キャリア研修やコンプライアンス研修などの社内イベントや定員があるアンケートなど、先着順・定員上限があるフォームを作成したいときには、Microsoft Formsが便利です。
しかし、いざMicrosoft Formsで作成しようと思っても作成方法がわからなくて以下のような疑問や悩みを持つ人も少なくないでしょう。
「Microsoft Formsで予約・申込みフォームの作り方を知りたい」
「Microsoft FormsとSharePoint・Power Automateを使って予約システムを構築したい」
そこでこの記事では、Microsoft Formsで先着順・定員上限の予約受付システムを、SharePointとPower Automateを使った設定方法で解説します。
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フォーム作成はしたいものの、デザイン性や機能面、セキュリティ面が気になる方も多いでしょう。
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目次
Microsoft Formsで先着順の予約・申し込みフォームの作り方【4ステップ】
Microsoft Formsで先着順の予約・申し込みフォームの作り方は、以下の4つの手順です。
- Microsoft Formsを設定する
- Microsoft SharePointでリストを作成する
- Power Automateで定員上限で選択肢を締め切るように設定する
- Microsoft Power Appsで予約状況を確認するアプリを作成する
ステップ1：Microsoft Formsを設定する
まず、Microsoft Formsを設定します。
Microsoft Formsの主な設定手順は以下のとおりです。
- フォームの名前と説明を記入する
- 選択肢を設定する
- 右上にある「回答を収集」をクリックする
- ポップアップが表示されるため、回答可能ユーザーを設定する
ここでは、フォームの名前と説明をそれぞれ以下のとおりに入力します。
名前：キャリア研修
説明：
本年もキャリア研修を実施します。ご希望の日程を7月31日までにご回答ください。
【講習日程】
第1回：8月8日 10:00〜11:00
第2回：8月8日 13:00〜14:00
第3回：8月9日 10:00〜11:00
第4回：8月9日 13:00〜14:00
【定員】
各日程：30人ずつ
【会場】
会議室A
回答可能ユーザーを設定する際には、「自分の所属組織内のユーザーのみが回答可能」と「名前を記録」の組み合わせで必ず選択してください。
誤って別の選択肢を選ぶと、Power Automateが正常に動作しないなどのエラーが起こってしまう恐れがあるため、注意しましょう。
ステップ2：Microsoft SharePointでリストを作成する
次に、Microsoft SharePointでリストを作成します。
Microsoft SharePointのリストとは、データを効率的に管理するデータベース機能のことです。ビジネスプロセスの自動化にも役立ちます。
簡単に言うと、Excelのテーブルのようなものであり、データを表に格納して管理できます。
今回の場合は、リストには「日程」を作成するだけで問題ありません。「タイトル」には名前が記載されます。
ステップ3：Power Automateで定員上限で選択肢を締め切るように設定する
ここからは、Power Automateでフローを作成していきます。フロー作成手順は以下のとおりです。
- 「自動化したクラウド フローを構築する」で「新しい応答が送信されるとき」を選択する
- 「応答の詳細を取得する」を追加する
- 「ユーザー プロフィールの取得(V2)」を追加する
- 「複数の項目の取得」を追加する
- 「条件」を追加する
- 2回目の申込者である場合の設定をする
- 1回目の申込者かつ定員上限による予約不可である場合の設定をする
- 1回目の申込者かつ予約可能である場合の設定をする
順番に確認していきましょう。
ステップ3-1：「自動化したクラウド フローを構築する」で「新しい応答が送信されるとき」を選択する
まずは、「自動化したクラウド フローを構築する」で「新しい応答が送信されるとき」を選択します。
「新しい応答が送信されるとき」のフォームIDにMicrosoft Formsで作成した「キャリア研修」を選択します。
ステップ3-2：「応答の詳細を取得する」を追加する
次に、「応答の詳細を取得する」を追加します。フォームIDと応答IDの選択はそれぞれ以下のとおりです。
- フォームID：「キャリア研修」を選択
- 応答ID：「応答ID」を選択
フォームIDは「キャリア研修」を選択し、応答IDは「動的なコンテンツの追加」から「応答ID」を追加します。
ステップ3-3：「ユーザー プロフィールの取得(V2)」を追加する
応答の詳細を取得した後のアクションは、「ユーザープロフィールの取得（V2）」の追加です。
