高まります。また、Googleフォームや回答結果の保存先の共有設定が「リンクを知っている全員」になっている場合、リンクが漏れると誰でも情報にアクセスできてしまいます。
公開前には設定内容を再確認し、テスト送信を行って意図しない範囲に公開されていないかチェックしましょう。
「結果の概要を表示する」設定はOFFにする
Googleフォームを安全に公開するためには、「結果の概要を表示する」設定をOFFにするのが重要です。
「結果の概要を表示する」設定をONにすると、フォームに回答した人が他の回答者の回答結果を閲覧できてしまい、重大な情報漏洩につながるためです。そのため、Googleフォームの「設定」→「プレゼンテーション」→「結果の概要を表示する」がOFFになっているか、公開前に複数人でダブルチェックしましょう。
Googleアカウントのログイン要否を検討する
Googleフォームを安全に公開するには、Googleアカウントのログインを必須にするかどうかを、用途やセキュリティ要件に応じて慎重に検討する必要があります。
Googleアカウントでのログインを必須に設定すると、回答者を特定できるため、1人1回の回答制限や不正回答の防止などセキュリティを高められます。一方、ログイン不要にすると誰でも回答できるため回答率は上がりますが、匿名性が高くなり重複回答やいたずらのリスクが増すため注意が必要です。
社内アンケートや機密情報を扱う場合は、「組織のユーザーに限定」や「メールアドレスを収集する」設定をONにして、Googleアカウントでのログインを必須にしましょう。
Googleフォームのセキュリティ対策について詳しく知りたい方は、こちらもご覧ください。
>> 【安全?】Googleフォームのセキュリティ対策|自分でできる6つの対策や情報漏洩の事例も解説
Googleフォームが公開できない時の4つの原因
Googleフォームが公開できない主な原因は下記の通りです。
- 公開設定が「制限付き」になっている
- Googleアカウントのログインが必須になっている
- URLの間違い・古いリンクを使用している
- インターネット接続やブラウザの不具合が発生している
それぞれの原因を詳しく見ていきましょう。
公開設定が「制限付き」になっている
Googleフォームが公開できない場合、公開設定が制限付きになっていることが主な原因の一つです。
「制限付き」設定では、指定したユーザーや組織のメンバーのみがフォームにアクセスできます。そのため、外部の人や対象外のユーザーがフォームにアクセスしようとすると「権限が必要です」などのエラーが表示され、フォームが開けません。
公開範囲を広げたい場合は、「リンクを知っている全員」に設定変更すれば、誰でもアクセスできるようになります。
Googleアカウントのログインが必須になっている
Googleフォームが公開できない原因の一つは、Googleアカウントのログインが必須になっていることです。
「メールアドレスを自動収集する」「1人1回までの回答に制限する」などの設定を有効にすると、Googleフォームは回答者にGoogleアカウントでのログインを求めます。そのため、Googleアカウントを持っていない人やログインしていない状態の人は、フォームにアクセスできません。
このような場合は、設定画面で「メールアドレスを収集する」や「1人1回までの回答に制限する」をオフにすれば、誰でも回答できるようになります。
URLの間違い・古いリンクを使用している
Googleフォームが公開できない原因として、URLの間違いや古いリンクを使用していることが挙げられます。
フォームのURLが一部でも間違っていたり、以前のバージョンや編集用の古いリンクを使っていたりする場合、正しくフォームが開かず、回答者がアクセスできないトラブルが発生するため注意が必要です。また、編集画面やプレビュー画面のURLと実際の回答用URLが異なるため、誤ったURLを共有してしまうケースが増えています。
正しいURLは、Googleフォームの公開ボタンから取得し、コピーし直して共有するのが大切です。
インターネット接続やブラウザの不具合が発生している
Googleフォームが公開できない原因として、インターネット接続の不具合やブラウザの問題が発生しているケースがよくあります。
インターネット接続が不安定だったり、ブラウザのキャッシュや拡張機能に問題があったりすると、Googleフォームが送信できないなどの不具合が生じます。また、ブラウザやOSが古い場合や互換性のない設定になっている場合も同様のトラブルが発生するため、注意が必要です。
インターネット接続やブラウザの不具合が発生している場合は、インターネット接続の再確認・ブラウザのキャッシュ削除などを実施しましょう。
Googleフォームの公開に関するよくある質問
Googleフォームの公開に関するよくある質問を整理しました。詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。
公開前に動作確認するにはどうすればいいですか?
Googleフォームを公開前に動作確認するには、プレビュー機能を使い、実際の回答画面を確認したり、一度公開して自分でテスト回答を送信したりするのが有効です。
Googleフォームには作成中のフォームがどのように表示されるかを確認できる「プレビューボタン」があり、公開前に見た目や入力項目の動作をチェックできます。ただし、公開しないと実際の回答画面が表示されず、テスト回答もできません。
最終的な動作確認やテスト送信を行う場合は、一度「公開」状態にする必要があります。
フォームをWebサイトやSNSに埋め込む方法はありますか?
