【メール添付ファイル容量の圧縮方法】写真やPDFを簡単に圧縮して送信する方法

formlab編集部
メール配信

「大事な資料をメールで送ろうとしたら、ファイルサイズが大きすぎて送信エラーが出てしまった」
「顧客に送る画像が多すぎて、メールの容量制限に引っかかってしまう」
「メールで大容量ファイルを送るたびに時間がかかってイライラする」

こんな経験、ありませんか？

大きなファイルを添付すると、送信に時間がかかるだけでなく受信者のメールボックスを圧迫し、最悪の場合、送信そのものが失敗することもあります。このような問題に対処するためにファイルの圧縮方法を知っておくことが重要です。本記事では、写真や文書などのファイルをメールで送る際に役立つ圧縮方法および圧縮せずに送る方法について解説します。

▼メールでは送れない大容量ファイルも安心！

「formrun」で最大100MBまで添付可能 一般的なメールでは25MB前後が上限ですが、formrunならその約4倍となる最大100MBのファイルを安全に受け取れます。
PDFや写真、設計データなど、メール添付では扱いにくいファイルもまとめて送信可能。
さらに、SSL/TLS通信やISO 27001取得などセキュリティ対策も万全なので、顧客情報と合わせたファイルのやり取りにも安心です。
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大容量ファイルを送る際の問題点

メールサーバの制限

多くのメールサービスは、添付ファイルのサイズに制限があります。一般的には25MB程度が上限となることが多いです。

受信者の負担

大容量のファイルは受信者のメールボックスを圧迫し、他の重要なメールを受け取れない可能性があります。

送信の失敗

大きすぎるファイルは、送信に時間がかかり、最悪の場合、送信そのものが失敗することがあります。

大容量ファイルを送る際のビジネスマナー

ビジネスシーンにおいて、大容量のファイルをメールで送る場合には、以下の点を考慮するのが理想的です。

事前の確認

送信前に受信者に大容量ファイルを送る予定であることを伝え、許可を得ることが重要です。また、受信者のメールボックスの容量や受け取り可能なファイルサイズを確認しておくと安心です。

ファイルの圧縮

ファイルを送信する前に、可能な限り圧縮してファイルサイズを小さくすることも有効です。これにより、送信時間を短縮し、送信エラーのリスクを減らすことができます。

クラウドサービスの利用

大容量ファイルは、直接メールに添付せずにクラウドサービスにアップロードし、そのリンクを共有するのが一般的です。これにより、受信者のメールボックスを圧迫することなくファイルを受け渡すことができます。

メールフォームの活用

大容量ファイルが添付できるフォームを作成して写真やPDFを送る方法もおすすめです。フォーム作成サービスのformrun（フォームラン）を活用すれば、安定して送信することができ、データは専用サーバーに蓄積されるためメールボックスを圧迫することもありません。

>> 無料＆有料10選！ファイル添付ができるフォーム作成ツールを紹介！

OSの標準機能でファイル圧縮する方法

Windowsの標準機能を使用した圧縮

Windowsには、追加のツールを必要としない圧縮機能が備わっています。

  1. ファイルを選択：圧縮したいファイルまたはフォルダを選びます。
  2. 右クリック：選択したファイルを右クリックします。
  3. 「送る」を選択：右クリックメニューから「送る」を選びます。
  4. 「圧縮 (ZIP 形式) フォルダー」を選択：メニューから「圧縮 (ZIP 形式) フォルダー」を選びます。
  5. 圧縮ファイルの作成：圧縮されたZIPファイルが作成されます。

macOSの標準機能を使用した圧縮

macOSでも、ツールを使わずにファイルを圧縮できます。

  1. ファイルを選択：圧縮したいファイルまたはフォルダを選びます。
  2. 右クリック：選択したファイルを右クリックします。
  3. 「圧縮」を選択：右クリックメニューから「”○○”を圧縮」を選びます。
  4. 圧縮ファイルの作成：圧縮されたZIPファイルが作成されます。

オンラインツールを使用してファイル圧縮する方法

画像ファイルやドキュメントファイルを圧縮するための無料オンラインツールを紹介します。これらのツールは、特別なソフトウェアをインストールせずに利用でき、簡単にファイルを圧縮できます。

写真・画像ファイルの圧縮

iLoveIMG公式サイト

無料のオンラインツールiLoveIMGを使った画像を圧縮する具体的な手順を紹介します。

  1. ウェブサイトにアクセス：iLoveIMGの画像圧縮ページにアクセスします。
  2. 画像をアップロード：ページ中央の「画像を選択」ボタンをクリックし、圧縮したい画像ファイルを選びます。ドラッグアンドドロップでもアップロードできます。
  3. 圧縮を開始：画像がアップロードされたら、「画像を圧縮」ボタンをクリックします。
  4. 圧縮された画像をダウンロード：圧縮が完了すると、ダウンロードリンクが表示されるので、「ダウンロード」ボタンをクリックして圧縮された画像を保存します。

