Googleフォームを作成する管理者として利用していると、メールアドレスを回答者から収集したいと感じる人もいるでしょう。
回答に対して返信したい場合や回答者とやり取りしたい場合にはメールアドレスを収集できると便利です。
そこでこの記事では、Googleフォームでメールアドレスを回答者から収集する方法を解説します。
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目次
- Googleフォームで確認済みのメールアドレス（Gmail）を収集する方法【5ステップ】
- Googleフォームで手動でメールアドレス（Gmail以外）を収集する方法【5ステップ】
- Googleフォームで常にメールアドレスの収集をする方法
- Googleフォームでメールアドレスを収集するなら設定すべき自動返信機能
- Googleフォームで回答者がログインを求められる3つのケース
- Googleフォームでログイン設定をする3つのメリット
- Googleフォームでログイン設定をする2つのデメリット
- Googleフォームのメールアドレスの設定に関連するよくある質問
- お問い合わせフォームのメールに返信をするなら「formrun（フォームラン）」もおすすめ
- Googleフォームでメールアドレスの取得やログインの有無は回答内容に合わせて設定しましょう！
Googleフォームで確認済みのメールアドレス（Gmail）を収集する方法【5ステップ】
Googleフォームには回答者から回答だけでなく、メールアドレスを収集する機能もあります。
ここでは、Googleフォームでメールアドレス（Gmail）を収集する方法をご紹介します。この方法は、回答者がGoogleアカウントを持っている場合に有効です。
主に以下の手順でGmailを回収できます。
- GoogleフォームにGoogleアカウントでログインする
- 上部にある「設定」をクリックする
- 「回答」の横にある下矢印をクリックする
- 「メールアドレスを収集する」で「確認済み」を選択する
- Gmailアドレスの収集する旨のチェックボックスが追加される
ステップ1：GoogleフォームにGoogleアカウントでログインする
まずは、Googleフォームにアクセスしましょう。
Googleフォームにアクセスする際は、事前にGoogleアカウントでログインする必要があります。
ステップ2：上部にある「設定」をクリックする
次に、回答者からメールアドレスを収集したいGoogleフォームの上部にある「設定」をクリックします。
ステップ3：「回答」の横にある下矢印をクリックする
「設定」をクリックできたら、「回答（回答を収集、保護する方法を管理できます）」の右横にある下矢印をクリックします。
ステップ4：「メールアドレスを収集する」で「確認済み」を選択する
「回答（回答を収集、保護する方法を管理できます）」の右横にある下矢印をクリックすると、4つの項目が表示されます。
その1番上にある「メールアドレスを収集する」で右側のプルダウン形式の選択肢から「確認済み」を選択します。
この設定をすると、回答者はフォームに回答する際にGoogleアカウントでログインすることが必要です。
実際に「確認済み」を選択すると、管理者の画面上では「回答者による Google へのログインが必要になります」と表示されます。
ステップ5：Gmailアドレスの収集する旨のチェックボックスが追加される
ここまでの設定をすると、回答者からGmailアドレスを収集できます。
回答者側から見たフォームには「返信に表示するメールアドレスとして●●●●@gmail.com を記録する」とGmailアドレスを収集する旨が表示されます。
Googleフォームで手動でメールアドレス（Gmail以外）を収集する方法【5ステップ】
Googleフォームで回答者からメールアドレスを収集するにあたって、Gmailアドレス以外のメールアドレスも収集できます。
収集するメールアドレスがGmailアドレスでもそれ以外でも基本的な設定方法は同じであるため、複雑な操作などはありません。
Gmailアドレス以外のメールアドレスを収集する手順は、以下のとおりです。
- GoogleフォームにGoogleアカウントでログインする
- 上部にある「設定」をクリックする
- 「回答」の横にある下矢印をクリックする
- 「メールアドレスを収集する」で「回答者からの入力」を選択する
- Googleフォームにメールアドレス入力欄が追加される
ステップ1：GoogleフォームにGoogleアカウントでログインする
まずは、Googleフォームにアクセスしましょう。
Googleフォームにアクセスする際は、事前にGoogleアカウントでログインします。
ステップ2：上部にある「設定」をクリックする
次に、回答者からメールアドレスを収集したいGoogleフォームの上部にある「設定」をクリックします。
ステップ3：「回答」の横にある下矢印をクリックする
「設定」をクリックできたら、「回答（回答を収集、保護する方法を管理できます）」の右横にある下矢印をクリックします。
ステップ4：「メールアドレスを収集する」で「回答者からの入力」を選択する
「回答（回答を収集、保護する方法を管理できます）」の右横にある下矢印をクリックすると、4つの項目が表示されます。
