プライバシーポリシーの同意は、ユーザーから個人情報を取得する際に欠かせない重要な要素です。しかし、具体的にどのような場面で同意が必要なのか、どのように同意を取り入れるべきかを詳しく知りたい方も多いのではないでしょうか。
「プライバシーポリシーの同意がフォームで必要か知りたい」
「プライバシーポリシーの同意をフォームで用意する方法を知りたい」
こんな疑問に答えるために、本記事では、プライバシーポリシーの同意が必要な目的や場面を解説し、実際に同意をフォームに組み込むための具体的な方法を紹介します。ユーザーの信頼を高め、安心してサービスを利用してもらうために、正しいプライバシーポリシーの同意取得方法を学びましょう。
豊富なテンプレートからフォームを作成したい方には、フォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」がおすすめです。
「formrun（フォームラン）」は、デザイン性や機能、セキュリティ面で優れており、フォーム作成の特化した次の特徴があります。
- デザイン性の高いテンプレートが120種類以上あり、さまざまなニーズに対応
- セキュリティに強く、大企業もビジネスシーンで利用可能
- お問い合わせ管理やメール対応、通知設定などの機能も充実
- 集計をリアルタイムで行え、入力補助機能も搭載可能
- 条件分岐項目によって、回答数はそのままで質問に回答可能
無料でほとんどの機能を試せるため、興味がある方はぜひチェックしてみてください。
目次
プライバシーポリシーの同意はフォームに必要？不要？
プライバシーポリシーへの同意取得は必須ではありませんが、特定の場合では必要になります。個人情報保護法にもとづき、個人情報を本来の目的以外で利用する場合や要配慮個人情報を取得する場合、または個人情報を第三者に提供する場合には、本人の同意が必要です。
同意取得の具体的な方法として、独立した同意ボタンの設置や、利用規約とプライバシーポリシーを分ける方法がおすすめです。同意取得により、ユーザーのプライバシーに対する安心感が高まり、信頼関係を築けるでしょう。
プライバシーポリシーの同意をフォームで求める目的
プライバシーポリシーの同意をフォームで求める目的は、主に次の2つです。
- 個人情報保護法に則るため
- 個人情報の取り扱い方針を示し、ユーザーの理解を得るため
それぞれ解説します。
個人情報保護法に則るため
1つ目の目的は、個人情報保護法に則るためです。
個人情報保護法は、個人情報を取り扱う際の基本的なルールを定めた法律です。この法律に基づき、個人情報を収集する際には、その利用目的を本人に伝えるか公表しなければなりません。
プライバシーポリシーにこれを明記し同意を得ることで、法律を遵守した正しい個人情報の取り扱いが可能となります。また、これにより、企業は法的リスクを回避できるでしょう。
個人情報の取り扱い方針を示し、ユーザーの理解を得るため
2つ目の目的は、個人情報の取り扱い方針を示し、ユーザーの理解を得るためです。
個人情報の取り扱い方針を示すことで、ユーザーはどのように情報が収集・使用されるかを理解し、安心してサービスを利用できます。
これにより、企業はユーザーからの信頼を獲得し、長期的な関係を築けます。透明性のある情報提供は、ユーザーの不安を軽減し、サービス利用の促進にも効果的です。
プライバシーポリシーの同意が必要な場面
プライバシーポリシーの同意が必要な場面は、主に次の3つです。
- 本来の目的以外で個人情報を利用
- 要配慮個人情報を取得
- 個人情報を第三者に提供
それぞれ解説します。
本来の目的以外で個人情報を利用
1つ目の場面は、本来の目的以外で個人情報を利用する場合です。
ユーザーから収集した個人情報を、当初伝えた目的以外で使用する場合、プライバシーポリシーへの同意が必要です。
たとえば、サービス提供のために収集した情報を使って、新しい商品やサービスの案内を送信する場合、事前にユーザーの同意を得る必要があります。これにより、ユーザーは情報の使用範囲を把握し、企業に対する信頼を維持できます。
要配慮個人情報を取得
2つ目の場面は、要配慮個人情報を取得する場合です。
要配慮個人情報とは、差別や偏見、不利益が生じる可能性が高い情報のことです。具体的には、人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴などが含まれます。
要配慮個人情報を取得する際には、ユーザーの同意が必要です。これにより、ユーザーは自身のセンシティブな情報がどのように扱われるかを理解し、安心して情報を提供できます。
個人情報を第三者に提供
3つ目の場面は、個人情報を第三者に提供する場合です。
取得した個人情報を第三者に提供する場合も、ユーザーの同意が必要です。たとえば、グループ企業間での情報共有や、マーケティング目的での他社とのデータ交換などです。
ユーザーは自身の情報がどのように共有されるかを事前に把握し、同意を行うことで、個人情報の安全な取り扱いが確保されます。また、同意を得ることで、企業は法的リスクを回避し、ユーザーの信頼維持にも効果的です。
プライバシーポリシーの同意チェックボックスで同意を得る方法3選
プライバシーポリシーの同意チェックボックスで同意を得る方法は、主に次の3つです。
