Googleフォームの回答をメールで通知する3つの方法を基本的な設定から、応用編まで以下の内容でお困りの方向けに詳しく解説します。
- 基本的なメール通知の設定方法が知りたい
- 指定のメールアドレス、複数のメールアドレスにメール通知したい
- 通知メールの件名をカスタマイズしたい
本記事では、フォーム作成者本人がメール通知を受け取る方法と、GAS（Google Apps Script）を使いメールの通知先や件名をカスタマイズして送る方法を解説します。合わせて、Googleフォームの回答者に自動でメール通知する方法も紹介しておりますので是非参考にしてみてください。
【合わせて読みたい記事】
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目次
メール通知する設定方法の選び方
簡単設定が希望の場合
「Googleフォームから作成者にメール通知する方法」で設定しましょう。
Googleフォームの作成者にメール通知が届くようになります。 技術的な知識が不要で、数クリックで設定完了できるため、複雑な手順を避けたい方に最適です。
ただし、Googleフォームの作成者以外へメール通知したり、件名のカスタマイズをすることはできません。
データ管理を兼ねたい場合
「Googleスプレッドシートから作成者にメール通知する方法」がおすすめです。
Googleスプレッドシートの作成者にメール通知が届くようになります。フォームの回答をスプレッドシートに自動で保存し、データ整理をしたい方、Googleスプレッドシートでデータ分析も同時に行いたい方に最適です。
この方法も、Googleスプレッドシートの作成者以外へメール通知したり、件名のカスタマイズをすることはできません。
高度なカスタマイズが必要な場合
「GASを使って応用したメール通知の設定方法」を試してみましょう。
指定のメールアドレスにメールを通知することが可能です。メールアドレスを複数設定することもでき、メール件名を指定するなどカスタマイズしたい方向けです。
Google Apps Script（GAS）と呼ばれる技術を使用するため、プログラミングの知識が一定必要とるため他の方法に比べると手間がかかるのが難点です。
Googleフォームから作成者にメール通知する方法
Googleフォームで回答の入力・送信があった際、フォーム作成者に回答を受け取った旨を通知する設定が可能です。
以下の手順で、回答通知を設定しましょう。
フォーム管理画面の「回答」を選択→画面右(スプレッドシートマークの右横)の「三点リーダー」をクリック
「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をクリックで完了
メールの通知設定を終えると、フォーム作成者のGoogleアカウントにメール通知が届きます。
Googleフォームから届くメールの通知画面は、以下の通りです。
「概要を表示」をクリックすると、管理画面の回答ページに移動します。
Googleフォームの基本的な使い方を知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
>> 【2024年完全版】Googleフォームの使い方を徹底解説｜作り方から作成例まで詳しく紹介
Googleスプレッドシートから作成者にメール通知する方法
Googleフォームから入力された回答内容は、Googleスプレッドシートで管理できます。連携が済んでいない場合は、以下の手順で設定をしましょう。
管理画面の回答でスプレッドシートのアイコンをクリック→メニューバーの「ツール」をクリック→「通知ルール」をクリック
「ユーザーがフォームを送信したとき」と「メール-その都度」を選択→「保存」をクリック
通知のタイミングは1日1回も選べますが、レスポンスの速さを重視するならその都度がおすすめです。
Googleスプレッドシートから届くメールの通知画面は、以下のように表示されます。
過去の入力履歴や回答状況を一覧で確認したいときに便利です。
GASを使って応用したメール通知の設定方法
作成者以外のメンバーにフォーム回答の通知を届けるには、GAS(Google Apps Script)を使います。
GASはGoogleが開発しているプログラミング言語です。Google Appsの拡張や連携に役立ちます。
自動で通知を受け取り、フォーム回答の管理の負担を減らしましょう。
GASはGmail以外でもメール通知を受けられる
Googleフォームを拡張できる「Email Notifications for Google Forms」をインストールすれば、自動返信メールの通知設定が可能です。
Gmail以外のアドレスや、複数のアドレスへの通知を届けられるため、Googleアカウント所有者が代表でフォームを作り、チーム内のメンバーで通知を共有できます。
