Microsoft Formsを活用すれば、アンケートやイベントのスケジュール管理の業務効率化が図れることは知っていても、フォームは複数人で管理できるのか？編集は共同でできるのか？など疑問がある方もいるのではないでしょうか。
本記事では、Microsoft Formsの所有者(管理者)の追加ができるのか？などMicrosoft Formsに関する気になる疑問を解説しています。
また、近年ビジネス利用の7割が移行をしている「formrun（フォームラン）」の特徴も記事の中で解説しています。
formrunとMicrosoft Formsの大きな違いは、複数の人で共同してお問い合わせやメールの対応が可能な点です。
また、テンプレートは120種類と豊富で、セキュリティ対策も徹底されています。
formrunとMicrosoft Formsの違いは、下記のサイトで詳しく解説されているので、ご参照ください。
>> formrunとMicrosoft Formsの違い
どのようなフォームでも30秒あれば作れてしまうformrunの詳しい内容は、公式サイトをご参照ください。
>> formrunのサービス詳細はこちら
目次
Microsoft Formsの所有者(管理者)の権限を付与(編集)できる？
Microsoft Formsの所有者(管理者)の権限付与(編集)は基本的にはできません。ただ所有者ではなくても、編集権限を付与してもらっていれば、フォームの編集を行うことは可能です。
個人で作成しているフォームで作成を行っていても、編集権限が与えられていれば回答を集計したり、アンケートのデータを閲覧しグラフや表に変換できます。
Microsoft Formsの所有者(管理者)を確認する方法
Microsoft Formsの所有者(管理者)の権限付与(編集)は基本的にはできませんが、誰がフォームの所有者になっているのか確認が必要なこともあるでしょう。
その場合は、下記の方法で所有者の確認が可能です。まず、Microsofのアカウントを使用して、Office 365 管理センターにログインをします。
[ユーザー] > [アクティブなユーザー] の順に クリックして選択をし、ユーザー一覧の上にあるメニューの […] を選択、[Filter] をクリックして選択します。 [全体管理者] を選択すると、画面が管理者ユーザー一覧で表示されるので、そこから確認が可能です。詳しい内容は、下記のサイトをご参照ください。
管理者情報｜Microsoft Learn
Microsoft Forms共同作業者の追加方法
Microsoft Formsでは、所有者の追加や編集はできませんが共同で作業は可能です。フォームを共同で作業する場合、作業者を追加する必要があります。
その手順は、まずMicrosoft Formsにアクセスし、引き継ぎたいフォームを選択します。共同さ作業を進めたいフォームを選んだら「共有」をクリックしましょう。
「共有して共同作業する」項目の中にある「表示及び編集リンクを取得」をクリックし、初期値の「Office365の職場または学校アカウントを持つユーザーは、表示と編集ができます」を選択します。
すると、アクセス可能なユーザーに指定したアイコンが表示されるので、確認しましょう。
上記の方法は管理者が行う手順です。このままでは共有をしていても、編集はできません。
共有をされた側もいくつかの作業が必要です。まずMicrosoft Formsにアクセスし「自分と共有」から共有されたフォームをチェックします。
フォームの「…」メニューから「コピー」を選択し、すべての自分のフォームをクリックします。
自分のフォームに共有されたフォームのコピーの存在を確認しましょう。
Microsoft Formsを共同で編集する際の注意点
Microsoft Formsを共同で編集する際の注意点を把握しておく必要があります。注意点とは、フォームから回答に添付されたファイルに関しては共同作業者には権限がつかないことです。
回答に添付されたファイルは、フォーム所有者が管理するOneDrive内に保存されます。共同編集者が添付ファイルを確認する場合には、所有者のOneDrive内に保存されたファイルにアクセスする手間がかかります。
Microsoft Formsの所有者を追加する際によくある質問
Microsoft Formsの所有者を追加する際によくある質問をまとめてみました。気になることがある方は、ぜひ参考にしてみてください。
Microsoft Formsの編集権限がない場合はどうしたらいいですか？
Microsoft Formsの編集権限がない場合は、フォームの所有者の方に権限を付与してもらわなければいけません。
万が一、権限が付与されているにも関わらず、権限がないと表示される場合にはユーザーアカウントの問題がある可能性が考えられます。
一度ログアウトをして、別のブラウザを試してみてください。
