Googleフォームを管理していると、Googleフォームで「自動返信を設定する方法が分からない。」「実際に自動返信を設定する手順を知りたい」と頭を抱えている方も多いことでしょう。
Googleフォームでは 標準機能、拡張機能（アドオン）、GAS（Google Apps Script)を使用すれば、自動返信を設定できます。デフォルトの設定ではフォームに回答したユーザーにメールが自動返信されないため、注意しましょう。
そこで、本記事ではGoogleフォームに自動返信メールを設定する際の概要を踏まえたうえで、自動返信メールを設定する3つの方法の具体的な手順をご紹介します。
もし、Googleフォームの機能では不十分と感じている場合、フォーム作成ツール「formrun」がおすすめです。formrunを使用すると下記の5つのメリットがあります。
- フォームの受付上限を1クリックで設定可能
- プログラミング不要で簡単設定
- ワンクリックでrecaptcha設定可能
- マウス操作でデザイン設定可能
- お問い合わせ管理、メール対応も可能
- 自動メールやChatworkなどツール通知機能も有り
以上の機能が完備されており、基本料金は無料です。
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>> formrunとGoogleフォームの違い
目次
Googleフォームに自動返信メールを設定（編集）する3つの方法
Googleフォームに自動返信メールを設定する方法は3つあります。方法によって使える機能に差があるため、必要な機能にあわせて方法を選択しましょう。具体的には下記の3つの方法があります。
- Googleフォームの標準機能を使用する
- Googleフォームに拡張機能（アドオン）を追加する
- GAS（Google Apps Script）を使用する
方法① Googleフォームの標準機能を使用する
Googleフォームの標準機能を使用して、自動返信メールを設定する方法は3つの方法の中で最も簡単な設定方法です。標準機能を使用するため、専門的な知識は必要ありません。
この方法では、ユーザーがフォームに回答した内容をそのままコピーして送信します。そのため、ユーザーは回答した内容を記録として残すことができます。しかし、メールの件名や本文を編集できないため、自由度が低い設定方法です。
方法② Googleフォームに拡張機能（アドオン）を追加する
Googleフォームに拡張機能を追加して、自動返信メールを設定する方法もあります。しかし、標準機能で設定する場合に比べて拡張機能を追加したり、設定するのに少し手間がかかります。
ですが、拡張機能を追加する方法では送信元のメールアドレスや本文の内容を自由に設定できます。そのため、標準機能に比べて自由度が高いカスタマイズ方法です。
方法③ GAS（Google Apps Script）を使用する
GASを使用して自動返信メールを設定する方法は、3つの方法の中で最も難しい方法です。この方法は、Googleフォームのスクリプトエディタにプログラミングコードを記載する必要があります。そのため、本記事では設定の手間を減らすため、コードをコピペして設定できる手順をご紹介します。
こちらの手順も送信元のメールアドレスや本文の内容を自由に設定できます。そのため、標準機能に比べて自由度が高いカスタマイズ方法です。
Googleフォームで自動返信メールを設定するのが、難しいと感じる場合はフォーム作成ツール「formrun」の利用がおすすめです。「formrun」ではプログラミングなどの専門知識不要で自動返信メールを設定できます。
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Googleフォームの標準機能を使用して自動返信を設定する手順
それでは、Googleフォームの標準機能を使用して自動返信を設定する方法をご紹介します。具体的な手順は下記の通りです。
- 自動返信を設定するフォームの設定画面を開く
- メールアドレスの収集を設定する
- 回答のコピーを回答者に送信する設定を行う
- フォームを確認する
- 動作テストを行う
手順① 自動返信を設定するフォームの設定画面を開く
まず、自動返信を設定するフォームの設定画面を開きます。フォームの上部には質問・回答・設定の項目が並んでいるため、一番右の設定を開いてください。
自動返信の動作を確認したい場合、テスト用のフォームを作成して、事前に動作を確認することもできます。
手順② Googleフォームでメールアドレスの収集を設定する
続いて、メールアドレスの収集を設定します。具体的な手順は下記の通りです。
- 「回答」のメニューを開く
- 「メールアドレスを収集する」をオンにする
