Googleフォームでは、アンケートや申し込みの回答者からメールアドレスを取得することが可能です。
ただ、どの設定をすればアドレスが正しく収集されるのか、メールアドレスを収集した自動返信をどうすればいいか分からない方もいるでしょう。
メールアドレスの収集方法や通知設定の手順を正しく理解しておけば、効率的なフォーム運用管理が実現できます。
この記事では、Googleフォームでメールアドレスを取得・通知する具体的な方法と注意点をわかりやすく解説します。
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- 回答を受け付けると任意のメールアドレスやチャットツールに通知を送れる
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- 回答データに沿った顧客管理がカンバン形式で行える
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メール配信機能を詳しく知りたい方は、こちらのページをご覧ください。
>>フォームランなら管理画面から直接メール配信ができる！
問い合わせ対応（顧客管理）機能を詳しく知りたい方は、こちらのページをご覧ください。
>>問い合わせ対応を見える化！チームでの管理に最適
Googleフォームとの違いを比較したい方は、こちらのページをご覧ください。
>> フォームランとGoogleフォームの違いは「便利で豊富な機能」があること
Googleフォームでメールアドレスを収集する2つの方法
Googleフォームでメールアドレスを集めるには、Gmailアカウントで自動収集する方法と、メールアドレスを質問で回答してもらう方法の2種類から選ぶことが可能です。
それぞれ、どのような違いがあるか解説していきます。
Gmailアカウントでメールアドレスを自動収集する
Googleフォーム回答時にGmailアカウントによるログインを求めれば、回答者のGmailアドレスを自動で収集することが可能です。
回答者はメールアドレスの入力が不要になるので、入力ミスを防ぎやすく、効率よくメールアドレスが収集できます。
Googleアカウントへのログインを前提とするこの方法は、社内向けや特定のグループ向けのフォームに適しています。
例えば、社内アンケートや従業員向けの申し込みフォームなどで、確実に本人確認を行いたい場面で重宝されます。
ログイン環境が整っている用途では、最も手間なく正確な情報収集が可能です。
記述式の質問でメールアドレスを入力してもらう
2つ目は、従来のフォームと同様、回答者に記述式でメールアドレスを入力してもらう方法です。
Googleアカウントを持っていないユーザーにも対応でき、公開フォームなど幅広いシーンで活用できます。
例えば、イベントの申込みやお問い合わせフォームなど、不特定多数を対象にする場合に適しています。
ただし、自由入力のため入力ミスが起こりやすい点には注意が必要であるため、回答方法に制限をかける工夫が必要です。
GoogleフォームでGmailアドレスを自動で収集する方法
Googleフォームには回答者から回答だけでなく、メールアドレスを収集する機能もあります。
ここでは、Googleフォームでメールアドレス（Gmail）を収集する方法をご紹介します。この方法は、回答者がGoogleアカウントを持っている場合に有効です。
主に以下の手順でGmailを回収できます。
- 上部にある「設定」を表示させる
- 「メールアドレスを収集する」で「確認済み」を選択する
- Gmailアドレスの収集する旨のチェックボックスが追加される
ステップ1：上部にある「設定」をクリックする
Googleフォームにアクセスし、設定変更したいフォームを開いてください。
次に、回答者からメールアドレスを収集したいGoogleフォームの上部にある「設定」をクリックします。
「設定」をクリックできたら、「回答」の右横にある矢印をクリックします。
ステップ2：「メールアドレスを収集する」で「確認済み」を選択する
「回答」の右横にある矢印をクリックすると、4つの項目が表示されます。
その1番上にある「メールアドレスを収集する」で、プルダウン形式の選択肢から「確認済み」を選択します。
この設定を行うと、フォーム回答にGoogleアカウントのログインが必須になります。
実際に「確認済み」を選択すると、管理者の画面上では「回答者による Google へのログインが必要になります」と表示されます。
ステップ3：Gmailアドレスの収集する旨のチェックボックスが追加される
ここまでの設定をすると、回答者からGmailアドレスを収集できます。
回答者側から見たフォームには「返信に表示するメールアドレスとして●●●●@gmail.com を記録する」とGmailアドレスを収集する旨が表示されます。
デフォルトで常にGmailを収集する方法