- 独立した同意ボタンで同意
- みなし同意
- 利用規約とプライバシーポリシーを同時に同意
それぞれ解説します。
独立した同意ボタンで同意
1つ目は、独立した同意ボタンで同意を得る方法です。
独立した同意ボタンを設ける方法では、フォームの送信ボタンの直前にプライバシーポリシーの全文を表示し、ユーザーにその内容を確認してもらいます。確認後、同意ボタンにチェックを入れないとフォームを送信できないように設定しましょう。
この手法は、ユーザーが確実にプライバシーポリシーを読んだうえで同意したことを保証するため、特に重要な個人情報を取り扱う際に適しています。
みなし同意
2つ目は、みなし同意を得る方法です。
みなし同意は、利用規約の中にプライバシーポリシーへの同意を含める形で実施される方法です。具体的には、「利用規約に同意することで、プライバシーポリシーにも同意したものとみなす」のような文言を記載します。
この方法により、ユーザーが利用規約に同意した時点で自動的にプライバシーポリシーにも同意したと解釈されます。ユーザーの手間を減らし、離脱を防ぐ効果がありますが、プライバシーポリシーに対する同意が得られにくくなる欠点もあるため、注意が必要です。
利用規約とプライバシーポリシーを同時に同意
3つ目は、利用規約とプライバシーポリシーを同時に同意してもらう方法です。
利用規約とプライバシーポリシーを同時に同意は、両方の文書を一緒に表示し、同意ボタンを1つにまとめる方法です。ユーザーは1つのチェックボックスにチェックを入れることで、両方の文書に同意したことになります。
この方法は、ユーザーの負担を軽減し、手続きの簡便化を図れます。一方で、利用規約とプライバシーポリシーの内容が混同される可能性があるため、それぞれの同意確認を個別に表示することが望ましい場合もあるため注意が必要です。
利用規約とプライバシーポリシーを分ける3つの理由
利用規約とプライバシーポリシーを分ける理由は、主に次の3つです。
- 規約変更が難しいため
- 個人情報保護法の同意要件を満たさない可能性があるため
- 海外の法律（GDPR）では認められていないため
それぞれ解説します。
規約変更が難しいため
1つ目の理由は、規約変更が難しいためです。
利用規約とプライバシーポリシーを組み合わせて同意を得ると、どちらかを変更する際に、ユーザーから再度個別の同意を得る必要が生じます。
特に、プライバシーポリシーの同意は法的な要件が厳しいため、これを利用規約と一緒にしてしまうと、規約変更の柔軟性が損なわれる可能性があります。結果として、ビジネスの運営に支障をきたすリスクが高まるため、注意が必要です。
個人情報保護法の同意要件を満たさない可能性があるため
2つ目の理由は、個人情報保護法の同意要件を満たさない可能性があるためです。
利用規約とプライバシーポリシーの同意は、性質上異なるものです。同一のチェックボックスで一括して同意を得ると、個人情報保護法が求める同意を得たとは見なされない場合があります。
法的な問題が発生する可能性があるため、プライバシーポリシーを分けて正しい同意を取得することが必要です。
海外の法律（GDPR）では認められていないため
3つ目の理由は、海外の法律（GDPR）では認められていないためです。
GDPRでは、プライバシーポリシーと他の文書を区別し、ユーザーが理解しやすい形で同意を得ることが求められています。利用規約とプライバシーポリシーを一緒にして同意を得る方法は、GDPRの要件を満たしません。
特に、国際的に事業を展開する企業にとっては、GDPRに準拠することが重要です。そのためには、利用規約とプライバシーポリシーを分けて同意を取得する必要があります。
プライバシーポリシーの同意チェックボックスをフォームで用意する方法
プライバシーポリシーの同意チェックボックスをフォームで用意する際には、次の2つの方法が存在します。
- コード入力で作成する
- フォーム作成ツールを活用する
それぞれ解説します。
コード入力で作成する
1つ目は、コード入力で作成する方法です。
プライバシーポリシーの同意チェックボックスを手動で作成する方法は、HTMLとJavaScriptを使用して実装します。
HTMLでチェックボックスとフォームの要素を作成し、JavaScriptでユーザーがチェックを入れないとフォームを送信できないように設定できます。この方法は、Webサイトのデザインや機能を細かくカスタマイズできるため、特定のニーズに合わせた実装が可能です。
フォーム作成ツールを活用する
2つ目の方法は、フォーム作成ツールを活用する方法です。
コードを書く時間やスキルがない場合、フォーム作成ツールを活用する方法があります。これらのツールは、簡単にプライバシーポリシーの同意チェックボックスを追加できる機能を提供しています。
複雑なコーディングを必要とせず、直感的にフォームを作成可能です。特に、フォーム作成ツールはユーザーの手間を省き、素早くフォームを公開できるため、時間と労力を節約できます。
プライバシーポリシーの同意ボタン作成の4つのポイント
プライバシーポリシーの同意ボタン作成を作成する際には、次の4つのポイントを把握しておきましょう。
- 個人情報を明確に定義
- 利用目的を記載
- 利用規約と分割