手順③ 回答のコピーを回答者に送信する設定を行う
続いて、回答のコピーを回答者に送信する設定を行います。具体的な手順は下記の通りです。
- 「回答」メニューから、「回答のコピーを回答者に送信する」をオンにする
手順④ フォームを確認する
続いて、フォームの表示を確認します。具体的な手順は下記の通りです。
- フォームの下部に「回答のコピーが指定したアドレスにメールで送信されます」の文言が表示されていることを確認
リクエストした場合に自動返信メールを送信する設定をオンにした場合は、「回答のコピーを自分宛に送信する」を回答者が選択できるか確認しましょう。
手順⑤ 動作テストを行う
続いて、自動返信が正常に動作していることを確認します。実際にフォームに回答し、自動返信メールが届くか確認しましょう。また、自動返信メールの内容を確認し、回答が正しく反映されているかも確認します。
以上でGoogleフォームの標準機能を使用した、自動返信の設定作業は完了です。
Googleフォームに拡張機能（アドオン）を追加して自動返信を設定する手順
次はGoogleフォームに拡張機能を追加して自動返信を設定する手順をご紹介します。使用する拡張機能は「Email Notifications for Google Forms」です。具体的な手順は下記の通りです。
- Email Notifications for Google Formsをインストールする
- 自動返信の設定をする
- 動作テストを行う
「Email Notifications for Google Forms」には無料プランと有料プランがあります。
無料プランは1日20件まで自動返信メールが送れます。一方で、有料プランは標準（年額39ドル）または、企業（年額79ドル）で無料のGoogleアカウントなら400件、有料で組織向けのGoogle Workspaceアカウントなら1500件の自動返信メールを送れます。
手順① Email Notifications for Google Formsをインストールする
Googleフォームに拡張機能（アドオン）を追加して自動返信を設定するには、まず拡張機能「Email Notifications for Google Forms」をインストールする必要があります。具体的な手順は下記の通りです。
- Googleフォーム右上の「︙」をクリック
- 「アドオン」をクリック
- 「Email Notifications for Google Forms」を検索
- 「Email Notifications for Google Forms」をインストール
- 「権限続行」をクリックし、アカウントを認証
手順② 自動返信の設定をする
「Email Notifications for Google Forms」がインストールできたら、自動返信の設定を行います。具体的な手順は下記の通りです。
- Googleフォームに戻る
- Googleフォーム右上の「アドオンマーク」をクリック
- メニューの中から「電子メール通知を作成する」をクリック
- 「Google Forms Rule」のポップアップが表示される
- Sender’s Email（自動返信用のメールアドレス）・Sender’s Name（送り主の名前）を入力する
- Google Forms Ruleを下にスクロールする
- 「Use a visual editor」の横に表示されている「edit」をクリック
- 件名とメールの内容を記入
- 編集内容を保存する
- Google Forms Ruleに戻る
- 「Notify Form Submitter？」にチェックを入れる
手順③ 動作テストを行う
続いて、自動返信が正常に動作していることを確認します。実際にフォームに回答し、自動返信メールが届くか確認しましょう。また、自動返信メールの内容を確認し、回答が正しく反映されているかも確認します。
以上で「Email Notifications for Google Forms」を使用した、自動返信の設定作業は完了です。
GoogleフォームでGASを使用して自動返信のスクリプトを設定する手順
次はGoogleフォームでGASを使用して自動返信のスクリプトを設定する手順をご紹介します。具体的な手順は下記の通りです。
- Googleフォームでメールアドレスの収集を設定する
- Googleフォームとスプレッドシートをリンクする
- 自動返信のスクリプトを設定する
- トリガーを追加する
- 動作テストを行う
手順① Googleフォームでメールアドレスの収集を設定する
まず、Googleフォームでメールアドレスの収集を設定します。具体的な手順は下記の通りです。
- 「回答」のメニューを開く
- 「メールアドレスを収集する」をオンにする
