Google Apps Scriptを使ってGoogleフォームから自動メール送信する方法について解説

Googleフォームを使って自動返信メールを送りたいものの、標準機能では自由度が限られています。件名や本文を思い通りに編集できず、業務での活用に不便さを覚えるでしょう。

Google Apps Script（GAS）のスクリプトを活用すれば、フォーム送信時にカスタマイズした自動返信メールを送ることが可能です。

この記事では、GASを用いてGoogleフォームの自動返信メールをカスタマイズする方法を解説します。Googleフォームの用途に合わせた自動返信メールを運用したい方は、ぜひ参考にしてください。

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Googleフォームとの違いを比較したい方は、下記のページをご覧ください。
>> formrunとGoogleフォームの違い

Google Apps Script (GAS) とは？

Google Apps Scriptとは、Googleが提供しているアプリケーション開発プラットフォームです。Google Apps Scriptの頭文字をとってGAS（ガス）とも呼ばれています。

Google Apps Scriptは、JavaScriptをベースに作られており、JavaScriptとほぼ同じようなスクリプトで、Googleのあらゆるアプリを操作することが可能です。

Googleフォームの自動返信メールに限らず、以下のような開発が行えます。

• Googleカレンダーにスケジュールを自動で登録
• Googleスプレッドシートの顧客リストの内容を定期的に自動更新
• スプレッドシートのデータをGoogleドキュメントに自動で出力
• Googleドライブにアップロードされたファイルを日付や条件ごとに自動振り分け
• Gmailの添付ファイルをGoogleドライブに自動保存

Googleフォームからの自動返信メールを実装する方法【スクリプト付き】

それでは、GASを使用してGoogleフォームの自動返信メールをカスタマイズする手順を紹介します。

具体的な手順は下記の通りです。

1. 自動返信メールを設定したいフォームを用意する
2. Googleフォームと連携したスプレッドシートを作成する
3. 自動返信メールのスクリプトを記述する
4. メールの送信設定を行う
5. 動作テストを行う

手順①自動返信メールを設定したいフォームを用意する

まずは、自動返信メールを設定したいGoogleフォームを作成します。新規で用意しても、既存のフォームを利用しても問題ありません。

今回は、以下のようなお問い合わせフォームで自動返信メールの設定手順を解説していきます。

• 氏名
• メールアドレス
• お問い合わせ内容(選択式)
• お問い合わせ内容の詳細（自由記述）

自動返信メールを送るためには、回答者のメールアドレスを取得する項目を設置し必須タブもオンにしてください。

メールアドレスを正しく収集できないと、自動返信メールが送れません。

その他の項目は、フォームの用途に合わせて追加したり差し替えたりしても構いません。

手順②Googleフォームと連携したスプレッドシートを作成する

続いて、Googleフォームと連携したGoogleスプレッドシートを作成します。

1. Googleフォームの「回答タブ」から、「スプレッドシートにリンク」をクリック
   
2. 「新しいスプレッドシートを作成」にチェックを入れ、「作成」をクリック
   

以上が完了したら、下図のようなスプレッドシートが自動で開かれます。

手順③自動返信メールのスクリプトを記述する

続いて、GASで自動返信メールのスクリプトを記述していきます。

1. スプレッドシートの画面丈夫にある「拡張機能」から「App Script」をクリック
   
2. 下図のようなGASの画面（「コード.gs」の編集画面）が開かれる
   
3. 編集画面に元々記載されているスクリプトを削除して、下記のスクリプトをコピペする

   
    function ReplyEmail(e) {
     //スプレッドシートから回答内容を取得
     const name = e.namedValues['氏名'][0];
     const email = e.namedValues['メールアドレス'][0];
     const inquiry = e.namedValues['お問い合わせ内容'][0];
     const details = e.namedValues['お問い合わせ内容の詳細'][0];
   
     //メールの件名
     const subject = 'お問い合わせを受け付けました';
   
     //メールの本文
     const body =
     name + 'さま\n\n'
   