「ユーザープロフィールの取得（V2）」にあるユーザー（UPN）には、動的コンテンツから「Responder’s Email」を追加します。
ステップ3-4：「複数の項目の取得」を追加する
次に、「複数の項目の取得」を追加します。
ここで設定すべき内容は以下のとおりです。
- 名前：「複数の項目の取得（講習日程）」に変更
- サイトのアドレス：作成したサイトを選択
- リスト名：「キャリア研修」を追加
- フィルタークエリ：Schedule eq ‘●●●●’
「詳細オプションを表示する」をクリックするとフィルタークエリが表示されるため、「動的なコンテンツの追加」から「講習日程」を選択します。
その後、再度「複数の項目の取得」を追加して、フィルタークエリを以下のように入力します。
- 名前：「複数の項目の取得（タイトル）」に変更
- サイトのアドレス：作成したサイトを選択
- リスト名：「キャリア研修」を追加
- フィルタークエリ：Title eq ‘●●●●’
こちらも先程と同様、「動的なコンテンツの追加」から「表示名」を選択します。
ステップ3-5：「条件」を追加する
次のアクションは「条件」の追加です。
名前は「条件（2回目の申込者ではないか確認）」に変更します。
3つの項目があり、入力する内容はそれぞれ以下のとおりです。
- 左側：コードを入力
- 真ん中：「次の値より大きい」を選択
- 右側：「0」を入力
左側の枠の項目に入力するコードは、以下のとおりです。コードの入力は、「動的なコンテンツの追加」から入力できます。
length(outputs(‘複数の項目の取得（タイトル）’)?[‘body/value’])
ステップ3-6：2回目の申込者である場合の設定をする
同じ人が重複して予約をした場合、「はいの場合」が実行されます。
アクションを「メールの送信（V2）」に設定します。
メールの設定内容は以下のとおりです。
- 宛先：「メール」を選択
- 件名：【キャリア研修】予約不可
- 本文：
※こちらは自動返信メールです。
●●●●（表示名）さんはすでにお申し込みいただいております。
1回目の申込みが有効となります。
研修日程を変更される場合は、こちらのメールにご返信ください。
ステップ3-7：1回目の申込者かつ定員上限による予約不可である場合の設定をする
初めて予約する人の場合、「いいえの場合」が実行されます。
アクションはさらに条件を追加し、名前を「条件（定員確認）」に変更します。
3つの項目に入力する内容はそれぞれ以下のとおりです。
- 左側：コードを入力
- 真ん中：「次の値より大きい」を選択
- 右側：定員人数を入力
左側の枠の項目に入力するコードは、以下のとおりです。コードの入力は、「動的なコンテンツの追加」から入力できます。
length(outputs(‘複数の項目の取得（講習日程）’)?[‘body/value’])
なお、右側には定員人数の値を入力しますが、動作テストとして任意で「2」を入力しましょう。
そのうえで、回答者からの希望日時が満員だった場合、「はいの場合」が実行されます。
アクションを「メールの送信（V2）」に設定します。
メールの設定内容は以下のとおりです。
- 宛先：「メール」を選択
- 件名：【キャリア研修】お申込み不可
- 本文：
※こちらは自動返信メールです。
お申込みいただいた日程は満員となっております。
—————————————-
●●●●（講習日程）
—————————————-
お手数をおかけいたしますが、フォームより再度お申込みください。
ご不明な点がございましたら、こちらのメールにご返信ください。
メールでは、すでに定員に達して満員であることと再度フォームから予約をしてもらうことを含めた文章にしましょう。
ステップ3-8：1回目の申込者かつ予約可能である場合の設定をする
定員に空きがあった場合は、「いいえの場合」が実行されます。
アクションは「項目の作成」を設定します。
設定内容は以下のとおりです。
- サイトのアドレス：作成したサイトを選択
- リスト名：「キャリア研修」を追加
- タイトル：「表示名」を選択
- 日程：「講習日程」を選択
また、申込みができた回答者へ「お申込み完了」メールを送信するアクションを設定します。設定内容は以下のとおりです。
宛先：「メール」
件名：【キャリア研修】お申込み完了
本文：
※こちらは自動返信メールです。
キャリア研修のお申込みが完了いたしました。
詳細
—————————————-
日程：●●●●（講習日程）
会場：会議室A
持ち物：パソコン
—————————————-
注意点
—————————————-
1回目のお申込みを有効とします。
2回目のお申込みは無効とします。
日程の変更を希望される方はこちらのメールのご返信でお知らせください。
—————————————-
他、ご不明点がございましたらこちらのメールにご返信ください。
▼フォーム作成ツール「formrun」では受付上限設定がワンクリックで設定できます。ぜひ利用してみてください。
>> 受付上限設定ができるformrunを活用する
ステップ4：Microsoft Power Appsで予約状況を確認するアプリを作成する