- 開示請求などへの対応方法を記載
それぞれ解説します。
個人情報を明確に定義
1つ目のポイントは、個人情報を明確に定義することです。
プライバシーポリシーの同意ボタンを作成する際、まずは個人情報を明確に定義することが重要です。ユーザーがどのような情報を提供するのかを正確に理解できるように、収集されるデータの種類や範囲を具体的に記載しましょう。
これにより、ユーザーは自身の個人情報がどのように扱われるかを把握しやすくなり、安心して同意を与えられます。具体例としては、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど、具体的な情報項目をリストアップすることが挙げられます。
利用目的を記載
2つ目のポイントは、利用目的を記載することです。
収集した個人情報の利用目的を記載することも必要です。情報がどのような目的で使用されるのかを具体的に示すことで、ユーザーは情報がどのように使われるかを理解しやすくなります。
例えば、商品の配送やサービス提供のため、カスタマーサポートの向上、マーケティング活動など、具体的な利用シーンを示すことが望ましいです。また、将来的な利用も考慮し、必要に応じて詳細に記載することをおすすめします。
利用規約と分割
3つ目のポイントは、利用規約と分割することです。
プライバシーポリシーと利用規約を分割して記載することも重要なポイントです。これにより、ユーザーはそれぞれの内容を正しく理解できます。
プライバシーポリシーは個人情報の取り扱いに関する方針を示すものであり、利用規約はサービスの利用に関するルールを定めたものです。同じ画面で一緒に同意を求めず別々の項目として扱うことで、ユーザーにとって分かりやすく、法的にも問題ない同意を得られます。
開示請求などへの対応方法を記載
4つ目のポイントは、>開示請求などへの対応方法を記載することです。
個人情報の開示請求や訂正、利用停止などへの対応方法を記載することが必要です。ユーザーは自分の情報がどのように管理され、必要に応じてどのように対応されるかを知る権利があります。
具体的な手続きや連絡先を示すことで、ユーザーは安心して情報を提供できます。また、対応方法を記載することで、企業の透明性が高まり、ユーザーの信頼を得られるでしょう。
プライバシーポリシーの同意ならフォーム作成ツール「formrun」がおすすめ！
formrunにはフォームの作成に活用できる以下の特徴があります。formrunを利用するメリットは下記の3点です。
- テンプレートが豊富
- HTML・CSSでのカスタマイズにも対応
- 高いセキュリティ
テンプレートが豊富
formrunは、テンプレートが豊富なのが特徴です。120種類以上のテンプレートが揃っているため、幅広い業種や用途に合わせたフォームに対応できます。
▼formrunのテンプレート一覧はこちらからご確認ください
HTML・CSSでのカスタマイズにも対応
エンジニアやデザイナー向けに、HTMLやCSSを用いた自由なフォーム作成が可能です。バックエンド機能と高いセキュリティを備え、効率的なフォーム作成をサポートします。また、特定の要件や仕様に応じた柔軟なフォームを作成できる点も魅力です。
高いセキュリティ
セキュリティが高いのもformrunの魅力のポイントです。「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/ TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制など対策がとられています。
フォームを活用する際は、名前や住所、メールアドレスなど重要な個人情報を取り扱います。ユーザーに安心してフォームを利用してもらうためにも、フォームのセキュリティは必須です。
▼formrunのセキュリティの詳細はこちらをご確認ください
プライバシーポリシーの同意をフォームに設置して、信頼を高めよう
本記事では、プライバシーポリシーの同意をフォームに設置する必要性、目的、必要な場面、作成時のポイントを解説しました。
プライバシーポリシーの同意は、ユーザーの個人情報を正しく取り扱うために重要です。ユーザーの信頼を高め、安心してサービスを利用してもらえます。ただし、同意の取得方法やポリシーの記載内容は、慎重に検討する必要があります。
プライバシーポリシーの同意をフォームを作成したい場合には、フォーム作成ツールを使用するのがおすすめです。本記事では、フォーム作成ツール「formrun」も詳しく紹介しました。
プログラミングの知識がなくても、簡単にフォームを作成でき、多彩なテンプレートからテーマに合わせて選べるのはformrunの大きな魅力です。集計がリアルタイムで行えるほか、入力補助機能もつけられるため、フォーム作成に最適です。
条件分岐項目をつけられるため、回答数はそのままで回答者にあった質問に答えてもらえます。有料プランは14日間の無料トライアルがあり、まずは無料期間を利用して試してみることをおすすめします。
formrunを詳しく知りたい方は、こちらのページをご覧ください。
formrunやフォーム作成や顧客管理に関する情報を発信しております。
EFO（エントリーフォーム最適化）や問い合わせ対応など、
フォームに関するお悩みを解決します。