その1番上にある「メールアドレスを収集する」で右側のプルダウン形式の選択肢から「回答者からの入力」を選択します。
この設定をすると、回答者はフォームに回答する際に手動で自分のメールアドレスを入力することになります。ちなみに、回答者はこの設定ではメールアドレスの入力は必須です。
ステップ5：Googleフォームにメールアドレス入力欄が追加される
ここまで完了すると、回答者からGmailアドレス以外のメールアドレスも収集できます。
実際に「確認済み」を選択すると、管理者の画面上では「メールアドレス」の項目が追加されます。
回答者のアドレスは収集したいものの、Googleへのログインは必須にしたくない場合などは、手入力によるGmaii以外のメールアドレス収集方法がおすすめです。
ただし、手入力によって回答者がメールアドレスを打ち間違えるリスクも考慮すると、Gmailアドレスを収集する方法が最適でしょう。
Googleフォームで常にメールアドレスの収集をする方法
ここまでGoogleフォームでメールアドレスを収集する方法を解説してきましたが、フォームを作成する頻度が高い場合には、その都度設定を変更するのは面倒に感じるでしょう。
そこで、常にメールアドレスを収集できる設定方法があります。この設定をすると、毎回設定変更をする必要がなくなります。
常にメールアドレスを収集する方法は、以下のとおりです。
- Googleフォームの上部にある「設定」をクリックする
- 「デフォルト」内の「フォームのデフォルト設定（設定はこのフォームと新しいフォームに適用されます）」の右側にある下矢印をクリックする
- 「デフォルトでメールアドレスを収集する」で「確認済み」または「回答者からの入力」を選択する
Googleフォームでメールアドレスを収集するなら設定すべき自動返信機能
Googleフォームで自動返信メールを送信する方法には主に以下の3つの方法があります。
- Googleフォームで自動返信メールを設定手する方法
- 拡張機能のアドオンで自動返信する方法
- スクリプトで自動返信する方法
formrunはプログラミング不要で自動返信メールを設定できます。ぜひ利用してみてください。
Googleフォームで自動返信メールを設定する方法
Googleフォームで自動返信メールを送信する1つ目の方法は、Googleフォームの設定管理画面から設定する方法です。
Googleフォームにアクセスさえできれば、誰でも簡単に設定できます。Googleフォームで自動返信メールを設定する方法は以下のとおりです。
- Googleフォームの上部にある「設定」をクリックする
- 「回答」の横にある下矢印をクリックする
- 「メールアドレスを収集する」で「確認済み」または「回答者からの入力」を選択する
- 「回答のコピーを回答者に送信」を「常に表示」または「リクエストされた場合」を選択する
「回答のコピーを回答者に送信」で「常に表示」を選択すると、すべての回答に対して自動返信を送ります。
「リクエストされた場合」を選択すると、回答者が返信メールを送信するかを選択できます。
ここまでの設定ができたら、自動返信が届くかテストしましょう。
拡張機能のアドオンで自動返信する方法
Googleフォームで自動返信メールを送信する2つ目の方法は、拡張機能のアドオンを使って設定する方法です。
拡張機能を使って自動返信メールを設定する方法は以下のとおりです。
- Googleフォームの拡張機能「Email Notifications for Google Forms」をインストールする
- Googleフォームに「Email Notifications for Google Forms」を適用する
- 送信の設定をする
以下の内容をもとにメールの設定をしてください。
- Sender’s Name：送信者名
- Sender’s Email Address：自動返信メールを送信するアドレス
- Reply-to Email Address：自動返信メールに返信された際の受信メールアドレス
アドオンをインストールして設定するため、少し時間がかかってしまいます。また、設定画面が英語表記になっていることが難点です。
しかし、送信元メールアドレスを設定できるなど、比較的簡単に自由度が高い操作ができる点がメリットです。
スクリプトで自動返信する方法
Googleフォームで自動返信メールを送信する3つ目の方法は、スクリプトを使って設定する方法です。
スクリプトを使って自動返信メールを設定する方法は以下のとおりです。
- Googleフォームの通知設定をオンにする
- 回答集計用のスプレッドシートを作成する
- 回答集計用スプレッドシートで「Google Apps Script」を開く
- プロジェクトの設定をする
- スクリプトを記述する
- トリガーを設定する
スクリプトを利用した方法はGoogleフォームから設定管理画面から設定する場合や拡張機能のアドオンを利用した設定方法と比べると、プログラミングの知識がないと難しいため、社内に技術者がいることやノウハウがあることが必要です。
ただし、1日に数十件以上フォームに返信する必要がある場合や機能を拡張して自由度を高めたい場合には、スクリプトを使った自動返信方法も選択肢のひとつになるでしょう。
Googleフォームで回答者がログインを求められる3つのケース
