「アンケートフォームを作成しているけれど、注意書きや個人情報の取り扱いに関してはどのように記載をしたらいいのだろう？」と迷ったことがある方も多いのではないでしょうか？
本記事では、アンケートフォームに記載するべき注意事項や、個人情報の取り扱いに関する記載方法を紹介しています。
また、プログラミングスキルがなくてもアンケートフォームの作成が可能な「formrun」の特徴も解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
- アンケートの自動集計が可能なフォーム作成ツール
- 自動返信メールでサンクスメールや回答内容のメールを送れる
- マトリクス形式の回答が可能
- 条件分岐で回答数を変えないまま回答者に合った質問を出し分けることが可能
- アンケートの共有や埋め込みが簡単
- 無料プランは永久で利用可能で、有料プランも無料でトライアルから始められる
有料プランが終了しても自動で請求が始まることはないので安心して利用してみてください。
ビジネス用フォーム作成ツール「formrun」では、複数人でデザイン性の高いフォームを管理できます。クリック操作で手軽にフォームの作成ができ、回答の集計も簡単です。
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目次
アンケートを取る際の注意書きとは？
アンケートを取る際には、回答者に安心して参加してもらうための注意書きを設けることが重要です。個人情報を収集する際には、以下の3点に注意が必要です。
- 個人情報の明確な使用目的
- 個人を特定しない設問の設定
- 注意書きの記載
個人情報の明確な使用目的
アンケートフォームに個人情報の記載欄を設けるのであれば、アンケートを実施する目的をまずは提示する必要があります。
アンケートの目的を明確にすることは、法律で定められている要件の1つです。アンケートの目的を明確に提示すれば、回答者に対して透明性を確保できます。
個人情報の取り扱いに関して詳しく知りたい方は政府広報オンラインのサイトをご覧ください。
「個人情報保護法」をわかりやすく解説 個人情報の取扱いルールとは？
アンケートの使用目的を記載する例文は、下記を参考にしてみてください。
「本アンケートで収集した個人情報は、サービス向上のための分析にのみ使用し、それ以外の目的には使用いたしません。」
個人を特定しない設問の設定
アンケート作成の際に、個人を特定しない形式の設問を選ぶことも大切です。例えば、年齢や性別・地域などのデモグラフィック情報を収集する際には、特定の個人を識別できない形で情報を収集するといいでしょう。
個人を特定しない設問の設定をする場合には、下記のような例文を記載しておくとユーザーが安心して回答できます。
「このアンケートでは、個人を特定するための情報を収集しないため、安心してご回答ください。」
注意書きの記載
アンケートの冒頭には、個人情報の取り扱いに関する注意書きを明確に記載しましょう。注意書きの記載がされていなければ、ユーザーの信頼を獲得できず、離脱率が高くなる可能性があります。
個人情報の取り扱いに関して注意書きを記載する際には、下記のような文章を掲載しておくといいでしょう。
「個人情報の適切な取り扱いを徹底し、第三者への提供を行わないものとします。ただし、法令に基づく場合や、お客様の同意がある場合を除きます。」
アンケートに記載する注意書き例文について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
>> アンケートの調査結果と個人情報は目的以外に使用しませんと記載する場合の例文をご紹介
アンケートでの個人情報取り扱いに関する法的要件
アンケートを実施する際には、個人情報の取り扱いに十分注意しましょう。アンケートフォームを作成する際には、以下のポイントをアンケート用紙や導入ページ、フォームに明記する必要があります。
- 利用目的の明示：収集する個人情報の目的を具体的に説明します。アンケートの結果をサービス改善や研究に活用する場合、その旨を明記しましょう。
- 問い合わせ窓口の提示： 個人情報に関する問い合わせ先を明記し、質問や不安があれば連絡が可能です。
- 透明性と具体性：個人情報の取り扱いに関する情報は、わかりやすく、具体的に記載します。これにより、回答者が安心してアンケートへの回答が可能です。
- 法律の遵守：個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）に基づいた取り扱いを行います。最新の法律内容を確認し、適切な対策を講じることが大切です。