     +'お問い合わせありがとうございます。\n'
     +'以下の内容で回答を受け付けました。\n\n'
   
     +'----------------------------------\n'
     +'氏名：' + name + '\n'
     +'メールアドレス：' + email + '\n'
     +'お問い合わせ内容：' + inquiry + '\n'
     +'お問い合わせ内容の詳細：' + details + '\n'
     +'----------------------------------\n\n'
   
     +'2営業日以内に、お問い合わせ内容の返信をお送りいたしますので、今しばらくお待ちください\n\n'
   
     +'〇〇株式会社\n'
     +'カスタマーサポート部'
     ;
   
     //メールを送信する
     MailApp.sendEmail({
     to: email,
     subject: subject,
     body: body
     })
    }
   

4. 画面上部の「保存」をクリックする
   

スクリプトの詳細内容

ここでは、自動返信メールのカスタマイズできるために、スクリプトの詳細を解説します。

まず、回答データは下記のような記述で取得しています。

const name = e.namedValues['氏名'][0];
const email = e.namedValues['メールアドレス'][0];
const inquiry = e.namedValues['お問い合わせ内容'][0];
const details = e.namedValues['お問い合わせ内容の詳細'][0];

変数名である「name」「email」などは、取得する質問項目の内容に応じて任意の単語が設定可能です。

一方で、「氏名」「メールアドレス」などは、スプレッドシートの1行目に記載されているテキスト（質問名）と完全一致させる必要がある点に注意してください。

例えば、「電話番号」という質問を追加した場合は、以下のようなスクリプトを追記します。

const tel = e.namedValues['電話番号'][0];

