アンケートのご協力依頼を出そうとしているけれど、どのような内容を書けばよいのか迷っている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、アンケート依頼メールの文例を紹介するとともに、回答率を高めるための7つのコツも詳しく解説します。高品質なアンケートを作成するためのポイントを押さえて、効果的なアンケート依頼メールを作成しましょう。
さらに、プログラミングの知識がなくても簡単にアンケートフォームを作成できる「formrun」もご紹介します。
formrunは、多彩なテンプレートからクリックするだけで設問を追加でき、簡単にアンケートを作成できます。
収集された回答はリアルタイムで自動集計され、入力補助機能や条件による質問の分岐も可能です。各ユーザーに適した質問が表示されるため、回答者の負担が軽減され離脱率が大幅に低減します。
また、集計結果はリストやグラフ形式で表示され、CSVやスプレッドシートへの出力も可能です。
目次
アンケートのご協力お願い依頼の文例【テンプレート】
まずは、実際にアンケートのご協力お願い依頼の文例・テンプレートを確認してみましょう。もちろんアンケートの目的によって内容の変更は必要ですが、以下のテンプレートにしたがって作成すれば基本的に問題ありません。
注意として、個人情報の取り扱いは、企業ごとに適切な文章を記載することをおすすめします。
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件名：〇〇に関するアンケートのお願い
〇〇様
いつも「商品・サービス名」をご利用いただき、誠にありがとうございます。この度、サービスの向上を目的として、ユーザーの皆様にアンケートのご協力をお願いしたく、ご連絡いたしました。
お手数をおかけしますが、以下のリンクよりアンケートにご回答いただけますよう、お願い申し上げます。
アンケートURL
所要時間は〇分程度です。
〇月〇日（〇曜日）23:59までにご回答いただいた方には、感謝の印として〇〇を進呈いたします。皆様からの貴重なご意見をお待ちしております。
なお、アンケートの回答は統計的に処理され、他の目的には使用いたしません。また、個人情報は厳重に管理し、第三者に提供することはございません。
ご質問がございましたら、以下の連絡先までお気軽にお問い合わせください。
担当者：〇〇〇〇
メール：〇〇〇@〇〇〇.jp
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アンケートのご協力お願い依頼の文面の書き方
アンケート依頼文の書き方は、回答率に大きな影響を与えます。アンケートのご協力お願い依頼の文面の書き方は、主に次の8つの要素で成り立っています。
- 件名
- あいさつ
- 目的・利用用途
- 回答にかかる時間
- 回答の提出期限
- アンケートのURL
- プライバシーポリシー
- 問い合わせ先
それぞれ解説します。
件名
件名は、メールを開封してもらうために最初に目に留まる重要なポイントです。アンケートの内容が明確に伝わり、受信者の興味を引くようにする必要があります。具体的で短く、要点を押さえた件名を心がけましょう。
例
「〇〇に関するアンケートのお願い（ご協力お願いします）」
「【謝礼あり】〇〇に関するご意見をお聞かせください」
あいさつ
丁寧なあいさつを入れることで、受信者に対する敬意と感謝の気持ちを伝えます。日頃の利用に対する感謝やアンケート協力へのお願いを簡潔に述べましょう。
例
〇〇様
いつも「商品・サービス名」をご利用いただき、誠にありがとうございます。
目的・利用用途
アンケートの目的や、収集したデータの利用用途を明確に伝えることで、受信者がアンケートに協力する意義を理解できます。具体的な目的を示すことで信頼感を高めましょう。
例
この度、サービスの向上を目的として、ユーザーの皆様にアンケートのご協力をお願いしたく、ご連絡いたしました。
回答にかかる時間
アンケートにかかる所要時間を明示することで、受信者が回答に対する負担を予測しやすくなります。時間が短いことをアピールすることで、協力を得やすくします。
例
アンケートへのご回答は、〇分ほどで完了いたします。
回答の提出期限
具体的な提出期限を設定することで、受信者に回答の緊急性を意識させ、早期の回答を促します。リマインダーを送る際にも利用可能です。
