アンケートの注意書きの書き方と個人情報の取り扱い方法を解説【テンプレート付き】

「アンケートフォームの記載する注意書きや個人情報の取り扱いの書き方がわからない」と悩んでいませんか？

アンケートフォームの透明性を確保するためには、注意書きや個人情報の取り扱いを明記する必要があります。しかし、法律に関わる部分があるため、正しい書き方がわからない人もいるでしょう。

本記事では、アンケートフォームの注意事項・個人情報の取り扱いの例文や知っておくべき事項を解説します。

正しい書き方を理解して、回答者が安心して回答できるアンケートフォームを作成しましょう。

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アンケートを取る際の注意書きとは？

アンケートを取る際には、回答者に安心して参加してもらうための注意書きを設けることが重要です。個人情報を収集する際には、以下の3点に注意が必要です。

• 個人情報の明確な使用目的
• 個人を特定しない設問の設定
• 個人情報取り扱いに関する注意書き

個人情報の明確な使用目的

アンケートフォームに個人情報の記載欄を設けるのであれば、アンケートを実施する目的をまずは提示する必要があります。

アンケートの目的を明確にすることは、法律で定められている要件の1つです。アンケートの目的を明確に提示すれば、回答者に対して透明性を確保できます。

個人情報の取り扱いに関して詳しく知りたい方は政府広報オンラインのサイトをご覧ください。
「個人情報保護法」をわかりやすく解説　個人情報の取扱いルールとは？

アンケートの使用目的を記載する例文は、下記を参考にしてみてください。

本アンケートで収集した個人情報は、サービス向上のための分析にのみ使用し、それ以外の目的には使用いたしません。

個人を特定しない設問の設定

アンケート作成の際は、個人を特定しない形式の設問を選ぶことも大切です。

例えば、年齢や性別・地域など、個人の属性を表す情報を収集する際には、特定の個人を識別できない形で情報を収集するといいでしょう。

個人を特定しない設問の設定をする場合には、下記のような例文を記載しておくとユーザーが安心して回答できます。

このアンケートでは、個人を特定するための情報を収集しないため、安心してご回答ください。

個人情報取り扱いに関する注意書き

アンケートの冒頭には、個人情報の取り扱いに関する注意書きを明記しましょう。注意書きの記載がされていなければ、ユーザーの信頼を獲得できず、離脱率が高くなる可能性があります。

個人情報の取り扱いに関して注意書きを記載する際には、下記のような文章を掲載しておくといいでしょう。

個人情報の適切な取り扱いを徹底し、第三者への提供を行わないものとします。ただし、法令に基づく場合や、お客様の同意がある場合を除きます。

アンケートに記載する注意書き例文について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
>> アンケートの調査結果と個人情報は目的以外に使用しませんと記載する場合の例文をご紹介

アンケートでの個人情報取り扱いに関する法的要件

アンケートを実施する際には、個人情報の取り扱いに十分注意しましょう。

アンケートフォームを作成する際には、以下のポイントをアンケート用紙や導入ページ、フォームに明記する必要があります。

上記の項目に沿って個人情報取り扱いに関する説明を作成し、アンケートの透明性を確保しましょう。

また、アンケートフォームを作成後しばらく時間が経過した場合は、「個人情報の保護に関する法律」の内容を再確認する必要があります。

法律の内容は改正される可能性があるため、現時点の法的要件を満たしているか確認したい場合は、個人情報の取り扱いに関する法律の内容と適宜照らし合わせましょう。

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フォームは、名前や住所、メールアドレスなど重要な個人情報を取り扱います。ユーザーに安心してフォームを利用してもらうためにも、フォームのセキュリティはとても重要です。

アンケートの注意事項と使用目的の例文

アンケートを作成する際には、回答者に対して適切な注意事項を伝えることが重要です。ここでは、6つのパターンにわけてアンケートの注意事項と使用目的の例文を紹介します。

• アンケートの目的
• 回答の任意性
• 回答の匿名性
• お問い合わせ先
• 結果の利用方法

アンケートの目的

アンケートを実施する目的は、はじめに記載をする必要があります。 なぜこのアンケートが実施されているのかは、ユーザーが気になるポイントの1つです。

「協力しよう」と思ってもらえる文章を掲載するのもポイントです。アンケートを実施する目的をユーザーに伝える例文は、以下を参考にしてみてください。

このアンケートは、当社のサービス向上を目的として実施しています。皆様からいただいたご意見やご回答は、サービスの改善や新たな施策の参考にさせていただきます。

回答の任意性

アンケートフォームへの回答が任意であることを事前に伝えるのもポイントです。アンケートフォームへの回答は強制であると感じると、ユーザーが不信感を覚える可能性があるからです。