タブレットやスマートフォンで通知を受信可能なため、営業担当者など社外に出かける機会が多い方も使いやすい仕組みです。
無料プランを使う場合、1日に届けられるメールの上限数は20通までです。
Gmail以外で通知を受け取りたい場合は、まず無料プランから試して有料プランへ移行することをおすすめします。
手順1. Googleフォームの回答通知にチェックを入れる
GASを使い複数人へ回答通知を送るには、以下の手順を踏みましょう。
管理画面の回答のスプレッドシートアイコン右横にある「三点リーダー」をクリック→「新しい回答についてのメール通知を受け取る」にチェック
画面右上(Googleアカウントのアイコン左横)にある「三点リーダー」をクリック→「＜＞スクリプト エディタ」を選択
手順2. スクリプトエディタを開いてコードを書く
スクリプトエディタにコードを書き込みます。
ページを開いたときに書かれているコードは、すべて削除して、以下のGASスクリプトをコピー&ペーストしてください。
------------------------------------------------------------
function sendform(e){
var items = e.response.getItemResponses();
var msg = '';
for (var i = 0; i < items.length; i++) {
var item = items[i];
var q = item.getItem().getTitle();
var a = item.getResponse();
msg += q + ': ' + a + '\n\n';
}
GmailApp.sendEmail('指定メールアドレス', 'メールの件名', msg);
}
------------------------------------------------------------
コードの参照URL：Medium
指定メールアドレス」は任意のアドレス、「メールの件名」は好きなものに書き換えてください。複数アドレスに送りたいときは、メールアドレスを「,（カンマ）」で区切って羅列します。
コードの入力が終わったら、「プロジェクト保存」のアイコンをクリックして、トリガーの設定に移ります。
メールアドレスを指定したい場合
赤字の「指定メールアドレス」は任意のアドレスに書き換えてください。複数アドレスに送りたいときは、メールアドレスを「,（カンマ）」で区切って羅列します。
メールの件名を指定したい場合
「メールの件名」を希望の件名に書き換えてください。
// 例
GmailApp.sendEmail('aaa@gmail.com,bbb@yahoo.co.jp', フォームに回答がありました', msg);コードの入力が終わったら、「プロジェクト保存」のアイコンをクリックして、トリガーの設定に移ります。
手順3. トリガーの設定
画面左の項目一覧から「時計マーク」を選択→右下の青ボタン「+トリガーを追加」をクリック
イベントの種類を選択で「フォーム送信時」を選択→エラー通知設定で「今すぐ通知を受け取る」を選択→画面を下にスクロールして「保存」をクリック
設定したトリガーは一覧になって表示されます。トリガーの設定まで完了させないと、通知は届きませんので注意してください。
以下、途中でエラーが出た場合の対処法です。
| エラー | 対処法 |
|---|---|
| ポップアップブロックについてのエラー | お使いのパソコンからポップアップとリダイレクトを許可してください。 |
| このアプリは確認されていません | エラーページ左下にある「詳細」を選択、「許可」をクリックして承認作業を完了させてください。それでも操作が完了できない場合は、自身のGmailアカウント宛にエラーメールが届いていないか確認し、メール本文から「許可」を完了させてください。 |
更に詳しくスクリプトで自動返信メールを設定したい方はこちらの記事をご覧ください。
>> Googleフォームで自動返信を設定する方法3選｜スクリプトの設定手順も解説
▼ 簡単にメール通知が設定できるフォームにしたい方にはformrunがおすすめです。
Slack、Chat work、LINE WORKS、MicrosoftTeams等のチャットツールに通知したい場合はformrunがおすすめです。無料プランも用意されているため、ぜひ1度お試しください。
formrunとGoogleフォームの違いについて知りたい方はこちら
>> formrunとGoogleフォームの違い
Googleフォームからメール回答通知が来ない時の対処法
Googleフォームからメール回答通知が来ない時に考えられる主な理由は、下記の3つです。
- 登録したメールアドレスを確認する
- メールの受信設定を確認する
- 複数の方法で通知を受けられるようにしておく
それぞれの対処方法を説明します。