例
お忙しいところ恐縮ですが、〇月〇日（〇曜日）までにご回答いただけますと幸いです。
アンケートのURL
回答ページへのリンクを明示し、目立つように配置します。URLをクリックしやすくするために、行間を空けるなどの工夫をします。
例
アンケートはこちらから
[アンケートURL]
アンケート作成ツール「formrun」なら、フォーム作成後自動でURLやQRコードが発行されるため、共有も簡単です！
プライバシーポリシー
個人情報の取り扱いを説明し、受信者が安心して回答できるようにします。プライバシー保護に関する具体的な方針を明示しましょう。
例
ご提供いただいた情報は、弊社のプライバシーポリシーに基づき、厳重に管理いたします。第三者に提供することはございません。
問い合わせ先
アンケートに関する問い合わせ先を明記し、受信者が疑問を持った際にすぐに連絡できるようにします。担当者名やメールアドレスを記載しましょう。
例
ご不明点がございましたら、下記の連絡先までお気軽にお問い合わせください。
担当者：〇〇〇〇
メール：〇〇〇@〇〇〇.jp
アンケートのご協力お願い依頼メールの目的
アンケートのご協力お願い依頼メールの目的は、好印象を与えることです。以下の要素を取り入れることで、受信者に信頼感を抱かせ、アンケートへの協力を促せます。
- 信頼度の向上
- 回答者の負担軽減
- インセンティブの提示
- プライバシー保護の説明
まず、依頼者の情報を明示し、信頼できる組織からの依頼であることを伝えることが重要です。具体的な担当者名や組織名を記載することで、受信者が安心してアンケートに回答できるようにします。
次に、アンケートの所要時間や設問数を明示し、回答者の負担を軽減します。所要時間を伝えることで、受信者はスケジュールの調整が可能です。
また、回答者にとってのメリットを提示することも重要です。例えば、謝礼の進呈を含むインセンティブの明示を行うことで、回答意欲を高められます。
さらに、個人情報の取り扱いを説明し、回答者の不安解消にも効果的です。個人情報が適切に管理され、第三者に提供されないことを明確に伝えることで、安心して回答してもらえます。
アンケートのご協力お願い依頼の回答率を高める7つのコツ
アンケートの回答率を高めるためには、以下の7つのコツを押さえた依頼文の作成が重要です。
- わかりやすい件名の設定
- 丁寧な言葉遣い
- URLはアンケートのみ
- URLはわかりやすい場所に記載
- 適切な依頼の時間帯を設定
- 謝礼を用意
- 結果の連絡
それぞれ解説します。
わかりやすい件名の設定
1つ目のコツは、わかりやすい件名の設定です。
件名はメールの開封率を左右します。アンケート依頼であることが一目で分かるように、具体的かつ簡潔な件名を設定しましょう。
例えば、「〇〇に関するアンケートのお願い」「アンケートにご協力いただける方に謝礼進呈」などです。また、件名は20～30文字以内で収めるのが理想です。
丁寧な言葉遣い
2つ目のコツは、丁寧な言葉遣いです。
メール本文は丁寧な言葉遣いで、相手への感謝の気持ちを伝えながら簡潔に書くことが大切です。
例えば、「日頃より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。この度、サービス向上のためにアンケートへのご協力をお願いしております。」など、感謝の意を示すことで相手に好印象を与えましょう。
URLはアンケートのみ
3つ目のコツは、URLはアンケートのみにすることです。
メールに記載するURLはアンケートページのみとし、他の情報やリンクは避けましょう。複数のリンクがあると、相手が迷ってしまい、アンケートへの誘導率が低下します。アンケート以外のコンテンツは別のメールで案内するのが望ましいです。
URLはわかりやすい場所に記載
4つ目のコツは、URLはわかりやすい場所に記載することです。
アンケートのURLはメール本文に記載し、目立つように配置します。例えば、「アンケートはこちらからご回答ください： 【アンケートURL】」のような形で、相手がすぐにクリックできるよう工夫しましょう。
また、URLの前後に空行を挟むことで視認性を高められます。
適切な依頼の時間帯を設定
5つ目のコツは、適切な依頼の時間帯を設定することです。