また、回答が任意であることを伝えることで、個人情報やセンシティブな情報を無理に回答しなくてもいい安心感を与えられます。

回答の任意性をユーザーに伝える例文は、以下を参考にしてみてください。

アンケートへの回答は任意です。回答しなくても、今後のサービスに影響を与えることはありません。

回答の匿名性

アンケートフォームへの回答が匿名でできることを伝えると、回答者にプライバシーが守られる安心感を与えられます。

個人的な情報を記載する必要がないとユーザーが理解できることで、回答率の向上が可能です。匿名で実施するアンケートには、個人情報の取り扱いに関連する法的リスクが軽減されるメリットもあります。

回答の匿名性をユーザーに伝える例文は、以下を参考にしてみてください。

このアンケートは匿名で実施しています。回答者の個人情報が特定されることはありません。

お問い合わせ先

信頼性の高いアンケートフォームを作成するには、問い合わせ先を記載しておくのもポイントです。

アンケートフォームに問い合わせ先を記載しておくことで、フォームに不具合が生じている場合でも、迅速に気付けるメリットがあります。

アンケートの問い合わせ先をユーザーに伝える例文は、以下を参考にしてみてください。

アンケートに関するご質問やご不明点がある場合は、下記の連絡先までお問い合わせください。

メール: example@example.com

結果の利用方法

自分の回答が何に役立つのかを理解できると、ユーザーのアンケートへの回答意欲が向上します。 アンケートを実施する目的を記載すれば、ユーザーとの信頼関係を築けるのもメリットです。

好感度の高いアンケートフォームを作成すると、今後のアンケートにも協力してもらいやすくなります。アンケート結果の利用方法をユーザーに伝える例文は、以下を参考にしてみてください。

アンケート結果は統計的に集計し、個別の回答内容を特定することはありません。結果をもとにサービスの改善に役立てます。

アンケートで「目的以外に使用しません」を表記する例文

アンケートでの「目的以外に使用しません」の表記は、企業やサービスの信頼性を高められます。 企業やサービスの信頼性を高めることは、回答者に安心感を与えるために重要です。

ここでは、アンケートで「目的以外に使用しません」を表記する例文をシンプルなものから厳格なトーンまで、以下に4つ紹介します。

アンケートの透明性と信頼性を効果的に伝えるためには、アンケートを実施する目的や利用場面に応じて使い分ける必要があります。

フォーマルなトーンを保ち、実施する目的とその他の用途には使わないことを明確に伝えたいのであれば、1や2の例文がおすすめです。

アンケートを実施する目的を具体的に伝えるだけでなく、柔らかい印象を同時に与えたい場合には、3や4の例文を活用するといいでしょう。

アンケートでの個人情報取得に関する3つの義務

少しでも個人情報を収集する場合、アンケート調査であっても「個人情報取扱事業者」として、以下の3つの義務を守らなければなりません。

• 問い合わせ窓口の設置義務
  個人情報に関する苦情や質問に対応するための窓口を設置し、連絡先を明示することが求められます。
• 利用目的の具体的な明示
  個人情報を取得する理由を明確にし、その使用目的をアンケート内で具体的に示す必要があります。
• 第三者提供時の本人同意取得
  個人情報を第三者に提供する際には、必ず事前に本人の同意を得ることが必須です。

上記の義務を守るためにも、アンケートフォームの注意書きや個人情報の取り扱いは、正しく丁寧に記載しましょう。

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フォームランのセキュリティ対策が詳しく知りたい方は、こちらのページをご覧ください。
>>フォームランのセキュリティ対策とは？

個人情報の取り扱いに気をつけてアンケートフォームを作成しよう

アンケートを作成する際には、個人情報の取り扱いを慎重に行うことが重要です。収集した情報の使用目的を明確にし、回答者の匿名性や個人情報保護に関する法律を遵守しましょう。

回答者の信頼を得るためには、個人情報の取り扱いに関する具体的な文章を記載し注意点を押さえたアンケートフォームを作成する必要があります。

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formlab編集部

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