最後に、Microsoft Power Appsで予約状況を確認するアプリを作成します。
Power Automateを作成することで、Microsoft SharePointのリストに予約が完了した回答者の氏名が記載されていくため、Microsoft Power Appsでは各日程の人数を表示していきます。
各日程の申込者数を表示するためのコードは以下のとおりです。
If(CountRows(Filter(キャリア研修,日程=”第1回 8月8日 10:00~11:00″))=0,0,CountRows(Filter(キャリア研修,日程=”第1回 8月8日 10:00~11:00″)))
Microsoft Formsの先着順予約・申込みフォームの動作確認方法
これまでの手順でMicrosoft Formsの先着順予約・申込みフォームの開発が完了したため、ここからは動作確認していきましょう。
【第1回 8月8日 10:00〜11:00】を選択して送信してみると、Power Automateのフローが作動して、リストに書き込まれます。
回答者に申込み完了メールが届くことやMicrosoft Power Appsで人数が「1」になることが確認できたら、正常に動作していることになります。
formrunのイベント申込みフォームのテンプレート集はこちらをご覧ください。
>> フォームテンプレートでフォーム作成する
Microsoft Formsで先着順の予約・申し込みフォームの作り方に関連するよくある質問
Microsoft Formsで先着順の予約・申込みフォームの作り方に関連するよくある質問を以下にまとめました。Microsoft Formsで先着順の予約・申込みフォームを作成する方はぜひ参考にしてください。
Microsoft Formsで受けられる回答数の上限は200件までに設定されていますか？
はい、上限200件までに設定されています。
Microsoft Forms個人用アカウントの場合に受けられる回答数は、無料アカウントで最大200件、有料アカウントで最大1,000件です。
予約・申し込みフォームを作成するなら「formrun（フォームラン）」もおすすめ
Microsoft Formsもフォームを作成できますが、もっと自由にカスタマイズしてフォームを作成したい場合は弊社提供のフォーム作成ツール「formrun」を検討してみるのもおすすめです。
Microsoft Formsのように直感的な操作で簡単に作成できます。
Microsoft Formsのデメリットを補えるformrunの主な機能は、以下のとおりです。
- クリック操作で簡単にフォームを作成できる
- 入力補助機能で回答者の離脱を防げる
- 管理画面で予約と対応状況を一括管理できる
それぞれ解説していきます。
ビジネス用フォーム作成ツール「formrun」とMicrosoft Formsの違いを知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。
>> formrunとMicrosoft Formsの違いを詳しく解説！
クリック操作で簡単にフォームを作成できる
クリック操作で簡単にフォームを作成できます。
予約受付フォームのテンプレートを選択して、直感的なクリック操作で完成できます。
また、日程調整ツールと連携して、フォーム内での予約も可能です。
入力補助機能で回答者の離脱を防げる
入力補助機能で回答者の離脱を防げます。
formrunではEFO機能が用意されています。そのひとつとして、入力補助機能が利用可能です。
顧客にとっても、正しく入力する方法を補助してくれることでストレスも軽減し、離脱防止の効果が見込めることから予約数の向上につながります。
管理画面で予約と対応状況を一括管理できる
formrunを利用すると、管理画面で予約と対応状況を一括管理できます。
チームのメンバー間で情報共有されるため、対応漏れの防止につながります。
Microsoft Formsの先着順の予約システムを作成してみましょう！
Microsoft Formsを利用して、先着順の予約システムを作成してみてください。
一度作成すると、他のイベントでフォームを作成する際にも応用できます。Microsoft Formsで業務効率化を図りましょう。
ただし、Microsoft Formsは初めてのフォーム作成にはシンプルで使い勝手がいいものの、デザイン面や機能面で不十分に感じられることもあるでしょう。
そのような場合には、フォーム作成ツール「formrun」を検討してみるのもおすすめです。無料での利用もできるため、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。
ビジネス用フォーム作成ツール「formrun」とMicrosoft Formsの違いを知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。
>> formrunとMicrosoft Formsの違いを詳しく解説！
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