Googleフォームは、WebサイトやSNSに埋め込むことが可能です。
Googleフォームには「公開」ボタンから埋め込み用のHTMLコードを発行する機能があり、これを利用すればプログラミング知識がなくても手軽にフォームを設置できます。また、SNSの場合はフォームのURLをシェアすれば回答を集められます。
WordPressの場合は、カスタムHTMLブロックを追加して、貼り付ければフォームを設置可能です。
公開範囲を途中で変更できますか?
Googleフォームの公開範囲は、公開後でも途中で変更可能です。
Googleフォームには「公開範囲の設定」機能があります。そのため、フォーム公開後でも「リンクを知っている全員」や「特定のユーザーのみ」など、回答者の範囲を管理画面からいつでも変更可能です。
公開範囲を変更したい場合は、フォーム右上の公開ボタンをクリックし、回答者セクションの管理を選択しましょう。
不要になったフォームはどうすればいいですか?
不要になったフォームは、Googleフォームの管理画面から削除できます。
Googleフォームは役割を終えた後もGoogleドライブに残り続けますが、不要なフォームを削除すれば管理がしやすくなり、Googleドライブの容量節約にもつながります。また、誤って削除した場合でも30日以内であればゴミ箱から復元できるため安心です。
不要になったフォームを削除する場合は、Googleフォームの一覧画面で削除したいフォームの「︙」メニューをクリックし、削除を選択しましょう。
フォームのセキュリティ性を重視するなら「formrun」がおすすめ!
フォームのセキュリティ性を重視するなら、フォーム作成ツール「formrun」がおすすめです。formrunには万全のセキュリティの他に下記の3つの特徴があります。
- 公開・非公開が簡単に管理できる
- すべての情報や工程がformrunだけで完結する
- アンケート回答の集計も自動でできる
それぞれの特徴を詳しく解説します。
公開・非公開が簡単に管理できる
formrunはフォームの公開・非公開をボタン操作で簡単に管理できるのが大きな特徴です。
管理画面上で「公開」ボタンから、フォームの公開・非公開、さらには公開期間の設定までワンクリックで切り替えられるため、専門知識がなくても直感的に運用できます。
また、期間指定による自動公開・自動非公開も可能で、手動で切り替える手間やミスを減らせます。
フォームが非公開状態の時は、アクセスしたユーザーに「非公開画面」が表示されるため、誤って受付を続けてしまう心配もありません。
すべての情報や工程がformrunだけで完結する
formrunはフォーム作成からデータ管理、顧客対応まで、すべての情報や工程をformrun内だけで完結できるオールインワンのフォーム作成・管理ツールです。
formrunはフォーム作成機能に加え、顧客管理・自動返信メール・データ集計・分析など、業務フロー全体を一元管理できる多彩な機能を標準搭載しています。
また、テンプレートやEFO機能も充実しており、フォーム作成から運用、顧客対応までのformrunだけで完結できるため、他のツールを使う必要がありません。
アンケート回答の集計も自動でできる
formrun(フォームラン)では、回答がリアルタイムで集計されているため、いつでも回答結果が確認できます。
自動でデータをグラフ化、自動で回答データを一覧化できるので、簡単な集計・確認作業はformrunで完結します。
また、Googleスプレッドシートと連携したデータ集計やExcelファイルへのエクスポートも可能なので、より複雑な集計作業も可能です。
これまでアンケート回答状況の報告に集計の手間がかかっていた方は、ぜひformrunでアンケートフォームを作成し、集計作業まで効率化してみてください。
Googleフォームを安全に公開するには設定の見直しが重要
Googleフォームを公開すれば、アンケートや申請フォーム、イベントの出欠確認など、さまざまな情報収集が簡単に行えるようになります。フォーム作成後、公開用のリンクを取得し、それをメールやSNS、Webサイトなどを通じて共有すれば、誰でも手軽に回答できる環境を整えることが可能です。
また、Googleフォームはリアルタイムで回答を集計し、グラフやスプレッドシートで結果を確認できるため、効率的なデータ管理や分析にも役立ちます。Googleフォームを適切な設定にして、安全に公開しましょう。
しかし、フォームのセキュリティ性を重視したい場合には、現在使用しているフォーム作成ツールの機能が不十分に感じられることもあるでしょう。その場合、formrunを使えば下記の9つのメリットがあります。
- プログラミング不要
- マウス操作でデザイン設定可能
- EFO(入力補助機能)がつけられる
- 条件分岐項目を付けられることで回答にあった質問に答えてもらえる
- ワンクリックでreCAPTCHA設定可能
- 回答の集計がリアルタイムで行える
- お問い合わせ管理、メール返信も可能
- 自動メールやChatworkなどツール通知までついている
無料での利用も可能なため、ぜひ一度、試してみてはいかがでしょうか。
Sansan、BASE、hey、DMMなど幅広い規模の企業に導入されており、自社に最適なフォームを作ることが可能です。
▼ビジネス利用では、formrunユーザーの”7割”がGoogleフォームから変更しています。
Googleフォームとformrunの違いを知りたい方は、こちらをご覧ください。
>> formrunとGoogleフォームの違い