問い合わせメールの書き方は？基本構成と例文をケース別に7つご紹介

「問い合わせメールの基本構成が分からない」
「簡潔に伝わる問い合わせメールの書き方が分からない」

業務でメールを送る方の中には上記のような悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

問い合わせメールを送る際には4つのポイントと基本構成を意識することが重要です。

そこで、本記事では問い合わせメールの書き方に関する4つのポイント、問い合わせメールの書き方・基本構成などを解説します。

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問い合わせメールの書き方に関する4つのポイント

問い合わせメールの書き方に関するポイントを解説します。具体的には下記の4つのポイントを意識しましょう。

1. 問い合わせ内容が簡潔に伝わる件名にする
2. 問い合わせの経緯を簡潔に記載する
3. 返答の期日を記載する
4. 相手への配慮を記載する

1.問い合わせ内容が簡潔に伝わる件名にする

問い合わせメールを書く際は問い合わせ内容が簡潔に伝わる件名にしましょう。件名が簡潔であれば、受信者はメール内容を理解しやすくなり、開封率も向上します。

具体的には下記のように件名を記載しましょう。

• 「製品Aの使用方法についての質問」
• 「サービスBの料金プラン確認について」
• 「イベントCの予約状況についての問い合わせ」

件名が簡潔であると時間の節約にもつながります。また、迷惑メールと誤解されないためにも件名は具体的に記載しましょう。

2.問い合わせの経緯を簡潔に記載する

問い合わせメールを書く際は問い合わせの経緯を簡潔に記載しましょう。簡潔な経緯の記載は受信者とのコミュニケーションを円滑化できます。

具体的には下記のポイントを意識して、問い合わせの経緯を記載しましょう。

問い合わせの経緯を記載すれば、受信者は問い合わせ内容を認識しやすくなります。そのため、配慮や丁寧さを感じ、信頼関係の構築にもつながります。

3.返答の期日を記載する

問い合わせメールを書く際は返答の期日を記載しましょう。受信者は期日が設定されていないお問い合わせメールに対して、対応を遅らせてしまう可能性があります。

そのため、返答の期日を設定して両者のやり取りを円滑化しましょう。返答の期日を記載するメリットは下記の通りです。

• 迅速に対応してもらえる
• 問い合わせ対応の進捗を管理する基準になる

返答の期日を記載して、効率的な問い合わせを実現しましょう。

4.相手への配慮を記載する

問い合わせメールを書く際は相手への配慮を記載しましょう。相手への配慮の記載はビジネスで良好な関係構築につながります。

相手への配慮を記載するメリットは下記の通りです。

• 対応者に負担をかけることを考慮していることが伝わる
• 対応者のストレスを軽減できる

簡潔に問い合わせ内容を伝えた上で、相手への配慮を記載しましょう。

問い合わせメールの書き方・基本構成

問い合わせメールの書き方・基本構成を解説します。問い合わせメールの基本構成は下記の通りです。

• 件名
• 宛名と挨拶
• 要旨と詳細
• 回答期日
• 結び

それぞれの項目の書き方を解説します。

件名

問い合わせメールの最上部には件名を記載します。件名は問い合わせ内容が簡潔に伝わるように記載しましょう。

具体的には下記のように記載します。

• アプリAの不具合について
• 資料Bの送付依頼
• 会議の日程調整のお願い

宛名と挨拶

続いて、宛名と挨拶を記載します。宛名を書く際は下記のように記載しましょう。

• 個人宛の場合
  ○○様
• 複数名宛の場合
  △△各位
• 役職名を記載する場合
  株式会社□□ 編集部 部長 ○○様

挨拶には季節や状況に応じた挨拶、感謝の言葉を添えることも重要です。

要旨と詳細

続いて、要旨と詳細を記載します。要旨では詳細を簡潔に伝える内容、詳細には問い合わせの経緯と知りたいことを記載します。具体的には下記のように記載しましょう。

• 要旨
  サービスXの機能Yについて確認したいことがございます
• 詳細
  

  先日、導入したサービスXの機能Yを使用しようとしたところ、エラーが発生しました。具体的には以下の2点について確認させていただきたいと存じます。 1.機能Yにエラーが発生した際の原因 2.機能Yのエラーを解消する方法

詳細を記載する場合、箇条書きや数字を挿入して具体的にどのような回答が欲しいかを伝えることが重要です。

回答期日

続いて、回答期日を記載します。回答期日には回答を求める日にちと理由を記載します。具体的には下記のように記載しましょう。

結び

続いて、結びを記載します。結びには感謝の言葉、締めの言葉を記載します。具体的には下記のように記載しましょう。

署名

最後に署名を記載します。署名には下記の要素を盛り込みます。

具体的には下記のように署名を記載します。

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問い合わせメールの例文7選

問い合わせのメールの例文をご紹介します。本記事でご紹介する例文は下記の7つです。

• 初めて連絡する相手への問い合わせメール
• 営業の問い合わせメール
• 商品・サービスに関する問い合わせ
• お問い合わせへの返信する
• 問い合わせの回答にお礼メールを送る
• 求人への問い合わせに返信する
• 上司へ質問をする