手順② GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを連携する
続いて、GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを連携します。具体的な手順は下記の通りです。
- Googleフォームの「回答タブ」をクリック
- 「スプレッドシートにリンク」をクリック
- 「新しいスプレッドシートを作成」にチェックを入れる
- スプレッドシートのタイトルを入力
- 「作成」をクリック
- 開いたスプレッドシートの「拡張機能」から「Apps Script」をクリック
手順③ 自動返信のスクリプトを設定する
続いて、自動返信のスクリプトを設定します。具体的な手順は下記の通りです。
- プロジェクト名をつける
- ファイルの横にある「＋」マークをクリック
- 「スクリプト」をクリック
- ファイル名を入力
- 下記のスクリプトをコピペする
function ReplyEmail(e) {
//回答を取得
const email = e.namedValues[‘メールアドレス’][0];
const firstchoice = e.namedValues[‘希望の面談日を選択してください。 [第１希望]’][0];
const secondchoice = e.namedValues[‘希望の面談日を選択してください。 [第２希望]’][0];
const thirdchoice = e.namedValues[‘希望の面談日を選択してください。 [第３希望]’][0];
const comment = e.namedValues[‘面談で聞きたいことがあれば記入してください’][0];
//メールの件名
const subject = ‘面談希望日を受け付けました’;
//メールの本文
const body =
‘面談希望日の回答ありがとうございました。\n’
+’以下の内容で受け付けました。\n’
+ ‘\n’
+’———————————-\n’
+’第1希望：’ + firstchoice + ‘\n’
+’第2希望：’ + secondchoice + ‘\n’
+’第3希望：’ + thirdchoice + ‘\n’
+’———————————-\n’
+ ‘\n’
+ ‘コメント：’ + comment + ‘\n’
+ ‘\n’
+’正式な面談日時は、10/20までにこちらのメールアドレスに連絡します。\n’
+’\n’;
//メールを送信する
MailApp.sendEmail({
to: email,
subject: subject,
body: body
})
}
手順④ トリガーを追加する
スクリプトエディタにスクリプトが記載できたら、スクリプトを動かすためのトリガーを設定します。具体的な手順は下記の通りです。
- 「Apps Script」画面左側の「時計アイコン」をクリック
- 画面右下の「トリガーを追加」をクリック
- 下記の項目を変更する
- 実行する関数を選択：該当のスクリプト名を選択
- イベントの種類を選択：「フォーム送信時」を選択
- エラー通知設定：「今すぐ通知を受け取る」を選択
- 「保存」をクリック
- 警告メッセージの「詳細」をクリック
- 「スクリプト名（安全ではないページ）に移動」をクリック
- 「許可」をクリック
手順⑤ 動作テストを行う
続いて、自動返信が正常に動作していることを確認します。実際にフォームに回答し、自動返信メールが届くか確認しましょう。また、自動返信メールの内容を確認し、回答が正しく反映されているかも確認します。
以上でGASを使用した自動返信の設定作業は完了です。
Googleフォームで設定した自動返信メールが届かない3つの原因
Googleフォームで設定した自動返信メールが届かない場合、下記の3つの原因が考えられます。
- メールアドレスが設定できていない、誤って入力している
- 無料版の「Email Notifications for Google Forms」を使用している
- 迷惑メールフォルダに振り分けられている
まずは、メールアドレスの設定が正しく行われているか確認しましょう。そして、無料版の「Email Notifications for Google Forms」を使用している場合、1日に最大20件しか自動返信メールを送ることができません。より多くの自動返信メールを送りたい場合、有料版の仕様を検討しましょう。
また、フォームに回答したユーザーに自動返信メールが届いているものの、迷惑メールフォルダに振り分けられている可能性もあります。その場合、フォームの回答者に確認し、迷惑メールに振り分けられないように設定を変更してもらう必要があります。