アンケートの個人情報取り扱いに関する説明を作成し、透明性を確保しましょう。アンケートを作成する際には、個人情報の取り扱いに関する法律内容を確認し、必要な情報の記載が重要です。
個人情報の取り扱いについて
「個人情報の保護に関する法律」については、法律の内容を再確認する必要があります。アンケートフォームを作成する際には、自身でしっかり理解してからの利用をおすすめします。
個人情報の取り扱いには自己責任がともなうため、法律に基づいた適切な対応を心がけましょう。
また、セキュリティが心配ならformrun（フォームラン）がおすすめです。「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/ TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制などさまざまな対策がとられています。
フォームは、名前や住所、メールアドレスなど重要な個人情報を取り扱います。ユーザーに安心してフォームを利用してもらうためにも、フォームのセキュリティはとても重要です。
アンケートの注意事項と使用目的の例文
アンケートを作成する際には、回答者に対して適切な注意事項を伝えることが重要です。ここでは、6つのパターンにわけてアンケートの注意事項と使用目的の例文を紹介します。
- アンケートの目的
- 回答の任意性
- 回答の匿名性
- お問い合わせ先
- 結果の利用方法
アンケートの目的
アンケートを実施する目的は、はじめに記載をする必要があります。なぜこのアンケートが実施されているのかは、ユーザーが気になるポイントの1つです。
「協力しよう！」と思ってもらえる文章を掲載するのもポイントです。アンケートを実施する目的をユーザーに伝える例文は、以下を参考にしてみてください。
「このアンケートは、当社のサービス向上を目的として実施しています。皆様からいただいたご意見やご回答は、サービスの改善や新たな施策の参考にさせていただきます。」
回答の任意性
アンケートフォームへの回答が任意であることを事前に伝えるのもポイントです。アンケートフォームへの回答は強制であると感じると、ユーザーが不信感を覚える可能性があるからです。
また、回答が任意であることを伝えることで、個人情報やセンシティブな情報を無理に回答しなくてもいい安心感を与えられます。
回答の任意性をユーザーに伝える例文は、以下を参考にしてみてください。
「アンケートへの回答は任意です。回答しなくても、今後のサービスに影響を与えることはありません。」
回答の匿名性
アンケートフォームへの回答が匿名でできることを伝えると、回答者にプライバシーが守られる安心感を与えられます。
個人的な情報を記載する必要がないとユーザーが理解できることで、回答率の向上が可能です。匿名で実施するアンケートには、個人情報の取り扱いに関連する法的リスクが軽減されるメリットもあります。
回答の匿名性をユーザーに伝える例文は、以下を参考にしてみてください。
「このアンケートは匿名で実施しています。回答者の個人情報が特定されることはありません。」
お問い合わせ先
信頼性の高いアンケートフォームを作成するには、問い合わせ先を記載しておくのもポイントです。
アンケートフォームに問い合わせ先を記載しておくことで、フォームに不具合が生じている場合でも、迅速に気付けるメリットがあります。
アンケートの問い合わせ先をユーザーに伝える例文は、以下を参考にしてみてください。
「アンケートに関するご質問やご不明点がある場合は、下記の連絡先までお問い合わせください。メール: example@example.com」
結果の利用方法
自分の回答が何に役立つのかを理解できると、ユーザーのアンケートへの回答意欲が向上します。アンケートを実施する目的を記載すれば、ユーザーとの信頼関係を築けるのもメリットです。
好感度の高いアンケートフォームを作成すると、今後のアンケートにも協力してもらいやすくなります。アンケート結果の利用方法をユーザーに伝える例文は、以下を参考にしてみてください。
「アンケート結果は統計的に集計し、個別の回答内容を特定することはありません。結果をもとにサービスの改善に役立てます。」
アンケートで「目的以外に使用しません」を表記する例文
アンケートでの「目的以外に使用しません」の表記は、企業やサービスの信頼性を高められます。企業やサービスの信頼性を高めることは、回答者に安心感を与えるために重要です。
ここでは、アンケートで「目的以外に使用しません」を表記する例文をシンプルなものから厳格なトーンまで、以下に4つ紹介します。
- 本アンケートで収集したデータは、記載された目的以外には使用いたしません。
- ご提供いただいた情報は、アンケートの目的達成のためのみに使用し、その他の用途には利用しません。