Googleフォームで回答者がGoogleアカウントにログインを求められるのは、主に以下の3つのケースです。
- Gmailのメールアドレスを収集する
- 回答を1アカウント1回に制限する
- ファイルのアップロードの質問形式がフォーム内に存在する
設定画面で「メールアドレスを収集する」で「確認済み」を選択すると、回答者からGmailのメールアドレスを収集できます。その際に回答者はGoogleアカウントにログインしている必要があります。
設定画面で「回答を1回に制限する」を選択した場合も、Googleアカウントへのログインが必要です。
回答を重複させたくない場合や正確なデータを得たい場合には、回答者からの回答を1アカウント1回に制限すると効果的です。
また、ファイルのアップロードの質問形式がフォーム内に存在する場合も、Googleアカウントへのログインが求められます。
Googleフォームでログイン設定をする3つのメリット
Googleフォームでログイン設定をする3つのメリットは以下のとおりです。
- 匿名回答やスパムを防げる
- 同一人物による重複回答を防げる
- 回答者とコミュニケーションをとれる
匿名回答やスパムを防げる
Googleフォームでログイン設定をする1つ目のメリットは、匿名回答やスパムを防げることです。
Googleアカウントでのログインが不要な場合、悪戯による必要のない回答が発生する恐れがあります。
Googleフォームでログイン設定をすれば、回答者はGoogleアカウントを持っている必要があることから、匿名回答やスパム回答を防止でき回答の正確性や信頼性を向上させられます。
同一人物による重複回答を防げる
Googleフォームでログイン設定をする2つ目のメリットは、同一人物による重複回答を防げることです。
Googleアカウントでのログインが不要な場合、回答者による複数回答の発生が考えられます。
そのような場合は、回答を1回に制限する設定を行うことでログインを必須にでき、同一人物による重複回答を防げます。
特定の人を対象にしたアンケートや1人1回の回答を厳守したい投票などのシチュエーションには便利です。
回答者とコミュニケーションをとれる
Googleフォームでログイン設定をする3つ目のメリットは、回答者とコミュニケーションがとれることです。
回答者から回答だけでなく、メールアドレスも収集できるため、回答後にメールでやり取りできます。
フォローアップメールを送信したい場合やもっと具体的な調査をしたい場合には便利な機能です。
Googleフォームでログイン設定をする2つのデメリット
Googleフォームでログイン設定をする2つのデメリットは以下のとおりです。
- Googleアカウントがないと回答してもらえない
- プライバシーを懸念する人や急いでいる人からの回答率が低下する
Googleアカウントがないと回答してもらえない
Googleフォームでログイン設定をする1つ目のデメリットは、Googleアカウントがないと回答してもらえないことです。
Googleアカウントのログイン設定をすると、回答者は当然ながらGoogleアカウントでのログインが必須になるため、Googleアカウントを持っている必要があります。
つまり、Googleアカウントを持っていなければ、Googleフォームのアンケートやフォームに回答できません。
そのため、Googleアカウントを持っていないユーザー層も想定したケースの場合、回答者がそのアンケートやフォームに回答したいと強く思わない限り、わざわざGoogleアカウントを作成してまで回答してくれることはあまり期待できないでしょう。
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プライバシーを懸念する人や急いでいる人からの回答率が低下する
Googleフォームでログイン設定をする2つ目のデメリットは、プライバシーを懸念する人や急いでいる人からの回答率が低下することです。
プライバシーに対して嫌悪感を抱くような人にとって、ログインすることやメールアドレスの共有などは、個人情報の共有や開示を懸念して大きな壁になるでしょう。
Googleフォームのセキュリティについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
>> Googleフォームのセキュリティ対策は安全？個人情報の悪用に注意
▼ビジネス用フォーム作成ツール「formrun」はセキュリティ対策も万全で大企業も利用しています。
また、回答のタイミングで回答終了までに時間をかけたくない人は、ログインのフローが煩わしく感じて回答をやめてしまう恐れがあります。
そのため、ログイン設定をすることによって、プライバシーを懸念する人や急いでいる人からの回答率は低くなることが見込まれます。
Googleフォームのメールアドレスの設定に関連するよくある質問
Googleフォームのメールアドレスの設定に関連するよくある質問を以下にまとめました。Googleフォームでメールアドレスを収集したい人や自動返信の設定をしたい人などはぜひ参考にしてください。
Googleフォームにログインして回答すると、個人情報がばれますか？
すべてのケースで個人情報が共有されるわけではありません。
また、Googleアカウントでログインが必須のフォームの場合でも、管理者に共有されるのはメールアドレスのみです。