メールの送信時間も回答率に影響を与えます。BtoBのアンケートであれば、平日の午前中や午後の早い時間帯が効果的です。
一方、BtoCの場合は、夜間や週末に送信を行うことでメールが埋もれずに読まれる可能性が高まります。ターゲット層の生活スタイルを考慮して送信時間を設定しましょう。
謝礼を用意
6つ目のコツは、謝礼の用意です。
アンケートに回答してくれた方への謝礼を用意すると、回答率が向上します。謝礼の内容はメール本文に明記し、相手に具体的なメリットを伝えましょう。
例えば、「アンケートにご回答いただいた方には、もれなく500円分のAmazonギフト券をプレゼントいたします。」などです。
結果の連絡
7つ目のコツは、結果の連絡です。
アンケートの結果やフィードバックを連絡する旨を記載することで、相手に参加の意義を感じてもらえます。
「アンケート結果は後日、皆さまにお知らせいたします。」のような一文を加えることで、相手の興味を引き、回答率を高められます。
上記に加えてアンケートの回答を上げるデザインについて知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
>> アンケートの回答率を上げるデザインとは？作成時のポイントについて徹底解説！
アンケートの作成ならフォーム作成ツール「formrun」もおすすめ！
formrunにはアンケートの作成に活用できる以下の特徴があります。formrunを利用するメリットは下記の3点です。
- テンプレートが豊富
- 高いセキュリティ
- 顧客管理でアンケートの管理も可能
テンプレートが豊富
formrunはテンプレートが豊富なのが特徴です。120種類以上のテンプレートが揃っているため、幅広い業種や用途に合わせたフォームに対応できます。
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高いセキュリティ
セキュリティが高いのもformrunの魅力のポイントです。「ISO 27001 (ISMS)」の認証取得やプライバシーマークの付与認定、SSL/ TLSによる暗号化通信、24時間365日のサーバー監視体制など対策がとられています。
フォームを活用する際は、名前や住所、メールアドレスなど重要な個人情報を取り扱います。ユーザーに安心してフォームを利用してもらうためにも、フォームのセキュリティは必須です。
▼formrunのセキュリティの詳細はこちらをご確認ください
顧客管理でアンケートの管理も可能
formrunを活用すれば、顧客管理まで対応できます。formrunが活用できるのは、フォーム作成のみではありません。
問い合わせフォームを活用するなら、抜け漏れがないように対応しなければなりませんが、問い合わせから顧客管理まで一括して可能なツールです。
また、formrunは対応状況をステータス別に管理できるのもメリットです。未対応・対応中・対応済み・商品発送済みなど、ステータスは自社が管理しやすいように設定できます。
▼formrunの顧客管理機能はこちらご確認ください
回答率の高いアンケートご協力お願い依頼を作成しよう！
アンケート依頼メールは、ただ質問を並べるだけではなく、受信者がスムーズに回答できるような工夫が大切です。アンケートの目的を明確にし、どのような情報を集めたいのかをはっきりさせた上で、依頼文を作成しましょう。
本記事で紹介したポイントを押さえたアンケート依頼メールの作成によって、回答率を向上させ、より多くの有益な情報を収集できます。ぜひ、次回のアンケート作成時にこれらのコツを取り入れてみてください。
また本記事では、アンケートフォーム作成ツール「formrun」も詳しく紹介しています。
プログラミングの知識がなくても、簡単にフォームを作成でき、多彩なテンプレートからテーマに合わせて選べるのはformrunの大きな魅力です。
基本プランは無料で提供されていますが、作成可能なフォームの数やファイルの総容量、利用できる機能には制限があります。有料プランは14日間の無料トライアルがあり、まずはこの無料期間を利用して試してみることをおすすめします。
formrunを詳しく知りたい方は、こちらのページをご覧ください。
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