登録したメールアドレスを確認する
Googleフォームやスプレッドシートで通知を設定していて回答通知を受け取れない場合は、Googleアカウント(登録したメールアドレス)の確認をしてください。
メールアドレスを登録する際、入力ミスをしている可能性を検討しましょう。
プライベート用やビジネス用など複数のアカウントを所有している場合は、通知を受け取るために、ビジネス用のアカウントを設定しているかチェックしてください。
利用アカウントやアドレスの打ち間違いを修正すれば、回答通知を受け取れます。
メールの受信設定を確認する
Gmail以外で回答通知を受け取ると、通知が迷惑メールに振り分けられる可能性があります。
迷惑メールに分類されないために、Googleフォームからの受信許可をメールサーバー側で設定しておきましょう。
登録アドレスの入力に間違いがない場合は、最も可能性のある原因です。
複数の方法で通知を受けられるようにしておく
GmailとGmail以外の複数アドレスへ回答通知を送信する設定をすると、通知を受け取れないミスを防止できます。
二重に備えておけば、片方にトラブルが起きてももう一方から通知が届く仕組みを作れます。
回答者へGoogleフォーム回答内容をメール通知する方法
回答者へ回答内容を自動返信するには、メールアドレスを収集する設定が必要です。
以下の手順で設定を実施してください。
画面上部の「設定」をクリックします。
「回答」の設定項目を開きます。→メールアドレスを収集するで収集方法を選択します。→回答のコピーを回答者に送信を「常に表示」に変更してください。
回答の編集を許可する を「オン」にすると、回答者が回答送信後に内容修正できる仕様に変更可能です。
フォームのプレビュー画面へ移り、画面を下部へスクロールします。→送信ボタンの上部に「回答のコピーが指定したアドレスにメールで送信されます。」と表示されていれば、設定完了です。
さらに詳しくメールアドレスを収集する方法を知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
>> Googleフォームでメールアドレスを回答者から収集する方法は？ログイン必須・不要のケースを徹底解説
Googleフォームへの回答者に自動返信メールを送る設定は管理画面から簡単にできます。ただ、メール内容や件名などカスタマイズは基本設定からはできない点は注意が必要です。formrun（フォームラン）であれば、回答者に自動返信メールを送れて、メール内容のカスタマイズも簡単に設定できるため、1度試してみることをおすすめします。
formrun（フォームラン）ならチームのメール通知設定も簡単
Googleフォームを使ったメール通知設定は、作成した各フォームで設定する必要があります。
チーム体制でお問い合わせ対応をしている場合は、メンバーが入れ替わるごとにコードを書き換えなければいけません。
フォーム管理をもっと簡単にしたいと考えている方におすすめしたいのが、弊社が提供しているメールフォーム作成ツール「formrun」です。
操作性の高さと無料で使えるお手頃さが魅力で、通知を受け取るメンバーの追加・削除・権限設定などの操作が可能です。
Slack通知やChatwork通知などのチャットツールと連携すれば、情報共有やコミュニケーションを手間なく取り合えます。
「formrun」を活用して、簡単で漏れのないフォーム管理を目指してください。
まとめ
Googleフォームの回答をメールで通知する方法には、それぞれのニーズやスキルレベルに応じた選択肢があります。
- 簡単設定が希望の場合には、Googleフォームから直接通知を設定する方法が最適です。技術的な知識が不要で、初心者でも簡単に設定できます。
- データ管理を兼ねたい場合には、Googleスプレッドシートを利用する方法がおすすめです。スプレッドシートを使えば、データを整理しながら通知を受け取れるので、効率的です。
- 高度なカスタマイズが必要な場合には、Google Apps Script（GAS）を利用する方法が適しています。特定の条件で通知を送るなど、細かい設定が可能です。
これらの方法を理解し、自分の目的に合った方法を選ぶことで、Googleフォームの回答を効率的に管理し、必要な情報を逃さずに把握できます。この記事を参考に、最適なメール通知設定を行いましょう。
Googleフォームのメール通知設定が複雑で難しく感じる場合や、SlackやChatworkなどのチャットツールと連携して通知したい場合はformrunがおすすめです。無料プランも用意されているため、ぜひ1度お試しください。
formrunとGoogleフォームの違いについて知りたい方はこちら
>> formrunとGoogleフォームの違い
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