Googleフォームで自動返信メールが来ない場合の詳しい対処法を知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
>>【画像で解説】Googleフォームの自動返信メールはなぜ来ない？設定する3つの方法
Googleフォームで自動返信を設定した際は送信元メールアドレスを確認しておく
Googleフォームで自動返信メールを設定した際は、使用してよいメールアドレスか確認しておきましょう。設定したメールアドレスが個人のメールアドレスである場合、フォームの自動返信用メールアドレスや会社のメールアドレスを設定した方がよい可能性があります。設定したメールアドレスを再確認しておきましょう。
フォーム作成ツール「formrun」もおすすめ！
formrunにはGoogleフォームのデメリットをカバーできる以下の特徴があります。formrunを利用するメリットは下記の4点です。
- テンプレートが豊富
- EFO（フォーム最適化）に役立つ
- 問い合わせ管理までできる
- セキュリティが高い
テンプレートが120種類以上ある
formrunはgoogleフォームに比べ、テンプレートが豊富なのが特徴です。120種類以上のテンプレートが揃っているため、幅広い業種や用途に合わせたフォームに対応できます。
EFO（フォーム最適化）に役立つ
EFO（フォーム最適化）に役立てられることもformrunに移行するメリットの1つです。ユーザーに親切なフォームを作成するために必要なEFO機能が、formrunには搭載されています。
例えば以下のような機能です。
- リアルバリデーション機能
- 住所補完機能
- フリガナ自動入力機能
- 全角入力の自動半角化
ユーザーが入力をストレスに感じないようなフォームを作成できるため、ユーザーの離脱を防止が可能です。
顧客管理まで活用できる
formrunを活用すれば、顧客管理まで対応できます。formrunが活用できるのは、フォーム作成のみではありません。
問い合わせフォームを活用するなら、抜け漏れがないように対応しなければなりませんが、問い合わせから顧客管理まで一括して可能なツールです。
また、formrunは対応状況をステータス別に管理できるのもメリットです。未対応・対応中・対応済み・商品発送済みなど、ステータスは自社が管理しやすいように設定できます。
セキュリティ対策が万全
セキュリティが高いのもformrunの魅力のポイントです。「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/ TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制など対策がとられています。
フォームを活用する際は、名前や住所、メールアドレスなど重要な個人情報を取り扱います。ユーザーに安心してフォームを利用してもらうためにも、フォームのセキュリティは必須です。
Googleフォームの活用が難しい場合はformrunの導入を検討しましょう
本記事では、Googleフォームで自動返信を設定する方法を解説しました。Googleフォームは下記の3つの方法で自動返信メールを設定できます。
- Googleフォームの標準機能を使用する
- Googleフォームに拡張機能（アドオン）を追加する
- GAS（Google Apps Script）を使用する
上記の3つの方法の中で最も簡単な方法はGoogleフォームの標準機能を使用する方法です。一方で、手間はかかるものの自由度の高い方法はGoogleフォームに拡張機能を追加する方法とGASを使用する方法です。必要な機能にあわせて、方法を選択しましょう。
ただし、Googleフォームには下記のデメリットがあります。
- デザインの自由度が低く、回答者がGoogleフォームを使用しているとすぐに分かってしまう
- 回答や回答顧客の管理ができない
- 自動返信メールやファイルアップロード項目などの機能に制限がある
フォームを本格的に運用したい場合には、機能が不十分に感じられることもあるでしょう。
- デザイン性の高いフォームにし、回答者が入力しやすいフォームにしたい
- サイトやサービスの世界観にあったフォームにしたい
- 自動返信メール・ファイルアップロード項目など、より充実した機能を使いたい
上記のように感じている管理者の方はフォーム作成ツール「formrun」を検討してみるのもおすすめです。無料での利用もできますので、ぜひ一度、試してみてはいかがでしょうか。
Sansan、BASE、hey、DMMなど幅広い規模の企業に導入されており、自社に最適なフォームを作ることが可能です。
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