PDFファイルの圧縮

iLovePDF公式サイト

iLovePDFも無料で使えるオンラインツールです。iLovePDFを使ったPDFファイルを圧縮する具体的な手順を紹介します。

  1. ウェブサイトにアクセス：iLovePDFのPDF圧縮ページにアクセスします。
  2. PDFファイルをアップロード：ページ中央の「PDFファイルを選択」ボタンをクリックし、圧縮したいPDFファイルを選びます。ドラッグアンドドロップでもアップロードできます。
  3. 圧縮レベルを選択：
    • 推奨圧縮（中程度の圧縮）：品質と圧縮率のバランスが取れたオプションです。
    • 極限圧縮（高圧縮）：可能な限りファイルサイズを小さくしますが、品質が低下する可能性があります。
    • 低圧縮（低圧縮）：最小限の圧縮で、品質を最大限に保ちます。
  4. 圧縮を開始：圧縮レベルを選択したら、「PDFを圧縮」ボタンをクリックします。
  5. 圧縮されたPDFファイルをダウンロード：圧縮が完了すると、ダウンロードリンクが表示されるので、「ダウンロード」ボタンをクリックして圧縮されたPDFファイルを保存します。

大容量ファイルを圧縮せずに送る方法

無料で使えるサービス

クラウドサービスやファイル共有サービスを利用することで、大容量ファイルを圧縮せずに送ることができます。以下は、無料で使えるサービスです。

  • Google Drive
    ファイルをGoogle Driveにアップロードし、共有リンクをメールで送信します。
  • Dropbox
    Dropboxにファイルを保存し、共有リンクを送信します。
  • WeTransfer
    無料で2GBまでのファイルを送信できるサービスです。ファイルをアップロードし、受信者のメールアドレスを入力するだけで送信できます。
  • Send Anywhere
    ファイルを一時的に保存し、リンクを生成して共有するサービスです。7日間有効なリンクを使ってファイルを送信できます。

有料で使えるサービス

セキュリティが重要な場合、有料のファイル共有サービスを利用することをお勧めします。以下は、セキュアな有料サービスです。

  • Dropbox Business
    高度なセキュリティ機能を備えたファイル共有サービスです。エンタープライズグレードの暗号化と高度な管理機能を提供します。
  • OneDrive for Business
    Microsoftのクラウドストレージサービスで、高度なセキュリティと統合管理機能を提供します。
  • Tresorit
    エンドツーエンドの暗号化を提供するクラウドストレージサービスで、セキュリティ重視のユーザーに最適です。

大容量ファイルが送れるセキュリティ対策されたフォームならformrun

formrunなら、最大100MBのファイルを安全に送受信できるフォームをノーコードで簡単に作成できます。

一般的なメールの制限（約25MB）を大きく超えるため、写真やPDF、契約書データなども安心して送付可能です。
また、ISO 27001（ISMS）取得・SSL/TLS通信対応など、セキュリティ対策も万全。顧客情報や重要データを安全に管理できます。
さらに、送信されたファイルや情報は専用サーバーで一元管理できるため、メールボックスの容量を圧迫する心配もありません。

無料プランから利用できるので、まずは一度お試しください。

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まとめ

メールでのファイル送信は、日常的なやり取りに欠かせない業務の一部です。

しかし、添付ファイルのサイズが大きすぎると送信エラーが発生したり、受信者のメールボックスを圧迫したりと、業務の効率を下げる原因になりかねません。特に社外とのやり取りでは「相手が受け取れなかった」「セキュリティ的に不安がある」といったトラブルが信頼低下にもつながります。

こうしたリスクを避けるために、ファイルを圧縮して送信する、クラウドサービスを利用するなどの工夫は欠かせません。ただし「毎回圧縮やアップロードの手間がかかる」「社内外で安全に一元管理したい」と感じる方も多いでしょう。
その場合は、大容量ファイルをセキュアにやり取りできる仕組みを導入するのがおすすめです。

弊社が提供するformrun（フォームラン）なら、最大100MBまでのファイルをフォーム経由で受け取り可能。さらに、回答内容や添付ファイルは専用サーバーに保存されるため、受信者のメールボックスを圧迫することもなく、セキュリティ面でも安心です。加えて、ISO 27001（ISMS）取得やSSL/TLS対応など、ビジネス利用に必要なセキュリティ要件も完備。問い合わせ管理機能と組み合わせれば「ファイルの送受信」と「顧客対応」を一元化でき、業務効率も大幅に改善します。

「圧縮やクラウドのリンク共有に頼らず、もっとスマートにファイルをやり取りしたい」「セキュアに顧客データや資料を受け取りたい」
 そう感じる方は、ぜひ一度formrunを試してみてください。無料プランからすぐに始められるので、日々の業務の中で違いを実感していただけます。

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