Microsoft Formsの所有者が退職した場合の管理はどうしたらいいですか？
Microsoft Formsの所有者が退職しアカウントが削除された場合には、共同で作業をしていても、30日後にはフォームが消滅してしまうので注意が必要です。
フォームの消滅を防ぐためには、事前にフォームを別のユーザーまたはMicrosoft 365グループに移行しておく必要があります。
フォームを別のユーザーまたはMicrosoft 365グループに移行しておけば、フォームの所有者の退職などで、アカウントが削除されてもフォームは残るので安心です。
ただ、Microsoft Formsで収集されたデータを引き継ぐことはできないので、注意しましょう。
Microsoft Formsのグループフォームとはなんですか？
Microsoft Formsのグループフォームとは、複数のユーザーが共同で作成し編集や管理ができるフォームのことを指します。
1つのフォームに対して最大100人の共同作成者を指定できるのが特徴で、さらに、ユーザーやグループを混在させることもできます。
作成したフォームやアンケートの集計結果など、グループの一元的な場所で管理できるのがポイントで、情報の整理とアクセスが簡略化させられるのがメリットです。
フォーム作成ツール「formrun」もおすすめ！
formrunにはMicrosoft Formsのデメリットをカバーできる以下の特徴があります。formrunを利用するメリットは下記の4点です。
- テンプレートが豊富
- EFO（フォーム最適化）に役立つ
- 問い合わせ管理までできる
- セキュリティが高い
テンプレートが120種類以上ある
formrunはMicrosoft Formsに比べ、テンプレートが豊富なのが特徴です。120種類以上のテンプレートが揃っているため、幅広い業種や用途に合わせたフォームに対応できます。
EFO（フォーム最適化）に役立つ
EFO（フォーム最適化）に役立てられることもformrunに移行するメリットの1つです。ユーザーに親切なフォームを作成するために必要なEFO機能が、formrunには搭載されています。
例えば以下のような機能です。
- リアルバリデーション機能
- 住所補完機能
- フリガナ自動入力機能
- 全角入力の自動半角化
ユーザーが入力をストレスに感じないようなフォームを作成できるため、ユーザーの離脱を防止が可能です。
顧客管理まで活用できる
formrunを活用すれば、顧客管理まで対応できます。formrunが活用できるのは、フォーム作成のみではありません。
問い合わせフォームを活用するなら、抜け漏れがないように対応しなければなりませんが、問い合わせから顧客管理まで一括して可能なツールです。
また、formrunは対応状況をステータス別に管理できるのもメリットです。未対応・対応中・対応済み・商品発送済みなど、ステータスは自社が管理しやすいように設定できます。
セキュリティ対策が万全
セキュリティが高いのもformrunの魅力のポイントです。「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/ TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制など対策がとられています。
フォームを活用する際は、名前や住所、メールアドレスなど重要な個人情報を取り扱います。ユーザーに安心してフォームを利用してもらうためにも、フォームのセキュリティは必須です。
Microsoft Formsの所有者(管理者)の追加や変更はできないので注意しよう！
Microsoft Formsの所有者(管理者)は、追加や変更ができません。管理者の権限はなくても、編集はできます。
ただ、所有者が退職するなどでアカウントを削除した場合、フォームも消えてしまうため注意が必要です。
今回の記事では、Microsoft Formsだけでなくビジネス利用の7割が移行しているといわれている「formrun（フォームラン）」の特徴も紹介をしました。
formrunはMicrosoft Formsのデメリットを補っている便利なツールです。プログラミングの知識がない方でも、フォームの作成ができるのはもちろん、お問い合わせ管理やメールの対応を複数人で対応できるのも魅力のポイントです。
基本料金は無料ですが、作成できるフォーム数やファイル総容量、使用できる機能に制限があります。
有料プランは14日間は無料で使用できるため、まずはFREEプランや有料プランの無料期間で試してみるのがおすすめです。
formrunのことをもう少し詳しく知りたい方は、下記の公式ホームページをご参照ください。
>> formrunのサービスの詳細を確認する
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