イベント管理システムとは？選び方のポイント4選とおすすめサービス5選を紹介

「イベント管理を効率化する方法が分からない」
「どのイベント管理システムを導入するべきか分からない」

イベントを開催する方の中には上記の悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

イベント管理を効率化するにはイベント管理システムの導入がおすすめです。イベント管理システムを導入すれば、業務効率向上と顧客との関係構築につながります。

そこで、本記事ではイベント管理システムの基本的な知識を踏まえた上でおすすめのイベント管理システム5選をご紹介します。

また、イベント管理を効率化したい場合、フォーム作成ツール「formrun」がおすすめです。formrunを使用するメリットは下記の5つです。

以上の機能が完備されており、基本料金は無料です。
ビジネス用フォーム作成ツール「formrun」では、複数人でデザイン性の高いフォームを管理できます。

▼formrunの顧客管理機能を詳しく知りたい方はこちらをご覧ください

formrunについて知りたい方はこちらも合わせてご覧ください。
>> formrun公式サイト

イベント管理システムとは？

イベント管理システムとは「イベントの計画・実行・評価の業務フローをデジタル化し、効率化するツール」です。

一般的なイベント管理システムに搭載されている機能は下記の通りです。

• 参加者管理
• スケジュール管理
• ワークフロー管理
• マーケティング支援
• データ分析
• 会場管理
• コミュニケーション支援

イベント管理システム導入の必要性

イベント管理システムを導入する必要性を解説します。具体的にはイベント管理システムを導入すれば、下記のメリットをえられます。

• 業務効率向上につながる
• 顧客との関係構築につながる

それぞれのメリットを詳しく解説します。

業務効率向上につながる

イベント管理システムを導入すれば、業務効率向上につながります。多くのイベント管理システムには業務の自動化、業務フローの最適化などの機能が搭載されています。そのため、手動でイベントを管理する場合に比べて業務効率が向上するでしょう。

具体的には下記のような業務を効率化できます。

イベント管理システムでは上記の業務を一元で行えるため、業務効率の向上が見込めます。

顧客との関係構築につながる

イベント管理システムを導入すれば、顧客との関係構築につながります。イベント管理システムでは顧客情報を蓄積でき、そのデータを元に顧客との関係構築を行えます。

具体的には下記のようにイベント管理システムを関係構築に活用可能です。

イベント管理システムを通じて参加者のデータを蓄積すれば、過去のデータに基づいてそれぞれの顧客と深い関係構築が可能になります。

▼formrunの顧客管理機能を詳しく知りたい方はこちらをご覧ください

イベント管理システムを選ぶ際のポイント4選

イベント管理システムを選ぶ際のポイントを解説します。具体的には下記の観点を意識してイベント管理システムを選びましょう。

それぞれのポイントを詳しく解説します。

機能の充実度

イベント管理システムを選ぶ際は機能の充実度を確認しましょう。自社のニーズにあった機能を持つイベント管理システムを選ぶことでイベント運営の効率化、データ活用の促進などにつながります。

具体的には下記の機能から自社に必要な機能を検討しましょう。

イベント管理システムに搭載されている機能を公式サイトで確認し、自社の必要な機能が備わっているか確認しましょう。

操作性のよさ

イベント管理システムを選ぶ際は操作性の良さを確認しましょう。操作性がよいイベント管理システムを選べば、業務効率の向上や社員の負担軽減につながります。

具体的にはイベント管理システムの操作性がよければ、下記のメリットがえられます。

無料トライアルがあるイベント管理システムでは、試験的にシステムを導入して、操作性のよさを確認しましょう。

セキュリティ対策の充実度

イベント管理システムを選ぶ際はセキュリティ対策の充実度を確認しましょう。個人情報を取り扱う企業にとって、個人情報を保護することは企業の社会的信用を維持したり、不正アクセスを防止したりするためにセキュリティ対策は重要です。

具体的には下記のセキュリティ対策が行われているか確認しましょう。

個人情報を取り扱う業者には個人情報保護法を遵守した、個人情報の管理が義務として課されています。そのため、システムの使いやすさに加えてセキュリティ対策の充実度を確認しましょう。

▼ formrunのセキュリティ対策を詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

コストパフォーマンス

イベント管理システムを選ぶ際はコストパフォーマンスを確認しましょう。一般的にイベント管理システムの導入には、初期費用が無料〜10万円、月額料金で1万〜10万円以上のコストがかかります。