決してGoogleアカウントに登録されている氏名や電話番号、クレジットカード情報などの個人情報が送信されることはありません。
Googleフォームでメールアドレスを収集しない方法はありますか？
Googleフォームでメールアドレスを収集しない方法もあります。以下の手順で簡単にできます。
- Googleフォームを開き、「設定」をクリックする
- 「回答」の「下向き矢印」をクリックする
- 「メールアドレスを収集する」の選択肢をクリックして、「収集しない」を選択する
Googleフォームでログインが必要な場合、ログインせずに回答する方法はありますか？
Googleフォームでログインが必要な場合は、Googleアカウントでログインせずに回答する方法はありません。
Googleアカウントでのログインの必要性は、あくまでもGoogleフォームを作成する管理者が設定できることであり、回答者は設定変更できません。
どうしてもそのGoogleアカウントでログインしたくない場合は、別アカウントで回答することがひとつの回避方法です。
Googleフォームの回答画面に自分のメールアドレスが表示されてしまうのはなぜですか？
Googleフォームの回答画面に自分のメールアドレスが表示されてしまうのは、回答の際にGoogleアカウントでのログインを求める機能が有効になっているためです。
具体的には、以下の設定をした場合にGoogleアカウントへのログインが必要になります。
- Gmailのメールアドレスを収集する
- 回答を1アカウント1回に制限する
- ファイルのアップロードの質問形式がフォーム内に存在する
GoogleフォームはGoogleアカウントにログインしないと回答できませんか？
決してそうではありません。
Googleアカウントでログインしないと回答できないのは、Googleフォームを作成する管理者がログインを必須に設定した場合のみです。
お問い合わせフォームのメールに返信をするなら「formrun（フォームラン）」もおすすめ
Googleフォームもフォームを作成できますが、もっと自由にカスタマイズしてフォームを作成したい場合は弊社提供のフォーム作成ツール「formrun」を検討してみるのもおすすめです。
Googleフォームのように直感的な操作で簡単に作成できます。
また、信頼性や顧客満足度の向上を目指す幅広い企業の皆様にご活用いただいており、ビジネス利用でformrunユーザーの”7割”がGoogleフォームから変更しています。
Googleフォームのデメリットを補えるformrunのメール機能は、以下のとおりです。
- フォーム回答者のメールアドレスに自動返信メールを送信できる
- フォーム管理者のメールアドレスにメール通知を送信できる
- メールの作成から送受信までカード上で一括管理できる
それぞれ解説していきます。
ビジネス用フォーム作成ツール「formrun」とGoogleフォームの違いを知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。
>> formrunとGoogleフォームの違いを詳しく解説！
フォーム回答者のメールアドレスに自動返信メールを送信できる
formrunでは、フォームの回答直後に回答者に向けて自動返信メールを送信できます。
自動返信メールを設定することで、formrunで作成したフォームにお問い合わせがあった場合に一次対応を自動的に行えて、お問い合わせ対応の業務効率化につながります。
フォーム管理者のメールアドレスにメール通知を送信できる
formrunでは、フォームに回答があった場合やカードから送信したメールに返信があった場合に、任意のメールアドレスにメール通知を送信できる設定機能があります。
このメール通知設定機能によって、すぐにお問い合わせ内容を確認でき、業務効率化につながります。
メールの作成から送受信までカード上で一括管理できる
formrunはデータがすべてカード化されており、フォームに回答があった場合には、formrunの管理画面上から受付データを閲覧できます。
これによって、顧客管理からコミュニケーションまですべてカード上で取り組めます。
Googleフォームでメールアドレスの取得やログインの有無は回答内容に合わせて設定しましょう！
Googleフォームを使用していると、回答者から回答だけでなく、メールアドレスも収集したいと考える人もいるでしょう。
その場合は、Googleフォームの設定次第で、Gmailアドレスとそれ以外のメールアドレスどちらでも収集できます。
また、Googleフォーム以外の収集方法もあるので、自分に最適な方法を選択して業務効率化に役立てましょう。
ただし、Googleフォームは初めてのフォーム作成にはシンプルで使い勝手がいいものの、デザイン面や機能面で不十分に感じられることもあるでしょう。
そのような場合には、フォーム作成ツール「formrun」を検討してみるのもおすすめです。無料での利用もできるため、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。
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EFO（エントリーフォーム最適化）や問い合わせ対応など、
フォームに関するお悩みを解決します。