メールの件名は、 変数「subject」に続く「’ ‘」の間に、任意の件名を記述してください。

メール本文は、先ほどの回答データを取得した変数とテキストを組み合わせて記述します。

テキストは、「’ ‘」で囲んでください。回答データを取得した変数は囲む必要はありません。

変数を交えた文章を作る場合は、変数と文字列の間に「+」を記載します。また、「’ ‘」で囲った異なるテキストの間にも、「+」を入れる必要があります。

文章を改行したい場合は、文末に「\n」を記載します。スクリプト上で直接改行しても、メール上では改行されない点にご注意ください。

それ以外のコードは、基本的に変更不要です。

手順④メールの送信設定を行う

スクリプトが記載できたら、スクリプトを自動で動かす「トリガー」を設定します。

1. 「Apps Script」画面左側の「時計アイコン」をクリックし、画面左下の「トリガーを追加」をクリック
   
2. 下図のように各項目を設定し、「保存」をクリック
   

ここまでの設定が完了したら、新しい回答を受け付ける度に自動返信メールが送信されるようになります。

手順⑤動作テストを行う

最後に、実際にフォームに回答して自動返信メールが届くかテストしましょう。

メールが無事に受信されているだけでなく、メール本文の内容が正しいか、書き方が崩れていないかチェックしてください。

問題がなければ、Googleフォームの自動返信メールのカスタマイズは完了です。

GASで自動返信メールをカスタマイズする際の注意点

GoogleフォームとGoogle Apps Script（GAS）と連携させると、さまざまな業務を自動化することが可能です。

しかし、連携する前に知っておきたい落とし穴も存在します。

ここでは、GoogleフォームとGASを連携する際に注意すべきポイントを紹介します。

業務ごとにスクリプト作成が必要なため負担が増す

GASによる自動化は、業務ごとに個別のスクリプトを記述する必要があります。

最初はシンプルな要件でも、ビジネス運用を進める中で「もう少し細かく自動化したい」というニーズが出てくると、その都度スクリプトを修正・追加しないといけません。

また、業務ごとに異なるスクリプトが増えると、設定項目が増えて作業の負担も大きくなります。

さらに、エラー発生時の対応や運用・保守を行うスキルも求められるため、結果的にフォーム運用のハードルが高くなりやすい点には十分留意が必要です。

エラー発生やメンテナンス負荷がある

GASは無料で高機能ですが、動作保証がないため、ちょっとしたコードミスやGoogle側の仕様変更でエラーが頻発するリスクがあります。

一度スクリプトを組んでも、トリガー設定やAPI制限への対応など、運用後も定期的なメンテナンスが必要です。

ビジネスで安定稼働させたい場合、管理負担が想像以上に大きくなる可能性があります。

送信件数に制限（Quota制限）がある

Google Apps Scriptには、1日に実行できるメール送信件数の上限が設定されています。

個人で利用できる無料版のGoogleアカウントは、1日あたり最大150通に制限されています。

ビジネス用のGoogle Workplaceアカウントは、1日あたり最大1,500通まで送信可能です。ただし、他メンバーの送信回数も合算された上限数である点に注意してください。

複数フォームや他のGoogleサービスでGASを使った自動送信を設定する場合、上限に到達して自動返信できなくなる場合があります。

このように、GoogleフォームとGASを組み合わせると多彩な自動化が可能になりますが、工数やエラー、制限といった課題も存在します。

スクリプトを問題なく記述できる人であれば気にする必要はありませんが、慣れていない人にとっては少々手間がかかるかもしれません。

せっかく自動化したいのに、その業務で業務効率が落ちてしまうと本末転倒です。
なるべく専門知識を使わずにフォームの運用業務を効率化したいなら、専用のフォーム作成ツールの利用をおすすめします。

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GASを使えばGoogleフォームで自動返信メールをカスタマイズできますが、フォームごとにスクリプトを記述やトリガー設定を行うのは大変だと感じる方もいるでしょう。

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豊富なテンプレートが用意されおり、専用タグでフォームの回答データもノーコードでメールに反映できるので、初心者でも自動返信メールを自由に編集可能です。

さらに、メールの開封率や送信失敗も確認できるため、自動返信メール送信後の対応方法も個別に行えます。

「サンクスメールをもっと丁寧に送りたい」「送信後の対応を印象良く終えたい」と感じている方は、formrunの自動メール返信で、次につながる顧客対応”を始めてみてください。
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Google Apps Script実行時のエラーの対処法

Googleフォームからの自動返信メールを実装する方法を紹介しました。すべての工程を踏んでいても、エラーメッセージがでないとは限りません。

Google Apps Script実行時にエラーメッセージが発生した場合の対処法は、以下の2つがあります。

• GAS初回実行時にでるエラーの対処法
• AppsScriptが起動できないの対処法

GAS初回実行時にでるエラーの対処法はありますか？

Google Apps Scriptを初めて実行した際にエラーメッセージが出た場合は、 まず権限の有無を確認しましょう。

次に、GASを実行しようとしているGoogleアカウントをクリックして選択します。次に詳細状況の確認が求められるので「詳細」（Advanced）を選択します。

万が一「安全なページに戻る」（BACK TO SAFETY）をクリックして選択してしまうと実行ができないので注意が必要です。

最後に、アクセスの権限を許可します。

AppsScriptを起動できない場合はどうしたらいいですか？

アクセス権を許可しているにも関わらず、エラーメッセージがでる場合には、 Cookieの削除が必要です。

まずGoogleChrome を開き、右上のアイコン︙→ 設定 をクリックして選択をします。次に[プライバシーとセキュリティ]を選択し [閲覧履歴データの削除] をクリックします。

Cookieを削除した後、もう一度AppsScript画面を開いてください。

Googleフォームで作業をより効率的に

Googleフォームの標準機能では、自動返信メールの自由度が限られています。件名や本文を思い通りに編集できないため、業務での利用に物足りなさを感じる方も多いでしょう。

Google Apps Script（GAS）を活用すれば、回答内容に応じたカスタマイズや条件分岐を取り入れた自動返信メールが実現できます。スクリプトの書き方さえ理解できれば、フォームの用途に合った自動返信メールが作成できます。

Googleフォームを業務で効果的に活用したい方は、GASによる自動返信スクリプトをぜひ取り入れてみてください。

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formlab編集部

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