そのため、必要な機能が予算内で使えるかを確認しましょう。具体的には下記の観点を意識して、複数のイベント管理システムを比較します。

コストが低く抑えられることはもちろん、導入後の運用効率を考慮してイベント管理システムを選ぶことが重要です。

おすすめのイベント管理システム5選

おすすめのイベント管理システムをご紹介します。ご紹介するイベント管理システムは下記の5つです。

• formrun
• SPIRAL ®
• Peatix
• EventRegist
• EXPOLINE

formrun｜受付からフォローアップまで一元的に行える

formrunはイベントの受付からフォローアップまで一元的に行えるツールです。具体的には下記の特徴があります。

formrunの使用料金は下記の通りです。

▼ formrunの顧客管理機能を詳しく知りたい方はこちらをご覧ください

formrunについて知りたい方はこちらも合わせてご覧ください。
>> formrun公式サイト

SPIRAL ®｜さまざまな規模・種類のイベントに対応できる

SPIRAL ®の使用料金は下記の通りです。

Peatix｜手軽にイベント管理が行える

Peatixは初期登録料、月額費無料で使用できます。

EventRegist｜自社のニーズにあった機能が使用できる

EventRegistの使用料金は下記の通りです。

EXPOLINE｜イベント管理をすべてオンラインで完結できる

使用料金は問い合わせ要です。

イベント管理を行うなら「formrun」がおすすめ！

イベント運営を効率化したい場合、フォーム作成ツール「formrun」がおすすめです。formrunには下記の3つの特徴があります。

• イベント管理・対応を効率化できる
• イベント申し込みフォーム作成が簡単にできる
• 豊富なメール機能

イベント管理・対応を効率化できる

formrun（フォームラン）を活用すれば、フォームで集めた顧客の対応管理まで利用できます。

フォーム作成はもちろん、フォームに回答された顧客データ情報をformrun上で一覧管理が可能です。

一覧で確認できるだけではなく、対応ステータス別に分けて表示したり、対応する担当者別にフィルタして確認できたりします。

未対応・対応中・対応完了・商品発送済みなど、ステータスは自社が管理しやすいように編集・並び替えできます。

蓄積された回答データはExcelやGoogleスプレッドシート形式で出力もできるため、手元で分析も可能です。

さらに、Salesforceやkintoneなど外部連携ツールと連携可能なので普段お使いのツールでも集計・管理ができます。

イベント申し込みフォーム作成が簡単にできる

非エンジニアでもマウスだけの簡単な操作中心でフォームが作成できるため、フォーム利用までに準備期間が短い場合にも役立ちます。

同じフォーム作成ツールのGoogleフォームと比べてもセキュリティ条件が高く、細かい設定まで機能が豊富となっているため、ビジネス利用目的では、formrunのユーザーのうち7割がGoogleフォームから変更しています。

メールアドレスがあれば無料登録可能！無期限で無料プランが利用できるのでformrunでぜひフォームを作成してみてください。

テンプレートはこちらをご覧ください。
>> テンプレート一覧

豊富なメール機能

formrun（フォームラン）には、メールを送付する機能が目的に合わせて3種類用意されています。

1. 自動メール返信
   フォームに回答直後に、サンクスメールや回答内容の確認メールを自動返信できます。申し込みフォームや登録フォームなど、フォーム回答後対応してほしい手順がある場合は、メール内に記載すれば迷わず対応を進めることもできます。
2. 個別メール機能
   フォーム回答時に質問がある場合、回答者に個別にメールを送信できます。サポート窓口などの場合、合わせてメールテンプレートを利用して対応品質を揃え、ミスなくスピーディに対応できるため、メール返信にかかる時間を大幅に削減可能です。
3. 一斉メール配信
   フォーム回答者や手元に用意したメールアドレスリストに対して、一斉メールを配信できます。対応ステータスや、顧客ラベル別にセグメントメールが可能です。配信結果もメールごとに開封率、リンククリック率、エラー率が確認できるため、施策の改善にも役立ちます。

また、自動メール返信、一斉メール配信、個別メール機能それぞれ、フォームで得た顧客情報をメール本文や件名に変数として挿入可能です。
フォーム作成から、フォーム回答者へのコミュニケーションまでformrunで一貫してできるため、顧客対応管理もスムーズになります。

イベント管理システムを導入して業務効率を向上しましょう！

本記事ではイベント管理システムの基本的な知識を踏まえた上でおすすめのイベント管理システム5選をご紹介しました。

本記事でご紹介したイベント管理システムを選ぶ際のポイントを意識して、自社のニーズにあったシステムを導入しましょう。

しかし、フォームを本格的に運用したい場合には、現在使用しているフォーム作成ツールの機能が不十分に感じられることもあるでしょう。

上記のように感じている管理者の方はフォーム作成ツール「formrun」を検討してみるのもおすすめです。無料での利用も可能なため、ぜひ一度、試してみてはいかがでしょうか。
Sansan、BASE、hey、DMMなど幅広い規模の企業に導入されており、自社に最適なフォームを作ることが可能です。

▼ formrunの顧客管理機能を詳しく知りたい方はこちらをご覧ください

formrunについて知りたい方はこちらを合わせてご覧ください。
>> formrun公式サイト

formLab編集部

formrunやフォーム作成や顧客管理に関する情報を発信しております。

EFO（エントリーフォーム最適化）や問い合わせ対応など、
フォームに関するお悩みを解決します。