初めて連絡する相手への問い合わせメールの例文

初めて連絡する相手への問い合わせメールには、相手への配慮と具体的なお問い合わせ内容を記載します。具体的な例文は下記の通りです。

営業の問い合わせメールの例文

営業のアポイントを取る場合、自社のサービスの実績や強み、具体的な商談の目的などを盛り込みましょう。具体的な例文は下記の通りです。

商品・サービスに関する問い合わせの例文

商品・サービスに関する問い合わせには、問い合わせの目的と質問内容を明確に記載します。具体的な例文は下記の通りです。

お問い合わせに返信する際の例文

お問い合わせに返信する際は、問い合わせ内容を引用しながら、相手への配慮を盛り込みましょう。具体的な例文は下記の通りです。

お問い合わせへの正しい返信方法を詳しく知りたい方はこちらをご覧ください
>> 【そのまま使える文例付き】問い合わせへの正しい返信方法とは？

問い合わせの回答にお礼メールを送る際の例文

問い合わせの回答にお礼メールを送る際は、対応に対して感謝の気持ちを伝えましょう。

具体的な例文は下記の通りです。

求人への問い合わせに返信する際の例文

求人への問い合わせに返信する際は応募への感謝、質問に対する具体的な回答などを盛り込みましょう。具体的な例文は下記の通りです。

上司へ質問する際の例文

上司へ質問する際には簡潔に質問内容を記載しましょう。具体的な例文は下記の通りです。

フォーム作成ツール「formrun」もおすすめ！

問い合わせ業務を効率化したい場合、フォーム作成ツール「formrun」がおすすめです。formrunには下記の4つの特徴があります。

• 豊富なメール機能
• お問い合わせフォーム作成が簡単にできる
• 顧客管理・対応を効率化できる

豊富なメール機能

formrun（フォームラン）には、メールを送付する機能が目的に合わせて3種類用意されています。

1. 自動メール返信
   フォームに回答直後に、サンクスメールや回答内容の確認メールを自動返信可能です。申込フォームや登録フォームなど、フォーム回答後に対応してほしい手順がある場合は、メール内に記載すれば迷わず対応を進めることもできます。
2. 個別メール機能
   フォーム回答時に質問がある場合、回答者に個別にメールを送信できます。サポート窓口などの場合、合わせてメールテンプレートを利用して対応品質を揃え、ミスなくスピーディに対応できるため、メール返信にかかる時間を大幅に削減可能です。
3. 一斉メール配信
   フォーム回答者や手元に用意したメールアドレスリストに対して、一斉メールを配信できます。対応ステータスや、顧客ラベル別にセグメントメールが可能です。配信結果もメールごとに開封率、リンククリック率、エラー率が確認できるため、施策の改善にも役立ちます。

また、自動メール返信、一斉メール配信、個別メール機能それぞれ、フォームで得た顧客情報をメール本文や件名に変数として挿入が可能です。

フォーム作成から、フォーム回答者へのコミュニケーションまでformrunで一貫してできるため、顧客対応管理もスムーズになります。

お問い合わせフォーム作成が簡単にできる

非エンジニアでもマウスだけの簡単な操作中心でフォームが作成できるため、フォーム利用までに準備期間が短い場合にも役立ちます。

同じフォーム作成ツールのGoogleフォームと比べてもセキュリティ条件が高く、細かい設定まで機能が豊富となっているため、ビジネス利用目的では、formrunのユーザーのうち7割がGoogleフォームから変更しています。

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テンプレートはこちらをご覧ください。
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顧客管理・対応を効率化できる

formrun（フォームラン）を活用すれば、フォームで集めた顧客の対応管理まで利用できます。

フォーム作成はもちろん、フォームに回答された顧客データ情報をformrun上で一覧管理が可能です。

一覧で確認できるだけではなく、対応ステータス別に分けて表示したり、対応する担当者別にフィルタして確認できたりします。

未対応・対応中・対応完了・商品発送済みなど、ステータスは自社が管理しやすいように編集・並び替えできます。

蓄積された回答データはExcelやGoogleスプレッドシート形式で出力もできるため、手元で分析も可能です。

さらに、Salesforceやkintoneなど外部連携ツールと連携可能なので普段お使いのツールでも集計・管理ができます。

基本構成に沿って問い合わせ内容を簡潔に伝えましょう！

本記事では問い合わせメールの書き方に関する4つのポイント、問い合わせメールの書き方・基本構成などを解説しました。

本記事でご紹介したポイントと例文を参考に、問い合わせ内容が簡潔に伝わる問い合わせメールを作成しましょう。

しかし、フォームを本格的に運用したい場合には、現在使用しているフォーム作成ツールの機能が不十分に感じられることもあるでしょう。

上記のように感じている管理者の方はフォーム作成ツール「formrun」を検討してみるのもおすすめです。無料での利用も可能なため、ぜひ一度、試してみてはいかがでしょうか。
Sansan、BASE、hey、DMMなど幅広い規模の企業に導入されており、自社に最適なフォームを作ることが可能です。

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formLab編集部

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