Googleフォームは、簡単かつ直感的にアンケートフォームが作成できるツールです。オンラインで編集するので、1人はもちろん複数人で共同編集することも可能です。
しかし、簡単にアンケートフォームが作成できるものの、回答ページや編集権限の共有方法がわからない人もいるでしょう。
Googleフォームの回答ページや編集権限は、URLで簡単に共有することが可能です。本記事では、Googleフォームの共有方法にくわえて、共有時の注意点を解説します。
▼ フォームをもっと簡単に共有したい方へ
弊社のフォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」は、フォームのURLやQRコードを自動で発行可能です。
独自ドメインの設定も対応しており、企業やブランドのフォームとして信頼されるフォームとしても運用できます。
サイトの埋め込みコードも生成できるため、配布先や利用シーンに合わせて共有方法を柔軟に選べます。
Googleアカウントがあれば、ワンクリックで今すぐはじめられます。ビジネス用途では、formrun利用者の7割がGoogleフォームから乗り換えています。
フォームの共有方法を詳しく知りたい方は、こちらのページをご覧ください
>>formrunで作成したフォームは簡単に共有・サイトへ埋め込みできます！
Googleフォームとの違いを比較したい方は、こちらのページをご覧ください
>>formrunとGoogleフォームの違いは「便利で豊富な機能」があること！
Googleフォームの回答ページを共有する方法
Googleフォームで作成したフォームを共有するには、Googleフォーム編集画面の右上にあるリンクマークをクリックします。
回答ページのURLが表示されるので、そのままコピーすればチャットアプリやSNSなどで自由に共有できます。また、「URLを短縮」にチェックを入れると、短いURLが発行されるので、共有時の見栄えが良くなります。
また、画面上部の右端にある三点マークの埋め込みコードをクリックすると、Webページの埋め込みコードが表示されます。
共有したいWebページのHTMLに直接コードをコピペすれば、自社サイトやWordPressでGoogleフォームを共有することも可能です。
このように、Googleフォームの回答ページはさまざまな共有方法が用意されています。フォームの活用方法に応じて、適切な共有方法を活用してみてください。
Googleフォームの編集権限を共有する方法
Googleフォームでは、フォーム作成者以外のユーザーに編集権限を共有し、共同編集することが可能です。ここでは、編集権限を設定する具体的な手順を紹介します。
編集画面右上にある「共有」をクリックすると、権限付与の設定画面が表示されます。
編集権限の共有方法は、Gmailアドレスによる招待とURL一般公開の2種類用意されています。
特定のユーザーだけ編集権限を共有したい場合は、そのユーザーのGmailメールアドレスを入力します。
その後、「編集者」にチェックを入れて送信をクリックすれその後、付与したユーザーにGmailで招待メールが送信されます。
編集権限を一般公開する場合は、「一般的なアクセス」の「編集者ビュー」で、「リンクを知っている全員」に変更すると、編集画面のURLを知っている人全員がGoogleフォームを編集できるようになります。
編集権限を共有したユーザーは、編集機能はもちろん、フォームの回答結果も閲覧することが可能です。
Googleフォームを共有する際の注意点
Googleフォームは、簡単な操作で複数人と共同編集できる便利なツールです。
しかし、共有設定を適切に管理しないと、フォーム内容の改ざんやデータ漏洩といったリスクに繋がる可能性もあります。
ここでは、Googleフォームを共有する際に押さえておきたい以下の注意点を紹介します。
- フォームURLと回答URLを別々に管理する必要がある
- 編集者権限はフォーム自体も削除できる
- 編集者権限は回答スプレッドシートもアクセスできる
- URL一般公開すると第三者に編集される可能性がある
共有作業を行う前に、上記の注意点をチェックしておきましょう。
フォームURLと回答URLを別々に管理する必要がある
Googleフォームには、編集用URLとフォーム回答用URLの2種類が存在します。
編集用URLを共有してしまうと、質問の追加や削除、設定変更など、フォーム全体の編集が可能になってしまいます。一方、フォーム回答用URLは、回答者が設問に回答するためだけのURLです。
この2つを混同して共有すると、意図せずフォーム内容が改変されたり、重要な設定が変更されるリスクが発生します。
そのため、共有時には用途に応じて正しいURLを選び、管理を徹底することが不可欠です。
編集者権限はフォーム自体も削除できる
Googleフォームで編集者権限を付与すると、そのユーザーは設問の編集だけでなく、フォーム自体を削除する操作も可能になります。
自分自身はフォームのオーナーであっても、編集権限を付与した人の誤操作や意図的な削除によって、フォームデータが失われるリスクがあります。
そのため、共有範囲を拡大する際には、編集者にどのような権限が与えられているかを十分に理解し、重要なフォームは編集権を付与しない選択肢も検討するといいでしょう。
編集者権限は回答スプレッドシートもアクセスできる
Googleフォームにスプレッドシート連携を設定している場合、編集権限を付与した人は、フォームだけでなく紐付いたスプレッドシートにもアクセス可能です。
スプレッドシートのデータを編集すると、Googleフォームとスプレッドシートがうまく連携出来ない可能性があります。 つまり、個人情報や社外秘情報を収集している場合、情報漏洩のリスクがつきまといます。
したがって、Googleフォームの編集権限は付与するものの、スプレッドシートの回答データは編集されたくない場合は、別途スプレットシートの共有設定を変更する点に注意してください。
URL一般公開すると第三者に編集される可能性がある
Googleフォームの共有設定を「リンクを知っている全員に編集権限を付与」にしていると、URLが漏洩した場合、第三者でもフォームの内容を自由に編集できてしまいます。
フォームの編集URLをSNSやメールで不用意に共有してしまうと、想定外の改ざんリスクが発生します。
そのため、重要なフォームの共有設定は、必ずGmailアドレスにとる招待制に制限し、必要に応じてアクセス権を細かく管理することが求められます。
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Googleフォームでは、フォームURLの共有はできるものの、QRコードを作成するには外部ツールが必要だったり、URLが不規則な文字列で生成されるなど、少々不便さを感じる場合があります。
弊社のフォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」では、フォームが完成したらQRコードを自動で生成できます。そのまま印刷物やポスター、SNSなどに貼り付けて共有できます。
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埋め込みコード生成にも対応しており、自社サイトやWordPressを含むCMSサイトでも共有できます。配色や背景画像、フォントなど、フォームのデザインを自由にカスタマイズできるため、サイトデザインに合わせたフォームを埋め込むことが可能です。
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Googleフォームを共有して業務に活用しよう
Googleフォームで作成したアンケートは、共有すればより有効に活用できるようになります。
共有者には回答の通知が届かないデメリットはありますが、集まった回答を共有して集計できるのは便利なポイントです。
もし「URL共有だけではなく、もっと柔軟にフォームを共有したい」と感じた方には、ノーコードで使える「formrun（フォームラン）」がおすすめです。
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埋め込みフォームはレスポンシブ対応で、配色・レイアウト・ロゴなども自由に設定できるため、自社サイトのデザインに合わせたフォームが埋め込めます。
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