ここまでGoogleフォームでGmailアフォレスを収集する方法を解説しましたが、フォームを作成する頻度が高い場合には、その都度設定を変更するのは面倒に感じるでしょう。
そこで、常にGmailアドレスを収集できる設定方法を紹介します。
Googleフォームの「設定」から、画面下部にある「デフォルト」の「フォームのデフォルト設定」をクリックし、「デフォルトでメールアドレスを収集する」で「確認済み」を選択します。
これで新たにフォームを作成した場合でも、最初からGmailアドレスを収集する設定になっています。
GoogleフォームでGmail以外のメールアドレスを収集する方法
Googleフォームで回答者からメールアドレスを収集するにあたって、Gmailアドレス以外のメールアドレスも収集できます。
収集するメールアドレスがGmail以外でも、複雑な操作はありません。
前章と同様、設定変更したいフォームを開き、画面上部の「設定」から「回答」の右横にある矢印をクリックします。
1番上の「メールアドレスを収集する」で、プルダウン形式の選択肢から「回答者からの入力」を選択します。
この設定をすると、メールアドレスを入力する項目が自動で追加されます。ちなみに、この項目の回答は必須となります。
ただし、この設定を行うと、メールアドレスを回答する質問が1番目で固定されてしまいます。
フォームの用途に応じてメールアドレスの回答する順番を変更したい場合は、手動で記述式の質問を設置し、右下の三点マークから「回答の検証」にチェックを入れて、回答方式をメールアドレスに限定させておきましょう。
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Googleフォームでメールアドレスを収集する注意点
Googleフォームでメールアドレスを扱う際には、仕様上の制約や機能の限界を理解したうえで設計することが重要です。
Gmailの自動収集はGoogleアカウントのログインが必須
Gmailアドレスの自動収集機能を利用するには、回答者にGoogleアカウントのログインを求める必要があります。
この制限により、社内用途や限定的なメンバーには有効でも、一般公開用フォームでは離脱の原因になる可能性があります。
メールアドレスを入力するよりも、ログインすることに手間を感じるユーザーも一定数いると考えられるため、逆にログインが求められた時点でフォームから離脱する可能性があります。
ログイン必須の仕様を理解したうえで、利用シーンに応じた収集方法を選ぶことが求められます。
自動返信メールは回答のコピーしか送れない
Googleフォームには、収集したメールアドレス向けに自動返信メールを送ることが可能です。
しかし、この機能は回答のコピーを送信するだけで、フォーム管理者から任意の内容を送ることはできません。
あくまで回答内容がそのまま返信される形式となるため、フォーム回答後の顧客対応が不十分になる場合があります。
特にビジネス用途では、フォーム送信後の自動返信メールの内容によって、顧客獲得に大きく影響する可能性があります。
お問い合わせフォームや申し込みフォームでGoogleフォームを利用する場合は、顧客対応の方法を工夫する必要があります。
formrunなら自動返信から問い合わせ対応までワンストップで行える！
Googleフォームでもメールアドレスを収集できますが、回答後の自動返信やメールによる問い合わせ対応も行うには、別ツールとの連携が必要です。
弊社のフォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」は、下記のように収集したメールアドレスを有効活用する機能を取り揃えています。
それぞれの機能を詳しく紹介していきます。
見た目も内容もこだわれる自動返信メールが簡単に作成できる！
Googleフォームでも自動返信メールは設定できますが、送信できるのは回答のコピーのみ。件名や文面のカスタマイズには制限があり、ビジネルでフォームの用途に合わせた自動返信メールを送るには、Googleフォームではやや物足りなさを感じる方も多いでしょう。
「formrun（フォームラン）」なら、件名・本文・差出人名・返信先・CC/BCCまで柔軟にカスタマイズできる、自動返信メール機能を標準搭載しています。
名前や問い合わせ内容を反映させつつ、メール文章を自由に編集できるため、ビジネスにおけるフォーム送信後の丁寧な顧客対応が実現します。
さらに、メールの開封や送信失敗も確認できるため、自動返信メール送信後の対応方法も個別に行うことが可能です。
「サンクスメールをもっと丁寧に送りたい」「送信後の対応を印象良く終えたい」と感じている方は、formrunの自動メール返信で、次につながる顧客対応”を始めてみてください。
通知の自由度が高くチーム対応もスムーズに
Googleフォームの通知機能では、フォーム管理者のGmailアカウントにしかメールが届かず、通知内容のカスタマイズもできません。