- 本アンケートで得た情報は、指定された目的以外での使用はいたしませんので、ご安心ください。
- アンケートの結果は、目的の範囲内でのみ利用し、それ以外の目的で使用することはありません。
アンケートの透明性と信頼性を効果的に伝えるためには、アンケートを実施する目的や利用場面に応じて使い分ける必要があります。
フォーマルなトーンを保ち、実施する目的とその他の用途には使わないことを明確に伝えたいのであれば、1や2の例文がおすすめです。
アンケートを実施する目的を具体的に伝えるだけでなく、柔らかい印象を同時に与えたい場合には、3や4の例文を活用するといいでしょう。
アンケートでの個人情報取得に関する3つの義務
少しでも個人情報を収集する場合、アンケート調査であっても「個人情報取扱事業者」として、以下の3つの義務を守らなければなりません。
- 問い合わせ窓口の設置義務
個人情報に関する苦情や質問に対応するための窓口を設置し、連絡先を明示することが求められます。 - 利用目的の具体的な明示
個人情報を取得する理由を明確にし、その使用目的をアンケート内で具体的に示す必要があります。 - 第三者提供時の本人同意取得
個人情報を第三者に提供する際には、必ず事前に本人の同意を得ることが必須です。
アンケートフォーム作成ツール「formrun」もおすすめ！
formrunには以下の特徴があります。formrunを利用するメリットは下記の3点です。
- アンケートフォームの作成が無料でできる
- アンケート回答の集計も自動でできる
- 万全のセキュリティ
アンケートフォームの作成が簡単にできる
非エンジニアでもマウスだけの簡単な操作中心でフォームが作成できるため、フォーム利用までに準備期間が短い場合にも役立ちます。
同じフォーム作成ツールのGoogleフォームと比べてもセキュリティ条件が高く、細かい設定まで機能が豊富となっているため、ビジネス利用目的では、formrunのユーザーのうち7割がGoogleフォームから変更しています。
メールアドレスがあれば無料登録可能！無期限で無料プランが利用できるのでformrunでぜひフォームを作成してみてください。
テンプレートはこちらをご覧ください。
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アンケート回答の集計も自動でできる
formrun（フォームラン）では、回答がリアルタイムで集計されているため、いつでも回答結果が確認できます。
自動でデータをグラフ化、自動で回答データを一覧化できるので、簡単な集計・確認作業はformrunで完結します。
また、Googleスプレッドシートと連携したデータ集計や、Excelファイルにエクスポートも可能なので、より複雑な集計作業も可能です。
これまでアンケート回答状況の報告に集計の手間がかかっていた方は、ぜひformrunでアンケートフォームを作成し、集計作業まで効率化してみてください。
万全のセキュリティー
セキュリティが高いのもformrun(フォームラン)の魅力のポイントです。「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/ TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制などさまざまな対策がとられています。
フォームは、名前や住所、メールアドレスなど重要な個人情報を取り扱います。ユーザーに安心してフォームを利用してもらうためにも、フォームのセキュリティはとても重要です。
安全なフォーム運用や個人情報の取り扱いは、顧客からの信用に大きく影響するため、セキュリティーを重視している方にはformrunの利用がおすすめです。
個人情報の取り扱いに気をつけてアンケートを作成しましょう
アンケートを作成する際には、個人情報の取り扱いを慎重に行うことが重要です。収集した情報の使用目的を明確にし、回答者の匿名性や個人情報保護に関する法律を遵守しましょう。
回答者の信頼を得るためには、個人情報の取り扱いに関する具体的な文章を記載し注意点を押さえたアンケートフォームを作成する必要があります。
また、記事の中でアンケートフォーム作成ツール「formrun」の特徴を詳しく紹介しています。プログラミングの知識がない方でも、フォームの作成ができ、テーマに合わせて多数のテンプレートの中から選択ができるのもformrunだからこそです。
アンケートの回答の集計が自動でできることや、自動返信メールでサンクスメールや回答内容のメールを送れることも、魅力のポイントです。
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