チャットツールの通知も可能ですが、専門的な知識が必要で初心者では設定が難しくなっています。
「formrun（フォームラン）」なら、メールアドレスを登録するだけで、管理者だけでなくチームメンバーにもメール通知が行えます。
通知メールの件名や本文も自由に設定できるため、業務内容に合わせて通知方法をカスタマイズできます。
さらに、chatwork・Slack・Microsoft Teams・LINE WORKSとの連携機能を備えており、メールだけでなくチャットへの通知もノーコードで設定可能です。
そのため、formrunなら柔軟な通知設定でフォームの回答受付を見逃すことなく、素早うい問い合わせ対応が実現できます。
問い合わせ対応を「見える化」できる！
Googleフォームで問い合わせ対応を行う場合、回答内容をスプレッドシートに出力して管理する必要があります。
この管理方法は属人化しやすく、対応の抜け漏れや記録ミスが発生しやすくなります。
「formrun（フォームラン）」では、フォームからの問い合わせをカンバン形式で一元管理できます。
担当者の割り当てや対応履歴などをチーム内で共有できるため、管理方法の属人化を防ぎつつ、誰が・いつ・どのように対応したか見える化できます。
また、蓄積されたデータはスプレッドシートやExcelに出力することも可能です。業務内容や用途に合わせて、分析・加工も行えます。
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Googleフォームでメールアドレスを収集して顧客対応を充実させよう
Googleフォームでは、回答者のメールアドレスを取得したり、自動で返信メールを送信したりすることが可能です。
ただし、Gmailを集める場合はGoogleアカウントのログインが必須だったり、自動返信メールの内容は自由に設定できなかったりなど、機能に一定の制限があります。
用途に合った方法を選ばなければ、回答率を下げてしまう可能性があります。Googleフォームの仕様を理解した上で、目的に応じたフォーム設計を行いましょう。
Googleフォームを使っていて「もう少し柔軟に運用できたら」と感じた方には、ノーコードで高機能なフォーム作成ツール「formrun（フォームラン）」がおすすめです。
formrunなら、デザイン性の高いフォームがノーコードで作成できます。 Googleフォームでは実現が難しい、メールアドレスを収集した後に必要な機能を豊富に取り揃えています。
- メール内容を自由にカスタマイズできる自動返信メールが送れる
- 回答を受け付けると任意のメールアドレスやチャットツールに通知を送れる
- 一斉メール配信でリードジャーナリングができる
- 回答データに沿った顧客管理がカンバン形式で行える
実際に、ビジネス利用者の約7割がGoogleフォームからformrunに乗り換えており、業務効率化や顧客対応の質向上に役立てられています。
Googleアカウントがあればワンクリックですぐに無料で始められるので、フォーム運用をもっと快適にしたい方は、ぜひ一度formrunをお試しください。
Googleフォームのメールアドレスの設定に関連するよくある質問
Googleフォームのメールアドレスの設定に関連するよくある質問を以下にまとめました。Googleフォームでメールアドレスを収集したい人や自動返信の設定をしたい人などはぜひ参考にしてください。
Googleフォームにログインして回答すると、個人情報がばれますか？
Googleアカウントでログインが必須のフォームにおいて、管理者に共有されるのはGmailアドレスのみです。
決してGoogleアカウントに登録されている氏名や電話番号、クレジットカード情報などの個人情報が送信されることはありません。
Googleフォームでログインが必要な場合、ログインせずに回答する方法はありますか？
Googleフォームでログインが必要な場合は、Googleアカウントでログインせずに回答する方法はありません。
Googleアカウントでログインする必要性は、あくまでもGoogleフォームを作成する管理者が設定できることであり、回答者側から設定変更はできません。
どうしてもGoogleアカウントでログインしたくない場合は、フォームの回答を避けることが望ましいでしょう。
Googleフォームの回答画面に自分のメールアドレスが表示されるのはなぜですか？
Googleフォームの回答画面に自分のメールアドレスが表示されるのは、回答するためにGoogleアカウントのログインが必須になっているからです。
具体的には、以下の設定をした場合にGoogleアカウントへのログインが必要になります。
- Gmailのメールアドレスを収集する
- 回答を1回に制限する
- ファイルのアップロードする質問が設置されている
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